2024年公司物資采購管理制度模版（五篇）

第3頁共3頁2024年公司物資采購管理制度模版第一章總則第一條為規(guī)范公司物資采購流程，強(qiáng)化內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保持續(xù)穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，特制定本規(guī)定。第二條公司日常生產(chǎn)所需的原料、主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等均受本制度約束。第三條零星物資的采購，若采取費用報銷或直接付款方式，不適用本制度。第四條固定資產(chǎn)的購置，遵循本制度執(zhí)行。第二章物資采購規(guī)定第五條物資采購實行分類管理。原糧采購由采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)，輔助材料、包裝物由倉儲部采購，修理用備件及后勤物資、辦公用品由后勤部負(fù)責(zé)。特殊情況經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，可指定專人進(jìn)行專項采購。第六條所有采購人員需掌握市場動態(tài)，準(zhǔn)確預(yù)測供應(yīng)變化，確保采購物資質(zhì)量合格、價格合理、供貨及時。第七條實施合同管理，物資采購原則上需與供應(yīng)商簽訂合同，明確供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、付款方式、供貨方式及違約責(zé)任等。否則，由此造成的損失由采購人員承擔(dān)。第八條推行比價采購，確保采購物資價格低廉且質(zhì)量優(yōu)良。大宗物資采購建議采用招標(biāo)投標(biāo)方式。第九條實施采購質(zhì)量責(zé)任制。采購人員對采購物品質(zhì)量負(fù)全責(zé)。如因失職導(dǎo)致偽劣產(chǎn)品采購，采購人員需承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。同時，禁止采購人員接受回扣。如有發(fā)現(xiàn)，除追回全部回扣款項外，將視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三章物資入賬及付款程序第十條采購物資到貨后，采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理入庫手續(xù)，具體如下：1.原糧入庫，由磅房辦理，打印電子入庫單，信息錄入系統(tǒng)。2.輔助材料、包裝物由倉庫保管員辦理收庫，填寫三聯(lián)入庫單，一聯(lián)交供應(yīng)商用于入賬。3.五金電器、修理用備件由五金庫保管員辦理入庫。4.采購人員需詳細(xì)填寫采購物資入賬單，注明物資名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商等信息。流程如下：經(jīng)辦人填寫入賬單→保管員確認(rèn)收貨并簽字→部門經(jīng)理審核→會計審核入賬單合法性→總經(jīng)理批準(zhǔn)入賬→財務(wù)掛賬，作為日后付款依據(jù)。第十一條通常采取先入賬后付款的制度，特殊情況需預(yù)付款的，須經(jīng)董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理預(yù)付款手續(xù)。第十二條采購付款實行審批制度，采用入賬和簽批付款分離的管理方式，具體流程如下：1.所有采購需先完成入賬手續(xù)，方可申請付款審批，否則財務(wù)有權(quán)拒絕付款。2.申請付款，由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由出納辦理匯款。3.需預(yù)付款的部門，直接填寫申請單，經(jīng)財務(wù)審核、董事長或總經(jīng)理批準(zhǔn)后可先辦理匯款，財務(wù)部掛賬，待物資到貨后再由經(jīng)辦部門辦理入賬手續(xù)沖賬。第四章附則第十三條本制度自發(fā)布之日起生效，由財務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條本制度自年月日起正式實施。2024年公司物資采購管理制度模版（二）最終決策3.7為確保物資采購工作的及時性與順暢性，凡涉及價格方案需由總經(jīng)理辦公會議定奪的，務(wù)必于一周內(nèi)給予明確回復(fù)；其余情況則需在三日內(nèi)作出回應(yīng)。財務(wù)部門需與各采購部門緊密協(xié)作，以保障采購任務(wù)的及時完成。四、合同訂立與內(nèi)部審核流程4.1所有通過招標(biāo)采購的物資均須簽訂正式合同；對于非招標(biāo)采購、非定點采購及零星采購，若在同一供貨單位年內(nèi)采購總額達(dá)到____萬元及以上，亦應(yīng)訂立合同。若事先難以確定是否需簽訂合同，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂由采購部門負(fù)責(zé)，但在正式簽訂前，必須遵循公司內(nèi)部既定的合同簽訂審批流程。即，由采購部門填寫內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位名稱、采購物資名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等信息，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待審批通過后方可對外簽署合同。4.3合同正本中，應(yīng)有一份由財務(wù)部門妥善保管。五、采購物資入庫與出庫管理規(guī)范5.1物資抵達(dá)后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門共同進(jìn)行驗收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2對于驗收不合格的物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等措施。5.3物資入庫前需進(jìn)行核算與清點，并由倉庫管理員出具入庫單或收料單。入庫單或收料單一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財務(wù)部門留存，作為登記、請款報銷及付款記賬的依據(jù)。5.4循環(huán)使用的物資入庫時填寫入庫單，消耗性物資則填寫收料單。5.5循環(huán)使用物資的出庫需填寫出庫單，而消耗性物資的出庫則填寫領(lǐng)料單。5.6所有物資的出庫均須憑出庫單或領(lǐng)料單進(jìn)行，該單據(jù)由領(lǐng)用人填寫，并經(jīng)部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。簽字齊全后，倉庫方可發(fā)貨。5.7出庫單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，領(lǐng)用部門留存一聯(lián)作為部門記錄，其余兩聯(lián)交倉庫處理，其中一聯(lián)用于倉庫出庫記賬，另一聯(lián)由倉庫轉(zhuǎn)交財務(wù)部門作為發(fā)貨憑證。5.8若領(lǐng)料人在物料出庫時發(fā)現(xiàn)問題但未當(dāng)場處理，則該物料視為合格。5.9實行以舊換新的物資，必須交回舊物后方可領(lǐng)取新物。5.10倉庫需為各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具、設(shè)備等建立臺賬，記錄使用情況，并每年年底進(jìn)行盤點核對。5.11消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢時，倉庫需填寫相應(yīng)報告單，經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字后入庫并記錄。報告單一式兩份，分別由倉庫和財務(wù)部門留存用于報損銷賬。5.12對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量，物資管理部門（如財務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)簽字流程。六、資金支付與報銷管理6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在既定資金使用計劃內(nèi)先行向財務(wù)部門申請用款。待物資報銷時再進(jìn)行審核。6.2財務(wù)部門在報銷過程中需對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確認(rèn)無誤后方可辦理報銷手續(xù)。審核內(nèi)容涵蓋但不限于單據(jù)的真實性、合法性及合規(guī)性。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報銷。財務(wù)人員在報銷過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時報告并協(xié)調(diào)處理以確保制度的嚴(yán)格執(zhí)行與責(zé)任的明確落實。6.4財務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報銷物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理將采購物資的型號規(guī)格、供應(yīng)商、采購單價等信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)為比價采購提供數(shù)據(jù)支持。6.5審計部門負(fù)責(zé)對重要采購事項進(jìn)行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）報告審計結(jié)果。七、責(zé)任追究7.1公司經(jīng)營者及高級管理人員應(yīng)切實執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門及價格監(jiān)督部門履行職責(zé)。7.2公司各責(zé)任部門、責(zé)任人員及部門負(fù)責(zé)人需依據(jù)本制度要求結(jié)合公司實際情況不斷完善物資比價采購管理機(jī)制。7.3對于違反本制度規(guī)定損害公司利益造成資產(chǎn)流失的部門和個人將依法追究其相應(yīng)責(zé)任。給公司造成直接經(jīng)濟(jì)損失的應(yīng)依法賠償；對于弄虛作假、以權(quán)謀私、賬外收受回扣等違法違紀(jì)行為將根據(jù)情節(jié)輕重給予通報批評、記過、調(diào)離崗位、解聘、除名等處分；構(gòu)成犯罪的將依法追究刑事責(zé)任。八、附則8.1本制度適用于公司本部全資及控股公司可參照本制度制定適合本企業(yè)的管理規(guī)定并經(jīng)2024年公司物資采購管理制度模版（三）最終決策3.7為確保物資采購工作的時效性與正常運行，所有價格方案須遵循以下答復(fù)時間規(guī)定：凡需總經(jīng)理辦公會議確定的價格方案，須在一周內(nèi)給予明確回復(fù)；其余方案則應(yīng)在三天內(nèi)完成答復(fù)。財務(wù)部門應(yīng)緊密配合各采購部門，確保采購流程的順暢與高效。四、合同簽訂與內(nèi)部審核流程4.1招標(biāo)采購的物資必須簽訂正式合同。對于非招標(biāo)采購、非定點采購及零星采購的物資，若在同一供貨單位年內(nèi)采購總額達(dá)到____萬元及以上，同樣需簽訂合同。若事先無法確定是否達(dá)到簽約標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)及時與財務(wù)部門溝通，并在事后補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。4.2合同的對外簽訂工作由采購部門負(fù)責(zé)，但在簽訂前，必須嚴(yán)格遵守公司內(nèi)部的合同簽訂審批流程。采購部門需填制內(nèi)部合同審批單，詳細(xì)列明供貨單位信息、采購物資的具體名稱、型號、規(guī)格、單價、總金額等關(guān)鍵要素，并按管理權(quán)限逐級送審、簽字，待審批通過后方可正式對外簽訂合同。合同正本中，應(yīng)確保財務(wù)部門保留一份作為存檔。五、采購物資入庫及出庫管理流程5.1物資到場后，必須由采購部門聯(lián)合相關(guān)使用部門進(jìn)行聯(lián)合驗收，確認(rèn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.2針對不合格物資，采購部門需立即與供貨商溝通，采取退貨、換貨或索賠等相應(yīng)措施。5.3入庫物資需經(jīng)過核算與清點，由倉庫管理員出具入庫單或收料單。該單據(jù)一式三聯(lián)，分別由倉庫、采購人員或送貨人員、財務(wù)部門留存，作為各自業(yè)務(wù)處理的憑證。5.4循環(huán)使用物資與消耗性使用物資的入庫與出庫單據(jù)類型需明確區(qū)分，確保管理規(guī)范。5.5物料出庫時，必須持有出庫單或領(lǐng)料單，且單據(jù)需經(jīng)領(lǐng)用人填寫、部門經(jīng)理復(fù)核、倉庫核量、財務(wù)審核及總經(jīng)理批準(zhǔn)等完整流程后方可發(fā)貨。出庫單或領(lǐng)料單一式三聯(lián)，分別由領(lǐng)用部門、倉庫及財務(wù)部門留存。5.6領(lǐng)料人在物料出庫時如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時現(xiàn)場處理；否則，該物料將被視為合格。5.7以舊換新的物資必須遵循交舊領(lǐng)新的原則。5.8倉庫需對各部門領(lǐng)用的工具、辦公用具及設(shè)備進(jìn)行臺賬管理，并定期盤點核對。5.9消耗性物資損失或循環(huán)使用物資報廢時，倉庫需填寫相應(yīng)報告單并經(jīng)技術(shù)人員查驗簽字后方可處理，同時做好記錄與標(biāo)識工作。報告單一式兩份，分別由倉庫與財務(wù)部門留存。5.10對于有消耗定額的消耗性物資，倉庫保管員應(yīng)與相關(guān)部門協(xié)調(diào)控制發(fā)放量；物資管理部門（如財務(wù)部）應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)簽字環(huán)節(jié)。六、資金付款及報賬管理流程6.1鑒于采購資金使用的特殊性，采購部門可在既定資金使用計劃內(nèi)先行向財務(wù)部門申請用款；待物資報賬時再進(jìn)行詳細(xì)審核。6.2財務(wù)部門在報賬過程中應(yīng)對原始單據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保無誤后方可進(jìn)行賬務(wù)處理。審核內(nèi)容涵蓋多個方面以確保資金使用的合規(guī)性。6.3對于不符合規(guī)定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕報賬；同時發(fā)現(xiàn)問題的財務(wù)人員應(yīng)及時報告或協(xié)調(diào)處理以維護(hù)制度嚴(yán)肅性并明確責(zé)任歸屬。6.4財務(wù)與物資采購部門應(yīng)共同對報賬物資進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理并利用微機(jī)系統(tǒng)建立數(shù)據(jù)庫為比價采購提供有力支持。6.5審計部門負(fù)責(zé)對重要采購事項進(jìn)行監(jiān)督審計并直接向董事長（總經(jīng)理）匯報審計結(jié)果以確保采購活動的透明度與公正性。七、責(zé)任追究機(jī)制公司經(jīng)營者及其高級管理人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本規(guī)定并支持采購部門及價格監(jiān)督部門依法履職。責(zé)任部門、責(zé)任人員及部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)本制度要求結(jié)合公司實際情況不斷完善物資比價采購管理體系。對于違反制度規(guī)定損害公司利益造成資產(chǎn)流失的行為將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任；構(gòu)成犯罪的將移送司法機(jī)關(guān)處理以維護(hù)公司合法權(quán)益不受侵害。八、附則本制度適用于公司本部并作為全資及控股公司制定相關(guān)管理規(guī)定的參考依據(jù)。本制度的解釋權(quán)歸公司財務(wù)部門所有。2024年公司物資采購管理制度模版（四）第一章總則第一條為更好地規(guī)范公司物資采購流程，強(qiáng)化內(nèi)部控制，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，以確保持續(xù)穩(wěn)定的生產(chǎn)經(jīng)營，特依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)制定本規(guī)定。第二條本制度適用于公司日常生產(chǎn)所需的原料、主要材料、輔助材料、包裝物、低值易耗品等采購活動。第三條針對費用報銷及零星物資的直接付款采購，不適用本制度。第四條公司固定資產(chǎn)的購置遵循本制度的規(guī)范。第二章物資采購規(guī)定第一條物資采購采取歸口管理，輔助材料和包裝物由倉儲部負(fù)責(zé)，物資及辦公用品由人事行政部負(fù)責(zé)。如有特殊情況，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可指定專人進(jìn)行專項采購。第二條所有采購人員需掌握市場動態(tài)，準(zhǔn)確預(yù)測供應(yīng)變化，確保采購物資質(zhì)量合格，價格合理，供貨及時。第三條實施合同管理，采購?fù)ǔＰ枧c供應(yīng)商簽訂合同，明確供貨品種、規(guī)格、質(zhì)量、價格、交貨時間、貨款支付方式、供貨方式及違約責(zé)任等。否則，由此造成的損失由采購人員承擔(dān)。第四條推行比價采購，確保采購物資價格低廉且質(zhì)量優(yōu)良。第五條采購人員對采購物品質(zhì)量負(fù)全責(zé)。如因失職導(dǎo)致偽劣產(chǎn)品采購，采購人員需承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。同時，禁止采購人員接受回扣。若發(fā)現(xiàn)此類行為，除追繳回扣款項外，將視情節(jié)嚴(yán)重程度進(jìn)行嚴(yán)肅處理。第三章物資入賬及付款程序第一條采購物資到貨后，采購人員應(yīng)按規(guī)辦理入庫手續(xù)。第二條采購付款一般遵循先入賬后付款原則。特殊情況需預(yù)付的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，可辦理預(yù)付款手續(xù)。第三條采購付款實行審批制度，采取入賬和簽批付款分離的管理方式，具體流程如下：1.采購人員需先完成入賬手續(xù)，方可申請付款審批，否則財務(wù)部門有權(quán)拒絕付款。2.付款申請需由經(jīng)辦人填寫轉(zhuǎn)賬匯款申請單，經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可辦理匯款。3.需預(yù)付款的部門，直接填寫申請單，經(jīng)財務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后可先辦理匯款，財務(wù)部掛賬，待物資到貨后再由經(jīng)辦部門完成入賬手續(xù)沖賬。第四章附則本制度自發(fā)布之日起生效，由人事行政部負(fù)責(zé)解釋。具體生效日期為年月日。2024年公司物資采購管理制度模版（五）機(jī)物料入庫及賬務(wù)管理一、機(jī)物料入庫流程1.采購的機(jī)物料到達(dá)倉庫后，業(yè)務(wù)員需立即通知倉庫進(jìn)行接貨，并協(xié)同倉庫管理員及使用部門共同對貨物進(jìn)行驗收。一旦發(fā)現(xiàn)任何問題，應(yīng)立即處理。2.若采購物資在入庫前因質(zhì)量或規(guī)格型號不符需退貨，業(yè)務(wù)員需填寫《物資退貨通知單》，并經(jīng)分管副總簽批后，方可辦理退貨手續(xù)。3.驗收合格的機(jī)物料應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)。業(yè)務(wù)員需通過微機(jī)錄入《材料入庫單》，并打印一式三聯(lián)，經(jīng)倉庫管理員及使用部門驗收簽字確認(rèn)。其中，若庫存計劃由倉庫管理員直接提報，則該《材料入庫單》需經(jīng)生產(chǎn)部主管簽字；若由分場（車間）提報，則需經(jīng)其部門主管簽字。4.《材料入庫單》的保存與流轉(zhuǎn)：白聯(lián)由倉庫留存，黃聯(lián)送交財務(wù)部審核，紅聯(lián)則由業(yè)務(wù)員附《入賬審批單》及購貨憑證，經(jīng)分管副總審核、總經(jīng)理簽批后，轉(zhuǎn)交財務(wù)部入賬。5.財務(wù)部對采購物資的入賬進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保入庫單與購貨憑證相符。如發(fā)現(xiàn)價格或費用存在問題，財務(wù)部將不予辦理入賬手續(xù)，并向總經(jīng)理報告處理。6.生產(chǎn)部門在領(lǐng)用機(jī)物料過程中，若發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時退庫并報告分管副總。采購部門將根據(jù)實際情況提出退貨、索賠或處罰等意見，并辦理相關(guān)退貨手續(xù)。7.對于因質(zhì)量問題或庫存調(diào)劑需退貨的采購入庫物資，業(yè)務(wù)員需錄入紅字《材料入庫單》，經(jīng)倉庫管理員核對簽字及分管副總簽批后，到財務(wù)部辦理沖賬和出門手續(xù)。二、外協(xié)新制品加工及維修管理1.外協(xié)新制品的加工需求由使用部門提報計劃，并附上維修單及相關(guān)技術(shù)要求（圖紙）。經(jīng)機(jī)物料倉庫簽字確認(rèn)后，由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)辦理。對于機(jī)配件的出廠維修，需在門衛(wèi)處做好進(jìn)出廠登記。2.外協(xié)新制品及維修完成后，其入庫、出庫流程與機(jī)物料采購入庫、出庫程序相同。三、機(jī)物料出庫及庫存管理（一）機(jī)物料出庫管理1.機(jī)物料的出庫需由領(lǐng)料人填寫《領(lǐng)料單》一式兩聯(lián)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批后到倉庫領(lǐng)料。倉庫管理員留存一聯(lián)作為發(fā)料依據(jù)，并復(fù)查銷卡、微機(jī)錄入出庫單。另一聯(lián)則由倉庫管理員填寫價格后返回分場進(jìn)行內(nèi)部消耗核算。2.使用部門領(lǐng)用一般維修配件、生產(chǎn)用材料時，需經(jīng)分場（車間）主管或副職簽批；而整臺（套）器材、技術(shù)改造專件、容器等的領(lǐng)用，則需經(jīng)生產(chǎn)副總簽批。3.倉庫管理員需嚴(yán)格執(zhí)行以舊換新制