2024年企業(yè)檔案管理制度（二篇）

第3頁共3頁2024年企業(yè)檔案管理制度企業(yè)人事檔案管理制度一、總則第一條為實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與制度化，以更高效地服務(wù)于企業(yè)運(yùn)營與發(fā)展，特此制定本制度。第二條人事檔案管理應(yīng)遵循安全、保密、清晰、完整的原則，確保檔案信息的準(zhǔn)確無誤與有效利用。第三條企業(yè)各分公司及分支機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人事檔案管理工作，必須嚴(yán)格依照本制度執(zhí)行。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)各分公司及分支機(jī)構(gòu)的人力資源部門負(fù)責(zé)其員工檔案的管理工作。對(duì)于未設(shè)人力資源部門的機(jī)構(gòu)，應(yīng)由機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行檔案保管。分公司經(jīng)理及機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的檔案則由企業(yè)人力資源總部統(tǒng)一保管。第二條當(dāng)企業(yè)員工發(fā)生調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)出部門的人力資源部需整理好調(diào)動(dòng)人員的檔案，并轉(zhuǎn)交至調(diào)入部門的人力資源部進(jìn)行保存。第三條在員工借調(diào)期間，其檔案仍由原部門進(jìn)行保管。但借調(diào)部門需保留借調(diào)人員檔案的復(fù)印件，并確保復(fù)印件內(nèi)容與原件完全一致。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)應(yīng)設(shè)立專門的檔案室用于存放檔案，并指派專人負(fù)責(zé)管理。對(duì)于有條件的分公司及分支機(jī)構(gòu)，可建立檔案室；條件不足者，則需購買檔案柜進(jìn)行檔案的妥善存放。第二條正式員工的檔案應(yīng)采用統(tǒng)一的黃褐色牛皮紙檔案袋進(jìn)行存放，檔案袋規(guī)格為30cm×24cm，外部需有密封線纏繞以確保封口的安全性。試用期員工及臨時(shí)工的檔案則暫用普通文件夾保存，待其轉(zhuǎn)為正式員工后，再按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行存放。第三條檔案袋外皮需清晰標(biāo)注人員姓名、所在部門及檔案內(nèi)容等信息，以便于檔案的查找與管理。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條檔案的分類：1.試用期員工及臨時(shí)工檔案：包括員工個(gè)人簡歷、員工等級(jí)表、身份證明、畢業(yè)證及相關(guān)證書復(fù)印件、試用期勞動(dòng)合同、入職培訓(xùn)期間的考核表與評(píng)價(jià)表、申請(qǐng)轉(zhuǎn)正的相關(guān)材料等。2.正式員工檔案：包括員工個(gè)人簡歷、員工等級(jí)表、身份證明、畢業(yè)證及相關(guān)證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同及相關(guān)協(xié)議、在崗培訓(xùn)期間的考核表與評(píng)價(jià)表、季度/年度考核材料、崗位升遷調(diào)動(dòng)材料、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰記錄、重大科技成果等。3.離職員工檔案：除包含正式員工檔案的所有內(nèi)容外，還需增加離職申請(qǐng)、審核與交接方面的材料，以及勞動(dòng)關(guān)系解除方面的材料等。第二條檔案的歸類：根據(jù)檔案材料的名稱、內(nèi)容及屬性等不同因素，將其歸入相應(yīng)的類別。若材料內(nèi)容涉及多種類別時(shí)，則按其主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。第三條檔案的排列：歸檔后的檔案材料應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行排列，時(shí)間最久的材料排在最前面，以此類推。此排列方式便于查閱，并能清晰反映員工的職業(yè)發(fā)展歷程。第四條檔案的編號(hào)：企業(yè)采用漢語拼音法進(jìn)行檔案的編號(hào)。具體方法包括按拼音字母次序排列檔案（從姓開始，依次類推至名字），以及對(duì)于重名人員按入職時(shí)間先后進(jìn)行排序。五、人事檔案所提供的利用方式1.查閱：利用者需在檔案管理人員的要求下進(jìn)行查閱登記，明確查閱時(shí)間、查閱人、查閱事由及查閱內(nèi)容。2.調(diào)閱：調(diào)閱者需進(jìn)行調(diào)閱登記并取得檔案管理部門主管的核準(zhǔn)。調(diào)閱期限為規(guī)定天數(shù)，逾期未還者需辦理續(xù)借手續(xù)。調(diào)閱期間檔案不得轉(zhuǎn)借、調(diào)換；需復(fù)印者需到檔案管理部門登記。3.出具證明材料：復(fù)制檔案中的相關(guān)資料作為證明材料時(shí)，需經(jīng)檔案管理部門主管審批并加蓋部門公章后方可發(fā)出。六、檔案的保存期限與銷毀1.人事檔案需永久性保存。對(duì)于離職、辭退、開除人員的檔案，自其離開之日起滿一年后，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審核后方可銷毀。2.檔案銷毀需填寫申請(qǐng)單并報(bào)人力資源部審核、批準(zhǔn)及備檔。銷毀工作由人力資源部指定兩人以上專門人員進(jìn)行。七、附則1.本制度自公布之日起生效。2.本制度的具體操作細(xì)則由人力資源部負(fù)責(zé)解釋。2024年企業(yè)檔案管理制度（二）檔案管理規(guī)定一、職責(zé)明確對(duì)歸檔文件的整理質(zhì)量，需嚴(yán)格把關(guān)，確保其完整性與準(zhǔn)確性，相關(guān)責(zé)任人需對(duì)此負(fù)責(zé)。二、歸檔范圍與細(xì)致分類1.公司建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理以及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中產(chǎn)生的各類文件材料（包括但不限于公文、電報(bào)、傳真、圖表、書信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤片等），只要具有查考利用價(jià)值，均屬歸檔范疇。2.公司文書檔案細(xì)分為六類，涵蓋行政管理、經(jīng)營管理、生產(chǎn)管理、黨群管理、人事、會(huì)計(jì)等方面。同時(shí)，科技檔案亦設(shè)有四類，分別為基建、設(shè)備、科研、產(chǎn)品類。公司聲像檔案與實(shí)物檔案需另行歸檔，具體操作依據(jù)《gt管業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。三、立卷歸檔之嚴(yán)謹(jǐn)要求1.各類工作中形成的文件，如經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、行政管理、黨群工作等，需在辦理完畢后次年第一季度完成歸檔。2.科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)等文件，應(yīng)在其項(xiàng)目驗(yàn)收或竣工驗(yàn)收前歸檔，對(duì)于周期較長的項(xiàng)目，可分階段或單項(xiàng)進(jìn)行歸檔。3.產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍、質(zhì)量認(rèn)證、資質(zhì)信用、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要文件，需隨時(shí)歸檔。外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件，應(yīng)在開箱驗(yàn)收或接收后立即登記歸檔。4.公司檔案的保管期限明確分為永久與定期兩種，定期期限可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定為____年或____年。對(duì)于反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，具有長遠(yuǎn)保存利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。而對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)有利用價(jià)值的檔案，則根據(jù)具體情況酌情列為定期保管。5.各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料。如確需繼續(xù)使用某些材料，應(yīng)先按程序完成歸檔手續(xù)后再行借閱。6.歸檔的文件材料需確保種類、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，且歸檔文件材料盒內(nèi)需附有“盒內(nèi)文件目錄”。7.文件形成部門應(yīng)按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向綜合部檔案室移交。檔案部門在接收時(shí)需認(rèn)真核對(duì)并檢查檔案質(zhì)量，雙方在《檔案移交登記表》上簽字確認(rèn)后各自保留一份。四、檔案借閱與保密制度的嚴(yán)格執(zhí)行1.總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)借閱非密級(jí)檔案時(shí)，可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，并需按期歸還。2.公司其他人員因工作需要借閱非密級(jí)檔案時(shí)，需填寫《借閱檔案申請(qǐng)表》，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可借閱。3.公司檔案密級(jí)嚴(yán)格分為絕密、____、____三個(gè)級(jí)別。絕密級(jí)檔案嚴(yán)禁調(diào)閱；____級(jí)檔案僅限在檔案室閱覽，不得外借；____級(jí)檔案經(jīng)審批后可借閱，但借閱時(shí)間不得超過____小時(shí)。____級(jí)檔案的借閱必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理審批，并按委托書內(nèi)容執(zhí)行。4.借閱的檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過十天。借閱人需妥善保管檔案，保持其整潔與完整，嚴(yán)禁涂改、勾劃、裁剪、損壞或抽頁等行為，亦不得轉(zhuǎn)借他人、遺失或私自翻印。5.檔案管理員應(yīng)定期清查借閱登記冊(cè)，對(duì)已到期的檔案及時(shí)督促歸還。同時(shí)，檔案工作人員需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得用電話、傳真、信箋等方式泄露檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁將秘級(jí)文件、資料、信息上網(wǎng)。檔案工作人員還需堅(jiān)持不帶檔案出門的原則，不得將檔案提供給無關(guān)人員查看或泄露其存放情況及其內(nèi)容。6.為確保檔案的有效利用與安全管理，需建立檔案利用效果登記制度。對(duì)借出的檔案在工作查考、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、經(jīng)濟(jì)案件、產(chǎn)權(quán)歸屬等方面所發(fā)揮的作用及效果進(jìn)行及時(shí)登記。五、檔案的嚴(yán)謹(jǐn)鑒定與銷毀流程1.公司綜合部需定期對(duì)所保存的檔案進(jìn)行鑒定工作，對(duì)于保存期限已滿的檔案材料，需按規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。2.檔案鑒定工作由綜合部主持并邀請(qǐng)相關(guān)部門參與組成檔案鑒定小組對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查并提出存毀意見。3.經(jīng)檔案鑒定小組審定并編制銷毀清冊(cè)后需報(bào)請(qǐng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程