2024年企業(yè)檔案管理制度（二篇）

第3頁共3頁2024年企業(yè)檔案管理制度企業(yè)人事檔案管理制度一、總則第一條為實現企業(yè)人事檔案管理的規(guī)范化與制度化，以更高效地服務于企業(yè)運營與發(fā)展，特此制定本制度。第二條人事檔案管理應遵循安全、保密、清晰、完整的原則，確保檔案信息的準確無誤與有效利用。第三條企業(yè)各分公司及分支機構內部的人事檔案管理工作，必須嚴格依照本制度執(zhí)行。二、人事檔案的管理體制第一條企業(yè)各分公司及分支機構的人力資源部門負責其員工檔案的管理工作。對于未設人力資源部門的機構，應由機構負責人指定專人進行檔案保管。分公司經理及機構負責人的檔案則由企業(yè)人力資源總部統一保管。第二條當企業(yè)員工發(fā)生調動時，調出部門的人力資源部需整理好調動人員的檔案，并轉交至調入部門的人力資源部進行保存。第三條在員工借調期間，其檔案仍由原部門進行保管。但借調部門需保留借調人員檔案的復印件，并確保復印件內容與原件完全一致。三、檔案管理的要求第一條企業(yè)應設立專門的檔案室用于存放檔案，并指派專人負責管理。對于有條件的分公司及分支機構，可建立檔案室；條件不足者，則需購買檔案柜進行檔案的妥善存放。第二條正式員工的檔案應采用統一的黃褐色牛皮紙檔案袋進行存放，檔案袋規(guī)格為30cm×24cm，外部需有密封線纏繞以確保封口的安全性。試用期員工及臨時工的檔案則暫用普通文件夾保存，待其轉為正式員工后，再按相關規(guī)定進行存放。第三條檔案袋外皮需清晰標注人員姓名、所在部門及檔案內容等信息，以便于檔案的查找與管理。四、人事檔案的管理規(guī)范第一條檔案的分類：1.試用期員工及臨時工檔案：包括員工個人簡歷、員工等級表、身份證明、畢業(yè)證及相關證書復印件、試用期勞動合同、入職培訓期間的考核表與評價表、申請轉正的相關材料等。2.正式員工檔案：包括員工個人簡歷、員工等級表、身份證明、畢業(yè)證及相關證書復印件、勞動合同及相關協議、在崗培訓期間的考核表與評價表、季度/年度考核材料、崗位升遷調動材料、獎勵懲罰記錄、重大科技成果等。3.離職員工檔案：除包含正式員工檔案的所有內容外，還需增加離職申請、審核與交接方面的材料，以及勞動關系解除方面的材料等。第二條檔案的歸類：根據檔案材料的名稱、內容及屬性等不同因素，將其歸入相應的類別。若材料內容涉及多種類別時，則按其主要內容進行歸類。第三條檔案的排列：歸檔后的檔案材料應按照時間順序進行排列，時間最久的材料排在最前面，以此類推。此排列方式便于查閱，并能清晰反映員工的職業(yè)發(fā)展歷程。第四條檔案的編號：企業(yè)采用漢語拼音法進行檔案的編號。具體方法包括按拼音字母次序排列檔案（從姓開始，依次類推至名字），以及對于重名人員按入職時間先后進行排序。五、人事檔案所提供的利用方式1.查閱：利用者需在檔案管理人員的要求下進行查閱登記，明確查閱時間、查閱人、查閱事由及查閱內容。2.調閱：調閱者需進行調閱登記并取得檔案管理部門主管的核準。調閱期限為規(guī)定天數，逾期未還者需辦理續(xù)借手續(xù)。調閱期間檔案不得轉借、調換；需復印者需到檔案管理部門登記。3.出具證明材料：復制檔案中的相關資料作為證明材料時，需經檔案管理部門主管審批并加蓋部門公章后方可發(fā)出。六、檔案的保存期限與銷毀1.人事檔案需永久性保存。對于離職、辭退、開除人員的檔案，自其離開之日起滿一年后，經部門領導審核后方可銷毀。2.檔案銷毀需填寫申請單并報人力資源部審核、批準及備檔。銷毀工作由人力資源部指定兩人以上專門人員進行。七、附則1.本制度自公布之日起生效。2.本制度的具體操作細則由人力資源部負責解釋。2024年企業(yè)檔案管理制度（二）檔案管理規(guī)定一、職責明確對歸檔文件的整理質量，需嚴格把關，確保其完整性與準確性，相關責任人需對此負責。二、歸檔范圍與細致分類1.公司建設、生產、經營、管理以及產權變動過程中產生的各類文件材料（包括但不限于公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、盤片等），只要具有查考利用價值，均屬歸檔范疇。2.公司文書檔案細分為六類，涵蓋行政管理、經營管理、生產管理、黨群管理、人事、會計等方面。同時，科技檔案亦設有四類，分別為基建、設備、科研、產品類。公司聲像檔案與實物檔案需另行歸檔，具體操作依據《gt管業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表》執(zhí)行。三、立卷歸檔之嚴謹要求1.各類工作中形成的文件，如經營管理、生產技術管理、行政管理、黨群工作等，需在辦理完畢后次年第一季度完成歸檔。2.科研開發(fā)、項目建設等文件，應在其項目驗收或竣工驗收前歸檔，對于周期較長的項目，可分階段或單項進行歸檔。3.產權產籍、質量認證、資質信用、知識產權等重要文件，需隨時歸檔。外購設備儀器或引進項目的文件，應在開箱驗收或接收后立即登記歸檔。4.公司檔案的保管期限明確分為永久與定期兩種，定期期限可根據實際情況設定為____年或____年。對于反映公司主要職能活動和基本歷史面貌，具有長遠保存利用價值的檔案，應列為永久保管。而對于在一定時期內有利用價值的檔案，則根據具體情況酌情列為定期保管。5.各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料。如確需繼續(xù)使用某些材料，應先按程序完成歸檔手續(xù)后再行借閱。6.歸檔的文件材料需確保種類、份數及每份文件的頁數完整、準確、系統，且歸檔文件材料盒內需附有“盒內文件目錄”。7.文件形成部門應按期將《檔案交接登記表》隨同已整理的文件向綜合部檔案室移交。檔案部門在接收時需認真核對并檢查檔案質量，雙方在《檔案移交登記表》上簽字確認后各自保留一份。四、檔案借閱與保密制度的嚴格執(zhí)行1.總經理、副總經理、總監(jiān)借閱非密級檔案時，可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)，并需按期歸還。2.公司其他人員因工作需要借閱非密級檔案時，需填寫《借閱檔案申請表》，并經部門負責人、分管領導審批后方可借閱。3.公司檔案密級嚴格分為絕密、____、____三個級別。絕密級檔案嚴禁調閱；____級檔案僅限在檔案室閱覽，不得外借；____級檔案經審批后可借閱，但借閱時間不得超過____小時。____級檔案的借閱必須經總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理審批，并按委托書內容執(zhí)行。4.借閱的檔案用完后應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。借閱人需妥善保管檔案，保持其整潔與完整，嚴禁涂改、勾劃、裁剪、損壞或抽頁等行為，亦不得轉借他人、遺失或私自翻印。5.檔案管理員應定期清查借閱登記冊，對已到期的檔案及時督促歸還。同時，檔案工作人員需嚴格遵守保密規(guī)定，不得用電話、傳真、信箋等方式泄露檔案內容，嚴禁將秘級文件、資料、信息上網。檔案工作人員還需堅持不帶檔案出門的原則，不得將檔案提供給無關人員查看或泄露其存放情況及其內容。6.為確保檔案的有效利用與安全管理，需建立檔案利用效果登記制度。對借出的檔案在工作查考、解決經濟糾紛、經濟案件、產權歸屬等方面所發(fā)揮的作用及效果進行及時登記。五、檔案的嚴謹鑒定與銷毀流程1.公司綜合部需定期對所保存的檔案進行鑒定工作，對于保存期限已滿的檔案材料，需按規(guī)定進行銷毀處理。2.檔案鑒定工作由綜合部主持并邀請相關部門參與組成檔案鑒定小組對被鑒定的檔案進行逐件審查并提出存毀意見。3.經檔案鑒定小組審定并編制銷毀清冊后需報請公司總經理批準后方可進行銷毀處理。銷毀過程