車輛維修檔案管理制度

車輛維修檔案管理制度車輛維修檔案管理制度1汽車維修檔案管理工作，是汽車維修的基礎(chǔ)管理工作，也是企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)管理的基礎(chǔ)工作1、檔案存放要有序，查找方便，并應(yīng)做好六防工作，即防盜、防火、防潮、防鼠、防塵、防曬，保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。2、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案，檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等特征，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔，并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限，電子檔案要及時(shí)備份。4、各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門使用的檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé)，在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件，資料。5、各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理，并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔，已經(jīng)到保管期限的文件資料，由辦公室按規(guī)定處理。6、維修車輛實(shí)行一車一檔制，二級(jí)維護(hù)及以上的'車輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗(yàn)記錄，維修人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員名單，竣工出廠合格證副頁，結(jié)算憑證。7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù)，借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé)，未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、拷貝。8、車輛維修竣工后，檢驗(yàn)員應(yīng)在車輛技術(shù)檔案中記載總成和重要零件更換情況及重要維修數(shù)據(jù)（如氣缸、曲軸直徑加大尺寸）。9、車輛維修檔案保存期5年，按廣汽豐田公司的要求對(duì)以下檔案的保存期確認(rèn)具體時(shí)間，其中環(huán)車檢查單、施工單、估算單、結(jié)算單、零件出倉單保存期5年；PDS檢查單、保修審核單保存期2年。機(jī)動(dòng)車維修檔案主要內(nèi)容包括：維修合同、維修項(xiàng)目、具體維修人員及質(zhì)量檢驗(yàn)人員、檢驗(yàn)單、竣工出廠合格證（副本）及結(jié)算清單等。車輛維修檔案管理制度21、檔案存放要有序,查找方便,并應(yīng)做好六防工作,即防盜、放火、防潮、防鼠、防塵、防曬,保持檔案存放處清潔衛(wèi)生。2、不準(zhǔn)損毀、涂改、偽造、出賣檔案,檔案資料如有損壞應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。3、根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)和時(shí)間等待征,對(duì)檔案進(jìn)行分類整理、存放、歸檔,并按內(nèi)容和性質(zhì)確定其保存期限,電子檔案要及時(shí)備份。4、各班組負(fù)責(zé)人要對(duì)本部門使用的`檔案資料的完整性、有效性負(fù)責(zé),在現(xiàn)場(chǎng)不得存有或使用失效的文件、資料。5、各班組每年對(duì)檔案進(jìn)行一次核對(duì)清理,并將所保存的檔案整理后交辦公室統(tǒng)一歸檔。已經(jīng)到保管期限的文件資料,由辦公室按規(guī)定處理。6、維修車輛實(shí)行一車一檔制,二級(jí)維護(hù)及以上作業(yè)的車輛檔案內(nèi)容包括維修合同、檢驗(yàn)記錄、維修人員和質(zhì)量檢驗(yàn)人員名單,竣工出廠合格證副頁、結(jié)算憑證。7、檔案的借閱必須辦理規(guī)定手續(xù),借閱者對(duì)檔案的完整、清潔負(fù)責(zé),未經(jīng)許可不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印。車輛維修檔案管理制度3一、目的為規(guī)范修理店檔案管理，增強(qiáng)修理店檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍修理店日常進(jìn)出維修車輛的車牌號(hào)碼，用戶信息，維修內(nèi)容，竣工時(shí)間，維修費(fèi)用，用戶要求等具有參考價(jià)值的文件材料。修理店的檔案管理有檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。檔案管理員的職責(zé)：保證修理店及各部門的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密的使用方便。三、資料的收集與整理1、修理店的歸檔材料實(shí)心“日日建檔”及“月月歸檔”制度，即：每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車輛的信息進(jìn)行建檔，每月的月末為修理廠歸檔資料歸檔期。2、在檔案資料歸檔期，有檔案管理員分別向各個(gè)主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，有檔案管理員及時(shí)歸檔。4、各部門專用的收。發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。5、檔案管理員根據(jù)修理店的`《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、車輛維修檔案的內(nèi)容包括：1、車輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄；2、汽車維修登記臺(tái)賬；3、車輛修前進(jìn)店交接單；5、車輛維修過程檢驗(yàn)記錄；6、車輛休后監(jiān)視路試表；7、車輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄；8、機(jī)動(dòng)車綜合性能檢測(cè)報(bào)告；9、車輛修竣離店驗(yàn)交單；10、維修工時(shí)結(jié)算清單；11、維修襯料結(jié)算清單；12、車輛返修記錄表及車輛返修臺(tái)賬等。五、資料的分類與歸檔（一）修理店檔案資料的分類依據(jù)《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行1、修理店檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。2、機(jī)動(dòng)車進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車修理的，應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案，并實(shí)行一車一檔的歸案原則。3、維修檔案內(nèi)容填寫必須真實(shí)，不得弄虛作假，相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。4、機(jī)動(dòng)車維修檔案保存期未二年。（二）技術(shù)檔案管理規(guī)定1、技術(shù)檔案，指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件，整理后歸并文件檔案。2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有：維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。3、本店技術(shù)檔案室有技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管。運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔是要分類編號(hào)，登記立卷歸檔，并進(jìn)行必要的整理編制卡片，以利查閱。5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后，可以借閱，但是屬秘密的資料不得外界，不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案盡心鑒定，確定保管年限，及時(shí)銷毀失去使用價(jià)值的檔案。六、檔案的借閱。1、因工作需要，修理店的其他人員需借閱非密級(jí)檔案室，有部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》。2、因車輛后續(xù)維修、發(fā)生事故或維修糾紛等情況需要查閱維修檔案的，應(yīng)按規(guī)定手續(xù)調(diào)閱，確需接出的重要維修檔案，可采用復(fù)印件或視需備份，并督促如期歸還。3、檔案借閱者必須做到：愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。4、注意安全保密，嚴(yán)禁擅自梵音、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。七、檔案的銷毀1、修理店任何人或部門非經(jīng)允許不得銷毀修理店檔案資料。2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《修理店檔案資料銷毀審批表》。3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由店長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由店長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的修理店檔案，檔案管理員必須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《修理店檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。5、在銷毀修理店檔案資料時(shí)，必須由店長(zhǎng)指定專人監(jiān)督銷毀。單位：日期：車輛維修檔案管理制度4一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司日常進(jìn)出維修車輛的車牌號(hào)碼，用戶信息，維修內(nèi)容，進(jìn)出廠時(shí)間，維修費(fèi)用，用戶要求以及具有參考價(jià)值的文件材料。1、公司的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的'原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。三、資料的收集與整理1、公司的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度，即：每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車輛的信息進(jìn)行建檔，每月的月末為公司歸檔資料歸檔期。2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員及時(shí)歸檔。4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。5、檔案管理員根據(jù)公司的《客戶檔案歸檔管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。四、資料的分類與歸檔1、公司檔案資料的分類依據(jù)《客戶檔案歸檔管理制度》的規(guī)定執(zhí)行。公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。2、檔案的借閱總經(jīng)理、副總經(jīng)理借閱非密級(jí)檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。因工作需要，除總經(jīng)理、副總經(jīng)理外人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。檔案借閱者必須做到：愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。五、檔案的銷毀1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任制定專人監(jiān)督銷毀。維修企業(yè)名稱（或章）：廈門賓捷汽車有限公司湖里大道分公司20__年2月27日車輛維修檔案管理制度5一、目的為規(guī)范修理廠檔案管理，增強(qiáng)修理廠檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍修理廠日常進(jìn)出維修車輛的車牌號(hào)碼，用戶信息，維修內(nèi)容，竣工時(shí)間，維修費(fèi)用，用戶要求等具有參考價(jià)值的文件材料。修理廠的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。檔案管理員的職責(zé)：保證修理廠及各部門的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。三、資料的收集與整理1、修理廠的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度，即：每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車輛的'信息進(jìn)行建檔，每月的月末為修理廠歸檔資料歸檔期。2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員及時(shí)歸檔。4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。5、檔案管理員根據(jù)修理廠的《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、車輛維修檔案的內(nèi)容包括：1、車輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄；2、汽車維修登記臺(tái)帳；3、車輛修前進(jìn)廠交接單；4、車輛維修派工單；5、車輛維修過程檢驗(yàn)記錄；6、車輛修后檢視路試表；7、車輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄；8、機(jī)動(dòng)車綜合性能檢測(cè)報(bào)告；9、車輛修竣出廠驗(yàn)交單；10、維修工時(shí)結(jié)算清單；11、維修襯料結(jié)算清單；12、車輛維修竣工出廠合格證（副本）；13、車輛返修記錄表及車輛返修臺(tái)帳等。五、資料的分類與歸檔（一）修理廠檔案資料的分類依據(jù)《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行1、修理廠檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。2、機(jī)動(dòng)廠進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車修理的，應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案，并實(shí)行一車一檔的歸案原則。3、維修檔案內(nèi)容填寫必須真實(shí)，不得弄虛作假，相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。4、機(jī)動(dòng)車維修檔案保存期為二年。（二）技術(shù)檔案管理規(guī)定1、技術(shù)檔案，指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件，整理后歸并文件檔案。2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有：維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。3、本店技術(shù)檔案室由技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立、保管、運(yùn)用或提供使用。保管工作由技術(shù)部指定專人負(fù)責(zé)。4、每當(dāng)檔案資料進(jìn)入本企業(yè)、技術(shù)部應(yīng)在一周內(nèi)建立檔案。建檔時(shí)要分類編號(hào)，登記立卷歸檔，并進(jìn)行必要的整理編制卡片，以利查閱。5、技術(shù)檔案不外借。內(nèi)部技術(shù)人中辦理借閱手續(xù)后，可以借閱，但屬秘密的資料不得外借，不得隨便復(fù)印。技術(shù)檔案閱后要及時(shí)歸還并辦理歸還手續(xù)。6、技術(shù)部定期對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，確定保管年限，及時(shí)毀銷失去使用價(jià)值的檔案。六、檔案的借閱1、廠長(zhǎng)、副廠長(zhǎng)借閱非密級(jí)檔案克直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2、因工作需要，修理廠的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送廠長(zhǎng)辦公室主任核批。3、因車輛后續(xù)維修、發(fā)生事故或維修糾紛等情況需要查閱維修檔案的，應(yīng)按規(guī)定手續(xù)調(diào)閱，確需借出的重要維修檔案，可采用復(fù)印件或視需備份，并督促如期歸還。4、檔案借閱者必須做到：愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。七、檔案的銷毀1、修理廠任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀修理廠檔案資料。2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《修理廠檔案資料銷毀審批表》交廠長(zhǎng)辦公室主任審核經(jīng)廠長(zhǎng)批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由廠長(zhǎng)批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由廠長(zhǎng)辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的修理廠檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《修理廠檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。5、在銷毀修理廠檔案資料時(shí)，必須由廠長(zhǎng)或分管副廠長(zhǎng)或廠長(zhǎng)辦公室主任制定專人監(jiān)督銷毀。車輛維修檔案管理制度6一、目的為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司日常進(jìn)出維修車輛的車牌號(hào)碼，用戶信息，維修內(nèi)容，竣工時(shí)間，維修費(fèi)用，用戶要求等具有參考價(jià)值的文件材料。公司的檔案管理由檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始材料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。三、資料的收集與整理1、公司的歸檔材料實(shí)行“日日建檔”及“月月歸檔”制度，即：每日對(duì)上一個(gè)工作日進(jìn)出車輛的信息進(jìn)行建檔，每月的月末為公司歸檔資料歸檔期。2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各個(gè)主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員及時(shí)歸檔。4、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上的文件必須把原件放入檔案室。5、檔案管理員根據(jù)公司的《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。四、車輛維修檔案的內(nèi)容包括：1、車輛維修前診斷檢驗(yàn)記錄；2、汽車維修登記臺(tái)帳；3、車輛修前進(jìn)廠交接單；4、車輛維修派工單；5、車輛維修過程檢驗(yàn)記錄；6、車輛修后檢視路試表；7、車輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)記錄；8、機(jī)動(dòng)車綜合性能檢測(cè)報(bào)告；9、車輛修竣出廠驗(yàn)交單；10、維修工時(shí)結(jié)算清單；11、維修襯料結(jié)算清單；12、車輛維修竣工出廠合格證（副本）；13、車輛返修記錄表及車輛返修臺(tái)帳等。五、資料的分類與歸檔（一）公司檔案資料的.分類依據(jù)《客戶檔案歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行1、公司檔案資料的歸檔每年一次,屬于平時(shí)立卷歸檔的不再此規(guī)定范圍內(nèi)。2、機(jī)動(dòng)廠進(jìn)行二次維護(hù)、總成修理、整車修理的，應(yīng)當(dāng)建立全部?jī)?nèi)容完整的維修檔案，并實(shí)行一車一檔的歸案原則。3、維修檔案內(nèi)容填寫必須真實(shí)，不得弄虛作假，相應(yīng)責(zé)任人應(yīng)簽字確認(rèn)。4、機(jī)動(dòng)車維修檔案保存期為二年。（二）技術(shù)檔案管理規(guī)定1、技術(shù)檔案，指本企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)所用的一切重要圖片、圖紙、光碟、圖書、報(bào)表、技術(shù)資料、有關(guān)設(shè)備、技術(shù)的文字說明等技術(shù)文件，整理后歸并文件檔案。2、本店設(shè)置技術(shù)檔案有：維修汽車技術(shù)質(zhì)量檔案，車間、辦公室基建檔案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、工藝文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等生產(chǎn)技術(shù)檔案、設(shè)備檔案和科研產(chǎn)品開發(fā)檔案。3、本店技