OA協同辦公系統(tǒng)運行管理規(guī)定

1、OA協同辦公系統(tǒng)運行管理規(guī)定一、目的為了提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動化建設， 保障文件和各種信息傳遞快捷暢通，根據公司的實際情況，制定本規(guī)定。二、適用范圍1、本規(guī)定適用于特區(qū)及各部門辦公自動化的管理。2、OA系統(tǒng)用戶暫定為特區(qū)各部門辦公類工作人員。三、職責范圍1、運營管理部負責編制本制度，并有解釋權，特區(qū)行政人事負責人負責監(jiān) 督執(zhí)行。2、各部門負責人對本制度對本部門所有人員有宣導、并監(jiān)督執(zhí)行之責任。3、特區(qū)信息化管理人員主要職責：3.1、負責OA系統(tǒng)的升級、流程優(yōu)化與指導。3.2、負責OA使用人員的培訓和技術指導工作。3.3、負責OA服務器硬件維護，確保服務器安全運行，做

2、好數據備份，確保 數據安全。3.4、負責系統(tǒng)流程功能的修改及特殊需求的處理。3.5、對特區(qū)系統(tǒng)管理人員提供的需求進行解答并調整因組織架構變更或流 程變動需要進行的系統(tǒng)調整。4、特區(qū)行政人事部主要職責：4.1、各單位要指定專人進行日常管理及與特區(qū)信息化管理人員對接。4.2、負責因人員流動及組織架構變更造成用戶變更的審定，負責用戶注冊、 注銷等管理，負責系統(tǒng)用戶崗位權限的設置。4.3、負責新員工入職后由申請人提交的經審批后的紙質表單OA系統(tǒng)用戶帳號申請表1-2日內開通系統(tǒng)注冊權限。4.4、負責本單位系統(tǒng)新聞、發(fā)文、通知等信息及時發(fā)布。4.5、負責OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設計的審核修改、審批制定。

3、4.6、本單位系統(tǒng)功能需求變更時由行政人事負責人進行審核后并由行政人 事部提交系統(tǒng)需求變更申請表流程。4.7、負責確定、監(jiān)管OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權限。4.8、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉。4.9、負責對系統(tǒng)內保密文件的設置進行定期檢查。4.10、負責對本單位各部門上報特區(qū)各業(yè)務口數據的執(zhí)行情況進行監(jiān)督。4.11、負責根據特區(qū)提供的違紀處罰統(tǒng)計執(zhí)行對本單位人員進行處罰。四、OA系統(tǒng)的文件管理及用戶使用規(guī)定：1、凡是以公司名義在OA系統(tǒng)中發(fā)布規(guī)章制度、紅頭文件、通知、通報、 公告以及涉及對橫向部門工作要求的等一律由行政人事部負責統(tǒng)一發(fā)布，其他任 何部門（人員）不得發(fā)布，上報

4、特區(qū)的各種報表由各子公司業(yè)務部門按特區(qū)各業(yè) 務口要求按時報送。2、涉及特區(qū)業(yè)務秘密以及其它密級文件不在OA辦公系統(tǒng)上進行工作流轉。3、正式運行之日起所有有系統(tǒng)權限的員工必須在“我的卡片”中更新自己 的最新的座機、手機等聯系方式。4、OA系統(tǒng)中發(fā)布的公文公告與紙質公文具有同等效力，如需要對外提供紙 質文件，各部門可向公司行政部申請正式文件。5、OA系統(tǒng)中流程中已經存在的工作流程，紙質單據將不再使用。6、所有人員申請流程時“標題V “流程附件”要與內容事項對應填寫清楚， 與相關主管領導溝通后再進行發(fā)起，審批節(jié)點的人無故不得退回，在審批時對提 交內容有疑問應與發(fā)起人或發(fā)起人上級、相關部門領導溝通后取

5、得聯系對審批內 容最終進行確認后再給出意見，各審批節(jié)點在審批時必須提交審批意見，如同意 需提交同意什么內容（如同意支付、同意合同條款內容、同意用印等），如果不 給意見直接批準則視為同意，如確需退回流程的，必須寫明原因，并提出具體修 改要求，所有退回流程申請人必須重新修改后提交；7、申請為重要緊急事務時，申請人提交流程后應與各個節(jié)點立即聯系催辦 提交的事宜，應保證通過OA系統(tǒng)發(fā)布、流轉的信息和文件的內容完整準確，并 對所發(fā)布的內容負責，電子流程提交后，發(fā)送文件的人員要對發(fā)送的文件情況要 進行檢查、催辦、督辦，確認發(fā)出的文件及流程處理已落實到位。8、發(fā)起重大信息時，除在OA系統(tǒng)中發(fā)布提交外，相關部

6、門還應及時采用其他通訊方式進行溝通與傳遞。9、向特區(qū)領導（含主席）固定匯報的工作內容、營業(yè)數據、銷售數據、工 作進度等一律將以前短信提交改為由系統(tǒng)中發(fā)送“內部溝通”選定被留言人進行 提交，被留言人同時需要回復；10、新建（修改）工作流等審批程序特區(qū)各部門提出新建（修改）工作流程，需要將相關流程內容和流程節(jié)點提 交部門領導，并得到該流程中最高領導批準后，由各單位指定負責人填報需求 變更申請單需要將OA管理員視情況3日內按要求在OA系統(tǒng)中建立或修改。11、即時通迅工具E-Message要求辦公人員電腦開機后自動啟動，以便注意 查收各項消息。12、如遇用戶系統(tǒng)操作問題首先登陸協助區(qū)進行查詢或者發(fā)表提

7、問，由系統(tǒng) 管理員在第一時間內給予解答。13、系統(tǒng)正式上線運行后用戶必須定期更改用戶密碼，并妥當保管，多人共 用一臺計算機的，如暫停使用OA辦公需及時注銷或退出OA系統(tǒng)，以免他人 打開系統(tǒng)獲取保密信息，惡意增刪資料或干擾系統(tǒng)運轉，如因密碼保存不當 等因素造成的任何后果，由賬號密碼所有者承擔。14、系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息、資料。 不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。未經允許，任何人 不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，如發(fā)生泄密事件， 將給予相關責任人員嚴厲處分。15、禁止在OA系統(tǒng)上傳非工作用途的文件、圖片，不得利用OA系統(tǒng)發(fā)

8、布、 傳播有礙國家安全、社會治安或帶有電腦病毒的信息。五、限時管理規(guī)定及處罰規(guī)定1、系統(tǒng)用戶必須在每個工作日上午上班后一個小時內，下午下班前一個小時 內至少分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，瀏覽公司門戶重要文件發(fā)文、通知公告及待辦工 作，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉、工作流程和信息的及時傳送。2、協同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，按照提交 的狀態(tài)級別應在以下時間內處理。2.1、接到“緊急”事項后，正常處理時間應不超過一個工作日。2.2、接到“重要”事項后，正常處理時間應不超過兩個工作日。2.3、接到“正?！笔马椇?，正常處理時間應不超過三個工作日。（以上規(guī)定工程類合同會簽及補充協議審批流程

9、除外按制度規(guī)定的 時限完成）2.4、如有長期外出、請假、調休等特殊原因造成無法使用OA系統(tǒng)的，必須 將所有或部分權限授權給關聯人員（可以為同級業(yè)務口人員、直屬下級等）， 以保證各類業(yè)務的正常流轉，同時發(fā)系統(tǒng)“內部溝通”告知相關人員及行政 人事部。不按此規(guī)定執(zhí)行并造成流程不能正常運轉者，視為當月違紀2次；2.5、對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求提供共享數據；網上辦公數據 不準確，對工作造成不良影響的，視違紀人當月違次2次；2.6、超過以上規(guī)定時限未審批，計違紀人當天違紀一次。違紀行為，將按 照本管理辦法處罰：違紀次數（當月累計）違紀人直接上級分管領導處罰違紀本人直接上級低于6次部門內通報6次一9次部門內通報特區(qū)內通報扣除本月績效綜合評分3分9次以上特區(qū)內通報特區(qū)內通報集團內通報扣除本月績效綜合評分10分扣除本月績效綜合評分3分2.7 OA系統(tǒng)自動對協同工作進行跟蹤，并對每位特