知名企業(yè)成本檔案管理工作指引

第二本檔案管資料類其中工程成本類又分為工程合同類預(yù)結(jié)算工程變更及工程洽商類、成本檔案必須具備安全性及對(duì)外保密性。成本檔案實(shí)行統(tǒng)一歸檔、集中存放，不得將各業(yè)務(wù)集團(tuán)、事業(yè)部、區(qū)域事業(yè)部、區(qū)域、分公司、片區(qū)、項(xiàng)目公司的成本檔

完善成本數(shù)據(jù)庫(kù)以及持續(xù)應(yīng)用和改進(jìn)成本管理軟件是成本合約部日常的重要工作。以項(xiàng)目為單位，建立電子文檔共享中心，項(xiàng)過(guò)程中電子文檔應(yīng)集中備案保存，不得以個(gè)人名義保存在個(gè)人手中，以免由于人員的換崗或離職導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

已竣工項(xiàng)目的完整的結(jié)預(yù)算結(jié)算審結(jié)算協(xié)議清（或務(wù)器）的同一工程預(yù)結(jié)算資料的名稱、編號(hào)、內(nèi)容、數(shù)據(jù)等必須完全一致；的電子文檔“打包”并上傳至服務(wù)器以方便保存與使用。以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程預(yù)結(jié)算資料的歸類存檔每項(xiàng)工程須把相關(guān)的變更、洽商、認(rèn)價(jià)資料依合同編號(hào)順序存檔，以便快速?gòu)?fù)查；進(jìn)度審批單、進(jìn)度產(chǎn)值審核報(bào)告月清月結(jié)承諾書以合同為主線進(jìn)行每項(xiàng)工程付款資料的歸類存每項(xiàng)工程須把相關(guān)的依據(jù)、索賠意向與金額及相關(guān)證明文件、往來(lái)函件、相關(guān)現(xiàn)場(chǎng)照片和影像資料、談

，，項(xiàng)目立項(xiàng)后，資料管理員應(yīng)按照邊作邊收集、整理、終結(jié)卷成的要求在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)的過(guò)程中形成的與成本關(guān)的文件資料均需統(tǒng)一歸檔、立卷如因工作需要，公司內(nèi)有關(guān)部門或人員借用成本檔案時(shí)，須填寫《成本檔案借閱登記表（見(jiàn)支持文件一門或公司（一般由成本合約部經(jīng)理批準(zhǔn)，重要檔案的借閱還應(yīng)得到成本合約部總監(jiān)的批準(zhǔn)）批準(zhǔn)后方可借閱；檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的借閱經(jīng)辦工作，辦理檔案借閱的登記手續(xù)，在借閱人歸還檔案時(shí)，還應(yīng)負(fù)責(zé)檢查檔案的完好情況，借出的文件資料由檔案管理人員負(fù)責(zé)及時(shí)收回并檢查完整情況，在與華夏公司之外的公司進(jìn)行學(xué)習(xí)交流時(shí)維護(hù)成本檔案的機(jī)密性的案管理人員的變動(dòng)情況,檔案人員還要做好統(tǒng)計(jì)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)以原始數(shù)據(jù)為準(zhǔn)，以便輸入計(jì)算機(jī)，充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程成本檔案的輔助管理；總部成本合約中心核實(shí)，經(jīng)總部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。第五本指引由股份公司總部成本合約中