2024年公司合署辦公區(qū)管理制度（三篇）

第7頁共7頁2024年公司合署辦公區(qū)管理制度第二十三條：各公司、部門務(wù)必強化職工安全教育，深化安全意識，采取有效措施，確保各自責(zé)任區(qū)域的安全保衛(wèi)工作得以妥善落實。第二十四條：加強現(xiàn)金及物資管理，財務(wù)室需嚴格遵循現(xiàn)金與物資管理制度，備用金應(yīng)按規(guī)定數(shù)額妥善存放。各部門使用的貴重物品、精密儀器須指定專人負責(zé)管理，并存放于安全地點。第二十五條：嚴格執(zhí)行保密制度，妥善管理涉及敏感的圖紙、文件及影像資料，以防止遺失及泄露事件的發(fā)生。第二十六條：各公司應(yīng)依據(jù)內(nèi)部安全現(xiàn)狀，適時開展“防火、防盜、防雷電、防煤氣中毒”四防安全教育，持續(xù)提升員工安全意識。同時，應(yīng)配備足量的消防器材，員工需愛護并學(xué)會正確使用。安全管理部門應(yīng)定期開展安全檢查，確保消防器材保持良好狀態(tài)，實現(xiàn)全員掌握消防器材使用方法。第二十七條：外來人員未經(jīng)公司負責(zé)人明確許可，不得在辦公樓內(nèi)留宿。第二十八條：辦公區(qū)域內(nèi)嚴禁存放汽油、易燃液體、液化石油氣（食堂做飯用途除外）等易燃易爆物品。嚴禁焚燒物品，未熄滅的煙蒂不得隨意丟棄于垃圾桶或可能引發(fā)火災(zāi)的區(qū)域。同時，消防通道及消防器材周邊嚴禁堆放物品。第二十九條：全體員工應(yīng)樹立安全用電意識，因工作需要增設(shè)或使用大功率（1300w以上）電器時，必須事先向盛華公司綜合辦公室申報，經(jīng)辦公室根據(jù)負荷情況審批后方可安裝使用。未經(jīng)批準擅自安裝的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即拆除，并由安裝者及使用部門領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第三十條：嚴禁私自安裝和維修電器設(shè)備，禁止隨意拉接電線。室內(nèi)電路、插座布局不得擅自改動。第三十一條：堅持節(jié)約用電、用水的原則，外出時務(wù)必關(guān)閉電燈、水龍頭及電腦等用電設(shè)備，避免長流水、長明燈現(xiàn)象。夏季空調(diào)溫度設(shè)置不得低于規(guī)定值，冬季則不得高于規(guī)定值。第三十二條：會議室的日常管理、維護及調(diào)配使用由綜合辦公室統(tǒng)一負責(zé)。第三十三條：各公司申請使用會議室時，需明確使用時間、參會人員及所需準備物品等詳細信息，并提前向綜合辦公室說明需協(xié)助辦理的事項。第三十四條：會議室內(nèi)配置的物品、設(shè)施及座椅等未經(jīng)許可不得隨意搬動或另作他用。確有需要時，須經(jīng)綜合辦公室同意后方可使用，并在使用完畢后歸還。第三十五條：使用會議室后，應(yīng)將座椅擺放整齊，清理衛(wèi)生，切斷電源，檢查設(shè)備是否完好齊全，并關(guān)閉門窗。第三十七條：倉庫內(nèi)各類設(shè)施應(yīng)擺放整齊，保持清潔。倉庫鑰匙由綜合辦公室統(tǒng)一管理，并進行備份登記。未經(jīng)許可，任何人不得擅自進入倉庫。第三十八條：各辦公室電腦應(yīng)指定專人操作，負責(zé)日常操作與維護。未經(jīng)電腦使用人同意，其他人員不得隨意使用。第三十九條：嚴禁利用電腦從事與工作無關(guān)的活動，如上班時間玩游戲等。嚴禁私自拷貝、泄露公司機密文件資料。電腦應(yīng)用軟件特別是殺毒、防火墻軟件必須使用正版，并由專業(yè)人員負責(zé)安裝。第四十條：定期對電腦內(nèi)資料進行整理備份，及時刪除不必要文件，確保電腦運行順暢。未經(jīng)允許不得擅自使用他人電腦或拷貝其資料。未經(jīng)批準，禁止向互聯(lián)網(wǎng)傳輸軟件或文件。第四十一條：電腦使用人應(yīng)定期使用殺毒軟件進行病毒檢測和清理工作，保持電腦清潔。工作結(jié)束時，應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。電腦的維修與保養(yǎng)應(yīng)由指定的專業(yè)電腦公司負責(zé)。第六章維修管理第四十二條：辦公樓內(nèi)各種公用設(shè)施如消防與報警設(shè)備、電源插座等嚴禁私自拆裝或挪用。確有需要時，必須經(jīng)綜合辦公室統(tǒng)一安排處理。第四十三條：嚴禁使用非正常配置的高功率電器及私自亂接電線。綜合辦公室將根據(jù)辦公樓用電情況每年安排專業(yè)人員進行一次維修和檢查以排除故障隱患。第四十四條：辦公室原有的裝飾和設(shè)備應(yīng)保持原狀不得自行新增、移動或拆除。禁止在墻壁和樓板上鑿洞或剔槽以及自行改造和裝潢。第七章附則第四十五條：公司全體員工應(yīng)養(yǎng)成良好的工作和生活習(xí)慣。盛華公司綜合辦將聯(lián)合松原分公司、華源公司依據(jù)上述規(guī)定對各公司、部門及員工進行定期檢查并將檢查結(jié)果納入工作考核內(nèi)容對不合格者按相關(guān)規(guī)定給予處罰。第四十六條：對違反規(guī)定者每次罰款____元并通過電子郵件在公司內(nèi)部通報檢查結(jié)果。第四十七條：本制度由____公司綜合辦負責(zé)解釋并監(jiān)督執(zhí)行。第四十八條：本制度自印發(fā)之日起正式執(zhí)行。2024年公司合署辦公區(qū)管理制度（二）會議議程確立后，辦公室需立即通知相關(guān)部門進行會議前的充分準備，包括但不限于會議所需材料的籌備。第七條，經(jīng)理辦公會議針對既定議題形成決議或決定，總經(jīng)理在此環(huán)節(jié)中擁有最終決策權(quán)。第八條，辦公室需指派專人對經(jīng)理辦公會議進行詳盡記錄，并確保記錄內(nèi)容的整理與存檔工作得以妥善完成。對于重要決議事項，需形成正式文件，并分發(fā)給相關(guān)單位或人員。辦公室還需對需貫徹落實的事項進行持續(xù)跟進、督察，并及時反饋執(zhí)行情況。第九條，總公司領(lǐng)導(dǎo)會議由總經(jīng)理親自主持，總公司其他領(lǐng)導(dǎo)均需參加。會議召開時間不定，必要時由辦公室主任負責(zé)記錄會議內(nèi)容，并督促會議決議事項的協(xié)調(diào)落實。第三章公文處理第十條，各部門在原則上不得擅自以部門名義對系統(tǒng)外單位制發(fā)正式文件。第十一條，來自____各部委及____辦的所有來文（包括各部門直接收到或代領(lǐng)的），均需交由辦公室進行統(tǒng)一登記、傳閱及歸檔處理。在得到辦公室同意后，相關(guān)部門方可進行文件的復(fù)印留存。第十二條，凡以總公司名義發(fā)出的公文、函件及需加蓋總公司印章的文件，其內(nèi)容與文字均需經(jīng)過辦公室的嚴格審核，辦公室對此負有把關(guān)責(zé)任。第十三條，辦公室負責(zé)全系統(tǒng)文書檔案的管理工作，并提供文檔工作的專業(yè)指導(dǎo)。第十四條，辦公室負責(zé)制定總公司保密工作條例，并對全系統(tǒng)的保密工作進行指導(dǎo)。第四章內(nèi)部呈批第十五條，總公司各部門、各專業(yè)公司及子公司等，若需以書面形式向總公司領(lǐng)導(dǎo)匯報工作或請求批準有關(guān)事項，必須使用呈批件進行上報。第十六條，總公司各部門的呈批件，應(yīng)直接送達至分管領(lǐng)導(dǎo)處進行簽批。簽批后，原件退回原部門辦理。若事項超出分管領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限范圍，則需交由辦公室呈報總經(jīng)理進行閱批。閱批后，再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示退回呈報部門或進行相應(yīng)處理。第十七條，專業(yè)公司、子公司的呈批件，應(yīng)根據(jù)呈報內(nèi)容自行送交至相關(guān)管理部門或分管領(lǐng)導(dǎo)處。若需報請總經(jīng)理審批的，應(yīng)交由辦公室負責(zé)呈送。審批后，再根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進行相應(yīng)處理。第十八條，總公司領(lǐng)導(dǎo)簽批后的呈批件原件，需交由辦公室進行歸檔存查。呈報單位在必要時可保留復(fù)印件以備查閱。第十九條，辦理呈批件時必須進行打印處理，并按規(guī)定填寫相關(guān)內(nèi)容，使用規(guī)范的表格形式。同時，需由承辦人及呈報單位負責(zé)人簽字確認。若存在附件，則需確保附件齊全且有效。一般情況下，應(yīng)堅持一事一呈的原則。若需對同一事項進行多次呈報，第二次呈報時應(yīng)附上上次的批示意見。第二十條，承辦部門需以高度的責(zé)任心對待工作，確保收、交、轉(zhuǎn)、送等各個環(huán)節(jié)的快速、準確及交接手續(xù)的完備性。為此，應(yīng)建立完善的收發(fā)文和交接制度，并指定專人負責(zé)登記和存檔工作。第二十一條，各部門及各專業(yè)公司應(yīng)指定一名正式員工作為聯(lián)絡(luò)員，專門負責(zé)聯(lián)絡(luò)工作。具體職責(zé)包括簽領(lǐng)文件、接聽通知并向本單位領(lǐng)導(dǎo)及人員傳達信息、報送呈批件及其他相關(guān)事務(wù)的處理。第五章印章使用第二十二條，涉及公司重要合同、協(xié)議、對外承諾、擔(dān)保、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移等法律文書及其他重要事由的文件，在使用印章前必須經(jīng)法規(guī)室審核并報請總經(jīng)理簽批。第二十三條，呈送給____辦及各部委的文件，在使用印章前需由辦公室主任進行核稿并報請總經(jīng)理簽批。第二十四條，對于涉及總公司領(lǐng)導(dǎo)具體分管業(yè)務(wù)的一般性函件、報表、證明等文件，其使用印章需經(jīng)辦公室秘書處審核并由分管領(lǐng)導(dǎo)簽批。第二十五條，除上述規(guī)定外的一般性函件、介紹信或其他事由的文件，其使用印章可由辦公室主任批準后進行。第六章機要文書第二十六條，機要室主要負責(zé)總公司文件和有關(guān)材料的打印工作。所有打印內(nèi)容均需經(jīng)辦公室主任（或分管領(lǐng)導(dǎo)）審核簽字后方可進行。第二十七條，各單位需自行負責(zé)其業(yè)務(wù)公文、函件及其他材料的打印工作。第二十八條，辦理復(fù)印、傳真等業(yè)務(wù)時，需填寫“機要室業(yè)務(wù)申請單”并經(jīng)部門負責(zé)人簽字后送交機要室辦理。每季度末由辦公室統(tǒng)計費用后轉(zhuǎn)交財務(wù)本部進行核算并計入部門費用。第二十九條，一般業(yè)務(wù)性外發(fā)傳真需由部門負責(zé)人簽字確認；重要傳真件的外發(fā)則需由總公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準。第三十條，收到傳真件后應(yīng)及時通知收件人簽字領(lǐng)取并妥善保管。第三十一條，各部門及個人的郵件可自行發(fā)送或領(lǐng)??；屬于總公司領(lǐng)導(dǎo)的郵件則由辦公室負責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)。第七章接待第三十二條，對于來訪客人需進行登記并由被訪單位派人進行接待2024年公司合署辦公區(qū)管理制度（三）辦公用品管理規(guī)定為強化公司辦公用品的管控，有效控制成本開支，確保采購與使用的規(guī)范化，遵循勤儉節(jié)約和以利于工作的原則，特依據(jù)公司實際狀況，制定本規(guī)定。辦公用品主要由韓栗負責(zé)管理，包括以下類別：1.公共辦公設(shè)備：如掃描儀、傳真機、打印機、復(fù)印機等。2.部門用書籍。3.個人辦公文具。辦公文具分類為消耗品、管理消耗品及管理品：1.消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、各類紙張、標簽、信紙、橡皮擦、夾子、圓珠筆、碳素筆芯、釘書釘?shù)取?.管理消耗品：簽字筆、白板筆、筆式擦、熒光筆、涂改液、打印墨盒、電池等。3.管理品：剪刀、美工刀、釘書機、打孔機、印泥及衛(wèi)生工具等。二、辦公用品采購1.除公司特別安排，采購工作應(yīng)由辦公室韓栗、孫靈芝統(tǒng)一進行。2.采購流程：韓栗編制詳細清單，提交借款單，由王亞萍審核，經(jīng)高經(jīng)理批準后，由韓栗、孫靈芝