辦公秘書崗位職責

辦公秘書崗位職責1.崗位概述辦公秘書是公司的緊要職位之一，負責幫助企業(yè)管理負責人進行日常辦公工作布置和管理，確保公司運營的高效和順利進行。辦公秘書需要具備出色的組織本領、溝通本領和綜合協(xié)調本領，能夠有效地處理各種辦公事務并保持機密性。2.重要職責2.1日常辦公支持幫助企業(yè)管理負責人布置和處理日常工作事項，包含會議布置、日程管理、文件歸檔等。負責公司來訪咨詢電話接聽和轉接，處理來訪人員的接待工作。跟進辦公用品的采購和庫存管理，確保辦公環(huán)境的正常運轉。幫助處理公司內外部郵件、傳真等文件的收發(fā)、分發(fā)及歸檔工作。2.2會議組織和記錄負責布置公司內部會議，包含會議室的預定、準備會議料子、會議議程的編制等工作。幫助與會人員的邀請和通知，并負責會議紀要和決議的起草和歸檔工作。跟進會議中的行動項，確保相關人員定時完成并反饋進展情況。2.3文件管理和歸檔負責行政文件和資料的管理和歸檔工作。包含文件的編號、整理、分發(fā)、存檔、更新等工作。幫助起草和編輯公司公文、報告和文件，并確保格式準確、內容完整。2.4出差和日程管理幫助管理負責人布置和準備國內外出差行程，包含交通、留宿等布置。跟進出差期間的行程布置，并及時協(xié)調并解決可能顯現(xiàn)的問題。幫助管理負責人進行日程管理，包含布置會議、約見客戶等日常工作布置。2.5保密和機密管理嚴格保守公司機密信息，確保公司信息安全和保密措施的有效實施。負責管理涉及公司機密信息的文件和資料，并建立相應的保密檔案。2.6其他工作幫助上級完成其他工作布置，如公司活動組織、會議記錄、行政支持等。3.崗位要求3.1學歷和專業(yè)本科及以上學歷，行政管理、辦公自動化、英語或相關專業(yè)優(yōu)先。3.2技能要求出色的組織本領和時間管理本領，能夠高效地處理多個任務。能夠嫻熟使用辦公軟件，如MicrosoftOffice等。良好的溝通本領和協(xié)調本領，能夠與不同部門和人員有效地溝通合作。具備較強的保密意識和責任心，能夠嚴格遵守保密規(guī)定。3.3經驗要求具備相關的辦公秘書工作經驗者優(yōu)先考慮。4.崗位培訓和考核4.1崗位培訓公司將為新任辦公秘書供應必需的崗位培訓，包含公司的辦公流程、文件管理等相關知識和技能培訓。4.2崗位考核依據(jù)公司的績效考核制度，對辦公秘書的工作進行定期評估和考核，包含工作質量、工作效率、溝通協(xié)調本領等方面的綜合考評。5.附則辦公秘書應嚴格遵守公司的相關規(guī)章制度和保密制度，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時上報，并承當相應責任。辦公秘書應保持職業(yè)操守和職業(yè)道德，嚴守職業(yè)道德底線，以模范的行為樹立公司形象。公司有權依據(jù)業(yè)務需求和組織架構進行崗位職責的調整，辦公秘書應樂觀搭配并履行新的職責。以上規(guī)章制度屬于公