2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（四篇）

第11頁共11頁2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為更有效地管理員工人事檔案，確保機(jī)密信息的保守，同時(shí)維護(hù)檔案的完整性，防止材料損壞，促進(jìn)檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：包括但不限于個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：涵蓋培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（含證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表等。3.績(jī)效管理檔案：按月整理員工績(jī)效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)檔案。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類標(biāo)準(zhǔn)明確、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清晰、整理規(guī)范。真實(shí)性核查：?jiǎn)T工入職前，人力資源部需核查人事檔案的真實(shí)性、有效性，發(fā)現(xiàn)虛假信息可不予錄用或解聘。分類歸檔：按入職時(shí)間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，原則上永久保存。資料更新：?jiǎn)T工基本信息變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提交相關(guān)復(fù)印件歸檔，原件現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)。檔案調(diào)閱：?jiǎn)T工調(diào)動(dòng)或錄用前需調(diào)閱檔案，并在新崗位報(bào)到前完成登記。材料收集：及時(shí)收集考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，確保檔案完整，歸檔材料需真實(shí)、文字清晰、手續(xù)完備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，保存期原則上為三年，高管及核心人員檔案保留至離崗后____年。環(huán)境要求：檔案員需保持檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。編號(hào)存放：檔案分類編號(hào)存放，每位員工一個(gè)編號(hào)，避免交叉，并制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案禁止查閱與外借，僅可在檔案室閱覽；非保密檔案因工作需要查、借閱時(shí)，需填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)。跨部門與級(jí)別限制：一般情況下，不得垮部門查、借閱，下級(jí)員工不得查、借閱上級(jí)員工檔案。公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查、借閱。歸還與登記：借閱檔案需在三天內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)），逾期未還、損壞、私自復(fù)印、遺失者將按公司檔案管理規(guī)定處理，人力資源部需做好查、借閱登記。3.查、借閱檔案注意事項(xiàng)嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。未經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意，不得擅自復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容。查、借閱者需保守檔案內(nèi)容秘密，違者將視情節(jié)輕重予以懲處。4.檔案的銷毀未經(jīng)批準(zhǔn)，任何個(gè)人和部門不得銷毀員工檔案資料。達(dá)到銷毀期的檔案，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。銷毀前需認(rèn)真核對(duì)，并將批準(zhǔn)的銷毀登記與待銷毀檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施，其修訂和廢止亦同。2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（二）公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度一、目的為確保公司員工人事檔案的妥善管理與機(jī)密保護(hù)，維護(hù)檔案的完整性，防止材料損壞，并促進(jìn)檔案資料的高效、有序利用，特制定本管理辦法。二、檔案管理內(nèi)容1.員工入職檔案：涵蓋個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、離職證明、各類合同及協(xié)議等。2.員工培訓(xùn)檔案：包括培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或考評(píng)結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表等。3.績(jī)效管理檔案：按月歸類整理員工績(jī)效考核相關(guān)資料。4.員工離職檔案：涉及員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系、死亡等情形的相關(guān)資料。三、檔案相關(guān)規(guī)定1.基礎(chǔ)管理原則：分類標(biāo)準(zhǔn)明確，歸檔及時(shí)，排列有序，層次清楚，整理規(guī)范。真實(shí)性核查：?jiǎn)T工入職前，人力資源部需對(duì)人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，發(fā)現(xiàn)虛假可不予錄用或解聘。歸檔與編號(hào)：按入職時(shí)間分類歸檔，區(qū)分在職與離職人員，及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》與《離職員工人事檔案登記》，并對(duì)檔案進(jìn)行編號(hào)，原則上永久保存。資料更新：?jiǎn)T工基本資料變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)提交復(fù)印件歸檔，原件現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)。調(diào)動(dòng)與錄用：調(diào)動(dòng)及新入職員工需在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案，并登記新檔案。完整性維護(hù)：及時(shí)收集、整理考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等材料，確保真實(shí)、清晰、手續(xù)齊備。離職檔案管理：每月清查離職檔案，另行存檔，原則上保存三年后方可銷毀（高管及核心人員延長(zhǎng)至離職后若干年）。環(huán)境管理：保持檔案管理環(huán)境清潔、整潔。編號(hào)與電子目錄：分類編號(hào)存放，避免重名重姓交叉，制作電子目錄便于查閱。2.檔案的查、借閱保密與非保密檔案：保密檔案僅限檔案室閱覽，非保密檔案因工作需要查借閱需填寫《查、借閱人事檔案單》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)?？绮块T與上下級(jí)限制：一般不得跨部門查借閱，下級(jí)員工不得查借閱上級(jí)員工檔案。領(lǐng)導(dǎo)直接查借閱：公司級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及行政人力資源部可直接查借閱。歸還與登記：借閱檔案需三日內(nèi)歸還（特殊情況可延長(zhǎng)），損壞、復(fù)印、遺失者依規(guī)處理，并做好查借閱登記。3.查借閱檔案注意事項(xiàng)禁止涂改、抽取、撤換檔案材料。未經(jīng)允許不得復(fù)印、拍攝檔案內(nèi)容，取證需經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。嚴(yán)禁擅自泄露檔案內(nèi)容，違者嚴(yán)懲。4.檔案的銷毀銷毀須經(jīng)同意，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。銷毀前需認(rèn)真核對(duì)，做好登記并歸檔，登記表永久保存。四、制定、修訂、廢除與實(shí)施本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準(zhǔn)后，由人力資源部負(fù)責(zé)實(shí)施，其修訂與廢止亦同。2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（三）一、公司內(nèi)部的人事檔案管理涵蓋公司內(nèi)部員工的相關(guān)文件，具體包括：1.個(gè)人履歷表；2.身份證與戶口本的復(fù)印件；3.學(xué)歷證明及職稱證書的復(fù)印件；4.非本地戶籍員工需提供在工作地的暫住證；5.員工入職及轉(zhuǎn)正審批表；6.公司對(duì)員工的考核、獎(jiǎng)懲及任免情況的相關(guān)文件；7.公司認(rèn)為必要的其他存檔材料。二、對(duì)于正式員工，其個(gè)人的國(guó)家公職檔案需存入公司設(shè)立的集體存檔賬戶，需提交的資料如下：1.行政關(guān)系介紹信；2.工資轉(zhuǎn)移介紹信；3.完整的履歷表；4.鑒定材料；5.已婚員工需提供婚姻證明；6.轉(zhuǎn)正及定級(jí)審批表；7.職稱審批表；8.干部錄用表；9.招工審批表；10.非本地戶籍員工的工作地暫住證。三、檔案管理遵循以下規(guī)定：1.公司內(nèi)部人事檔案由人力資源部專職人員負(fù)責(zé)保管；2.檔案管理人員需確保檔案的完整性和安全性，對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)編號(hào)，并遵守保密原則，不得擅自處理檔案；3.檔案管理人員應(yīng)不斷優(yōu)化管理方法，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化和規(guī)范化；4.查閱人事檔案需獲得人力資源部負(fù)責(zé)人的許可。四、若員工的個(gè)人信息發(fā)生變更，如地址、婚姻狀況、子女出生情況或銀行賬戶名稱等，員工需在變更發(fā)生后的____個(gè)工作日內(nèi)以書面形式通知人力資源部進(jìn)行更新。五、所有需要公司出具的人事證明，如工作證明、收入證明等，員工需先向人力資源部申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可辦理。2024年學(xué)校人事檔案管理制度樣本（四）一、紀(jì)律處分與檔案法遵守對(duì)于假公濟(jì)私行為，一經(jīng)查實(shí)，將嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行紀(jì)律處分，確保法律的嚴(yán)肅性和權(quán)威性得到維護(hù)。二、外省市單位查閱干部人事檔案的程序外省市單位若需查閱干部人事檔案，應(yīng)事先與相關(guān)單位取得聯(lián)系，并征得對(duì)方同意。在獲得許可后，根據(jù)干部人事檔案管理權(quán)限的規(guī)定，攜帶《查閱干部人事檔案審批表》至指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。若檔案中部分內(nèi)容涉及被了解人的情況，將僅提供相關(guān)部分，確保信息的針對(duì)性和保密性。三、特定部門查閱干部人事檔案的要求公安、安全、檢察部門及公證處等機(jī)構(gòu)在查閱干部人事檔案時(shí)，同樣需持有《查閱干部人事檔案審批表》。若因工作需要摘錄檔案內(nèi)容，必須事先征得檔案管理人員的同意，并由管理人員核對(duì)無誤后，注明材料出處及日期，加蓋部門公章。對(duì)于摘錄復(fù)制的材料，除作為證據(jù)必須保留外，其余均應(yīng)由查閱單位負(fù)責(zé)銷毀，以保障檔案信息的安全性和完整性。四、干部人事檔案的查閱與借閱規(guī)定干部人事檔案的查閱應(yīng)在指定的閱檔室或地點(diǎn)進(jìn)行，原則上不允許外借。若因特殊工作需要必須借出使用，查閱單位需在審批表中明確說明理由，并經(jīng)檔案管理人員同意后嚴(yán)格履行登記手續(xù)。借閱期限限定為兩周內(nèi)，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)。同時(shí)，嚴(yán)禁任何個(gè)人查閱或借閱本人及其親屬的干部人事檔案，以維護(hù)檔案管理的公正性和客觀性。五、干部人事檔案鑒別歸檔的標(biāo)準(zhǔn)與流程歸檔的材料必須為正式材料，要求完整、齊全、真實(shí)，文字清晰，對(duì)象明確，并附有承辦單位或個(gè)人的署名及形成材料的日期。對(duì)于需經(jīng)組織審查蓋章的材料，必須履行相應(yīng)手續(xù)；對(duì)于需與本人見面的材料，一般應(yīng)獲得本人的簽字確認(rèn)。歸檔材料的載體應(yīng)符合規(guī)定尺寸，書寫材料也應(yīng)符合要求，不得使用圓珠筆、鉛筆等不符合規(guī)定的書寫工具。歸檔材料應(yīng)逐份登記，并在一個(gè)月內(nèi)歸入本人檔案袋（盒）內(nèi)，每年裝訂入卷一次。六、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞的規(guī)范與要求干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)建立嚴(yán)格的登記制度，確保檔案進(jìn)出手續(xù)完備、逐一登記。轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁個(gè)人攜帶。轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全，經(jīng)過認(rèn)真整理并裝訂成卷。轉(zhuǎn)遞時(shí)必須填寫《干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，嚴(yán)密包封并加蓋密封章后寄出。檔案管理部門在收到外單位轉(zhuǎn)入的檔案后應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì)無誤后及時(shí)回復(fù)寄出單位回執(zhí)。同時(shí)應(yīng)加強(qiáng)與干部調(diào)配、任免單位的配合協(xié)作確保干部人事檔案隨人員變動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)遞到位。七、干部人事檔案保管保密的嚴(yán)格措施在干部人事檔案的保管保密工作中應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和條例規(guī)定不得泄露檔案內(nèi)容和其他機(jī)密事項(xiàng)。檔案庫房應(yīng)堅(jiān)固安全配備必要的防護(hù)設(shè)施定期檢查維護(hù)確保檔案安全無虞。對(duì)保管的檔案應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記并分開保管死亡人員檔案。嚴(yán)禁個(gè)人私自保存檔案材料檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)必須嚴(yán)格履行交接手續(xù)。非檔案管理人員不得進(jìn)入檔案庫房檔案材料不得擅自轉(zhuǎn)移、分散