檔案管理手冊(cè)

檔案管理手冊(cè)（試行版）

目錄

一、分類方案

1.1檔案分類方案

L2檔案分類、歸檔范圍與保管期限表

二、管理辦法

2.1歸檔文件整理方法

2.2員工人事檔案管理辦法

2.3建設(shè)工程檔案管理辦法

2.4聲像檔案管理辦法

2.5會(huì)計(jì)檔案管理辦法

三、規(guī)章制度

3.1檔案保密制度

3.2檔案保管制度

3.3檔案統(tǒng)計(jì)制度

3.4檔案利用查閱制度

3.5檔案鑒定制度

3.6檔案銷毀制度

3.7檔案庫房管理制度

3.8檔案防火安全制度

3.9檔案管理的工作流程

四、其它

附表一案卷封面

附表二卷內(nèi)文件目錄

附表三備考表

附件四聲像檔案目錄

附表五案卷封面

附表六卷內(nèi)目錄

一、分類方案

1.1檔案分類方案

為了加強(qiáng)浙江環(huán)球集團(tuán)公司檔案工車整體建設(shè)與科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，促進(jìn)檔案信息的開

發(fā)利用，根據(jù)企業(yè)檔案管理規(guī)定，使檔案資源更好地為公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際情

況，特制定本分類方案。

本方案主要適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司集團(tuán)本部。檔案的分類整理、組織案卷和排架管理，是各子公

司（版塊）檔案分類的基本依據(jù)。可參照?qǐng)?zhí)行。

（1）企業(yè)檔案一是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種

形式的文件材料。

（2）類號(hào)一是指類目的標(biāo)識(shí)符號(hào)。用以表示類目在分類體系中的位置和排列順序。

（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司行政部負(fù)責(zé)制定《企業(yè)檔案分類方案》。

（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司所屬各子公司參照?qǐng)?zhí)行《企業(yè)檔案分類方案》。

（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類原則是以企業(yè)全部檔案為對(duì)象，依據(jù)企業(yè)管理職能，結(jié)合企

業(yè)檔案構(gòu)成的內(nèi)容及其形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，既可滿足企業(yè)檔案分類管理的需要，又適

當(dāng)考慮了今后發(fā)展的需要，具有一定的包容性和延伸性，便于科學(xué)管理和開發(fā)利用。

（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類以辦公職能為基礎(chǔ)，類目設(shè)置考慮了企業(yè)檔案的實(shí)際情況。

為了便于管理利用，本方案只設(shè)到二級(jí)類目。二級(jí)以下類目的設(shè)置，根據(jù)有關(guān)規(guī)定或?qū)嶋H情況可■自行調(diào)

整。

（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類設(shè)置五級(jí)類目。即：行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、建設(shè)工程類、

會(huì)計(jì)檔案類、特殊載體。一級(jí)類目應(yīng)保持穩(wěn)定，不得變動(dòng)。

（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類二級(jí)類目按照企業(yè)管理職能和檔案特點(diǎn)設(shè)置?！稒n案分類、歸

檔范圍與保管期限表》中所設(shè)二級(jí)類目是企業(yè)檔案分類的基本二級(jí)類目，一般不予變動(dòng)。

（3）二級(jí)以下類目的設(shè)置，各子公司可根據(jù)有關(guān)規(guī)定和自身實(shí)際，參照《檔案分類、歸檔范圍與

保管期限表》中基本范圍自行確定，一股不宜超過三級(jí).

（4）類目的級(jí)位表示上下位的隸屬關(guān)系。檔案數(shù)量少的單位，可只分到一級(jí)或二級(jí)類目。沒有檔

案實(shí)體的類目可空號(hào)不用。

（1）行政管理類的歸檔文件采用：?jiǎn)栴}一年度一保管期限進(jìn)行分類。

（2）經(jīng)營(yíng)管理類的二級(jí)類目按工程程序設(shè)置，三級(jí)類目按建設(shè)項(xiàng)目先后設(shè)置。

（3）建設(shè)工程類的二級(jí)類目按工程開發(fā)先后順序設(shè)置。

（4）會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目按文種設(shè)置。

（1）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類中的類目標(biāo)識(shí)符號(hào)，一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。

（2）浙江環(huán)球集團(tuán)公司企業(yè)檔案分類一級(jí)類目阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。即：

行政管理類-----------------------------0

經(jīng)營(yíng)管理類-----------------------------1

建設(shè)工程類-----------------------------2

會(huì)計(jì)檔案類-----------------------------3

特殊載體---------------------------------4

（1）文書立卷以文件級(jí)排列，示例：0.2.2001-1

IIII案卷順序號(hào)

III年度

II二級(jí)類號(hào)

I一級(jí)類號(hào)

（2）文書以外按分類體系排列，示例：1.2.4-1

IIII卷內(nèi)順序號(hào)

III三級(jí)類號(hào)

I二級(jí)類號(hào)

I一級(jí)類號(hào)

（3）行政管理類的歸檔文件以件為單位進(jìn)行整理，編號(hào)排列方法為：

①歸檔文件在分類方法最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議記錄、紀(jì)要等成

套性文件可集中排列。

②歸檔文件依分類方法和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)

容。

（4）經(jīng)營(yíng)管理類、建設(shè)工程類的編號(hào)排列方法為：

①均采用按大類流水分屬類的排列方法，即在每個(gè)二級(jí)類目?jī)?nèi)按項(xiàng)目開發(fā)先后順序編號(hào)排列。

②均不考慮案卷的保管期限與年度特征，以維護(hù)文件材料的系統(tǒng)和完整性，便于統(tǒng)計(jì)、鑒定、利用

等工作。

（5）會(huì)計(jì)檔案類的編號(hào)排列方法：

①按大類分屬類編號(hào)排列，即在會(huì)計(jì)檔案類下分別按財(cái)務(wù)報(bào)表、帳簿、憑證、其它等四個(gè)二級(jí)類目

順序排列，每個(gè)二級(jí)類目?jī)?nèi)再分別按年度順序排列。

②案卷編號(hào)排列采用按屬類內(nèi)年度流水編號(hào)。

（6）各類檔案的案卷排列，均按該類檔案分類編號(hào)體例依次排列，即按各類案卷順序排列。個(gè)別

企業(yè)由于檔案形成規(guī)律和利用特點(diǎn)不同，為方便提供利用，在保持檔案有機(jī)聯(lián)系和成套性的原則下，可

以采取靈活的排列方法，但必須做到系列規(guī)律，井然有序。

1.2檔案分類、歸檔范圍及保管期限表

一級(jí)類目保管

類目名稱基本范圍備注

類別編號(hào)期限

0股權(quán)管理1.公司章程及修正案；永久

2.股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)形成的各種決

議、決定；

行3.股本結(jié)構(gòu)及相關(guān)權(quán)益的確定調(diào)整、股東

政紅利分配等

管4.董事長(zhǎng)出具的授權(quán)委托書、證明、函等視文件

理有效期

類限

權(quán)證1.非現(xiàn)行使用的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代袒證、永久

商標(biāo)證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書及工商資

質(zhì)申報(bào)資料；

企業(yè)沿革本企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱變更、組織沿革、永久

大事記

行政文件1.本公司向上級(jí)單位報(bào)送的行政類請(qǐng)示及批長(zhǎng)期

復(fù)，現(xiàn)平級(jí)單位的函等，支下級(jí)請(qǐng)求或報(bào)

告的批復(fù)等。

2.企業(yè)與外單位的法律糾紛訴訟案資料，勞

動(dòng)合同糾紛案件資料等。

3.規(guī)章制度、規(guī)范性文件，上級(jí)單位下發(fā)的

規(guī)范性文件

4.與外單位簽訂的行政類合同、協(xié)議；短期

5.本公司發(fā)文。

會(huì)議活動(dòng)1.各類會(huì)議、文娛活動(dòng)的通知。短期

2.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本企業(yè)的長(zhǎng)期

題詞；3.總辦公會(huì)議記錄、紀(jì)要；

3.其它重要行政專題會(huì)議紀(jì)要、記錄。

資產(chǎn)設(shè)備自有產(chǎn)權(quán)房產(chǎn)證、土地證原件（復(fù)印件）、購永久

房協(xié)議

2.固定資產(chǎn)購置與租賃審批、登記卡（簿）、

清單、使用說明書、交接憑證；

3.房屋租賃合同長(zhǎng)期

人事勞資1.員工名冊(cè)（每月）、公司任免文件；永久

2.人員錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)配、退休、考核晉升長(zhǎng)期

等申批記錄、聘用、獎(jiǎng)懲文件；

3.勞動(dòng)工資年報(bào)、分配方案、員工職稱、社

保材料

一級(jí)類目保管

類目名稱基本范圍備注

類別編號(hào)期限

4.員工教育培訓(xùn)記錄短期

1綜合類1.借貸、擔(dān)保、信用合同（資金類）長(zhǎng)期

2.企業(yè)宣傳冊(cè)、刊物、產(chǎn)品樓書、廣告、宣傳報(bào)永久

道的定稿及樣本；

3.產(chǎn)品定價(jià)、調(diào)價(jià)請(qǐng)示及批復(fù)，

4.各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表

5.小區(qū)交接驗(yàn)收記錄、交接明細(xì)表；長(zhǎng)期

6.重要投訴處理記錄、客戶關(guān)系管理記錄；

7.營(yíng)銷策劃書、展會(huì)等促銷活動(dòng)記錄、購房?jī)?yōu)惠短期

審批記錄、房屋交貨驗(yàn)收記錄。

銷售合同類1.商品房買賣合同；商品房補(bǔ)充協(xié)議；車庫買賣永久

合同；協(xié)議等

2.產(chǎn)品說明書

3.質(zhì)量保證書；

4.明碼標(biāo)價(jià)書等

2建設(shè)工程1.本公司開發(fā)的所有樓盤的竣工資料和竣工圖永久

建

（電子文檔）

設(shè)

2.在建工程的前期和與工程施工同步的一系列資

I

料

程

3.市政工程招投標(biāo)資料、竣工資料和竣工圖

類

（電子文檔）

會(huì)計(jì)檔案會(huì)計(jì)憑證類、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)相關(guān)按保

會(huì)31.

制度等；管期

計(jì)

2.審計(jì)報(bào)告、清算資料、會(huì)計(jì)年度預(yù)結(jié)算、種類限要

檔

統(tǒng)計(jì)月、年報(bào)及分析、企業(yè)年檢報(bào)告、成本管理求

案

材料、經(jīng)濟(jì)核算及依據(jù)材料等

類

4聲像檔案1.政府重要領(lǐng)導(dǎo)人、知名人事視察本公司形成的永久

聲像資料；

2.本公司有關(guān)人員參加外界組織的重要會(huì)議，會(huì)

見以及外事活動(dòng)形成的聲像資料；

特

3.本公司組織的重要會(huì)議、活動(dòng)、比賽、表彰等

種形成的聲像資料；

栽記錄本公司重大項(xiàng)目、經(jīng)典樓盤建設(shè)及竣工的聲

體像資料：其他樓盤的調(diào)研資料：

類

4.本公司廣告宣傳活動(dòng)、產(chǎn)品推薦會(huì)的聲像資

料；

5.本公司每次總辦會(huì)錄音資料等。

一級(jí)類目類目名稱基本范圍保管備注

類別編號(hào)期限

特電子檔案1.本公司0A系統(tǒng)中形成的永久和長(zhǎng)期類文件永久

種（與紙質(zhì)文件同）；

載2.工程建設(shè)中形成的材料；

體3.本公司使用的各種數(shù)據(jù)文件；

類4.本公司設(shè)備運(yùn)行中所需要的操作系統(tǒng)；

5.公司在重要外事、文娛活動(dòng)、產(chǎn)品宣傳活動(dòng)中

形成的材料；

6.公司每次總辦會(huì)的PPT

實(shí)物檔案各種榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、錦旗等永久

說明:本表供子公司（版板）參考執(zhí)行，也可根據(jù)實(shí)際情況自行調(diào)整或另行制訂

二、管理方法

2.1歸檔文件整理辦法

為適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要，規(guī)能簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作，提高檔案工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)國(guó)

家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）.《歸檔文件整理工作指南》（ISBN7-5000-6444-6）,結(jié)

合浙江環(huán)球集團(tuán)公司具體情況，特制定本辦法。

本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司、各子公司辦公文件歸檔的整理。

（1）歸檔文件一是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙

質(zhì)文件材料。

（2）歸檔文件整理一是將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之

有序化的過程。

（3）件一是指歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附

件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，來

文與復(fù)文可為一件。

（1）集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)歸檔文件整理工作的指導(dǎo)、檢查。

（2）各子公司職能部門負(fù)責(zé)歸檔文件的整理和歸檔工作。

（1）遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值.便于保管和利用。

（2）反映本單位職能活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均應(yīng)整理歸檔。執(zhí)行《檔案分類、歸檔

范圍與保管期限表》。

（1）質(zhì)量要求

①歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

②整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

（2）裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目

①裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。

A.裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被

轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后。

B.裝訂時(shí)，盡量保持文件的原始面貌。采用左上角裝訂，應(yīng)將左、上側(cè)對(duì)齊；采用左側(cè)裝訂，應(yīng)將

左、下側(cè)對(duì)齊。用線或無酸紙封套等符合檔案保護(hù)要求的材料。

②分類

A.歸檔文件按照企業(yè)檔案分類方案進(jìn)行分類。即：?jiǎn)栴}一年度一保管期限，其中問題內(nèi)只設(shè)一級(jí)類

目。

B.形成的文件數(shù)量少，內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置簡(jiǎn)單的小單位可簡(jiǎn)化分類方案。歸檔文件可以采用年度、機(jī)構(gòu)

（問題）、保管期限等特征進(jìn)行分類，或?qū)⑸鲜鎏卣鹘Y(jié)合使用。

C.每個(gè)立檔單位內(nèi)的歸檔文件只能采用一種分類方案，同一全宗應(yīng)保持分類方案穩(wěn)定。

③排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低?級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間、重要程度等排列。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)

表等成套性文件可集中排列。

④編號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號(hào)，在文件首頁上加案卷封面（見附表一），并填寫相關(guān)

內(nèi)容。填寫歸檔章時(shí)應(yīng)使用符合檔案保護(hù)要求的書寫材料。

A.件數(shù)；案卷內(nèi)文件數(shù)。

B.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“自2001年01月至2001年12月二

C.保管期限：歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱或代碼。簡(jiǎn)稱“永、長(zhǎng)、短”，代碼為“Y、C、D”。

D.頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。當(dāng)歸檔文件上有頁碼時(shí)，無需重編;

當(dāng)歸檔文件上無頁碼時(shí)，需要編頁碼。一般使用阿拉伯?dāng)?shù)字，每件從“1”開始流水編制，正頁編在文

件的右下角，反頁編在文件的左下角。

E.歸檔號(hào)：文件的分類編號(hào)。

⑤編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)浙江環(huán)球集團(tuán)公司檔案分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)逐

件編目；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目。歸檔文件目錄（見附表二）設(shè)置順序號(hào)、責(zé)任者、

文號(hào)、題名、日期、頁號(hào)、備注項(xiàng)目。

卷內(nèi)文件目錄附表二

順

序文號(hào)責(zé)任者題名日期頁號(hào)備注

號(hào)

A.順序號(hào)：填寫卷內(nèi)文件順序號(hào)。一個(gè)文件一個(gè)號(hào)。

B.責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。填寫責(zé)任者項(xiàng)時(shí)使用全稱或通用

簡(jiǎn)稱，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含義不明、難以判斷的簡(jiǎn)稱。

C.文號(hào)：文件的發(fā)文字號(hào)。填寫文號(hào)項(xiàng)時(shí)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略。

D.題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“[]”號(hào)。

E.日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如2001年9月9日，標(biāo)注為

F.頁號(hào)：每一件歸檔文件的頁號(hào)。

G.備注：注釋文件需說明的情況。

（3）紙張尺寸、編制封面、電子版歸檔

①歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)X寬為297mmX210nlm）。

②歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面，目錄編制成冊(cè)的方式與分類方案一致。歸檔文件目錄封面

設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)1問題）等項(xiàng)目。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用

全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

③各子公司檔案部門應(yīng)同時(shí)保存歸檔文件目錄的電子版，并以年度為單位將歸檔文件目錄刻制光盤

保存。

（4）裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同年度、保管

期限、機(jī)構(gòu)（問題）的歸檔文件不應(yīng)放入同一檔案盒內(nèi)，裝不滿一盒時(shí)，應(yīng)通過使用不同厚度的檔案盒來

解決，使文件不至彎曲受損。

①檔案盒尺寸、著錄項(xiàng)

A.項(xiàng)基本原則檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mmX220mm（長(zhǎng)X寬），盒脊厚度

可以根據(jù)需要設(shè)置為20nlm、30mm、40mm、50mm等。

B.檔案盒應(yīng)根據(jù)搜放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）、起止

件號(hào)、盒號(hào)等項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用“一”號(hào)連接；

盒號(hào)即：檔案盒的排列順序號(hào)，沒有進(jìn)館任務(wù)的企業(yè)可不用填寫。

②備考表（見附表三）

A.備考表置于盒內(nèi)文件之后，項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

B.盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

C.整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

D.檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名（子公司為各辦公室主任）。

E.日期：歸檔文件整理完畢的日期。

2.2員工人事檔案管理辦法

2.2.1總則

（1）為加強(qiáng)公司職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，根據(jù)《中華人

民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。

（2）公司職工檔案是企業(yè)人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作

中形成的有關(guān)職工個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的文件材料。

2.2.2機(jī)構(gòu)和職責(zé)

（1）集團(tuán)公司職工檔案由集團(tuán)公司人力資源職能機(jī)構(gòu)管理。子公司（版塊）職工檔案由其辦公室管

理。

（2）職工離職、退休后，其檔案由原所在公司（版塊）在手續(xù)辦妥5口內(nèi)移交集團(tuán)人力資源部保管,

并需裝訂成冊(cè)放入專門的檔案盒。人力資源部每月的25號(hào)前移交集團(tuán)檔案室保管。

（3）公司職工檔案管理部門的職責(zé)：

①保管職工檔案；

②收集、鑒別和整理職工檔案材料；

③辦理職工檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；

④登記職工工作變動(dòng)情況；

⑤為有關(guān)部門提供職工情況；

⑥做好職工檔案的安全、保密、保護(hù)工作；

⑦定期向集團(tuán)檔案室移交檔案（指離職、退休）。

⑧辦理其它有關(guān)事項(xiàng)。

2.2.3檔案的內(nèi)容

（1）公司職工檔案的內(nèi)容和分類：

①履歷材料；

②自傳材料；

③鑒定、考核、考察材料；

④笄定崗位技能和學(xué)歷材料（包括學(xué)歷、學(xué)位、學(xué)績(jī)、培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績(jī)表和評(píng)定技能的考績(jī)、審批等材料）；

⑤政審材料；

⑥參加中國(guó)共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料；

⑦獎(jiǎng)勵(lì)材料；

⑧處分材料；

⑨招用、勞動(dòng)合同，調(diào)動(dòng)、聘用、復(fù)員退伍、轉(zhuǎn)業(yè)、工資、保險(xiǎn)福利待遇、出國(guó)、退休、退職等材料;

⑩其他可供企業(yè)參考的材料。

2.2.4職工檔案材料的編目

每卷職工檔案必須有詳細(xì)的檔案材料目錄。

(1)按照類別排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫。

(2)每類目錄之后，須留出適量的空行(6T0行)，供補(bǔ)充檔案材料時(shí)使用。

(3)目錄填寫要正確，字跡要工整美觀。

(4)填寫目錄后，要檢查核對(duì)，做到準(zhǔn)確無誤。

(5)目錄各欄目的填寫。

①類別的填寫。類號(hào)用漢字，順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。如：第一類履歷材料用漢字“一”表示、

第一類材料的第一件用阿拉伯?dāng)?shù)字“1”表示。

②材料名稱的填寫。根據(jù)材料題目填寫材料名稱。無題目的材料，應(yīng)擬定題目；材料的題目過長(zhǎng)，

可迂當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)

容的，須另行擬定題目。

③材料形成時(shí)間的填寫。一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)

間。

④.材料份數(shù)的填寫。以每份完整的材料(包括正文和附件)為一份，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫。

⑤材料頁數(shù)的填寫。填寫材料的實(shí)際頁數(shù)。

為便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，

應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：

(1)對(duì)超出A4規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行剪裁；

不能剪裁的材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯

形折疊等辦法。折疊后的檔案材料，要架持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開閱讀。

(2)對(duì)破損、卷角、折皺和小于A4規(guī)格的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙;

漿糊和膠水必須能防蟲蝕、不腐蝕紙張；裱糊后的檔案材料要晾干，不得在陽光下暴曬或使用高溫燙烤。

(3)對(duì)過窄或破損未空出裝訂線的檔案材料，須加邊，保證裝訂，不玉字、不損害材料內(nèi)容。

(4)拆除檔案材料上的大頭針、回引針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化銹毀材料。

每個(gè)職工的檔案材料，必須裝訂成卷，做到案卷整齊、平整、裝訂牢固，具體方法：

(1)目錄置于卷首，材料排列順序與目錄相符。

(2)將目錄與材料核對(duì)無誤。

(3)理齊檔案材料。材料條件好的應(yīng)做到四邊整齊，條件較差的，以左邊和下邊兩邊為齊。

(4)打孔。在材料左側(cè)1.5厘米處豎直等間距打三個(gè)孔，孔距7.3厘米，用專用檔案裝訂線裝訂。

(5)使用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)職工檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名。

(6)裝盒。將裝訂好的案卷裝入職工檔案盒中，填寫姓名、檔案號(hào)和籍貫。

(7)職工檔案整理裝訂成卷后，必須正行認(rèn)真細(xì)致的檢查。

企業(yè)職工檔案必須保證書寫質(zhì)量，字跡要工整、清晰，使用碳素墨水或黑色簽字筆，不得使用鉛筆、

圓珠筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫紙等不利于檔案永久保管的書寫材料。

企業(yè)職工檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)

家秘密法》和《企業(yè)檔案管理制度》。

(1)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。？

(2)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批

準(zhǔn)后分別情況予以處理。

(3)在整理檔案過程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止損毀、丟失檔案材料和泄露檔案內(nèi)容，確保

檔案安全。

(4)后續(xù)檔案材料的整理。后續(xù)職工檔案材料，每三個(gè)月整理一次，將材料內(nèi)容填寫到相應(yīng)的目錄中，

并將經(jīng)手人員姓名和日期填寫在備注欄內(nèi)，將材料裝訂到案卷中。

2.2.9檔案的收集、保管和銷毀

(1)人力資源職能機(jī)構(gòu)對(duì)職工講行考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、薪酬等所形成的材料要及時(shí)收集，整理

立卷，保持檔案的完整。

(2)立卷歸檔的材料必須認(rèn)真鑒別，俁證材料的真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查

蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后歸檔。

(3)公司職工檔案材料統(tǒng)一使用A4規(guī)格辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復(fù)寫紙書寫。

(4)按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

(5)集團(tuán)人力資源職能機(jī)構(gòu)案的具體內(nèi)容制作目錄。各子公司(版塊)參照。

(6)嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營(yíng)私舞弊。對(duì)違反規(guī)定者，應(yīng)視情節(jié)輕重，嚴(yán)肅處

理。對(duì)違反《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守秘密法》的，要依法處理。

(7)職工檔案管理部門應(yīng)建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。

因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規(guī)定：

外單位人員查閱檔案應(yīng)憑蓋有單位公章的介紹信。

屹)檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應(yīng)事先提交報(bào)告，說明理由，經(jīng)游總或

潘總批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行登記手續(xù)，并按期歸還。

(3)任何個(gè)人不得查閱或借用本人的檔案。

(4)因工作需要從檔案中取證的，須請(qǐng)示游總或潘總簽字同意后才能復(fù)制辦理。

2.3建設(shè)工程檔案管理辦法

為加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理，維護(hù)房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，更好地為房地產(chǎn)管理工作服務(wù)，根據(jù)《中

華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)城市房地產(chǎn)管理法》、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》、《城市建

設(shè)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，制定本辦法。

建設(shè)工程檔案是指在工程項(xiàng)目的建設(shè)、使用、管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲

像等不同形式的歷史記錄。

本辦法適用于浙江環(huán)球集團(tuán)公司建設(shè)工程檔案的管理。

(1)管理原則

①建設(shè)工程檔案管理工作以權(quán)屬檔案管理為核心，遵循統(tǒng)一組織、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類歸檔、多套分存、

授權(quán)使用的原則。

(2)管理職能

①浙江環(huán)球集團(tuán)公司負(fù)責(zé)制定建設(shè)工程檔案管理辦法，指導(dǎo)和監(jiān)督房產(chǎn)公司的工程項(xiàng)目檔案管理工

作。

建設(shè)工程文件歸檔范圍

保存單位和保管期限

序

歸檔文件建設(shè)施工設(shè)計(jì)監(jiān)理城建

號(hào)單位單位單位單位檔案館

工程準(zhǔn)備階段文件

—、立項(xiàng)文件

1項(xiàng)目建議書永久V

2項(xiàng)目建議書審批意見及前期工作通知書永久V

3可行性研究報(bào)告及附件永久V

4可行性研究報(bào)告審批意見永久V

5關(guān)于立項(xiàng)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話永久V

6專家建議文件永久V

7調(diào)查資料及項(xiàng)目評(píng)估研究材料長(zhǎng)期V

二建設(shè)用地、征地、拆遷文件

1選址申請(qǐng)及選址規(guī)劃意見通知書永久V

2用地申請(qǐng)報(bào)告及縣級(jí)以上人民政府城鄉(xiāng)建設(shè)用地批準(zhǔn)書永久V

3拆遷安置意見、協(xié)議、方案等長(zhǎng)期V

4建設(shè)用地規(guī)劃許可證及其附件永久J

5劃撥建設(shè)用地文件永久V

6國(guó)有土地使用證永久V

三勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)文件

1工程地質(zhì)勘察報(bào)告永久永久V

2水文地質(zhì)勘察報(bào)告、自然條件、地震調(diào)杳永久永久V

3建設(shè)用地釘樁通知單(書)永久V

4地形測(cè)量和拔地測(cè)量成果報(bào)告永久永久V

5申報(bào)的規(guī)劃設(shè)計(jì)條件和規(guī)劃設(shè)計(jì)條件通知書永久長(zhǎng)期V

6初步設(shè)計(jì)圖紙和說明長(zhǎng)期長(zhǎng)期

7技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙和說明長(zhǎng)期長(zhǎng)期

8審定設(shè)計(jì)方案通知書及審查意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

9有關(guān)行政主管部門(人防、環(huán)保、消防、交通、園林、市政、文物、永久V

通訊、保密、河湖、教育、白蟻防治、衛(wèi)生等）批準(zhǔn)文件或取得的

有關(guān)協(xié)議。

10施工圖及其說明長(zhǎng)期長(zhǎng)期

11設(shè)計(jì)計(jì)算書長(zhǎng)期長(zhǎng)期

12政府有關(guān)部門對(duì)施工圖設(shè)計(jì)文件的審批意見永久長(zhǎng)期V

四招投標(biāo)文件

1勘察設(shè)計(jì)招投標(biāo)文件長(zhǎng)期

2勘察設(shè)計(jì)承包合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

3施工招投標(biāo)文件長(zhǎng)期

4施工承包合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

5工程監(jiān)理招投標(biāo)文件長(zhǎng)期

6監(jiān)理委托合同長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

五開工審批文件

1建設(shè)項(xiàng)目列入年度計(jì)劃的申報(bào)文件永久V

2建設(shè)項(xiàng)目列入年度的批復(fù)文件或年度計(jì)劃項(xiàng)目表永久J

3規(guī)劃審批申報(bào)表及報(bào)送的文件和圖紙永久

4建設(shè)工程規(guī)劃許可證及其附件永久V

5建設(shè)工程開工審查表永久

6建設(shè)工程施工許可證永久V

7投資許可證、審計(jì)證明、繳納綠化建設(shè)費(fèi)等證明長(zhǎng)期V

8工程質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)長(zhǎng)期V

六財(cái)務(wù)文件

1工程投資估算材料短期

2工程設(shè)計(jì)概算材料短期

3施工圖預(yù)算材料短期

4施工預(yù)算短期

七建設(shè)、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)及負(fù)責(zé)人

1工程項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期V

2工程項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)（項(xiàng)目監(jiān)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

3工程項(xiàng)目施工管理機(jī)構(gòu)（施工項(xiàng)目經(jīng)理部）及負(fù)責(zé)人名單長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

監(jiān)理文件

1監(jiān)理規(guī)劃

(1)監(jiān)理規(guī)劃長(zhǎng)期短期V

(2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則長(zhǎng)期短期V

(3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等長(zhǎng)期短期

2監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問題長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

3監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問題長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

4進(jìn)度控制

(1)工程開工/復(fù)工審批表長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(2)工程開工/復(fù)工暫停令長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

5質(zhì)量控制

(1)不合格項(xiàng)目通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

6造價(jià)控制

(1)預(yù)付款報(bào)審與支付短期

(2)月付款報(bào)審與支付短期

⑶設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)長(zhǎng)期

(4)工程竣工決算審核意見書長(zhǎng)期V

7分包資質(zhì)

(1)分包單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期

(2)供貨單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期

(3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料長(zhǎng)期

8監(jiān)理通知

(1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期

(2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期

(3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知長(zhǎng)期長(zhǎng)期

9合同與其他事項(xiàng)管理

(1)工程延期報(bào)告及審批永久長(zhǎng)期V

(2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批長(zhǎng)期長(zhǎng)期

(3)合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見永久長(zhǎng)期V

(4)合同變更材料長(zhǎng)期長(zhǎng)期

10監(jiān)理工作總結(jié)

(1)專題總結(jié)長(zhǎng)期短期

(2)月報(bào)總結(jié)長(zhǎng)期短期

(3)工程竣工總結(jié)長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(4)質(zhì)量評(píng)價(jià)意見報(bào)告長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

施工文件

—b建設(shè)安裝工程

（一）土建（建筑與結(jié)構(gòu)）工程

1施工技術(shù)準(zhǔn)備文件

(1)施工組織設(shè)計(jì)長(zhǎng)期

(2)技術(shù)交底長(zhǎng)期長(zhǎng)期

(3)圖紙會(huì)審記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(4)施工預(yù)算的編制和審查短期短期

(5)施工日志短期短期

2阿工現(xiàn)場(chǎng)準(zhǔn)備

(1)控制網(wǎng)設(shè)置資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(2)工程定位測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(3)基槽開挖線測(cè)量資料長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(4)施工安全措施短期短期

(5)施工環(huán)保措施短期短期

3地基處理記錄

(1)地基釬探記錄和釬探平面布點(diǎn)圖永久長(zhǎng)期V

(2)驗(yàn)槽記錄和地基處理記錄永久長(zhǎng)期V

⑶樁基施工記錄永久長(zhǎng)期V

(4)試樁記錄長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

4工程圖紙變更記錄

(1)設(shè)計(jì)會(huì)議會(huì)審記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(2)設(shè)計(jì)變更記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(3)工程洽商記錄永久長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

5施工材料預(yù)制構(gòu)件質(zhì)量證明義件及復(fù)試試驗(yàn)報(bào)告

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集

(1)長(zhǎng)期V

料試驗(yàn)匯總表

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、隔熱保溫、防腐材料、輕集

(2)長(zhǎng)期V

料出廠證明文件

砂、石、磚、水泥、鋼筋、防水材料、輕集料、焊條、瀝青復(fù)試試

(3)長(zhǎng)期V

驗(yàn)報(bào)告

(4)預(yù)制構(gòu)件（鋼、混凝土）出廠合格證、試驗(yàn)記錄長(zhǎng)期V

(5)工程物質(zhì)選樣送審表短期

(6)進(jìn)場(chǎng)物質(zhì)批次匯總表短期

(7)工程物質(zhì)進(jìn)場(chǎng)報(bào)驗(yàn)表短期

6施工試驗(yàn)記錄

(1)土壤（素土、灰土）干密度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期V

(2)土壤（素土、灰土）擊實(shí)試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期V

(3)砂漿配合比通知單長(zhǎng)期

(4)砂漿（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期V

(5)混凝土配合比通知單長(zhǎng)期

(6)混凝土（試塊）抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期V

(7)混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期V

(8)商品混凝土出廠合格證、復(fù)試報(bào)告長(zhǎng)期V

(9)鋼筋接頭（焊接）試驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期V

(10)防水工程試水檢查記錄長(zhǎng)期

(11)樓地面、屋面坡度檢查記錄長(zhǎng)期

(12)土壤、砂漿、混凝土、鋼筋連接、混凝土抗?jié)B試驗(yàn)報(bào)告匯總表長(zhǎng)期V

7隱蔽工程檢查記錄

(1)基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)鋼筋工程長(zhǎng)期長(zhǎng)期V

(2)鋼結(jié)構(gòu)工程