高職院校新校區(qū)基建檔案全過程管理探析

【摘要】隨著高職教育的快速發(fā)展，越來越多的高職院校開始新校區(qū)的建設(shè)，基建檔案管理問題也隨之出現(xiàn)。明確基建檔案管理的地位，使檔案管理成為建設(shè)項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)，規(guī)范基建檔案管理，實(shí)施高職院校新校區(qū)基建檔案全過程管理十分必要;同時(shí)采取系列措施，逐步建立和完善高職院校新校區(qū)基建檔案管理機(jī)構(gòu)、管理部門，落實(shí)相關(guān)的基建檔案管理制度，不斷提升相關(guān)人員的檔案管理意識和檔案管理水平，創(chuàng)新管理模式與推進(jìn)基建檔案管理信息化等，以保障高職院校新校區(qū)基建檔案全過程管理的順利實(shí)施。【關(guān)鍵詞】高職院校新校區(qū)

基建檔案

問題

全過程管理

保障措施一、目前高職院校新校區(qū)基建檔案管理中存在的問題（一）基建檔案多且雜，檔案管理較為混亂近年來，職業(yè)教育的不斷發(fā)展，催化了新校區(qū)的項(xiàng)目建設(shè)，在項(xiàng)目建設(shè)全過程中形成的基建文件數(shù)量自然成幾何級數(shù)增長。這些基建文件本來就基數(shù)龐大且類型眾多，而且專業(yè)性強(qiáng)，整理難度高，稍有不慎，就會導(dǎo)致檔案管理工作中的混亂，比如，單體工程中的部分材料與其他工程摻雜在一起，難以區(qū)分;多家單位共同從事一項(xiàng)施工項(xiàng)目，導(dǎo)致檔案整理規(guī)格與標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，帶來歸檔中的困難;還有一些檔案不符合歸檔要求，公章欠缺、圖紙不符以及亂涂亂改現(xiàn)象嚴(yán)重。（二）重視程度不高，管理水平亟待提高高職院校新校區(qū)建設(shè)過程當(dāng)中，不論是作為業(yè)主的校方，還是站在建設(shè)施工角度的發(fā)包方、承包方，其關(guān)注的工作重點(diǎn)無不在工程進(jìn)展方面，對于項(xiàng)目推進(jìn)過程中形成的基建檔案的管理工作卻“不聞不問”，這種“重施工而輕管理”的思想誤區(qū)，直接導(dǎo)致了當(dāng)前高職院校基建檔案管理的困境。目前，高職院?；n案很少被看作是專業(yè)類型的檔案而被單獨(dú)管理，工作中經(jīng)費(fèi)不足、人才不足等問題較為突出，很多基建檔案沒有專人負(fù)責(zé)，也沒有專業(yè)化的檔案室進(jìn)行存放，這就導(dǎo)致基建檔案管理水平常年止步不前。此外，由于缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制和責(zé)任機(jī)制，因此檔案管理制度難以落實(shí)，工作的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性也往往不佳。（三）歸檔周期較長，檔案流失嚴(yán)重高職院校新校區(qū)建設(shè)周期往往需要幾年甚至更長的時(shí)間，建筑項(xiàng)目數(shù)量多，建設(shè)規(guī)模大，而傳統(tǒng)基建檔案的管理工作，工作人員習(xí)慣于采用“事后管理”的方式，總是等到基建項(xiàng)目完成之后，再進(jìn)行各類文件的統(tǒng)計(jì)和整體，“戰(zhàn)線”拉的太長，很多資料都在項(xiàng)目推進(jìn)過程中遺失或者損毀了，這就導(dǎo)致后期基建檔案的完整性不足，基建檔案對工作完整性的反映不佳，這在很大程度上降低了高職院校新校區(qū)基建檔案的管理價(jià)值。二、實(shí)施高職院校新校區(qū)基建檔案全過程管理針對高職院校新校區(qū)基建檔案管理工作中的種種問題與困難，筆者根據(jù)多年檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合高職院校新校區(qū)建設(shè)實(shí)際和檔案工作規(guī)律，提出了基建檔案全過程管理方法，即根據(jù)基建項(xiàng)目的推進(jìn)步驟，與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行各類文書資料的收集和整理工作。具體來說，就是將檔案管理深入到基建項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，全程參與基建文書資料的跟蹤、檢查、指導(dǎo)和收集等工作，待項(xiàng)目完全結(jié)束之后，再將資料進(jìn)行系統(tǒng)的歸檔處理并移交相應(yīng)檔案管理部門。（一）明確基建檔案管理的地位，使檔案管理成為建設(shè)項(xiàng)目管理的重要環(huán)節(jié)在基建項(xiàng)目開始之前，高職院校就應(yīng)該有意識地建立專業(yè)化的基建檔案工作隊(duì)伍，并使其成為新校區(qū)建設(shè)指揮部的一份子，只有首先明確基建檔案管理的重要性，才能提升檔案管理部門的話語權(quán)，才能實(shí)現(xiàn)內(nèi)部無障礙的溝通和聯(lián)系。另外，高職院校檔案管理部門應(yīng)該不斷向相關(guān)單位宣傳檔案法規(guī)與管理要求，建立明確的檔案收集、整理及借閱制度，并通過專門的檔案室的建立，做好前期的檔案收集、保管工作，保證高職院校新校區(qū)基建檔案的安全與完整。（二）強(qiáng)調(diào)高職院校檔案部門的基礎(chǔ)作用，實(shí)現(xiàn)對基建檔案管理的全過程介入由于建設(shè)單位對于檔案的重要性認(rèn)識不足、檔案管理工作中的專業(yè)性不強(qiáng)，因此，要保證高職院校新校區(qū)基建檔案管理的質(zhì)量，還是要依靠高職院校檔案管理部門的專業(yè)力量。高職院校檔案管理部門必須克服“等、靠、要”的消極態(tài)度，主動投入到基建工程建設(shè)全過程當(dāng)中，從場地勘察、方案設(shè)計(jì)、招標(biāo)合同制定之時(shí)起，就要提前入手，打好招呼，督促、指導(dǎo)做好前期文件的整理、錄入等工作，并按照相關(guān)規(guī)范，保障每一個(gè)工作步驟中的檔案都符合分類清晰、目錄明確、順序一致、范圍合理等原則，以為后續(xù)基建檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。三、高職院校新校區(qū)基建檔案全過程管理的保障機(jī)制（一）提升相關(guān)人員的檔案管理意識和檔案管理水平高職院校新校區(qū)基建檔案管理水平的提升，與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)人員的檔案意識提升息息相關(guān)，為此，應(yīng)有意識地強(qiáng)化對于建設(shè)項(xiàng)目文書管理單位和文書管理人員的檔案法規(guī)宣傳與培訓(xùn)，促有使相關(guān)人員具備一定的檔案專業(yè)知識，明白檔案管理在施工建設(shè)以及后期學(xué)校發(fā)展中的重要作用，并以規(guī)范的形式，強(qiáng)調(diào)相關(guān)單位對于基建檔案管理工作的配合要求，保證基建檔案收集工作的順暢，這是保證全程檔案管理模式順利實(shí)施的必要條件。（二）建立高職院校新校區(qū)基建檔案管理機(jī)構(gòu)，完善基建檔案管理相關(guān)制度為了確保高職院校新校區(qū)基建檔案全程管理的順利進(jìn)行，應(yīng)當(dāng)建立專門的基建檔案管理機(jī)構(gòu)，從而根據(jù)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)，編制符合實(shí)際的基建檔案分類及管理方案，做好檔案法規(guī)的宣傳、檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的制定等工作;此外，還要重視基建檔案管理制度的建立，明確檔案審核、移交、結(jié)算制度，規(guī)范檔案借閱流程，從而從保證基建檔案管理工作有法可依、有章可循。（三）創(chuàng)新管理模式，推進(jìn)基建檔案管理信息化技術(shù)手段的創(chuàng)新，是高職院?；n案管理水平和管理效率提升的關(guān)鍵，為此，高職院校應(yīng)大力推進(jìn)基建檔案管理信息化、電子化管理。如通過電子掃描的方式，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，從而方便查閱、避免損毀;開發(fā)更加智能的辦公軟件和檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部工作系統(tǒng)之間的有效銜接，保證實(shí)現(xiàn)對基建檔案的隨時(shí)跟蹤、隨時(shí)傳遞和隨時(shí)獲取，以此提高