《秘書實(shí)務(wù)》教案 項(xiàng)目二 信息工作

《秘書實(shí)務(wù)》電子教案項(xiàng)目二教案設(shè)計(jì)項(xiàng)目課題項(xiàng)目二信息工作授課時(shí)間授課對(duì)象學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握信息的概念、特征及分類;了解信息對(duì)秘書工作的作用;掌握秘書獲取信息的范圍。掌握信息處理的流程;掌握信息傳遞的方式和要求。掌握信息分類的知識(shí)和技巧;掌握著錄的方法;掌握信息檢索系統(tǒng)的建立;掌握信息保管中的問題和方式。掌握對(duì)秘書的保密要求;掌握文件保密工作的內(nèi)容;掌握通信保密、會(huì)議保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密、商務(wù)保密的要求。掌握溝通的基本方法和技巧;掌握與領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶溝通的方法。學(xué)情分析此章是介紹信息工作內(nèi)容，包括信息獲取、信息傳遞與處理、信息存儲(chǔ)、保密工作以及溝通與協(xié)調(diào)，分為五個(gè)任務(wù)開展教學(xué)活動(dòng)。重、難點(diǎn)重點(diǎn)1.能夠掌握信息獲取的方法。2.能夠掌握信息處理與傳遞的方法。3.能夠掌握信息分類的方法。4.能夠掌握工作中可能遇到的保密要求。5.能夠掌握有效溝通的原則,與領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶進(jìn)行有效溝通,形成和諧關(guān)系。難點(diǎn)掌握有效溝通的原則,與領(lǐng)導(dǎo)、同事、客戶進(jìn)行有效溝通,形成和諧關(guān)系教學(xué)方法講授法教學(xué)用具教材、課件等教學(xué)流程教學(xué)環(huán)節(jié)教學(xué)內(nèi)容備注講授新知任務(wù)一信息獲取信息的概念、特征及分類信息有廣義與狹義之分。廣義的信息是指對(duì)物質(zhì)世界中的各種事物特征、形態(tài)和運(yùn)動(dòng)變化的客觀描述,是一種客觀存在,與人們主觀上是否感覺得到它的存在沒有關(guān)系。狹義的信息是指信息接受主體所感受到并能理解的東西。信息一般有四種形態(tài),即數(shù)據(jù)、文本、聲音和圖像。信息包括以下特征：普遍存在性、可傳播性、可存儲(chǔ)性、可再生性、可共享性、價(jià)值時(shí)效性。信息可以按信息源的性質(zhì)、按人對(duì)信息的感知方式、按信息的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)、按信息的作用時(shí)間、按信息來源的方向、按信息的反映形式劃分。信息對(duì)秘書工作的作用對(duì)于秘書而言,秘書工作中的信息就是指反映秘書活動(dòng)及其變化、發(fā)展情況,以及為滿足秘書活動(dòng)的需要而提供的消息、情況、動(dòng)態(tài)、問題等相關(guān)知識(shí)。信息與信息處理滲透在秘書工作的各個(gè)方面。秘書對(duì)信息的獲取秘書應(yīng)該具有經(jīng)常性收集信息的意識(shí)并養(yǎng)成這種習(xí)慣,以日常收集、積累、加工有關(guān)背景性和基礎(chǔ)性的信息資料為基礎(chǔ),做到日積月累、持之以恒、有備無患;也要根據(jù)工作需要,相對(duì)集中地突擊查詢和整理一些專業(yè)性的信息資料。秘書應(yīng)將經(jīng)常收集和臨時(shí)查詢這兩個(gè)方面的信息資料很好地結(jié)合起來加以使用,從而保證在工作中發(fā)揮積極的作用。任務(wù)二信息處理與傳遞信息處理信息處理是整個(gè)信息工作的核心,是保證信息全面、真實(shí)、有效的決定性環(huán)節(jié)之一。信息處理主要有四道程序,即信息篩選、信息校核、信息加工、信息編制。信息傳遞信息經(jīng)過有效加工后,需要通過各種傳播途徑及時(shí)提供給信息接收者和使用者。傳遞使信息收集、加工成為有效的勞動(dòng)。一般而言,信息傳遞的速度越快、范圍越廣,信息的利用率就越高。在信息傳遞中,要注意合理分流,即將各方匯集的信息經(jīng)綜合和科學(xué)分類后合理投送,從而更適合接受者利用。任務(wù)三信息存儲(chǔ)信息資料的分類按信息資料的加工程度分類,可以分為原始資料和加工資料。按信息資料的內(nèi)容分類,即根據(jù)資料的內(nèi)容性質(zhì)來劃分不同的類別,應(yīng)根據(jù)收集、積累的資料情況和本人工作中需要的情況來確定類別。按信息資料的來源或部門分類,即先按信息產(chǎn)生的地區(qū)(地域或行政區(qū)劃)或部門進(jìn)行分類,再按字母先后順序排列的方法。按信息資料的時(shí)間分類,即按信息資料內(nèi)容形成時(shí)間的先后進(jìn)行排序的方法,對(duì)于史料、重大活動(dòng)事件的資料、工作動(dòng)態(tài)性資料及法令法規(guī)和政策性資料,可以采用這種分類方法。按信息資料的密級(jí)分類,主要適用于對(duì)文件資料和內(nèi)部參考資料的分類。按信息資料的依附形式分類的方法是形式分類法。信息的著錄著錄是對(duì)具體的信息資料進(jìn)行如實(shí)的記載。一般按照一定的格式制成分類卡片,用簡明扼要的語言填寫。建立信息檢索系統(tǒng)信息檢索是根據(jù)使用者的特定需要從大量的信息合集中獲取所需信息的過程。建立信息檢索系統(tǒng),可使大量的信息資料歸類存放,需要時(shí)按類查找。信息的保管信息的保管是指信息資料入庫的存放和維護(hù)。信息存儲(chǔ)的方法有書面存儲(chǔ)、聲像存儲(chǔ)、計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)等。任務(wù)四保密工作保密工作的內(nèi)容及要求從宏觀角度來看,保密工作的內(nèi)容包括制定保密條例及組織內(nèi)部相應(yīng)的保密規(guī)章,建立保密機(jī)構(gòu),開展宣傳保密教育,研制、開發(fā)和應(yīng)用保密技術(shù),進(jìn)行檢查督促,查處泄密事件,開展保密理論研究等方面。從微觀角度來看,根據(jù)秘書的實(shí)際工作需要,其內(nèi)容主要有文件保密、通信保密、會(huì)議保密、宣傳報(bào)道保密、計(jì)算機(jī)保密、商務(wù)保密等。保守國家秘密是每個(gè)公民特別是公職人員的基本義務(wù),也是一條重要的政治紀(jì)律和工作紀(jì)律。綜合全局性工作來看,秘書部門處于各單位的樞紐地位,是文字和信息中心,其保密范圍也比其他部門廣泛。因此,保密工作是秘書工作的重要組成部分,保守國家秘密是秘書的職責(zé)和義務(wù)。文件保密文件保密是指文件在撰制、傳遞、辦理和保管的保密工作。通信保密使用前應(yīng)對(duì)通信線路和設(shè)備采取防竊措施;對(duì)進(jìn)口的通信設(shè)備進(jìn)行嚴(yán)格的安全保密檢查。不得在普通的固定電話、無繩電話、移動(dòng)電話、電視電話、對(duì)講機(jī)中傳遞秘密信息。會(huì)議保密包括會(huì)議準(zhǔn)備階段的保密、會(huì)議期間的保密、會(huì)后的保密。宣傳報(bào)道保密對(duì)不宜公開宣傳報(bào)道的事項(xiàng)或介于密與非密之間的事項(xiàng),原則上都不宣傳報(bào)道。必須公開報(bào)道時(shí),應(yīng)按程序報(bào)請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自行事。計(jì)算機(jī)保密為防止電磁信號(hào)泄密,機(jī)房應(yīng)設(shè)置在有安全保障的地方,并加裝屏蔽網(wǎng)絡(luò)或電子干擾儀。計(jì)算機(jī)在安裝使用之前,必須由專門的機(jī)構(gòu)對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行安全和保密的技術(shù)檢測,對(duì)資料進(jìn)行加密,并設(shè)定屏保方案。商務(wù)保密商務(wù)保密包括商業(yè)秘密文件和資料、科研技術(shù)、經(jīng)營策略、生產(chǎn)工藝等方面的保密。任務(wù)五溝通與協(xié)調(diào)溝通概述溝通是指信息傳遞和交流的過程,是人們?yōu)榱诉_(dá)到既定目標(biāo),用恰當(dāng)?shù)恼Z言符號(hào),把信息、思想和情感進(jìn)行傳遞的過程。與領(lǐng)導(dǎo)溝通與領(lǐng)導(dǎo)溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系包括三個(gè)原則：相互尊重的原則；服從領(lǐng)導(dǎo)的原則；輔助領(lǐng)導(dǎo)的原則。與同事溝通與同事溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系包括以下三個(gè)原則：對(duì)待同事一視同仁,不區(qū)別對(duì)待,不分親疏遠(yuǎn)近；以誠待人,胸懷坦蕩；待人接物,寬容豁達(dá)。與客戶溝通客戶溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系包括以下四個(gè)原則：正確認(rèn)識(shí)秘書與客戶之間的關(guān)系,不是簡單的服務(wù)與被服務(wù)關(guān)系,而是合作關(guān)系；區(qū)分不同客戶,有針對(duì)性地選擇待