DB14-T2498-2022檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理指南

DB14/T2498—2022

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理指南

1范圍

本文件提供了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理的指導(dǎo)和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應(yīng)用、

維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置等方面內(nèi)容。

本文件適用檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

RB/T214—2107檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求

CNAS-CL01：2018檢測(cè)和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則

3術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

3.1

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員

檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)中從事技術(shù)管理和專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作的人員，包括但不限于：管理層、技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量

負(fù)責(zé)人、授權(quán)簽字人、提出意見(jiàn)和解釋的人員、內(nèi)審員、質(zhì)量監(jiān)督員、操作各類(lèi)儀器設(shè)備、從事檢驗(yàn)檢

測(cè)、抽（采）樣人員、合同評(píng)審人員、樣品管理人員、技術(shù)檔案管理人員、儀器設(shè)備管理人員等。

4總則

4.1檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜明確人員技術(shù)檔案全程化和集中化管理的職能部門(mén)。

4.2負(fù)責(zé)人員技術(shù)檔案的部門(mén)宜指定專(zhuān)人進(jìn)行技術(shù)檔案的管理工作。負(fù)責(zé)技術(shù)檔案管理的工作人員熟

悉檔案管理的法律、法規(guī)和政策，具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，嚴(yán)格遵守檔案管理的保密規(guī)定是十分

必要的。

4.3有條件的檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜按GB/T18994的要求建立專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管

理。

4.4歸檔范圍、管理、利用與服務(wù)、維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置是檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理的關(guān)

鍵環(huán)節(jié)，相關(guān)指南見(jiàn)第5章～第9章。

4.5人員技術(shù)檔案的內(nèi)容根據(jù)不同工作崗位職責(zé)可以包括第5章中的全部?jī)?nèi)容，也可以只包含其中若

干項(xiàng)，但是滿(mǎn)足RB/T214—2017和CNAS-CL01：2018要求是至關(guān)重要的。

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4.6本文件建議收集和管理的人員技術(shù)檔案，其規(guī)格除特殊外部文件外，紙張大小宜采用A4規(guī)格。

5歸檔范圍

5.1歸檔內(nèi)容

宜考慮基本材料；職業(yè)資格、任職要求、評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）材料；社會(huì)團(tuán)體材料；授

權(quán)（任命）證明材料；教育、培訓(xùn)材料；科研項(xiàng)目材料；論文、論著、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)明專(zhuān)利材料；能力監(jiān)控

材料等。

5.2基本材料

基本材料宜考慮以下內(nèi)容：

——身份證；

——人員履歷表；

——畢業(yè)證；

——學(xué)位證書(shū)；

——英語(yǔ)等級(jí)證書(shū)；

——計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)；

——人事（勞動(dòng)）合同；

——專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核登記表；

——檢驗(yàn)檢測(cè)人員公正性和保密承諾書(shū)；

——人員離職證明相關(guān)資料等。

5.3職業(yè)資格、任職要求、評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）材料

職業(yè)（任職）資格、評(píng)（聘）專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）材料宜考慮以下內(nèi)容：

——專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)；

——專(zhuān)業(yè)技術(shù)聘任證書(shū)；

——職業(yè)資格證書(shū)；

——技術(shù)比武、勞動(dòng)競(jìng)賽獲獎(jiǎng)證書(shū)等。

5.4參加社會(huì)團(tuán)體材料

參加社會(huì)團(tuán)體材料宜考慮以下內(nèi)容：

——理事證書(shū)；

——委員證書(shū)；

——其他技術(shù)類(lèi)聘書(shū)等。

5.5授權(quán)（任命）證明材料

授權(quán)（任命）證明材料宜考慮以下內(nèi)容：

——最高管理層；

——技術(shù)負(fù)責(zé)人；

——質(zhì)量負(fù)責(zé)人；

——提出意見(jiàn)和解釋的人員；

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——質(zhì)量監(jiān)督員；

——內(nèi)審員；

——檢驗(yàn)檢測(cè)；

——儀器設(shè)備操作；

——抽（采）樣；

——合同評(píng)審人員等。

5.6教育、培訓(xùn)材料

教育、培訓(xùn)材料宜考慮以下內(nèi)容：

——內(nèi)部培訓(xùn)登記表；

——培訓(xùn)結(jié)果評(píng)價(jià)表；

——進(jìn)修學(xué)習(xí)證明；

——專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議/科技研討會(huì)邀請(qǐng)函/通知書(shū)；

——繼續(xù)教育、專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)證書(shū)等。

5.7科研項(xiàng)目材料

科研項(xiàng)目材料宜考慮以下內(nèi)容：

——項(xiàng)目/課題/成果專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作立項(xiàng)、過(guò)程、驗(yàn)收證明材料；

——結(jié)題、鑒定證書(shū)；

——獲獎(jiǎng)證書(shū)等。

5.8論文、論著、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)明專(zhuān)利材料

論文、論著、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)明專(zhuān)利材料宜考慮以下內(nèi)容：

——論文、論著、軟著；

——發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)文本及其他公告、備案等文件；

——發(fā)明及實(shí)用新型專(zhuān)利證書(shū)；

——專(zhuān)利轉(zhuǎn)化成果證明材料；

——技術(shù)報(bào)告等。

5.9能力監(jiān)控材料

能力監(jiān)控材料宜考慮以下內(nèi)容：

——參加新檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目的相關(guān)材料；

——能力驗(yàn)證結(jié)果、證明；

——人員監(jiān)督及評(píng)價(jià)記錄；

——人員監(jiān)控及評(píng)價(jià)記錄

——人員能力評(píng)價(jià)確認(rèn)記錄等。

6管理

6.1收集

6.1.1人員技術(shù)檔案管理者全面、完整、客觀、真實(shí)、及時(shí)地收集每位機(jī)構(gòu)人員的技術(shù)材料是至關(guān)重

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要的。

6.1.2人員技術(shù)檔案管理者收集每位機(jī)構(gòu)人員第5章中相關(guān)材料時(shí)，宜先核驗(yàn)確認(rèn)所有原件準(zhǔn)確無(wú)誤，

再?gòu)?fù)印所有材料，然后將原件退還回，保留復(fù)印件。

6.1.3人員技術(shù)檔案管理者宜主動(dòng)提醒新入職人員，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交第5章中相關(guān)的技術(shù)材料。

6.1.4檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員符合第5章中的技術(shù)材料存在更新或新生成時(shí)，如參加新的培訓(xùn)活動(dòng)、發(fā)表

新的專(zhuān)業(yè)論文等，宜主動(dòng)向技術(shù)檔案管理者提交新生成的技術(shù)材料。

6.1.5人員技術(shù)檔案管理者宜按照策劃的周期，核查確認(rèn)本機(jī)構(gòu)人員第5章中的尤其是動(dòng)態(tài)生成的技

術(shù)材料是否全部收集。

6.2整理與歸檔

6.2.1人員技術(shù)檔案宜按照一人一檔的原則進(jìn)行整理歸檔。

6.2.2人員技術(shù)檔案材料宜按照生成的時(shí)間、材料內(nèi)容的主次關(guān)系進(jìn)行排列，做到目錄清楚、分類(lèi)準(zhǔn)

確、編排有序是至關(guān)重要的，可以參照附錄A進(jìn)行分類(lèi)。

6.2.3對(duì)人員技術(shù)檔案宜進(jìn)行紙質(zhì)版與數(shù)字化同步編目，分類(lèi)排列。

7應(yīng)用

7.1人員技術(shù)檔案的應(yīng)用遵守資質(zhì)認(rèn)定和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可相關(guān)保密原則是至關(guān)重要的。借閱、歸還時(shí)宜履

行登記手續(xù)。

7.2資質(zhì)認(rèn)定管理部門(mén)和中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員評(píng)審組開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)或遠(yuǎn)程評(píng)審時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜

按照評(píng)審專(zhuān)家的要求，提供相關(guān)人員的技術(shù)檔案。

7.3檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)按策劃的周期開(kāi)展內(nèi)部審核和管理評(píng)審時(shí)，關(guān)注人員技術(shù)檔案的管理情況是十分必

要的。

7.4檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)制定人員培訓(xùn)方案或計(jì)劃時(shí)，宜查閱人員技術(shù)檔案，科學(xué)地識(shí)別培訓(xùn)需求。

7.5檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜根據(jù)人員技術(shù)檔案開(kāi)展人員技術(shù)能力評(píng)價(jià)工作。

7.6機(jī)構(gòu)人員離職時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜根據(jù)人員技術(shù)檔案向離職人員出具相關(guān)從業(yè)技術(shù)證明。

8維護(hù)與改進(jìn)

由于管理政策和規(guī)定要求變更；外部評(píng)審、內(nèi)部審核和管理評(píng)審發(fā)現(xiàn)等原因，人員技術(shù)檔案需要補(bǔ)

充或更新時(shí)，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)宜按照相關(guān)程序及本文件的規(guī)定采取維護(hù)與改進(jìn)措施。

9保管與處置

9.1與檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)簽訂勞動(dòng)合同的人員其技術(shù)檔案宜保管至其離職時(shí)當(dāng)期資質(zhì)認(rèn)定和/或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)

可有效期滿(mǎn)后，再保存6年。與檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)簽訂人事關(guān)系的人員技術(shù)檔案，其退休或辭職后應(yīng)保存至

當(dāng)期資質(zhì)認(rèn)定和/或?qū)嶒?yàn)室認(rèn)可有效期滿(mǎn)后，再保存6年。

9.2當(dāng)人員技術(shù)檔案滿(mǎn)足保管期限后銷(xiāo)毀時(shí)，宜參照國(guó)家關(guān)于檔案銷(xiāo)毀的相關(guān)規(guī)定和程序執(zhí)行。

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附錄A

（資料性）

人員技術(shù)檔案目錄

人員技術(shù)檔案目錄格式見(jiàn)表A.1人員技術(shù)檔案目錄。

表A.1人員技術(shù)檔案目錄

姓名：上崗證編號(hào)：

序號(hào)相關(guān)資料數(shù)量備注

身份證□

1人員履歷表□

專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員年度考核登記表□

畢業(yè)證、學(xué)位證書(shū)□

2

英語(yǔ)等級(jí)證書(shū)、計(jì)算機(jī)等級(jí)證書(shū)□

3人事（勞動(dòng)）合同□

專(zhuān)業(yè)技術(shù)資格證書(shū)□

4專(zhuān)業(yè)技術(shù)聘任證書(shū)□

職業(yè)資格證書(shū)□

理事聘書(shū)□

5委員證書(shū)□

其他技術(shù)類(lèi)聘書(shū)□

上崗證明材料□

6

授權(quán)證明文件□

培訓(xùn)計(jì)劃表□

培訓(xùn)通知書(shū)□

7培訓(xùn)結(jié)果評(píng)價(jià)表□

進(jìn)修學(xué)習(xí)證明□

專(zhuān)業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議/科技研討會(huì)邀請(qǐng)函/通知書(shū)/參會(huì)證□

項(xiàng)目/課題/成果專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作立項(xiàng)、過(guò)程、驗(yàn)收證明材料□

8完成證書(shū)□

獲獎(jiǎng)證書(shū)□

論文□

9

技術(shù)報(bào)告□

發(fā)明及實(shí)用新型專(zhuān)利證書(shū)□

10

專(zhuān)利轉(zhuǎn)讓成果證書(shū)□

開(kāi)展新檢驗(yàn)檢測(cè)項(xiàng)目可研性報(bào)告、立項(xiàng)報(bào)告、模擬試驗(yàn)、方法驗(yàn)證、儀器

設(shè)備比對(duì)、人員比對(duì)、結(jié)果評(píng)價(jià)記錄□

11能力驗(yàn)證任務(wù)書(shū)、原始記錄、結(jié)果證書(shū)□

授權(quán)簽字人證明□

監(jiān)督及評(píng)價(jià)記錄、監(jiān)控及評(píng)價(jià)記錄□

注：有相關(guān)資料的資料名稱(chēng)后面的□處打√，歸檔資料包括但不限于以上信息。

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參考文獻(xiàn)

[1]GB/T11821—2002照片檔案管理規(guī)范

[2]GB/T11822—2008科技檔案卷內(nèi)目錄格式

[3]GB/T22272—2008良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范建議性文件建立和管理符合良好實(shí)驗(yàn)室規(guī)范原則的檔

案

[4]DA/T1—2000檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

[5]DA/T15—1995磁性載體檔案管理與保護(hù)

[6]DA/T22—2015歸檔文件整理規(guī)則

6

ICS03.120.20

CCSA09

14

山西省地方標(biāo)準(zhǔn)

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檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案

管理指南

2022-08-09發(fā)布2022-11-08實(shí)施

山西省市場(chǎng)監(jiān)督管理局??發(fā)布

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1范圍

本文件提供了檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案管理的指導(dǎo)和建議，給出了總則、歸檔范圍、管理、應(yīng)用、

維護(hù)與改進(jìn)、保管與處置等方面內(nèi)容。

本文件適用檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)人員技術(shù)檔案的管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過(guò)文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對(duì)應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T18894電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范

RB/T214—2107檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定能力評(píng)價(jià)檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)通用要求

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