企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則

QB/SJL006XZ3-2001Q/NSU004XZ18-2002-PAGE6--PAGE9-企業(yè)檔案管理實(shí)施細(xì)則1范圍本規(guī)則規(guī)定了企業(yè)檔案工作的管理體制、機(jī)構(gòu)、職責(zé)和文件材料的形成、分類(lèi)、歸檔以及檔案的鑒定、開(kāi)發(fā)、利用和銷(xiāo)毀的方法。本規(guī)則適用于公司各部（室）、檔案室，也適用于各子公司。2規(guī)范性引用文件機(jī)電辦（1989）1843號(hào)〈〈機(jī)械電子工業(yè)檔案工作暫行條例〉〉國(guó)檔發(fā)（1987）7號(hào)〈〈國(guó)營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定〉〉財(cái)政部、國(guó)家檔案局1999年修改的〈〈會(huì)計(jì)檔案管理辦法〉〉術(shù)語(yǔ)企業(yè)檔案：企業(yè)檔案是企業(yè)在各項(xiàng)活動(dòng)中的全部檔案的總和，其構(gòu)成是以科字技術(shù)檔案為主體，包括計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團(tuán)工作方面的各種文字、圖表、音像等形式的歷史記錄。具有以下性質(zhì)：統(tǒng)一性：統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分階管理，集中統(tǒng)一地管理企業(yè)的全部檔案。完整性：維護(hù)檔案的完整與安全，收集齊全、整理系統(tǒng)。安全性：維護(hù)檔案的實(shí)體安全和檔案的機(jī)密安全。服務(wù)性：為公司的各項(xiàng)工作提供服務(wù)、不斷提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量?？倓t4.1企業(yè)的檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部份，是提高經(jīng)濟(jì)效益不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。4.2檔案工作遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，維護(hù)檔案完整性、統(tǒng)一性、服務(wù)性與安全性、便于利用和保守保密的原則。檔案管理體制機(jī)構(gòu)5.1實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體制。5.2設(shè)立公司檔案室，歸屬總經(jīng)理辦公室，由總經(jīng)理辦公室直接管理。6檔案管理職責(zé)6.1公司檔案室管理職責(zé)6.1.1公司檔案室是企業(yè)檔案資料的貯存地和利用中心,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案工作。6.1.2對(duì)公司各部、室的各種文件材料的形成、積累、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。6.1.3對(duì)檔案處置工作進(jìn)行組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)。檔案的開(kāi)發(fā)利用6.2.1企業(yè)檔案信息開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的重要內(nèi)容和最終目的,開(kāi)發(fā)工作主要是對(duì)生產(chǎn)、技術(shù)和經(jīng)營(yíng)管理的檔案進(jìn)行編研，提供信息利用。6.3.2檔案室應(yīng)編制必要檢索工具，為檔案利用提供服務(wù)。7檔案的分類(lèi)和編號(hào)7.1檔案的三級(jí)類(lèi)目7.1.1公司企業(yè)檔案分類(lèi)設(shè)置八個(gè)一級(jí)類(lèi)目,即行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)檔案、干部職工、其它檔案類(lèi)。（見(jiàn)下表）一級(jí)類(lèi)目類(lèi)目名稱(chēng)一級(jí)類(lèi)目類(lèi)目名稱(chēng)01234行政工作經(jīng)營(yíng)管理生產(chǎn)技術(shù)管理產(chǎn)品基本建設(shè)5678設(shè)備儀器會(huì)計(jì)檔案干部職工檔案其它類(lèi)（證件）7.1.2二級(jí)和二級(jí)以下類(lèi)目的設(shè)置行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四大類(lèi)設(shè)置二級(jí)類(lèi)目，會(huì)計(jì)、其它類(lèi)檔案按種類(lèi)設(shè)二級(jí)類(lèi)目，以上六大類(lèi)不設(shè)三級(jí)類(lèi)目。行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理二級(jí)類(lèi)目表：一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目0行政管理1行政事務(wù)2人事管理3勞資教育4后勤衛(wèi)生5外事工作1經(jīng)營(yíng)管理1經(jīng)營(yíng)決策2計(jì)劃統(tǒng)計(jì)工作3財(cái)務(wù)審計(jì)4企業(yè)管理2生產(chǎn)技術(shù)管理1生產(chǎn)能源及安全2科技及質(zhì)量管理3環(huán)保及基建設(shè)備4計(jì)量及規(guī)則化5信息檔案和計(jì)算機(jī)情報(bào)工作一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目1技術(shù)檔案12345677.1.2.2會(huì)計(jì)檔案二級(jí)類(lèi)目表:二級(jí)類(lèi)目會(huì)計(jì)檔案0憑證1帳冊(cè)2報(bào)表3工資7.1.2.3其它檔案二級(jí)類(lèi)目表二級(jí)類(lèi)目類(lèi)目名稱(chēng)0.X項(xiàng)目0.1分支公司前期、注銷(xiāo)等0.2立項(xiàng)項(xiàng)目(產(chǎn)品、基建除外)1.X審計(jì)1.1公司審計(jì)1.2子公司審計(jì)2.X中期、年度報(bào)告2.1中期報(bào)告2.2年度報(bào)告3.X四證3.1公司3.2子公司3.3控股公司3.4合資企業(yè)(復(fù)印件)4.X其它證件4.1房產(chǎn)證4.2專(zhuān)利4.3商品條碼4.4房產(chǎn)協(xié)議4.5其它5.X商標(biāo)5.1商標(biāo)原件5.2續(xù)展5.3年檢5.4商標(biāo)使用協(xié)議7.1.3產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器類(lèi)設(shè)三級(jí)類(lèi)目7.1.3.1產(chǎn)品檔案二級(jí)類(lèi)目以產(chǎn)品大類(lèi)劃分，分別用代號(hào)0、1、2……表示。(1)產(chǎn)品檔案三級(jí)類(lèi)目具體為1、2、3、4、5、6分別代表定型文件、設(shè)計(jì)文件、工藝文件、規(guī)則文件、質(zhì)量文件和其它文件。(2)引進(jìn)項(xiàng)目是以引進(jìn)產(chǎn)品為主的，應(yīng)歸入產(chǎn)品檔案類(lèi)目?jī)?nèi)，為了考慮不另設(shè)類(lèi)目，因此在二級(jí)與三級(jí)類(lèi)目之間加特號(hào)（）表示，在特號(hào)內(nèi)表示引進(jìn)項(xiàng)目的代號(hào)。7.1.3.2基本建設(shè)按工程項(xiàng)目和階段設(shè)置基建檔案二級(jí)、三級(jí)類(lèi)目表：二級(jí)類(lèi)目三級(jí)類(lèi)目1*****路總平面圖2*****路總平面圖……1立項(xiàng)文件2設(shè)計(jì)階段文件3施工階段文件4竣工階段文件(竣工圖)7.1.3.3設(shè)備儀器按種類(lèi)、型號(hào)設(shè)置。二級(jí)類(lèi)目三級(jí)類(lèi)目1自制設(shè)備2外購(gòu)設(shè)備3儀器由設(shè)備管理員提供7.1.4會(huì)計(jì)檔案按文件類(lèi)別設(shè)置。7.1.5企業(yè)職工檔案按班干部、工人、死亡職工分類(lèi)設(shè)置。7.2企業(yè)檔案案卷排列7.2.1行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理四個(gè)大類(lèi)的檔案案卷可采用按大類(lèi)分年度排列。在各個(gè)大類(lèi)內(nèi)首先按年度順序排列，在每一年內(nèi)分別按屬類(lèi)順序排列，案卷順序號(hào)在屬類(lèi)下按順序排列，一個(gè)年度的大類(lèi)用中流水順序編號(hào)，同一屬類(lèi)內(nèi)檔案的排列按永久、長(zhǎng)期、短期順序排列，為了保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，永久、長(zhǎng)期檔案在排列時(shí)可交叉。在分類(lèi)號(hào)中必須標(biāo)出年度特征，年度標(biāo)注位置在分類(lèi)號(hào)之后，最后為案卷順序號(hào)。7.2.2產(chǎn)品、基本建設(shè)、設(shè)備儀器檔案案卷依照分類(lèi)結(jié)果進(jìn)行排列。7.2.3會(huì)計(jì)檔案按大類(lèi)、屬類(lèi)年度順序排列，即在會(huì)計(jì)檔案大類(lèi)內(nèi)先分別按憑證、帳冊(cè)、報(bào)表、工資單等屬類(lèi)順序排列，每個(gè)屬類(lèi)內(nèi)的檔案案卷再分別按年度順序排列，編流水順序號(hào)。7.2.4企業(yè)檔案的類(lèi)目符號(hào)統(tǒng)一采用阿拉伯?dāng)?shù)字，類(lèi)目符號(hào)的標(biāo)識(shí)方法，采用“十進(jìn)制”編號(hào)法，企業(yè)檔案分類(lèi)號(hào)中的類(lèi)目之間，采用小黑點(diǎn)“.”斷開(kāi)，分類(lèi)號(hào)與案卷順序號(hào)之間用橫杠“—”連接。7.2.5企業(yè)各業(yè)檔案編號(hào)統(tǒng)一采用隸屬編號(hào)法，下位類(lèi)代號(hào)須從屬于上位類(lèi)。7.2.6檔案的保管期限不在分類(lèi)類(lèi)目中反映,而在檔案案卷的脊背”檔號(hào)”欄的上方采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記。永久用1、長(zhǎng)期用2、短期用3標(biāo)記。7.3企業(yè)檔案案卷編號(hào).1文書(shū)檔案編號(hào):X.X.XX--X 順序號(hào)（一級(jí)類(lèi)目中流水號(hào)）年份號(hào)二級(jí)類(lèi)目號(hào)一級(jí)類(lèi)目號(hào)7.3.2產(chǎn)品檔案編號(hào)：X.().XX--X--X順序號(hào)文件分類(lèi)號(hào)產(chǎn)品型號(hào)代號(hào)引進(jìn)項(xiàng)目代號(hào)產(chǎn)品大類(lèi)代號(hào)7.3.3基建檔案編號(hào)”X.X--X/X項(xiàng)目階段順序號(hào)、項(xiàng)目總順序號(hào)項(xiàng)目階段代號(hào)項(xiàng)目代號(hào)7.3.4設(shè)備儀器檔案編號(hào):X.X--X順序號(hào)設(shè)備儀器屬性代號(hào)設(shè)備儀器二級(jí)類(lèi)目7.3.5會(huì)計(jì)檔案編號(hào)X.().X--X順序號(hào)年份號(hào)分公司代碼種類(lèi)號(hào)7.3.6其它類(lèi)檔案號(hào):X.X--X順序號(hào)二級(jí)類(lèi)目行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、會(huì)計(jì)檔案、干部職工檔案、其它類(lèi)檔案七大類(lèi)的案卷封面，應(yīng)填寫(xiě)二級(jí)類(lèi)目的名稱(chēng)?！皺n案”欄內(nèi)，都應(yīng)填寫(xiě)分類(lèi)號(hào)和案卷順序號(hào)，以便檢索。聲像檔案和榮譽(yù)檔案，為了便以管理，另設(shè)專(zhuān)題，分別保管。本細(xì)則適用于一九九七年起形成的前四大類(lèi)企業(yè)檔案的分類(lèi)整理,后三類(lèi)企業(yè)檔案整理于一九九九年起使用本細(xì)則。其它類(lèi)適用于一九九七年起形成的檔案整理，會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)整理從一九九七年歸檔開(kāi)始。本細(xì)則之前形成的企業(yè)檔案可維持原有的分類(lèi)方法。文件村料的形成和歸檔8.1各部門(mén)要將文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入本部門(mén)管理工作的程序之中，實(shí)現(xiàn)“四同步”管理，即布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。8.2凡屬應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料是企業(yè)的財(cái)產(chǎn)，是維護(hù)本企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)。各部室人員出國(guó)學(xué)習(xí)、考察和參加國(guó)內(nèi)外各種會(huì)議所獲得的文件材料，要按規(guī)定及時(shí)交檔案部門(mén)歸檔。建立文件材料形成和部門(mén)立卷歸檔的制度。技術(shù)、生產(chǎn)、基建、經(jīng)營(yíng)或其它工作在完成或告一段落后，由承辦部門(mén)負(fù)責(zé)人責(zé)成部門(mén)資料員按照歸檔要求將所形成的文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查簽署后，送交檔案部門(mén)歸檔。每項(xiàng)科技成果、產(chǎn)品定型、基建工程竣工及其它技術(shù)項(xiàng)目鑒定驗(yàn)收時(shí)，必須通知檔案部門(mén)人員參加，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行審查驗(yàn)收、簽署意見(jiàn)。沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料不予鑒定驗(yàn)收、不得申報(bào)成果。文件材料的歸檔范圍詳見(jiàn)“7檔案的分類(lèi)、編號(hào)”企業(yè)兼并、收購(gòu)、歇業(yè)等產(chǎn)權(quán)變動(dòng)的檔案處置，參照《國(guó)有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法》執(zhí)行。歸檔時(shí)間與份數(shù)8.7.1科技文件材料一般歸檔一份，對(duì)重要的和使用頻繁的文件材料，適當(dāng)增加歸檔份數(shù)，對(duì)于周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目可以按階段分批歸檔，周期短的項(xiàng)目可在科技文件材料全部形成后一次歸檔，歸檔時(shí)間可分為隨時(shí)和定期兩種，具體規(guī)定是：產(chǎn)品設(shè)計(jì)文件應(yīng)在設(shè)計(jì)定型后一個(gè)月內(nèi)歸檔。工藝文件應(yīng)在生產(chǎn)定型后一～二個(gè)月內(nèi)歸檔。產(chǎn)品鑒定文件應(yīng)在鑒定會(huì)議后一星期內(nèi)歸檔。8.7.2基建檔案8.7.2.1基建檔案應(yīng)在工程竣工交接驗(yàn)收時(shí)歸檔。工程項(xiàng)目大、時(shí)間較長(zhǎng)可以按單項(xiàng)工程竣工后歸檔。8.7.2.2設(shè)備開(kāi)箱時(shí)，通知檔案部門(mén)接收設(shè)備隨機(jī)文件資料。 8.7.3文書(shū)檔案應(yīng)按年度歸檔，一般應(yīng)在第二年三月底歸檔或協(xié)議時(shí)間內(nèi)歸檔。8.7.4財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按隔年歸檔，一般應(yīng)在第三年七月底歸檔或協(xié)議時(shí)間內(nèi)歸檔。8.7.5人事檔案應(yīng)及時(shí)歸檔。8.8歸檔要求和手續(xù)8.8.1歸檔文件資料要仔細(xì)查對(duì)，保證完整、準(zhǔn)確、清晰。8.8.2歸檔文件資料要根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)和本公司保密、保管期限確定密級(jí)和保管期限。8.8.3歸檔文件資料要嚴(yán)格按規(guī)定格式。手稿字跡工整，圖形清晰，簽字手續(xù)齊備，禁止使用鉛筆和原子筆，原件（紅印章）歸檔。8.8.4幾個(gè)單位共同協(xié)作完成的項(xiàng)目，由主辦單位保存一套完整檔案；協(xié)辦單位保存自己承擔(dān)任務(wù)的部份檔案，并應(yīng)復(fù)制一套完整檔案。8.8.5必須履行移交手續(xù)，檢查歸檔資料是否齊全完整，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。9檔案的鑒定檔案的鑒定工作,由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的人員共同組成的鑒定小組,采用直接鑒定法,逐件審查卷內(nèi)文件,根據(jù)檔案不同性質(zhì)、價(jià)值，逐卷逐份進(jìn)行分類(lèi)認(rèn)定，以確定其密級(jí)、保管期限和保管方法。檔案鑒定的時(shí)間為每年第一季度。9.1文書(shū)檔案的鑒定文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期。長(zhǎng)期為16年至50年左右，短期為15年以下。9.1.1凡是反映本公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。9.1.2凡是反映本公司一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。9.1.3凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。9.2會(huì)計(jì)檔案的鑒定會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期。定期保管期限分為十五年、二十年。會(huì)計(jì)檔案保管期限的計(jì)算，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。10檔案的借（查）閱檔案的借（查）閱是直接為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)服務(wù)的一項(xiàng)工作，檔案管理員應(yīng)按照一定的制度和手續(xù)做到及時(shí)提供、滿(mǎn)足利用者需要，并正確處理好保密與交流關(guān)系。10.1核查審批手續(xù)10.1.1調(diào)閱本部門(mén)的檔案一般不需辦理審批手續(xù)。10.1.2調(diào)閱其它部門(mén)的檔案，須經(jīng)有關(guān)部門(mén)和檔案所屬部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批。10.1.3營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、稅務(wù)證、IC卡檔案外借，必須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。10.2借閱手續(xù)和要求10.2.1借閱者必須填寫(xiě)<<檔案借閱單>>(見(jiàn)附錄A),并將借閱單留存?zhèn)洳椤?0.2.2在借閱檔案同時(shí)，檔案室要求調(diào)閱檔案者注意事項(xiàng)：(1)對(duì)所借檔案應(yīng)妥善保存,注意保密,不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、不準(zhǔn)在案卷上標(biāo)注符號(hào)，不準(zhǔn)涂改、偽造、損毀、拆散、抽取、銷(xiāo)毀檔案。(2)保持檔案原貌的清潔、完整與安全。(3)及時(shí)歸還，調(diào)用時(shí)間一般不得超過(guò)一周。10.2.3續(xù)借手續(xù)的辦理，特殊情況需辦續(xù)調(diào)手續(xù)，調(diào)用期間適逢節(jié)日休假，節(jié)前應(yīng)將所借檔案歸還檔案室，如工作需要，節(jié)后再調(diào)用。10.3歸還入庫(kù)10.3.1歸還檔案時(shí)雙方應(yīng)當(dāng)面點(diǎn)清,詳細(xì)檢查.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)將檔案損壞情況登記在冊(cè),并及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo),作出處理。10.3.2注銷(xiāo)檔案調(diào)閱登記單。10.3.3檔案入庫(kù)。10.4公司部室人員調(diào)離本公司，檔案室應(yīng)在查閱借閱登記單后，方可在職工調(diào)離通知書(shū)上確認(rèn)蓋章。11檔案的銷(xiāo)毀11.1文書(shū)