8.會議簽到系統(tǒng)使用手冊

進入簽到系統(tǒng)，點擊系統(tǒng)設(shè)置，將easyworks運行的勾取消，進入企業(yè)版模式1.1在考勤系統(tǒng)的設(shè)備管理中選擇設(shè)備，設(shè)備用法為會議簽到使用，如圖之后在S3方案選擇會議簽到系統(tǒng)，進入會議簽到系統(tǒng)2.資源管理2.1會議室資料

雙擊會議室資料，界面如下圖所示，窗口的左邊列出了已有的會議室，右上方列出了當(dāng)前所選會議室的詳細資料，右下方為當(dāng)前所選會議室所用會議簽到器的詳細資料。(3)、操作方法

A．新增會議室

在窗口左邊點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"新建"，或點擊工具欄的『增加會議室』按鈕，彈出"增加會議室"對話框，如圖2所示，輸入會議室名稱、容納人數(shù)、地址等信息，點擊【確定】即可。圖2B．修改會議室資料

選中要修改的會議室，雙擊或點擊工具欄的『修改會議室』按鈕，在彈出的修改對話框中進行相應(yīng)的修改操作，點擊【確定】保存并退出。

C．刪除會議室

選中要刪除的會議室，點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除"，或點擊工具欄的『刪除會議室』按鈕，系統(tǒng)提示"確定要刪除嗎"，選擇【是】，刪除成功。如果會議室已經(jīng)安排了會議，則該會議室不能刪除，系統(tǒng)會彈出如圖3提示，這時需將已安排的會議刪除，會議室方可成功刪除。圖3D．選擇簽到器

會議室設(shè)置好后，哪個會議室用哪臺簽到器，在此處完成設(shè)備的安排分配。

選擇會議室，在窗口右下方點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中，選擇"選擇簽到器"，彈出如圖4窗口，該窗口中列出了《設(shè)備卡片管理中心》所設(shè)置的所有會議簽到器設(shè)備，選擇相應(yīng)的設(shè)備（在選擇框前打√），點擊【確定】即可。圖43.會議安排

(1)、功能說明

會議有獨立的單一會議，也有同一主題、分不同會議室或不同時間段進行的多個會議，我們稱此類會議為群組會議。群組會議由多個會議組成，多個會議同時又是相對獨立的單個會議，每個會議有各自的參數(shù)和與會人員等信息。例如：某屆董事會，由業(yè)績匯報會、預(yù)算報告會、發(fā)展方向研討會三個會議組成，那么該董事會就是群組會議。經(jīng)過會議分析后，在簽到結(jié)果觀察時，可直接選擇群組會議查看整個群組會議的人員出席情況。

(2)、界面簡介

雙擊"會議安排"，界面如圖5所示，窗口左邊是會議群組，右上方顯示所選會議群組的單個會議的詳細資料，右下方有兩個頁面，分別是當(dāng)前會議群組描述和當(dāng)前會議描述。圖5(3)、操作方法

A．新增會議群組

在窗口左邊，點擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇"新建"，彈出"新建會議群組"窗口，如圖6所示，根據(jù)實際情況輸入群組名稱、狀態(tài)以及描述，點擊【確定】即可。圖6B．修改會議群組

如果會議群組的狀態(tài)發(fā)生了改變，或需再更改別的資料等，可利用修改功能對其進行修改。

選中要修改的會議群組，點擊右鍵，選擇"修?quot;，在彈出的修改對話框中對其進行相應(yīng)的修改，點擊【確定】保存修改并退出。

C．刪除會議群組

選中要刪除的會議群組，點擊右鍵，選擇"刪除"，系統(tǒng)提示如圖7，選擇【是】刪除成功。圖7如果當(dāng)前會議群組已經(jīng)安排了會議，系統(tǒng)提示如圖8，系統(tǒng)不允許直接刪除，如果需要刪除，前提是將當(dāng)前群組下的會議先刪除。圖8D．查看會議群組

在窗口左邊，系統(tǒng)默認(rèn)顯示全部的會議群組，用戶可通過選擇窗口左下方不同的狀態(tài)，從而只顯示所選狀態(tài)的會議群組。

E．新增會議

在窗口右上方點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"新建"，或點擊工具欄的『新增會議』按鈕，彈?quot;新增會議"窗口，如圖9所示：圖9E.1．基本屬性

該窗口顯示的是會議的基本信息和參數(shù)的設(shè)置，其含義是：

會議群組：該會議所屬的會議群組，如果無群組，系統(tǒng)將該會議列入單一會議。

會議編號：用于區(qū)分各會議的編號，最長50個字符。

會議名稱：標(biāo)識會議的名稱，最長100個字符。

會議日期、召開會議的具體日期。

會議狀態(tài)：根據(jù)實際情況選擇當(dāng)前會議的狀態(tài)，共有三種選擇，未進行、已完成和已取消。

會議室：選擇召開該會議的會議室（在會議室資料中所設(shè)置）。

開始時間、結(jié)束時間：召開會議的具體開始時間和結(jié)束時間。

允許提前、允許推遲：設(shè)定進場打卡有效的時間范圍，例如8：00會議開始，在此分別設(shè)定允許提前、推遲30、10分鐘，那么只有7：30-8：10之間打卡才有效，如果超過該范圍，則打卡時間視為無效。

允許遲到：設(shè)定允許遲到的時間。

遲到超過缺席：是指遲到多長時間就算缺席。例如：在此輸入8，那么就表示如果遲到了8分鐘就視為缺席。

會議描述：對會議的簡略說明。

注意：上述三個時間的設(shè)置應(yīng)遵循以下的規(guī)則：允許遲到時間﹤遲到超過缺席時間﹤允許推遲的時間。否則會造成分析結(jié)果異常。圖10E.2．高級屬性

點擊高級『屬性窗口』，如圖10所示，可設(shè)置會議的高級屬性，其含義是：

需權(quán)限控制：如果需權(quán)限控制，那么只有有權(quán)限的人員才能進入會議室參加會議。

需出場控制：選擇是否需要出場控制。如果選擇是，則下面參數(shù)將生效。

會議實際結(jié)束時間：如果會議實際結(jié)束時間和預(yù)設(shè)的不同，系統(tǒng)將按在此處所設(shè)定的實際結(jié)束時間進行數(shù)據(jù)分析。

允許提前出場、允許推遲出場：設(shè)定出場打卡有效的時間范圍，例如12：00會議結(jié)束，在此分別允許提前推遲10分鐘，那么只有11：50-12：10之間打卡才有效，如果超過該范圍，則打卡時間視為無效。

允許早退：設(shè)定允許早退的時間。

早退超過缺席：是指早退多長時間就算缺席。例如：在此輸入15，那么就表示如果早退了15分鐘就視為缺席。

將上述信息設(shè)置完畢，點擊【確定】即新建好了一條會議信息。

注意：上述三個時間的設(shè)置應(yīng)遵循以下的規(guī)則：允許早退時間﹤早退超過缺席時間﹤允許提前出場的時間。否則會造成分析結(jié)果異常。F．修改會議

如果會議的狀態(tài)發(fā)生了改變，或需更改別的參數(shù)等，可利用修改功能對其進行修改。

選中要修改的會議，點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"修改"，或點擊工具欄的『修改』按鈕，在彈出的"修改會議"窗口中修改完成后，點擊【確定】即可。

G．刪除會議

選中要刪除的會議，點擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇"刪除"，或點擊工具欄的『刪除』按鈕，系統(tǒng)列出與該會議相關(guān)的表，并提示如果執(zhí)行刪除操作，相關(guān)資料也將被刪除，如圖11所示，選擇【是】，該會議及其相關(guān)資料全部被刪除。圖11F．查詢會議

點擊工具欄的『查詢』按鈕，系統(tǒng)彈出"通用查詢條件及排序"對話框，如圖12所示。

條件：如果未輸入任何查詢條件，系統(tǒng)將把所有的記錄都顯示出來，如需指定條件進行查詢，則需按下面的方法輸入條件，點擊"字段名"、"比較符"和"輸入值"下的空白行，在彈出的下拉菜單中可以選擇所要查詢的字段名、比較符和輸入值，系統(tǒng)還提供多個條件的組合查詢，只需輸入多個相應(yīng)的條件，并在"關(guān)系符"一欄中輸入相應(yīng)的關(guān)系符，即可查詢出所需要的結(jié)果。圖12排序：點擊窗口左下方的【排序】按鈕，則出現(xiàn)排序窗口，如圖13所示，窗口左邊是排序可選字段，右邊是排序已選字段，如要將某個字段排序，只需將該字段從窗口左邊用鼠標(biāo)拖放到窗口右邊，然后選擇按升或降序排列。點擊【條件】按鈕返回查詢條件窗口。

清除：清除查詢條件或已排序字段，以便重新輸入或選擇。

當(dāng)再次查詢時，系統(tǒng)記憶最后一次的查詢條件和排序并顯示，如果不需要，可點擊【清除】按鈕清除查詢條件和排序。圖13高級選項：點擊【高級】按鈕，出現(xiàn)如圖14窗口，可把已有可構(gòu)成條件的字段從窗口右邊拖到窗口的左邊，設(shè)為不構(gòu)成條件字段。圖14時間轉(zhuǎn)秒：C3系統(tǒng)中時間是用秒表示的，查詢時如需用秒，可在"輸入時間"中輸入時間，如15小時26分，如圖19所示，點擊【轉(zhuǎn)換】按鈕，在"轉(zhuǎn)換結(jié)果"顯示51960秒，如果選擇了跨天，計算時將加上24小時，結(jié)果將為138359秒，轉(zhuǎn)換后系統(tǒng)將結(jié)果保存在剪貼板上，可和Ctrl+V進行粘貼。圖15語法檢測：對輸入的查詢條件進行語法檢測，系統(tǒng)自動判斷正確與否。返回２－２會議人員分配

(1)、功能說明

會議設(shè)置完成后，接下來就是安排與會人員，本系統(tǒng)中的與會人員分為三種：必選人員、可選人員和工作人員，并可設(shè)置與會人員是否為貴賓，是否請假，如果是，系統(tǒng)在分析時不對其進行是否遲到早退、缺席等處理。

(2)、界面簡介

雙擊"會議人員分配"，界面如圖16所示，窗口左邊是所有會議群組和會議，窗口右上方顯示與會人員信息，共有三個頁面，分別是"必選人員名單"、"可選人員名單"和"工作人員名單"，窗口右下方有兩個頁面，分別顯示部門和人員信息。圖16(3)、操作方法

A．分配（必選、可選、工作）人員

選擇相應(yīng)的會議，點擊工具欄的『修改』按鈕，進入設(shè)置或修改狀態(tài)（窗口左邊變?yōu)榛疑?，如果整個部門的人員都為必選人員，可將該部門拖放到窗口右上方；如果需選擇某一個或多個人員，雙擊相應(yīng)的人員即可把人員分配到相應(yīng)的出席類別內(nèi)，按工具欄上的『保存』按鈕保存并退出修改狀態(tài)。

B．移出（必選、可選、工作）人員

選中（在"移出"列中打"√"）已分配的與會人員，點擊工具欄上的『將所選人員移出此組』按鈕，可將其移出當(dāng)前出席類別。

C．其它操作

在修改狀態(tài)下，可設(shè)置與會人員是否為貴賓、是否請假，只需在"貴賓？"、"請假？"列中的框內(nèi)打"√"，然后保存即設(shè)置完成。

必選人員：必須參加會議的人員；

可選人員：可參加可不參加的人員；

工作人員：組織會議的工作人員，系統(tǒng)在分析時，對其不做遲到、早退、缺席等處理；

貴賓：系統(tǒng)在分析時，對其不做遲到、早退、缺席等處理；

請假：系統(tǒng)在分析時，顯示其請假。

返回２－３與會人員維護

(1)、功能說明

該模塊主是要對與會人員進行維護，包括查詢、修改、刪除、導(dǎo)出Excel等操作。

(2)、界面簡介

雙擊"與會人員維護"，界面如圖所示17所示，窗口中為與會人員詳細信息（經(jīng)查詢后顯示）。在"會議高級屬性"里，選擇了權(quán)限控制，可按“權(quán)限下載”，下載與會人員權(quán)限。圖17(3)、操作方法

A．查詢

點擊工具欄的『查詢』按鈕，彈出"查詢"對話框，輸入相應(yīng)的查詢條件，點擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)立即顯示出符合查詢條件的記錄。具體操作請參閱"1-1會議室資料F．查詢會議"中說明。

B．修改

在本模塊中，可對是否為"貴賓"和"請假"這兩項進行修改操作。方法是：點擊工具欄的『修改』按鈕，在查詢出的記錄中，直接修改兩項的信息，然后點擊工具欄的『保存』按鈕保存所做的修改即可。如不保存，可點擊『取消』按鈕退出修改狀態(tài)，同時系統(tǒng)自動彈出查詢框。

C．刪除

首先點擊『修改』按鈕進入修改狀態(tài)，選中一條或多條（在"選擇"列打"√"）要刪除的記錄，點擊『刪除』按鈕執(zhí)行刪除即可。4.數(shù)據(jù)準(zhǔn)備３－１數(shù)據(jù)采集

(1)、功能說明

人員進出場打卡的數(shù)據(jù)暫存在簽到器中，經(jīng)過數(shù)據(jù)采集，簽到器中的記錄被清空，同時原有的記錄被生成出席會議的出入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)這些記錄進行相應(yīng)的數(shù)據(jù)分析和處理。

(2)、界面簡介

雙擊"數(shù)據(jù)采集"，界面如圖所示18所示，窗口左邊是會議樹，右上方顯示會議簽到器的詳細信息，右下方有三個頁面，分別是數(shù)據(jù)狀況、正常采集和相關(guān)信息。圖18(3)、操作方法

A．設(shè)備檢測

要采集數(shù)據(jù)，必須保證該會議簽到器是在線狀態(tài)，系統(tǒng)提供了設(shè)備檢測功能。

選擇要采集數(shù)據(jù)的會議，將其拖放到窗口右上方的設(shè)備選擇框中，該會議所在會議室的所有設(shè)備信息將顯示在窗口內(nèi)，選擇要檢測的設(shè)備（在"選擇"列中打"√"），點擊【設(shè)備檢測】按鈕，界面右下方自動切換到"相關(guān)信息"頁面，并顯示檢測過程和結(jié)果。

B．查詢數(shù)據(jù)狀態(tài)

選擇相應(yīng)的在線會議簽到器（在"選擇"列中打"√"），點擊"數(shù)據(jù)狀況"頁面中的【查詢】按鈕，系統(tǒng)列出當(dāng)前所選擇設(shè)備所連接的計算機名、端口及設(shè)備號，并詢問是否查詢該設(shè)備的記錄信息，選擇【是】，"記錄數(shù)"中顯示會議簽到器中全部未采集的記錄數(shù)，如圖19所示：圖19C．正常采集

選擇相應(yīng)的在線會議簽到器（在"選擇"列中打"√"），在"正常采集"頁中點擊【開始采集】按鈕，系統(tǒng)建議：采集數(shù)據(jù)的過程需頻繁與設(shè)備通訊，如果此時設(shè)備正在使用，將導(dǎo)致通訊時斷時續(xù)，若數(shù)據(jù)量大，容易出錯且費時，建議選擇設(shè)備空閑時間采集。并詢問是否現(xiàn)在采集，如圖20所示，選擇【是】，系統(tǒng)開始采集數(shù)據(jù)。圖20D．查看相關(guān)信息

選擇"相關(guān)信息"頁面，可以查看到本次數(shù)據(jù)采集的過程和結(jié)果，如圖21所示：圖21返回

３－２簽到數(shù)據(jù)

(1)、功能說明

經(jīng)過數(shù)據(jù)采集，系統(tǒng)生成會議簽到數(shù)據(jù)，在本模塊可以查看所采集的出入數(shù)據(jù)。出入數(shù)據(jù)的來源可分為兩類，一類是通過"數(shù)據(jù)采集"模塊從設(shè)備里采集上來的數(shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)來源將標(biāo)為"正常采集"，是打卡數(shù)據(jù)的主要部分。另一類是手工簽卡，有正當(dāng)理由沒有刷卡的與會人員可通過申請途徑要求操作員為其手工生成打卡記錄，為了區(qū)別這部分?jǐn)?shù)據(jù)，其數(shù)據(jù)來源將標(biāo)為"手工簽卡"，并記下簽卡操作員編號。

(2)、界面簡介

雙擊"出入數(shù)據(jù)"，出現(xiàn)"出入數(shù)據(jù)"窗口，如圖22，可在此進行手工簽卡、查詢、刪除、排序、導(dǎo)出到Excel等操作。圖22(3)、操作方法

A．手工簽卡

點擊工具欄上的『手工簽卡』按鈕，彈出"手工簽卡"對話框，如圖23所示，窗口左上方顯示所有的會議，窗口左下方顯示當(dāng)前所選會議的與會人員（必選、可選、工作人員），選擇相應(yīng)的需手工簽卡的人員，將其列入窗口右上方"當(dāng)前所選人員列表"中即可為他們簽卡。此外，還可通過直接輸入人員編號，點擊【OK】快速將該人員加入所選人員列表。輸入簽卡時間和原因，點擊【確定】保存并返回。圖23B．查詢

點擊工具欄上的『查詢』按鈕，彈出"查詢"對話框，輸入相應(yīng)的查詢條件，點擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)立即顯示出符合查詢條件的記錄。具體操作請參閱"1-1會議室資料F.查詢會議"中說明。

注：查詢時如選擇的字段名為"數(shù)據(jù)來源"，其值的對應(yīng)關(guān)系為：1=正常采集，2=手工簽卡。

C．其它操作方法

在查詢結(jié)果中，選中一條記錄可對其進行刪除操作，點擊右鍵可進行全選、全消、導(dǎo)出到Excel等操作。點擊網(wǎng)格每列標(biāo)題欄，可使其按當(dāng)前列排序。5.數(shù)據(jù)分析４－１會議分析

(1)、功能說明

對于用戶來說，只需選定要分析的會議，按下【開始分析】，系統(tǒng)就開始分析處理。

(2)、界面簡介

雙擊"會議分析"，出現(xiàn)"會議分析"窗口，如圖24所示，窗口左邊是會議樹，顯示所有狀態(tài)為"未進行"的會議，右上方顯示要分析的會議，下方顯示分析后的會議簽到結(jié)果及群組簽到結(jié)果。圖24(3)、操作方法

A．選擇會議

選擇要分析的單個會議或會議群組，將其拖放到窗口右上方的會議選擇框中，該會議或該群組會議中所有的會議信息將顯示在窗口內(nèi)，如果選錯或需重選，可通過"排除標(biāo)識+刷新按鈕"排除（在"排除"列中打"√"，再點【刷新】按鈕）。

B．執(zhí)行分析

選擇相應(yīng)的會議，點擊右側(cè)的【開始分析】按鈕，系統(tǒng)詢問是否開始數(shù)據(jù)分析，選擇【是】，系統(tǒng)開始分析，直至完成。

B．改變會議狀態(tài)

會議分析完畢后，可通過【會議完成】按鈕將會議的狀態(tài)置為已完成，已完成的會議不可再次分析，如果操作失誤，可在會議安排模塊中更改。

C．查看結(jié)果、導(dǎo)出到Excel

分析完成后，即可得到簽到結(jié)果，并顯示在右下方。可通點擊【導(dǎo)出到Excel】將其導(dǎo)出到Excel表格中。

D．關(guān)于分析

通過點擊【關(guān)于分析】，可獲取簡單的幫助信息。返回４－２會議簽到結(jié)果

(1)、功能說明

數(shù)據(jù)分析完成之后，可在此對結(jié)果進行整體的評估。

(2)、界面簡介及操作方法

雙擊"分析簽到結(jié)果"，出現(xiàn)"分析結(jié)果觀察"窗口，如圖25所示，在該界面中，可以對影響分析結(jié)果的全部因素進行全面的查看，包括：群組簽到結(jié)果（僅限群組會議）、會議簽到結(jié)果、人員出席結(jié)果、簽到數(shù)據(jù)、與會人員名單、會議基本信息、會議高級屬性、會議所屬群組信息（僅限群組會議）、會議室信息等。經(jīng)過查詢操作后，窗口左邊顯示查詢到的會議，當(dāng)選中某一會議時，右邊即跟隨顯示當(dāng)前會議的分析結(jié)果及各項影響因素。如果結(jié)果異常，可在不同的頁面切換，查看并找出導(dǎo)致異常的原因。圖25(3)、操作方法

A．查詢

點擊工具欄的『查詢』按鈕，彈出"查詢"對話框，輸入相應(yīng)的查詢條件，點擊【確認(rèn)】按鈕，系統(tǒng)立即顯示出符合查詢條件的記錄。具體操作