DB3502-T 150-2024公共資源交易電子檔案管理規(guī)范

ICS35.240CCSICS35.240CCSL01福建省廈門市地方標(biāo)準(zhǔn)DB3502/T150—2024公共資源交易電子檔案管理規(guī)范Specificationmanagementofelectronicrecordsonpublicresourcetransaction20242024101220241012廈門市市場(chǎng)監(jiān)督管理局發(fā)布目 次前言 II引言 III1范引文件 1語定義 1體求 1子件形成 2子件收與理 2子案存與份 2子案利用 3子案鑒與置 3子案理統(tǒng)能要求子案理統(tǒng)能要求 3子案理統(tǒng)據(jù)要求 4子案理統(tǒng)全要求 4附錄A（范）公共資源易子案檔圍目錄 6附錄B（料）紙質(zhì)檔案字示流圖 10參考獻(xiàn) 11前 言本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請(qǐng)注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機(jī)構(gòu)不承擔(dān)識(shí)別專利的責(zé)任。本文件由廈門市公共資源交易中心提出。本文件由廈門市數(shù)據(jù)管理局歸口。本文件起草單位：廈門市公共資源交易中心、廈門市標(biāo)準(zhǔn)化研究院。本文件主要起草人：蘇磊、許荔、左曉勇、林艷紅、洪麗君、阮少龍、王英儀、吳思妮、林小嬌、王瑩瑩、方漳峰。本文件為首次發(fā)布。引 言為了響應(yīng)國(guó)家對(duì)縱深推進(jìn)公共資源交易全流程電子化的要求，助力公共資源交易電子檔案見證服本文件應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化原理與方法，結(jié)合廈門市公共資源交易中心在實(shí)踐中總結(jié)的有益做法和一系列公共資源交易電子檔案管理規(guī)范范圍本文件適用于各類公共資源交易活動(dòng)全過程產(chǎn)生的電子檔案（以下簡(jiǎn)稱“電子檔案”）的管理。GB/T18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范GB/T22240—2020信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級(jí)保護(hù)定級(jí)指南GB/T39784—2021電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求DA/T31—2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范DA/T58—2014電子檔案管理基本術(shù)語DB3502/T104.1—2023公共資源交易平臺(tái)運(yùn)行服務(wù)管理第1部分：業(yè)務(wù)流程與基本要求DB3502/T104.3—2023公共資源交易平臺(tái)運(yùn)行服務(wù)管理第3部分：機(jī)構(gòu)與人員GB/T18894—2016，GB/T39784—2021，DA/T31—2017，DA/T58—2014，DB3502/T104.1—2023界定的術(shù)語和定義適用于本文件。電子檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、高效利用、安全可控的原則。應(yīng)對(duì)電子檔案實(shí)行集中管理，維護(hù)電子檔案的完整與安全，便于利用，不得偽造、變?cè)?、隱匿、損毀、擅自銷毀。DB3502/T104.1DB3502/T104.3、應(yīng)基于安全的傳輸與存儲(chǔ)環(huán)境實(shí)施電子文件歸檔和電子檔案管理。。PDF應(yīng)配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲(chǔ)載體。應(yīng)為電子檔案的長(zhǎng)期保存建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，并確保只有在獲得授權(quán)的情況下才可訪問。執(zhí)行相關(guān)業(yè)務(wù)操作應(yīng)履行相應(yīng)的審批程序，并記錄操作過程日志。電子檔案的保管期限應(yīng)遵守相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)范性文件的規(guī)定，保管期限從電子檔案證明電子專用章最后簽章之日起算。同一項(xiàng)目所有電子文件的保管期限應(yīng)相同。電子檔案存儲(chǔ)載體的保管，應(yīng)符合下列規(guī)定：電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)建立容災(zāi)備份體系，宜異地、異質(zhì)備份。電子檔案中的公開數(shù)據(jù)，可按照有關(guān)法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)范性文件要求實(shí)施公開。應(yīng)配備專門工作人員，配備專用設(shè)備，公開利用須知、使用權(quán)限及其相應(yīng)的審核流程，審核利用者的相關(guān)信息，并按要求提供電子檔案利用服務(wù)。提供電子檔案遠(yuǎn)程利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)遵守國(guó)家有關(guān)信息安全的相關(guān)規(guī)定，從技術(shù)與管理兩方面采取嚴(yán)格的管理措施。開展電子檔案鑒定與處置工作前，應(yīng)建立電子檔案鑒定小組，鑒定人員應(yīng)為三人（含）以上的單數(shù)，宜由擬鑒定與處置電子檔案涉及的部門人員與電子檔案管理部門人員組成。電子檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)法律、法規(guī)及相關(guān)規(guī)范性文件規(guī)定的保管期限要求，提出被鑒定電子檔案的續(xù)存或銷毀意見，按相關(guān)流程實(shí)施銷毀工作。電子檔案的具體銷毀流程（含需進(jìn)行銷毀的電子檔案存儲(chǔ)載體）按照GB/T18894—2016執(zhí)行。字化示例流程參見附錄B。DA/T31—2017基本要求主要功能要求電子檔案結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)符合國(guó)家、省、市相關(guān)公共資源交易平臺(tái)系統(tǒng)數(shù)據(jù)規(guī)范的要求。電子檔案非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)應(yīng)符合《福建省公共資源交易平臺(tái)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》要求。應(yīng)按規(guī)定與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換信息，使數(shù)據(jù)接口符合數(shù)據(jù)規(guī)范和電子檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)要求。含）GB/T22240—2020應(yīng)采取技術(shù)措施確保系統(tǒng)完整、準(zhǔn)確記錄業(yè)務(wù)的關(guān)鍵過程，防止非授權(quán)訪問。附錄A（規(guī)范性）公共資源交易電子檔案歸檔范圍目錄A1工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)電子檔案歸檔范圍見表A.1。表A.1工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)序號(hào)歸檔類別歸檔資料1招標(biāo)公告相關(guān)文件2變更公告文件3開標(biāo)文件開標(biāo)記錄表表A.1工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)（續(xù)）序號(hào)歸檔類別歸檔資料4評(píng)標(biāo)、定標(biāo)文件））5項(xiàng)目異議文件6遠(yuǎn)程異地評(píng)標(biāo)相關(guān)文件7招標(biāo)異常文件件8其他項(xiàng)目文件9項(xiàng)目標(biāo)后文件A3土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)電子檔案歸檔范圍出讓見表A.3A3土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)電子檔案歸檔范圍出讓見表A.3表A.3土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓A2政府采購(gòu)電子檔案歸檔范圍見表A.2。表A.2政府采購(gòu)歸檔類別歸檔資料1項(xiàng)目登記文件計(jì)劃表2項(xiàng)目公告文件3項(xiàng)目評(píng)審過程文件4樣品與樣品間過程文件樣品間進(jìn)出登記表5質(zhì)疑、投訴、監(jiān)督文件6異常情況文件材料。7項(xiàng)目結(jié)果與履行文件采購(gòu)結(jié)果公告、采購(gòu)合同8其他文件序號(hào)歸檔類別歸檔資料1出讓文件2地塊資料文件確認(rèn)書；3.競(jìng)價(jià)記錄表；4.成交確認(rèn)書。3光盤音視頻資料（僅限現(xiàn)場(chǎng)拍賣）A5國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易電子檔案歸檔范圍見表A.5。A5國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易電子檔案歸檔范圍見表A.5。表A.5A6可根據(jù)工作要求，增加歸檔資料的種類或調(diào)整歸檔資料類別及內(nèi)容。A4行政事業(yè)資產(chǎn)交易電子檔案歸檔范圍見表A.4。表A.4行政事業(yè)資產(chǎn)交易序號(hào)歸檔類別歸檔資料1項(xiàng)目登記文件9.其他按規(guī)定應(yīng)提交的材料。2項(xiàng)目公告文件3中項(xiàng)目評(píng)審過程文件所列資料。4異常情況文件序號(hào)歸檔資料1交易鑒證書2產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓合同3意向登記文件4信息公告5產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓行為的決策及批準(zhǔn)文件6評(píng)估報(bào)告（含備案表或核準(zhǔn)文件）7轉(zhuǎn)讓方資料附錄B（資料性）紙質(zhì)檔案數(shù)字化示例流程圖紙質(zhì)檔案數(shù)字化示例流程圖見B.1。圖B.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化示例流程圖參考文獻(xiàn)［1］中華人民共和國(guó)主席令第四