18CETC16-目標(biāo)業(yè)務(wù)流程方案-應(yīng)付管理-中利騰暉破產(chǎn)清算材料

CETC16所ERP目標(biāo)業(yè)務(wù)流程方案用友優(yōu)普PAGEiii中國電子科技集團(tuán)第16研究所U9-ERP項(xiàng)目目標(biāo)業(yè)務(wù)流程解決方案<應(yīng)付>創(chuàng)建人: 用友項(xiàng)目顧問組創(chuàng)建日期: 2014年10月08日最終確認(rèn)日期: 2014年10月20日文檔控制號： CETC_16方案版本號: V1.1批準(zhǔn)：中國中國電科16所：實(shí)實(shí)施方：文檔控制修改記錄日期作者版本修改參考2014-10-08楊云飛1.0建立文檔2014-10-20楊云飛V1.1修訂稿傳閱日期姓名職位審批日期職位姓名簽名目錄TOC\o"1-3"文檔控制 ii修改記錄 ii傳閱 ii審批 ii概述 1目標(biāo)與參考 1參與人 1一、CETC16-AP:應(yīng)付管理 2二、應(yīng)付管理基礎(chǔ)定義 3三、CETC16-AP-01:應(yīng)付結(jié)算流程 4四、CETC16-AP-02:請款與付款流程 11PAGE17概述目標(biāo)與參考具體目標(biāo)本目標(biāo)業(yè)務(wù)解決方案是根據(jù)對中國電子科技集團(tuán)第16所(以下簡稱“16所”)現(xiàn)行應(yīng)付管理的業(yè)務(wù)調(diào)研及需求分析，在項(xiàng)目方案設(shè)計(jì)階段為了滿足16所應(yīng)付管理業(yè)務(wù)的需求，結(jié)合U9系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能和部分預(yù)定義的客戶化解決方法編制設(shè)計(jì)的。定義16所<應(yīng)付管理>業(yè)務(wù)需求與改善控制定義16所<應(yīng)付管理>目標(biāo)業(yè)務(wù)流程定義16所<應(yīng)付管理>報(bào)表需求定義16所<應(yīng)付管理>關(guān)鍵業(yè)務(wù)要點(diǎn)解決方案根據(jù)方案結(jié)果指導(dǎo)系統(tǒng)配置、關(guān)鍵用戶方案測試與實(shí)例演練，定義詳細(xì)客戶化開發(fā)需求參考本解決方案文檔參考如下：《CETC16_調(diào)研問卷_應(yīng)付模塊》等《CETC16_業(yè)務(wù)現(xiàn)狀報(bào)告_應(yīng)付模塊》等《CETC16_應(yīng)付管理差異匹配分析》《CETC16_ERP項(xiàng)目實(shí)施主流程清單》應(yīng)付管理部分16所財(cái)務(wù)部門提供的書面或電子材料用友顧問與相關(guān)部門溝通過程內(nèi)容、會議紀(jì)要參與人本方案編制組16所項(xiàng)目組：李霞、潘群群用友顧問組：楊云飛一、CETC16-AP:應(yīng)付管理總體流程圖管理概要管理供應(yīng)商發(fā)票業(yè)務(wù)屬于采購領(lǐng)域流程，作為應(yīng)付方案的整體納入該方案。供應(yīng)商付款中的應(yīng)付票據(jù)付款主要在票據(jù)管理模塊，但是16所該結(jié)算模式較少，所以整體納入應(yīng)付方案中解決。二、應(yīng)付管理基礎(chǔ)定義管理概要應(yīng)付管理的基礎(chǔ)定義主要為應(yīng)付立賬條件、付款條件和結(jié)算方式的維護(hù)，一般而言設(shè)置應(yīng)在上線時(shí)一次性設(shè)置好，不建議經(jīng)常變動，否則將會影響系統(tǒng)運(yùn)行方案，當(dāng)然，依據(jù)特殊的業(yè)務(wù)需要可以新增或修改上述基礎(chǔ)定義。要點(diǎn)與分析項(xiàng)1：應(yīng)付立賬條件主要是立賬日與到期日的確定。立賬日：應(yīng)付款的入賬日期，決定入賬的會計(jì)期間。可以按照交易日（可自定義）立賬，也可以自定義入賬日期，比如固定日在每月25日，則26日開始就算到下個(gè)會計(jì)期的應(yīng)付款了。為合理、準(zhǔn)確映入賬情況，16所采購部與財(cái)務(wù)部根據(jù)采購合同確定，并在供應(yīng)商基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)定義。到期日：主要為應(yīng)付款的賬期，什么時(shí)候需要付款。在發(fā)票到期日前系統(tǒng)認(rèn)為發(fā)票未到期，在發(fā)票到期日后系統(tǒng)開始計(jì)算帳齡，到期日是賬齡計(jì)算的基礎(chǔ)。16所采購部與財(cái)務(wù)部可以共同設(shè)置到期日，對于合同付款建議依照合同中的付款日期設(shè)置到期日，對于非合同付款設(shè)置交易日即到期付款日。舉例：以一個(gè)固定日期作為發(fā)票到期日，如：20在發(fā)票立賬日期的固定天數(shù)后作為發(fā)票到期日，如：30天后付款帳齡從立賬日開始算起，帳期預(yù)先設(shè)置（原則從立賬日開始30天或者合同條款規(guī)定）要點(diǎn)與分析項(xiàng)2：付款條件用于維護(hù)交易過程中所采用的結(jié)算方式和各結(jié)算方式下的支付比例，及延期付款的相關(guān)處罰信息。16所目前的采購付款有嚴(yán)格的付款計(jì)劃，未出現(xiàn)付款處罰相關(guān)的事宜。要點(diǎn)與分析項(xiàng)3：結(jié)算方式結(jié)算方式即付款方式，16所目前的付款方式主要為電匯、支票、現(xiàn)金與匯票，匯票主要為銀行承兌匯票和銀行匯票，一般在大額清算時(shí)才會使用；在系統(tǒng)中，應(yīng)付票據(jù)的處理將用付款單形式處理。三、CETC16-AP-01:應(yīng)付結(jié)算流程業(yè)務(wù)適用范圍適用于16所材料、固定資產(chǎn)、在建工程、服務(wù)項(xiàng)采購的發(fā)票結(jié)算管理，不適用于無采購合同的采購發(fā)票結(jié)算。業(yè)務(wù)主要目的完成采購收貨與發(fā)票的匹配結(jié)算以及應(yīng)付賬款的確立。流程邊界發(fā)生材料類采購、固定資產(chǎn)類采購、在建工程類采購、服務(wù)類采購收貨完成，供應(yīng)商開來發(fā)票后，啟用此流程。流程輸入輸出輸入：供應(yīng)商發(fā)票、收貨單DATA-PM-80來源于采購收貨流CETC16-PM-04-01、原始憑證；輸出：應(yīng)付單DATA-AP-10、記賬憑證DATA-GL-10、借/貸項(xiàng)通知單DATA-AP-30、請款單DATA-AP-20.業(yè)務(wù)流程 活動說明步驟部門崗位活動說明輸出單據(jù)方式10采購物流中心采購員供應(yīng)商開來發(fā)票后，根據(jù)收貨單拉式生成應(yīng)付單，金額按照發(fā)票金額輸入，此時(shí)系統(tǒng)即時(shí)完成應(yīng)付與收貨的匹配應(yīng)付單系統(tǒng)內(nèi)20采購物流中心采購員打印應(yīng)付單并將入庫單和發(fā)票等原始單據(jù)粘貼在一起，填寫報(bào)銷單并提請審批（系統(tǒng)外審批，審批過程按照16所現(xiàn)有流程）系統(tǒng)內(nèi)30財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)根據(jù)審批通過的報(bào)銷單等原始單據(jù)對應(yīng)付單進(jìn)行立賬操作，立賬后系統(tǒng)自動生成請款單（未提交審核狀態(tài)）請款單系統(tǒng)內(nèi)40財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)檢查發(fā)票匹配情況，對于未自動匹配的發(fā)票進(jìn)行發(fā)票匹配與發(fā)票結(jié)算系統(tǒng)內(nèi)50財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)將應(yīng)付單與結(jié)算單生成的交易分錄轉(zhuǎn)總賬生成記賬憑證記賬憑證系統(tǒng)內(nèi)60財(cái)務(wù)部稽核會計(jì)審核應(yīng)付系統(tǒng)傳來的記賬憑證，不通過則駁回修改系統(tǒng)內(nèi)70財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)如果后續(xù)發(fā)生應(yīng)付賬款的調(diào)整，根據(jù)采購員提供的經(jīng)過審批（線下）的原始憑證針對相應(yīng)的應(yīng)付單錄入借/貸項(xiàng)通知單借/貸項(xiàng)通知單系統(tǒng)內(nèi)80財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)借/貸項(xiàng)通知單生成的交易分錄轉(zhuǎn)總賬生成記賬憑證，提交稽核會計(jì)審核系統(tǒng)內(nèi)要點(diǎn)分析發(fā)票號：在應(yīng)付管理中，有2個(gè)發(fā)票號，即系統(tǒng)發(fā)票號與供應(yīng)商發(fā)票號，系統(tǒng)發(fā)票號為ERP管理依據(jù)，供應(yīng)商發(fā)票號有專欄字段錄入。16所需要打印應(yīng)付單形成目前的應(yīng)付帳款入賬單，單據(jù)核心內(nèi)容如下：供應(yīng)商名稱、開戶行、賬號、合同金額、已付款金額、本次付款金額。16所存在一張系統(tǒng)發(fā)票對應(yīng)多張供應(yīng)商發(fā)票的情況，在U9系統(tǒng)中，通過發(fā)票行體現(xiàn)，通過擴(kuò)展字段記錄供應(yīng)商發(fā)票號。項(xiàng)目開票：16所目前發(fā)票并沒有嚴(yán)格要求供應(yīng)商按照項(xiàng)目開立，部分業(yè)務(wù)需要合并項(xiàng)目開票，通過發(fā)票的單頭項(xiàng)目或行項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)單項(xiàng)目發(fā)票和多項(xiàng)目發(fā)票。發(fā)票稅管理：系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票的金額自動計(jì)算進(jìn)項(xiàng)稅。16所可根據(jù)自己的需要自定義增值稅代碼，每一稅代碼可指定相對應(yīng)的稅率，并通過AAI配置設(shè)置會計(jì)科目。設(shè)置應(yīng)交稅金預(yù)設(shè)科目的影響因素為項(xiàng)目，配置AAI，不同的項(xiàng)目應(yīng)交稅金入賬科目不同。采購中的運(yùn)費(fèi)發(fā)票處理:16所大部分運(yùn)費(fèi)是供應(yīng)商簽訂合同時(shí)包含的，也存在我方承擔(dān)的運(yùn)費(fèi)，該類運(yùn)費(fèi)需要單獨(dú)入賬。采購員取得費(fèi)用發(fā)票后，在系統(tǒng)中手工錄入費(fèi)用發(fā)票，并提交財(cái)務(wù)報(bào)賬，財(cái)務(wù)對費(fèi)用發(fā)票立賬，并進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)?。（明確運(yùn)費(fèi)計(jì)入存貨價(jià)格，其他分?jǐn)偅┩鈪f(xié)采購發(fā)票處理：16所的外協(xié)采購主要包括兩種形式：供應(yīng)商包工包料形式：16所提供圖紙，廠家按照圖紙采購。該外協(xié)實(shí)質(zhì)上和外購一樣處理，只是業(yè)務(wù)類型不同，因此在會計(jì)處理上應(yīng)一致。供應(yīng)商包工不包料形式：16所提供圖紙和材料。該外協(xié)的財(cái)務(wù)處理需要通過“工序委外”物料處理。發(fā)票已到貨未到：發(fā)票已到貨未到的情況，采購員與財(cái)務(wù)可以自行選擇下面兩種方式管理：不錄入，等待貨到后一起錄入。不與入庫單匹配建立發(fā)票，計(jì)入“在途物資”科目中，等到入庫后，財(cái)務(wù)再手工與入庫單匹配結(jié)算，轉(zhuǎn)出在途物資，該種方式要確認(rèn)發(fā)票提前入賬時(shí)是否能計(jì)進(jìn)項(xiàng)稅。最終確定按第一種方案執(zhí)行從一般情況看，建議盡量避免該業(yè)務(wù)的出現(xiàn)。采購結(jié)算處理方式：16所ERP系統(tǒng)使用的計(jì)價(jià)方式為加權(quán)平均，并且暫估沖回方式為“單到回沖”。采購入庫時(shí)：借：原材料貸：應(yīng)付帳款-暫估款發(fā)票立賬時(shí)：借：原材料應(yīng)交稅金-進(jìn)項(xiàng)稅貸：應(yīng)付帳款發(fā)票結(jié)算時(shí)：借：原材料（紅字）貸：應(yīng)付帳款-暫估款（紅字）固定資產(chǎn)采購發(fā)票：16所的固定資產(chǎn)采購的建卡模式為采購分發(fā)，資產(chǎn)建卡時(shí)點(diǎn)為達(dá)到可使用狀態(tài)，16所的建卡時(shí)點(diǎn)主要是發(fā)票取得之后建卡，因此不存在資產(chǎn)發(fā)票IPV差異。資產(chǎn)會計(jì)開票要取得正式合同文本，技改的設(shè)備投資還需取得技改項(xiàng)目采購任務(wù)書。在建工程采購發(fā)票：16所的在建工程為外包工程，所以此類采購發(fā)票屬于服務(wù)項(xiàng)采購，按照在建工程類別建立服務(wù)性料號，供應(yīng)商開票會根據(jù)工程進(jìn)度開票，資產(chǎn)會計(jì)取得監(jiān)理方出具的支付意見和審計(jì)部審核意見后開票，如在合同中規(guī)定了開票節(jié)點(diǎn)，有多次開票，建議將開票次數(shù)作為采購申請單數(shù)量，上線時(shí)由財(cái)務(wù)根據(jù)最大開票次數(shù)建議最大數(shù)量。舉例：在建工程合同100萬。采購訂單：數(shù)量10，單價(jià)100000，金額1000000。（根據(jù)總額倒算單價(jià)，單價(jià)只做參考）進(jìn)度一（開票）：50萬；進(jìn)度二（開票）：20萬；進(jìn)度三（開票）：30萬則：進(jìn)度一50萬發(fā)生時(shí)，收貨單行數(shù)量5，單價(jià)100000，金額500000，開票匹配收貨單，再對發(fā)票付款。進(jìn)度二30萬發(fā)生時(shí)，收貨單行數(shù)量3，單價(jià)100000，金額300000，開票匹配收貨單，再對發(fā)票付款。進(jìn)度三20萬發(fā)生時(shí)，收貨單行數(shù)量2，單價(jià)100000，金額200000，開票匹配收貨單，再對發(fā)票付款。服務(wù)項(xiàng)采購發(fā)票：16所的服務(wù)項(xiàng)采購包含設(shè)計(jì)費(fèi)采購、加工、合作服務(wù)采購等等，采購屬于項(xiàng)目的直接成本，U9系統(tǒng)的采購發(fā)票必須與收貨匹配，服務(wù)項(xiàng)采購的立賬分錄如下：借：費(fèi)用類科目貸：應(yīng)付帳款發(fā)票結(jié)算：發(fā)票結(jié)算完成后更新入庫成本，因16所采用的是單到回沖的方式，系統(tǒng)會紅沖原暫估憑證；若在結(jié)算前發(fā)生了部分領(lǐng)料，則差異分?jǐn)傇谑Ｓ鄮齑?；若結(jié)算前全部領(lǐng)用且后續(xù)不再發(fā)生入庫，則用生產(chǎn)成本調(diào)整單進(jìn)行財(cái)務(wù)處理計(jì)入當(dāng)期費(fèi)用。發(fā)票調(diào)整：應(yīng)付發(fā)票的調(diào)整包括對原先發(fā)票的增加和沖減，即發(fā)票的正調(diào)整和負(fù)調(diào)整。通常情況下由于質(zhì)量或價(jià)格原因，我方或供應(yīng)商開出的承認(rèn)調(diào)整發(fā)票應(yīng)付金額的情況，是一種金額付款折扣，只是金額的調(diào)整，正調(diào)整使用貸項(xiàng)通知單，負(fù)調(diào)整使用借項(xiàng)通知單。調(diào)整后影響發(fā)票應(yīng)付金額和供應(yīng)商應(yīng)付余額。退貨發(fā)票：因?yàn)?6所的退換貨業(yè)務(wù)（質(zhì)檢退換貨和在庫退換貨）都是退貨補(bǔ)貨的形式，并不沖減應(yīng)付賬款，因此退貨發(fā)票的立賬與正常采購立賬的流程類似，都是根據(jù)收貨單立藍(lán)字發(fā)票。查詢及報(bào)表需求序號類別名稱描述方案1查詢采購合同執(zhí)行情況采購合同財(cái)務(wù)執(zhí)行情況，收貨、立賬、開票、付款情況系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)功能方案反饋序號反饋人反饋說明問題答復(fù)1234四、CETC16-AP-02:請款與付款流程業(yè)務(wù)適用范圍適用于往來類采購的付款申請和付款，不包括現(xiàn)金銀行模塊管理的個(gè)人報(bào)銷付款和非往來類付款業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)主要目的控制采購付款環(huán)節(jié)，安排付款計(jì)劃，合理安排資金。流程邊界發(fā)票（系統(tǒng)名稱為應(yīng)付單）立賬完成，啟用此流程；發(fā)生緊急付款業(yè)務(wù)時(shí)啟用此流程；發(fā)生預(yù)付款業(yè)務(wù)時(shí)，啟用此流程。流程輸入輸出輸入：請款單DATA-AP-20來源于應(yīng)付結(jié)算流程CETC16-AP-01;輸出：付款計(jì)劃，請款單DATA-AP-20、請款確認(rèn)單DATA-AP-40、付款單DATA-AP-50、應(yīng)付核銷單DATA-AP-60、記賬憑證DATA-GL-10。業(yè)務(wù)流程活動說明步驟部門崗位活動說明輸出單據(jù)方式10財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)主任非緊急付款的情況，月初根據(jù)未關(guān)閉的請款單安排付款計(jì)劃并發(fā)放給采購部門系統(tǒng)內(nèi)20財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)根據(jù)付款計(jì)劃選擇請款單進(jìn)行提交（資產(chǎn)采購為資產(chǎn)管理部門管理員提交）系統(tǒng)內(nèi)30采購物流中心采購員對于緊急付款，采購員直接提交請款單；對于預(yù)付款，采購員直接填寫、提交請款單（付款用途按實(shí)際情況選擇）請款單系統(tǒng)內(nèi)40采購物流中心采購員預(yù)付款采購員填寫借款單并提請審核（系統(tǒng)外審核，按16所現(xiàn)有流程）系統(tǒng)內(nèi)50采購物流中心采購員采購業(yè)務(wù)員確認(rèn)請款單系統(tǒng)內(nèi)60財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)對通過確認(rèn)的請款單確認(rèn)付款（包括請款確認(rèn)和付款兩步操作）；對于審核通過的緊急付款或預(yù)付款由應(yīng)付會計(jì)確認(rèn)付款請款確認(rèn)單、付款單系統(tǒng)內(nèi)70財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)核銷應(yīng)付賬款應(yīng)付核銷單系統(tǒng)內(nèi)80財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)交易分錄轉(zhuǎn)總賬生成記賬憑證記賬憑證系統(tǒng)內(nèi)90財(cái)務(wù)部稽核會計(jì)審核記賬憑證，不通過則駁回修改系統(tǒng)內(nèi)100財(cái)務(wù)部應(yīng)付會計(jì)打印審核通過的記賬憑證系統(tǒng)內(nèi)110財(cái)務(wù)部出納憑記賬憑證付款系統(tǒng)外要點(diǎn)分析付款申請：16所目前使用付款計(jì)劃單與支付單作為付款控制的憑證，U9系統(tǒng)上線后，將用請款單來控制付款。請款單是U9付款管理流程中非常重要的單據(jù)，是相關(guān)付款處理的來源。16所可以根據(jù)付款用途控制是否走請款流程。根據(jù)16所現(xiàn)有業(yè)務(wù)情形，U9的標(biāo)準(zhǔn)請款用途對應(yīng)16所業(yè)務(wù)解決方案如下：請款用途16所業(yè)務(wù)對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)款主要為發(fā)票付款控制，16所的采購發(fā)票、資產(chǎn)發(fā)票、在建工程發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票等，用自動請款實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)立賬時(shí)自動生成請款單，采購部門根據(jù)財(cái)務(wù)部的付款計(jì)劃匹配提交審核。預(yù)付款主要為合同預(yù)付款，16所的材料采購合同、資產(chǎn)采購合同、在建工程采購合同等，采購員預(yù)付款請款時(shí)將請款總額分?jǐn)偟矫抗P采購訂單。預(yù)付款啟用請款到付款的控制流程保證金主要為付給供應(yīng)商的保證金。目前16所無該業(yè)務(wù)。雜項(xiàng)主要為客戶、供應(yīng)商的雜項(xiàng)付款，如不知道付款用途時(shí)，可以利用雜項(xiàng)付款手續(xù)，或緊急付款。盡量減少不知用途的付款，加強(qiáng)內(nèi)控，雜項(xiàng)付款流程應(yīng)該嚴(yán)格控制。供應(yīng)商賬號：每個(gè)供應(yīng)商在系統(tǒng)內(nèi)可以擁有多個(gè)收款帳號，在系統(tǒng)內(nèi)將供應(yīng)商位置按照供應(yīng)商銀行帳號一一對應(yīng)設(shè)置。16所在供應(yīng)商檔案維護(hù)時(shí)，需要對供應(yīng)商檔案上的銀行帳號維護(hù)。采購員創(chuàng)建系統(tǒng)應(yīng)付單時(shí)，可以選擇并確認(rèn)供應(yīng)商位置即供應(yīng)商收款帳號。付款核銷的賬務(wù)處理：標(biāo)準(zhǔn)的付款程序在付款處理結(jié)束后，會生成如下憑證：借：未核銷付款貸：銀行存款在付款結(jié)束后，自動核銷，生成核銷憑證。借：應(yīng)付帳款貸：未核銷付款在轉(zhuǎn)總帳時(shí)，是合并產(chǎn)生憑證：借：應(yīng)付帳款貸：銀行存款預(yù)付款賬務(wù)處理：預(yù)付款程序在付款處理結(jié)束后，會生成如下憑證：借：預(yù)付帳款貸：銀行存款應(yīng)付發(fā)生時(shí)，會計(jì)應(yīng)及時(shí)對應(yīng)付進(jìn)行核銷，預(yù)付款沖銷應(yīng)付款，核銷結(jié)束后，生成核銷憑證。借：原材料貸：應(yīng)付賬款借：應(yīng)付帳款貸：預(yù)付帳款應(yīng)付票據(jù)管理：匹配16所當(dāng)前業(yè)務(wù)情形和未來流程處理，主要描述銀行承兌匯票的使用。銀行承兌匯票主要在票據(jù)管理模塊使用，本方案不再另外出具票據(jù)管理方案，納入到應(yīng)付解決方案中。目前16所大額支出都需要走請款控制流程，在會計(jì)進(jìn)行請款確認(rèn)時(shí)，在線輸入應(yīng)付票據(jù)信息，自動出票。產(chǎn)生如下會計(jì)分錄：借：待核銷付票據(jù)貸：應(yīng)付票據(jù)借：待核銷付款貸：待核銷付票據(jù)應(yīng)付款核銷時(shí)：借：應(yīng)付帳款貸：待核銷付款應(yīng)付票據(jù)付款時(shí)：