《采購管理實務（第2版）》第2章 采購組織管理

第2章

采購組織管理學習目標知識目標掌握采購組織的內涵及功能；掌握采購部門在企業(yè)中地位的影響因素；掌握采購組織的基本類型；了解采購組織設計的原則及步驟；了解采購部門與采購員的職責；了解未來采購組織的特點。能力目標掌握集權式與分權式采購組織的區(qū)別及適用范圍；樹立采購組織理念，培養(yǎng)規(guī)范的組織意識；明確責任與擔當，樹立良好的職業(yè)道德規(guī)范。主要內容采購組織概述1采購組織的類型2采購組織設計3采購組織的職責4案例分析2-1：A公司采購組織設計不合理影響采購效率

公司現狀A集團公司屬于通信產品制造業(yè)，其采購管理分兩塊∶供應商管理組和采購執(zhí)行組；采購執(zhí)行組所需采購的原材料主要包括生產物料、MRO和外協物料；外購生產物料多為電子料，外協多以金屬原材料機加工為主，MRO則為生產輔料、設備及包含其余一切公司用度雜項。A公司采購部的職能設置供應商管理組下設三組∶供應商開發(fā)組、供應商質量考核組和成本管理組，具體工作分別由供應商開發(fā)工程師、供應商質量工程師和成本管理員承擔；供應商開發(fā)工程師主要負責供應開發(fā)、審批、檔案管理、樣品認證跟蹤等工作；供應商質量工程師則負責供應商質量問題處理、跟進、質量審核及考核工作；成本管理員負責招標、份額分配、價格談判、新物料價格核準等工作，但其往往由供應商開發(fā)人員兼任。

案例分析2-1：A公司采購組織設計不合理影響采購效率

A公司采購部的職能設置采購執(zhí)行組由采購員組成，按物料分類，共分三個組；負責外購生產物料的一個組；負責MRO的一個組；負責外協采購的一個組。采購執(zhí)行組的職責被簡化，基本上變成了下單、跟單、對賬、結算，至于供應中出現任何關于供應商的問題都將由供應商管理組負責解決，如供方漲價、貨源不足、質量問題、新樣品試用等。當然，一般供貨送貨的問題，采購員在跟單時會進行溝通解決。

案例分析2-1：A公司采購組織設計不合理影響采購效率

A公司采購部的職能設置案例分析2-1：A公司采購組織設計不合理影響采購效率

A公司采購職能設置應如何改進呢？

思考題根據A公司采購部的組織結構可以看出，A公司管理上存在哪些問題?結合案例根據實際談談采購組織設計的重要性。通過案例，談談你對構建高效采購組織結構的想法與思路。

案例分析2-1：A公司采購組織設計不合理影響采購效率

2.1節(jié)采購組織概述一、采購組織的含義組織的含義：一是指作為實體本身的組織，即按照一定的目標、任務和形式建立起來的社會集體，如企業(yè)、政府、大學、醫(yī)院等；二是指管理的組織職能，即通過組織機構的建立運行和變革機制，以實現組織資源的優(yōu)化配置，完成組織任務和實現組織目標。采購管理組織是指為了完成企業(yè)的采購任務，實現保證生產經營活動順利進行，由采購人員按照一定的規(guī)則組建的一種采購團隊。2.1節(jié)采購組織概述二、采購組織的功能1

凝聚功能2

協調功能3制約功能4激勵功能2.1節(jié)采購組織概述三、影響采購部門地位的因素影響采購在組織中最終地位的因素按重要程度有以下幾類：貨物和服務的總價值；公司采購的原料在當下市場供應情況；公司的財務狀況；管理層自身的知識和認識水平。

2.1節(jié)采購組織概述四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關系1、采購部門隸屬于生產部門采購部門隸屬于生產部門關系圖2.1節(jié)采購組織概述四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關系2、采購部門隸屬于行政部門采購部門隸屬于行政部門關系圖2.1節(jié)采購組織概述四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關系3、采購部門直接隸屬于總經理采購部門隸屬于總經理的關系圖2.1節(jié)采購組織概述四、采購部門在企業(yè)中的隸屬關系4、采購部門隸屬于物料管理部門采購部門隸屬于物料管理部門關系圖2.2節(jié)采購組織的類型分權式采購組織集權式采購組織混合式采購組織跨職能采購組織2.2節(jié)采購組織的類型一、分權式采購組織分權式采購分權式采購組織指的是與采購相關的職責和工作分別由不同的部門來執(zhí)行。2.2節(jié)采購組織的類型一、分權式采購組織分權式采購的優(yōu)缺點分權式采購適用范圍分權式采購組織適用于經營單位結構跨行業(yè)，每一個經營單位所采購的產品都是唯一的，并且與其他經營單位所采購的產品有顯著的不同。優(yōu)點缺點權利責任統(tǒng)一；反應速度快；可自行制定采購政策、控制供應；避免官僚主義和形式主義。重疊工作，無法達成規(guī)模效益；溝通不暢、相互沖突；供應成本相對較高。2.2節(jié)采購組織的類型二、集權式采購組織集權式采購集權式采購組織是將采購相關的職責或工作集中授予一個部門執(zhí)行，采購工作在戰(zhàn)略和戰(zhàn)術層次上進行運作。2.2節(jié)采購組織的類型二、集權式采購組織集權式采購的優(yōu)缺點集權式采購適用范圍集權式采購組織適用于幾個經營單位購買相同產品，同時該產品對于他們具有戰(zhàn)略意義的情況。優(yōu)點缺點協調采購量；減少重復性的采購工作；協調采購計劃和戰(zhàn)略；采購專業(yè)化水平高；采購成本低。對市場反應滯后；請購程序太過復雜，缺乏靈活性；缺乏對特殊物料的措施；若工廠之間存在距離，對倉儲管理造成不便。2.2節(jié)采購組織的類型三、混合式采購組織混合式采購混合式采購組織是在公司一級的層次上存在中心采購部門，同時獨立的經營單位也進行采購活動。

2.2節(jié)采購組織的類型三、混合式采購組織混合式采購的優(yōu)缺點中心采購部門進行戰(zhàn)略規(guī)劃，具體活動由部門或經營單位的采購組織實施；提高采購效率，而且還可以降低采購成本；獲得集權與分權結構的優(yōu)點；具體實施較困難。

2.2節(jié)采購組織的類型四、跨職能采購組織為了一個特定的采購項目或連續(xù)性的采購任務而組建的由生產、質量、計劃、財務、市場、研發(fā)等職能部門的成員組成的團隊被稱為是跨職能采購組織。相關資料：IBM采購部重組---跨職能采購組織1992年，IBM公司財務出現巨大虧損，采購職能被加以重組。新采購結構采用了一個與供應商的單一聯系點，即商品小組。為整個組織提供對全部部件需求的整合；合同的訂立是在公司總層次上集中進行的；采購業(yè)務活動都是分散的。相關資料：IBM采購部重組---跨職能采購組織IBM追求的是全球范圍內的統(tǒng)一采購程序；供應商選擇和挑選遵循統(tǒng)一的模式；集中于對主要供應商的選擇；更低的價格和成本水平、更好的質量、更短的交貨周期，并因此實現了更低的庫存；更少的供應商，更緊密的聯系；與供應商發(fā)展以持續(xù)的績效改善為基礎的關系。相關資料：IBM采購部重組---跨職能采購組織2.2節(jié)采購組織的類型四、跨職能采購組織跨職能采購組織的分類與任務2.2節(jié)采購組織的類型四、跨職能采購組織跨職能采購組織的優(yōu)缺點減少解決問題或完成任務所需的時間；提高創(chuàng)新能力，保持競爭優(yōu)勢；小組成員共同享有決策權，加強部門或組織間的交流，協同效應有利于找到更好地解決問題的方法；具體實施較困難。一、采購組織設計原則1精簡的原則2責、權、利相結合的原則3統(tǒng)一的原則4高效的原則

2.3節(jié)采購組織設計2.3節(jié)采購組織的設計二、采購組織建立的步驟考慮采購管理職能；考慮采購任務量；確定采購管理組織機構；設計管理作業(yè)流程；設定崗位；為各個崗位配備合適的人。采購組織建立步驟

2.3節(jié)采購組織設計三、采購組織的設計1、按采購地區(qū)設計企業(yè)采購的貨源來自不同的地區(qū)。按照采購地區(qū)的不同，分別設立部門。

2.3節(jié)采購組織的設計三、采購組織的設計2、按物品類別設計按物品的類別將采購部門劃分為不同的采購小組，每一小組承擔某一物品采購的計劃制定、詢價、招標、比價、簽訂合同、貨款結算等一系列采購業(yè)務。2.3節(jié)采購組織的設計三、采購組織的設計3、按采購物料重要性設計按采購物料價值或重要性分為A、B、C三類

，物品價值不同，負責人也不同物品價值次數承辦人員A70%10%經理B20%30%主管C10%60%職員2.3節(jié)采購組織的設計三、采購組織的設計3、按采購物料重要性設計項目不同，負責人也不同2.3節(jié)采購組織的設計三、采購組織的設計4、按采購功能設計按照采購業(yè)務過程及功能，將采購計劃的制定、詢價、比價、簽訂合同、催貨、提貨、貨款結算等工作交給不同人員辦理。

2.3節(jié)采購組織的設計三、采購組織的設計5、混合式設計具有一定規(guī)模的企業(yè)，通常會兼有以物品、地區(qū)、價值、業(yè)務等為基礎來建立采購組織，形成不同的混合式組織形式。一、采購部門的職責掌握供應市場現狀；評估和選擇供應商；制定采購計劃、設計合理的采購流程及簽訂合同；作為主要聯絡對象和供應商進行聯系；提高采購效率、控制采購風險；負責部門內部的行政管理和人事管理。2.4節(jié)采購組織職責二、采購人員的職責采購經理的工作職責擬定采購部門的工作方針與目標；負責主要原材料與物料的采購；編制年度采購計劃與預算；簽訂、審核訂購單與合約；采購制度的建立與改善；撰寫部門周報與月報；主持采購人員的教育訓練；建立與供應商良好的伙伴關系；主持或參與與采購相關的業(yè)務會議，并做好部門間的協調工作。2.4節(jié)采購組織職責二、采購人員的職責采購科長的工作職責分派采購人員及助理的日常工作；負責次要原材料或物料的采購；協助采購人員與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等；采購進度的跟蹤；保險、公證、索賠的督導；審核一般物料采購案；進行市場調查與分析；對供應商進行相應的考核。2.4節(jié)采購組織職責二、采購人員的職責采購員的工作職責分派采購人員及助理的日常工作；經辦一般性物料的采購；查訪廠商；與供應商談判價格、付款方式、交貨日期等；要求供應商執(zhí)行價值工程的工作；確認交貨日期；一般索賠案件的處理；處理退貨并收集價格情報及替代品資料。2.4節(jié)采購組織職責二、采購人員的職責采購助理的工作職責請購單、驗收單的登記；交貨記錄及跟催；訪客的安排與接待；采購費用的申請與報支；進出口文件及手續(xù)的申請；各種采購單據與報表的整理與統(tǒng)計；承辦保險、公證事宜。2.4節(jié)采購組織職責三、采購人員應具備的素質職業(yè)道德素質公正廉潔；誠實守信；愛崗敬業(yè)；謙虛謹慎。2.4節(jié)采購組織職責知識素質政策、法律知識；市場學知識；業(yè)務基礎知識；社會心理；文化基礎知識；自然科學知識能力素質市場分析能力；團結協作能力；語言表達能力；成本分析和價值分析能力；前景預測能力。赫爾希公司供應戰(zhàn)略的關鍵在于：采購的集中化以及整合；供應基礎的重大整合；從采購資源轉向戰(zhàn)略供應活動并遠離事務處理；將關鍵供應商垂直整合進赫爾希公司的業(yè)務之中。案例分析2-2：赫爾希食品公司的采購組織改革思考題你認為赫爾希食品公司采取的是什么樣的采購方式?與以往的采購方式相比，赫爾希公司的方式有什么優(yōu)點?為了更有效地實施采購管理，福蘭克對公司采購組織進行了哪些改變?結合案例分析，你覺得該公司的改革對提高我國企業(yè)的采購效率有哪些啟示。案例分析2-2：赫爾希食品公司的采購組織改革

簡述采購組織的內涵與功能；

簡述采購部門在企業(yè)中的地位和隸屬關系；

比較分散型采購和集中型采購的特點及適用范圍；

簡述采購組織設計有哪些類型，舉例說明這些結

構的現實應用；

簡述跨職能采購組織的內涵及構建流程；

采購組織設計的原則及步