MAX-ERP-財務對帳結賬方案 - V1.0

MAX-ERP-財務對帳管理創(chuàng)鑫激光ERP實施項目PagePAGE3ofNUMPAGES30MAX-ERP-財務對帳管理創(chuàng)鑫激光股份有限公司ERP管理信息系統(tǒng)財務對帳管理文檔作者: SIE顧問創(chuàng)建日期: 2018-09-18確認日期: 控制編碼: MAX-ERP-財務對帳管理當前版本: 1.0審批簽字：創(chuàng)鑫激光項目經理:賽意公司項目經理:變更記錄日期作者版本變更參考2018-09-18賽意顧問1.0審閱人姓名職務分發(fā)拷貝號姓名地點 目錄TOC\o"1-3"\h\z目錄 3一、概述 41、對帳/結賬的原則 42、對帳/結賬的內容 4二、采購管理模塊的對帳/結賬 51、材料采購的核對 52、應計暫估的核對 83、 結賬 10三、庫存、車間管理模塊的對帳/結賬 111、庫存物料的核對 112、生產成本的核對 133、結賬 14四、應付管理模塊的對帳/結賬 161、預付帳款核對 162、應付賬款核對 183、結賬 20五、應收管理模塊的對帳/結賬 211、 應收、預收帳款與總帳的核對 212、結賬 23六、資產模塊的對帳/結賬 251、資產明細核對 252、結賬 27七、總帳模塊的對帳/結賬 281、總賬對賬流程 282、總帳結帳的流程 30一、概述ERP月末對帳是ERP上線初期最為關鍵的環(huán)節(jié)，各財務人員在核對各自負責的會計科目、客戶、供應商、庫存等余額時要選擇恰當的對帳方法，盡量以最簡潔的報表、方法完成各自的對帳任務。1、對帳/結賬的原則簡單、方便盡量取系統(tǒng)標準報表分清對帳重點，分月核對2、對帳/結賬的內容采購模塊：材料采購、應計負債的核對庫存、車間模塊：存貨余額的核對應付模塊：應付賬款、預付賬款的核對應收模塊：應收賬款、預收賬款的核對資產模塊：資產原值、累計折舊的核對總賬模塊：總賬與子模塊的金額核對其他需要核對的內容二、采購管理模塊的對帳/結賬1、材料采購的核對（1）、接收帳戶分配報表將指定期間采購接收時產生的財務信息(借：材料采購貸：應計暫估)、退回供應商產生的財務信息（借：應計暫估貸：材料采購）；路徑：采購職責-請求-“接收帳戶分配報表”，報表參數：排序選項選擇：帳戶和供應商/帳戶和物料/帳戶和接收（，分別根據供應商、物料、接收編號分行顯示，故可根據實際需要選擇排序參數），選擇相應的庫存組織名，起始日期、截止日期均指會計日期，可指定材料采購(1401010101)或應計暫估(2202020101)科目。查看輸出，至末尾為采購子模塊：2018-08-01至2018-08-31的材料采購余額；注意點：（1）此“接收帳戶分配匯總”展示資產物料的接收事務處理和費用物料的接收/交貨事務處理（2）因為此報表是以明細內容反映，為避免數據量太大，可以限定提交材料采購或應計暫估科目；此報表不需要選擇組織，即提取具體公司下的所有組織的數據。（2）、物料賬戶分配匯總報表路徑：庫存/成本職責-請求-“物料帳戶分配匯總”報表參數：此報表需區(qū)分組織分別提取數據，及提前更改職責下的組織為所需要查看的組織；查看輸出：查看帳戶組合為‘材料采購’的凈活動；該報表展示資產物料的入庫時產生的事務處理；借：原材料貸：材料采購借/貸：訂單價差（3）、核對總賬余額=1+2（采購+庫存）；及材料采購明細賬的本期發(fā)生額=41,193,010.39+-41,193,009.98=0.41；試算表中的本期發(fā)生額要一致。在總賬模塊提交對應期間的報表‘試算表-明細’，分頁段選擇:COMPANY;選擇對應期間；金額類型選擇：PTD（期初至今）查看輸出；可知此時的子模塊材料采購帳戶余額與總賬的帳戶余額一致；2、應計暫估的核對（1）、CUX_應付暫估明細表（匯總）由采購接收產生的‘應計暫估’的查詢，可以根據CUX_應付暫估明細表查詢暫估余額；可以按供應商地點匯總來查詢暫估匯總金額；查看輸出：（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶余額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出將總賬與子模塊的帳戶余額進行核對；注意：如出現分配帳戶金額與總帳不符合的情況，原因有如下幾種：總帳接口表中是否還有采購模塊產生的會計信息沒有引入總帳，這種情況總帳人員要在總帳模塊重新引入；如果從采購模塊引入到總帳的數據有人刪除了，也會核對不上，所以嚴禁在總帳中刪除子模塊的數據。路徑:日記帳:導入:運行，界面參數如下：會計人員在調整報表過程中可能出現問題，需要重新調整,根據和子模塊核對的內容,調整明細帳。對于材料采購、應計科目的來源，一般由系統(tǒng)自動地產生，建議不要在應付模塊或者總賬模塊手工錄入此科目。材料采購的數據量比較大，這方面的帳務必須要每個月核對，因為每個月核對，就保證了它的期末數正確，到了下個月，只需核對它的期間發(fā)生額。結賬流程說明序號步驟說明崗位1打開采購會計期每月1號打開當月的采購會計期財務管理員2處理采購業(yè)務采購業(yè)務的處理參見采購目標業(yè)務流程方案，產生會計信息的主要是采購接收和向供應商退貨業(yè)務處理。采購業(yè)務人員、倉庫管理人員3檢查采購業(yè)務是否處理完畢檢查是否存在未及時處理的采購接收單及退貨單，當月的采購業(yè)務須在當月處理完畢，確保數據的準確性和及時性。采購業(yè)務人員、倉庫管理人員4導入采購日記賬總賬會計定期導入采購日記賬（可以每月月底導入一次或每周導入一次）總賬會計5過賬采購日記賬將導入到總賬模塊的采購接收日記賬過賬總賬會計6核對發(fā)生額及余額核對采購模塊的發(fā)生額及余額（主要科目是“材料采購”和“應計負債”），成本會計應付會計7關閉采購會計期采購模塊的發(fā)生額及余額與總賬數據核對無誤后，關閉采購會計期；核對數據有誤的話，調整正確后，再關閉采購會計期財務管理員8導入、過賬采購日記賬采購會計期關閉之后，最好再執(zhí)行一次導入采購日記賬并過賬的操作，以免遺漏在數據核對后、采購期間關閉前發(fā)生的采購會計信息未引入總賬總賬會計三、庫存、車間管理模塊的對帳/結賬在庫存模塊對帳前，庫存管理人員應確保待定事務處理已處理完畢。當所有的庫存事務完畢后，應該先傳送到總帳，運行系統(tǒng)標準報表和總帳核對，總帳和庫存子模塊核對完畢后，關閉庫存會計期。由于車間和庫存是完全集成的，資產負債表中的存貨包括庫存值和車間已發(fā)料未完工的任務單的價值。注意：庫存會計期一旦關閉，不能再打開，所以關閉前一定要確認所有的事務處理都已經處理完畢。下面就兩方面進行說明：庫存物料的余額總分核對、生產成本的總分核對1、庫存物料的核對將指定期間庫存模塊產生的財務信息與總帳模塊來源為庫存的日記帳進行核對 （1）、CUX.倉庫收發(fā)存報表-財務路徑：成本操作用戶-查看-請求（CUX.倉庫收發(fā)存報表-財務）參數可以根據實際需要選擇，可按倉庫匯總，不查看具體的物料；查看輸出：根據子庫匹配其對應的物料帳戶；進行篩選合計：可以分別核對原材料/庫存商品/自制半成品/發(fā)出商品/生產成本-調撥領料等；與總賬的余額進行核對；（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶余額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出,進行核對；2、生產成本的核對（1）、CUX.工單投入產出差異報表路徑：成本操作用戶-查看-請求（CUX.工單投入產出差異報表）將期末車間價值與總帳模塊生產成本科目以及其他工單上定義的估價帳戶的發(fā)生額進行核對查看輸出，根據“工單類型”的區(qū)分，分別合計“在線值”，可以實現核對生成成本，預計負債_售后返修，以及其他業(yè)務成本-服務與勞務支出等相應科目；（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶發(fā)生額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出,進行核對；庫存模塊與總帳核對時，需要注意如下幾點：在關閉庫存會計期時，要保證當月的庫存事務處理都在系統(tǒng)中處理完畢。在關閉庫存會計期前，要先生成會計分錄到總帳。正常情況所有科目都應與總帳相應科目一致，如不一致，是否在總帳中有調整子模塊的數據，一般情況下，不要在總帳中調整子模塊的會計科目。3、結賬流程說明序號步驟說明崗位1打開庫存會計期一般在月初打開庫存會計期，對月初時補做上月的庫存事務處理，如發(fā)貨、自制件完工入庫等，需注意選擇上月的事務處理日期財務管理員2處理庫存、車間、銷售業(yè)務庫存具體業(yè)務處理詳見庫存、車間、銷售的目標業(yè)務流程方案。主要是外購物料的采購入庫、任務領料、裝配件完工入庫、產品銷售出庫及其他雜項事務處理等倉庫管理人員、車間操作人員、應收操作人員3檢查業(yè)務是否完成當月的庫存事務處理一定要在當月完成，確保數據的及時性及準確性。成本會計4傳送至總賬成本會計定期將庫存會計信息傳送到總賬模塊成本會計5總賬導入庫存日記賬總賬會計定期將傳送到總賬接口的庫存會計信息引入總賬總賬會計6總賬過賬庫存日記賬總賬會計將產生的庫存日記賬過賬總賬會計7庫存賬務核對主要核對存貨科目、生產成本科目。成本會計8庫存調整處理如果本月庫存賬務核對后發(fā)現有需要調整的事務處理，在庫存模塊進行調整處理。成本會計、倉庫管理人員或車間操作人員等9關閉庫存會計期如果本月庫存賬務核對無誤，則關閉庫存會計期，庫存會計期關閉后將不能再打開。財務管理員10總賬導入庫存日記賬并過賬關閉庫存會計期的操作，系統(tǒng)會自動產生并發(fā)程序，將庫存沒有傳送到總賬接口的會計信息傳送到總賬，所以總賬會計應再導入一次庫存日記賬并將其過賬。總賬會計四、應付管理模塊的對帳/結賬將指定期間應付管理模塊產生的財務信息與總帳模塊來源為應付款的日記帳進行核對應付模塊和總帳核對的信息主要是應付帳款、預付帳款。1、預付帳款核對（1）、應付賬款試算表路徑：應付操作用戶-查看-請求“CUX供應商預付帳款明細表”：參數：選擇需要查詢的期間查看輸出：對“本位幣期末余額”進行合計；（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶余額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出，進行核對；2、應付賬款核對（1）、CUX供應商應付帳款報表路徑：應付操作用戶-查看-請求（CUX供應商應付帳款報表）參數，選擇需要查詢的期間，查看輸出，對“本位幣期末余額”進行合計；（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶余額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出，進行核對；在應付模塊對帳過程中要注意的幾點：1、在對帳前要確保所有應付模塊產生的會計信息都已傳到總帳，檢查的方法運行“未入帳事務處理報表(XML)”就可以查出所有未過帳的發(fā)票與付款，如未驗證的就要驗證，發(fā)票借貸不平衡的要修正。再運行傳送總帳后執(zhí)行應付會計期關閉，如會計期不能關閉，系統(tǒng)會自動運行“子分類帳期間關閉例外報表”。如能關閉會計期，表明所有應付模塊的事務處理都已傳入總帳，這些工作完成后才能將供應商明細帳與總帳核對。2、一般地來講，必須是先關閉結帳的會計期，再打開下一個應付會計期，嚴禁同時打開兩個應付會計期。3、為保持總帳和明細帳的一致性,不要在總帳中錄入應付帳款-發(fā)票,預付帳款-缺省科目.3、結賬流程說明序號步驟說明崗位1打開應付會計期每月5號左右打開當月的應付會計期財務管理員2處理應付業(yè)務應付業(yè)務的處理參見應付目標業(yè)務流程方案，主要是采購發(fā)票及其付款、供應商預付貨款的支付等。應付會計3檢查應付業(yè)務是否處理完畢檢查是否存在未及時處理或未創(chuàng)建分錄的應付發(fā)票、付款、預付款核銷，當月的應付業(yè)務須在當月處理完畢，確保數據的準確性和及時性。應付會計4引入總賬應付會計定期將應付款管理系統(tǒng)產生的會計信息傳送至總賬（可以每月月底導入、每周或每日導入一次）應付會計5過賬應付日記賬將導入到總賬模塊的應付采購發(fā)票和付款日記賬過賬總賬會計6核對發(fā)生額及余額核對應付模塊的發(fā)生額及余額（主要科目是“應付賬款”、“預付賬款”）應付會計7關閉應付會計期應付模塊的發(fā)生額及余額與總賬數據核對無誤后，通知財務管理員關閉應付會計期；核對數據有誤的話，調整正確并重新引入總賬過賬后，再關閉應付會計期應付會計總賬會計財務管理員五、應收管理模塊的對帳/結賬應收、預收帳款與總帳的核對（1）、CUX.客戶明細賬通過客制化報表“CUX.客戶明細賬”與總賬科目余額表核對路徑：應收操作用戶-查看-請求（CUX.客戶明細賬）參數如下：開始日期：截至日期幣種：注意對于核對總賬與子模塊余額，核對人民幣金額是，需要選擇幣種為“CNY”，舉例：美元客戶需要核對原幣/本位幣金額，需要選擇幣種為“USD”；故需要根據實際需要選擇幣種查看合計金額進行核對；查看輸出：報表拖到最后，期末余額1122010101正數為應收賬款余額，期末余額1122020101負數為應收賬款-未核銷（及預收）余額。注意區(qū)分幣種分別核對；（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶余額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出，進行核對應收模塊對賬過程中要注意如下幾點：要保證未完成的事務處理都已完成，可以用“未完成發(fā)票報表”查詢未完成發(fā)票；在對賬前要保證應收模塊所有事務處理都已傳到總賬，嚴禁同時打開兩個應收會計期，必須是先關閉結賬當月的會計期，再打開下一個會計期；為便于總賬和明細賬的核對，不要在總賬中錄入應收賬款，應收賬款-未核銷科目2、結賬流程說明序號步驟說明崗位1打開應收會計期每月月初打開當月的應收會計期財務管理員2處理應收業(yè)務應收業(yè)務的處理參見應收目標業(yè)務流程方案，主要是銷售發(fā)票引入或手工創(chuàng)建及其客戶收款錄入、收款核銷發(fā)票等應收會計3檢查應收業(yè)務是否處理完畢檢查發(fā)票接口行是否存在銷售發(fā)運確認或退貨接收入庫后引入到應收的數據未及時創(chuàng)建為發(fā)票或貸項通知單，是否存在引入錯誤的接口行記錄，是否存在未及時完成或未核銷發(fā)票的客戶收款等，當月應收業(yè)務須在當月處理完畢，確保數據的準確性和及時性應收會計4引入總賬應收會計定期將應收款管理系統(tǒng)產生的會計信息傳送至總賬（可以每月月底導入、每周或每日導入一次）應收會計5過賬應收日記賬將導入到總賬模塊的應收銷售發(fā)票和商業(yè)收據等日記賬過賬總賬會計6核對發(fā)生額及余額核對應收模塊的發(fā)生額及余額（主要科目是“應收賬款”、“應收賬款-未核銷”）應收會計7關閉應收會計期應收模塊的發(fā)生額及余額與總賬數據核對無誤后，通知財務管理員關閉應收會計期；核對數據有誤的話，調整正確并重新引入總賬過賬后，再關閉應收會計期應收會計、總賬會計、財務管理員六、資產模塊的對帳/結賬1、資產明細核對（1）、CUX.固定資產清冊資產模塊主要核對資產原值、累計折舊與總帳保持一致。在資產模塊運行“日記帳分錄準備金分類帳報表”或者‘CUX.固定資產清冊’報表就可以核對，資產各類別的原值與累計折舊也要與總帳完全相同。路徑：資產操作用戶-查看-請求（CUX.固定資產清冊）、參數，選擇對應組織下的對應賬戶，需要的資產期間，查看輸出；根據資產類別來分別匯總資產原值和累計折舊，與總賬核對（2）、核對對于未過賬前需要對賬，在總賬模塊可以提交：CUX.科目余額表進行對賬，若憑證全部過帳，也可以提交：試算表-明細表查看帳戶余額；路徑：總賬操作用戶-查看-請求（CUX.科目余額表）參數：是否過總賬可以根據需要選擇‘否’；查看輸出，進行核對；資產模塊的核對要注意如下幾點：要對資產的原值、累計折舊、新增資產原值、報廢資產核對，財務人員可以運行“日記帳分錄準備金分類帳報表”或者‘CUX.固定資產清冊‘核對每月傳入到總帳的折舊金額是否正確對于過帳到總帳的資產業(yè)務，要先核對完畢后再在總帳中過帳，如果發(fā)現有問題或有業(yè)務沒有處理完，在資產模塊調整，然后再次過賬到總賬。月末，固定資產中轉科目必須為0，不能留有余額，如果有余額，一定要查出差異的原因；2、結賬流程說明序號步驟說明崗位1資產會計期在上月的資產會計期關閉的同時打開了本月的資產會計期資產會計4資產工作臺其他事務處理主要是手工增加資產卡片、具體資產的重分類、轉移、報廢、資產相關信息的調整等事務處理，直接在資產工作臺操作。資產管理員/資產會計5檢查資產事務處理是否完畢根據當月相關資產發(fā)票單據、資產轉移單據、資產報廢單據等，提交資產增加報表、資產轉移報表、資產報廢報表等，確定資產事務處理完成資產管理員/資產會計6運行折舊資產事務處理完成后，計提當月資產折舊資產會計7核對發(fā)生額根據運行折舊完成時的“CUX.固定資產清冊”核對當月資產相關數據，主要是本期資產增加額、本期折舊額等資產會計9創(chuàng)建日記賬分錄如果本月發(fā)生額核對無誤，運行標準日記賬分錄，將資產事務處理的相關會計分錄創(chuàng)建，并傳送至總賬模塊資產會計10總賬過賬在總賬模塊將來源為“資產”的日記賬過賬總賬會計11核對總賬和明細賬資產明細賬與總賬需要核對的主要是固定資產原值、本期計提折舊額及累計折舊科目等科目，明細與總賬需核對一致。資產會計12數據核對有誤，資產模塊進行調整如果資產明細賬與總賬核對后，數據不一致，總賬會計通知資產會計在資產模塊進行相關調整事務處理，并再次將相關分類過賬至總賬模塊?？傎~會計、資產會計13數據核對一致，關閉資產會計期資產明細賬與總賬核對一致后，資產會計在“運行折舊”界面鉤選關閉期間，該期間則永久關閉了，不能再打開，同時系統(tǒng)自動打開下一個資產會計期間。資產會計14關閉資產周期后的會計傳送關閉資產會計