《高級文秘與辦公自動化》課件第9章

第一節(jié)

PowerPoint窗口組成及基本操作第二節(jié)演示文稿的效果設(shè)定及播放

1．PowerPoint的操作窗口

PowerPoint的啟動/退出方法與Word2003和Excel2003的啟動/退出方法相同。

在成功啟動PowerPoint后，系統(tǒng)會自動創(chuàng)建一個默認(rèn)文件名為【演示文稿1】的空白演示文稿，如圖9.1所示。第一節(jié)PowerPoint窗口組成及基本操作圖9.1PowerPoint的操作界面

2．創(chuàng)建演示文稿

1)利用【內(nèi)容提示向?qū)А縿?chuàng)建新演示文稿

(1)啟動PowerPoint2003后，單擊右側(cè)任務(wù)窗格中的【新建演示文稿】超鏈接切換到【新建演示文稿】任務(wù)窗格。用戶也可以選擇【文件】→【新建】命令來顯示【新建演示文稿】任務(wù)窗格。

(2)單擊【新建】區(qū)中的【根據(jù)內(nèi)容提示向?qū)А砍溄?，即可啟動【?nèi)容提示向?qū)А浚鋵υ捒蛉鐖D9.2所示。圖9.2【內(nèi)容提示向?qū)А繉υ捒?3)單擊【下一步】按鈕，打開如圖9.3所示的對話框，允許用戶選擇要創(chuàng)建的演示文稿的類型。在該對話框中選擇【全部】按鈕，右邊的演示文稿類型列表中將列出所有的演示文稿類型。例如單擊【全部】按鈕，從右邊的列表框中選擇【推薦策略】選項。圖9.3選擇演示文稿類型圖9.4選擇文稿輸出類型

(4)單擊【下一步】按鈕，打開如圖9.4所示的對話框。

(5)單擊【下一步】按鈕，打開如圖9.5所示的對話框，用于輸入演示文稿的標(biāo)題、每張幻燈片包含的頁腳內(nèi)容，或選擇【上次更新日期】和【幻燈片編號】等對象。

(6)單擊【下一步】按鈕，打開如圖9.6所示的提示已經(jīng)完成創(chuàng)建演示文稿操作的對話框。

(7)單擊【完成】按鈕，即可生成如圖9.7所示的具有專業(yè)效果的演示文稿。圖9.5設(shè)置演示文稿標(biāo)題

圖9.6提示已經(jīng)完成創(chuàng)建圖9.7新創(chuàng)建的演示文稿

2)利用設(shè)計模板創(chuàng)建新演示文稿

(1)單擊【新建演示文稿】任務(wù)窗格中的【本機(jī)上的模板】超鏈接，打開【模板】對話框。

(2)單擊【模板】對話框中的【設(shè)計模板】標(biāo)簽，切換到如圖9.8所示的【設(shè)計模板】選項卡。圖9.8選擇設(shè)計模板

(3)單擊所需的模板圖標(biāo)，在對話框中的預(yù)覽區(qū)顯示該模板的第一張幻燈片，使用戶預(yù)覽到所選模板的樣式。

(4)單擊【確定】按鈕，即生成一張如圖9.9所示的幻燈片，用戶可直接在幻燈片中輸入內(nèi)容。再插入并編輯其他新的幻燈片，就能完成整個演示文稿的編輯。

3)利用空白演示文稿創(chuàng)建新演示文稿

用創(chuàng)建空白演示文稿的方式，可以創(chuàng)建具有自己風(fēng)格和特點、符合自己需要的演示文稿。圖9.9幻燈片效果圖9.10空白演示文稿

3．文本的錄入編輯

1)輸入文本

(1)在占位符中輸入文本。

如圖9.11所示的標(biāo)題幻燈片，其中包含兩個文本占位符，占位符中顯示“單擊此處添加標(biāo)題”和“單擊此處添加副標(biāo)題”的字樣?？蓡螕簟緲?biāo)題占位符】，直接在占位符中的插入點輸入標(biāo)題內(nèi)容。如果要輸入幻燈片的副標(biāo)題，可單擊【副標(biāo)題占位符】，然后輸入副標(biāo)題的內(nèi)容。圖9.11在空演示文稿中輸入信息

(2)使用文本框輸入文本。如果要在占位符之外的其他位置輸入文本，可以在幻燈片中插入文本框。操作步驟如下：

①單擊【繪圖】工具欄上的【文本框】按鈕，然后在需要輸入文本的位置單擊，即可出現(xiàn)一個空的文本框，如圖9.12所示。

②在文本框中輸入文本。

③輸入完畢后，在文本框的任意位置單擊，即可完成文本的輸入。圖9.12用文本框輸入信息

4．在幻燈片中插入圖片

1)插入剪貼畫

(1)單擊菜單【插入】→【圖片】→【剪貼畫】命令，打開【剪貼畫】任務(wù)窗格。

(2)在【搜索文字】文本框中輸入要插入剪貼畫關(guān)鍵字。例如，輸入“花”。

(3)單擊剪貼畫右邊的下拉菜單中選擇插入命令，即可插入到幻燈片中，如圖9.13所示。圖9.13插入剪貼畫

2)從圖形文件中插入圖片

在PowerPoint中，還可以從其他圖形文件中插入圖片，向幻燈片中插入圖片的具體操作步驟如下：

(1)單擊菜單【插入】→【圖片】→【來自文件】命令，打開【插入圖片】對話框，如圖9.14所示。圖9.14【插入圖片】對話框

5．在幻燈片中插入藝術(shù)字

(1)單擊【插入】→【圖片】→【藝術(shù)字】命令，或者單擊【圖片】工具欄上的【插入藝術(shù)字】按鈕，打開如圖9.15(1)所示的【藝術(shù)字庫】對話框。

(2)在該對話框中選擇一種藝術(shù)字樣式。

(3)單擊【確定】按鈕后，出現(xiàn)如圖9.15(2)所示的【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框。

(4)在【文字】文本框中輸入藝術(shù)字內(nèi)容后，單擊【確定】按鈕，便在插入點位置插入了用戶所輸入的藝術(shù)字，如圖9.15(3)所示。圖9.15在幻燈片中插入藝術(shù)字

6．在幻燈片中繪制圖形

繪圖工具欄如圖9.16所示。

完成以上各種操作的方法與在Word中類似。

(1)單擊【自選圖形】→【基本圖形】→單擊心形圖形。

(2)鼠標(biāo)在幻燈片中按左鍵拖曳成心形圖形。

(3)鼠標(biāo)拖曳到小黃點，將心形圖形轉(zhuǎn)動一個角度。

圖9.16繪圖工具欄

(4)單擊【填充顏色】，將心形圖形著紅色。

(5)單擊【復(fù)制】，再單擊【粘貼】，這時成兩個心形圖形。

(6)單擊【箭頭】在心形圖形上畫直線箭頭，并右擊箭頭選擇疊放次序，選擇置于底層。

(7)單擊【箭頭】在心形圖形上再畫一直線箭頭，使兩條直線在重疊在一起，并置于頂層，如圖9.17所示。

圖9.17繪制“一箭穿心”圖形

7．編輯幻燈片

1)選擇幻燈片

在幻燈片瀏覽視圖中，要選擇某一張幻燈片，只要單擊它即可，如圖9.18(1)所示。若選擇多張連續(xù)幻燈片(如圖9.18(2)所示)或不連續(xù)的幻燈片或全部幻燈片(如圖9.18(3)所示)，方法與Windows資源管理器中選擇多個連續(xù)或不連續(xù)的文件或全部文件的選擇方法相同。圖9.18幻燈片選擇窗口2)插入幻燈片

3)刪除幻燈片

4)調(diào)整幻燈片的位置

5)復(fù)制幻燈片

8．實踐練習(xí)

內(nèi)容：

步驟：

(1)在幻燈片中輸入文本。

(2)在幻燈片中插入圖片、藝術(shù)字。

①在繪圖工具欄中單擊【藝術(shù)字】或【插入菜單】→【圖片】→【藝術(shù)字】。

②彈出【藝術(shù)字庫】樣式對話框，選擇一種樣式，如圖9.20所示。

圖9.19在幻燈片中插入文本框圖9.20插入編輯藝術(shù)字③在【編輯“藝術(shù)字”文字】對話框中輸入“美麗的校園我的家”，并設(shè)置字體、字號，然后單擊【確定】按鈕。

④在繪圖工具欄中單擊【插入圖片】按鈕，在插入圖片對話框中選擇圖片文件美麗校園和美麗校園3兩個文件，并單擊【確定】按鈕，如圖9.21所示。

⑤插入藝術(shù)字和圖片幻燈片，如圖9.22所示。圖9.21在幻燈片中插入圖片圖9.22在幻燈片中插入藝術(shù)字和圖片

(3)在幻燈片中繪制“一箭穿心”圖形，如圖9.23所示。

(4)在幻燈片中插入組織結(jié)構(gòu)圖。

①在繪圖工具欄中單擊或【插入菜單】→【圖示】，如圖9.24所示。

②在圖示庫中選擇結(jié)構(gòu)圖類型后單擊【確定】按鈕。

③在結(jié)構(gòu)圖中輸入信息。如果要刪除某個結(jié)構(gòu)，要選擇某種結(jié)構(gòu)的外邊框剪切即可，如圖9.25所示。圖9.23繪制一箭穿心圖形圖9.24圖示庫對話框

圖9.25插入組織結(jié)構(gòu)圖幻燈片

1．設(shè)置演示文稿的放映效果

1)動畫方案的應(yīng)用

為幻燈片應(yīng)用動畫方案效果的具體操作步驟如下：

(1)選擇要應(yīng)用動畫方案的幻燈片。

(2)執(zhí)行【幻燈片放映】→【動畫方案】命令，打開【幻燈片設(shè)計】的【動畫方案】任務(wù)窗格，如圖9.26所示。第二節(jié)演示文稿的效果設(shè)定及播放圖9.26動畫方案窗口

2)自定義動畫的添加

自定義動畫具體操作步驟如下：

(1)選擇要添加自定義動畫效果的幻燈片對象。

(2)執(zhí)行【幻燈片放映】→【自定義動畫】命令，打開如圖9.27所示的【自定義動畫】任務(wù)窗格。圖9.27自定義動畫窗口

(3)單擊【添加效果】按鈕，彈出下拉列表，選擇【進(jìn)入】選項，彈出如圖9.28所示的級聯(lián)菜單。在級聯(lián)菜單中選擇一種需要的自定義動畫效果即可。圖9.28自定義動畫添加效果

(4)如果選擇【其他效果】選項，打開【添加進(jìn)入效果】對話框。

(5)單擊【確定】按鈕，幻燈片內(nèi)對象將顯示出動畫效果標(biāo)記，如圖9.29所示。

(6)在【開始】下拉列表框中，可以選擇一種動畫效果的開始方式。如果選擇【單擊時】選項，可以設(shè)置在幻燈片放映時，單擊鼠標(biāo)才會播放該動畫效果；如果選擇【之前】選項，可以設(shè)置在幻燈片放映時，該動畫效果和前一個動畫效果同時播放；如果選擇【之后】選項，可以設(shè)置在幻燈片放映時，該動畫效果在前一個動畫效果播放完后自動開始播放。

(7)在【速度】下拉列表框中，選擇自定義動畫的播放速度。圖9.29幻燈片對象動畫設(shè)置后的窗口顯示

(8)右擊動作效果，在快捷菜單中選擇效果選項，可以設(shè)置對象的動畫效果等設(shè)置，如圖9.30所示。

(9)如果對動畫效果不滿意，單擊【刪除】按鈕，即可刪除選定的動畫效果。

3)設(shè)置幻燈片放映切換效果

切換效果就是指在幻燈片放映過程中，當(dāng)一張幻燈片轉(zhuǎn)到下一張幻燈片上時所出現(xiàn)的特殊效果，如圖9.31所示。圖9.30動作效果進(jìn)一步設(shè)置的窗口圖9.31設(shè)置幻燈片切換窗口在幻燈片中插入動作按鈕的具體操作步驟如下：

(1)選擇要插入動作按鈕的幻燈片。

(2)執(zhí)行【幻燈片放映】→【動作按鈕】命令，彈出如圖9.32所示的級聯(lián)菜單。圖9.32插入動作按鈕菜單

(3)當(dāng)將鼠標(biāo)指針移動到按鈕選項上時，會出現(xiàn)黃色的提示框，指明按鈕的作用。選擇一種適合的動作按鈕，在幻燈片中想要插入按鈕的位置單擊鼠標(biāo)，或者按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖曳，即可插入一個動作按鈕，并打開【動作設(shè)置】對話框，如圖9.33所示。圖9.33【動作設(shè)置】對話框

(4)單擊【超鏈接到】單選項，然后在下方的下拉列表框中選擇要鏈接的目標(biāo)，可以是文件、幻燈片、網(wǎng)頁地址、聲音、視頻等。

(5)選中【播放聲音】復(fù)選框，在下方的下拉列表框中，可以設(shè)置一種單擊動作按鈕時的聲音效果。

(6)全部設(shè)置完后，單擊【確定】按鈕，即可完成動作按鈕的插入，如圖9.34所示，用此方法，可以在幻燈片中插入多個鏈接到不同位置和目標(biāo)對象的動作按鈕。圖9.34動作按鈕設(shè)置

2．插入文件中的聲音

在幻燈片中插入現(xiàn)有的聲音文件的具體操作步驟如下：

(1)選擇要添加聲音的幻燈片。

(2)執(zhí)行【插入】→【影片和聲音】→【文件中的聲音】命令(如圖9.35所示)，打開【插入聲音】對話框。

(3)在【查找范圍】下拉列表框中選擇聲音文件的路徑。

(4)在下方的列表框中選擇要插入的聲音文件。

(5)單擊【確定】按鈕，出現(xiàn)對話框，提示是否自動播放聲音。

(6)單擊【自動】或【在單擊時】按鈕，在幻燈片上會出現(xiàn)一個聲音圖標(biāo)，如圖9.36所示。圖9.35插入文件中的聲音菜單

圖9.36插入聲音后的幻燈片

3．放映控制

1)設(shè)置放映方式

對幻燈片的放映方式進(jìn)行設(shè)置的具體操作步驟如下：

(1)打開要設(shè)置放映方式的演示文稿。

(2)執(zhí)行【幻燈片放映】→【設(shè)置放映方式】命令，打開【設(shè)置放映方式】對話框，如圖9.37所示。圖9.37【設(shè)置放映方式】對話框

2)應(yīng)用排練計時

為幻燈片應(yīng)用排練計時的具體操作步驟如下：

(1)打開要應(yīng)用排練計時的幻燈片。

(2)執(zhí)行【幻燈片放映】→【排練計時】命令，進(jìn)入幻燈片排練放映狀態(tài)，如圖9.38所示。同時自動打開【預(yù)演】工具欄。圖9.38排練計時窗口

(3)單擊【預(yù)演】工具欄上的【下一項】按鈕，或直接在幻燈片中單擊鼠標(biāo)，可排練下一張幻燈片或下一項幻燈片動畫效果的時間。

(4)單擊【暫?！堪粹o，可以暫停計時，再次單擊就繼續(xù)計時。

(5)單擊【重復(fù)】按鈕，能重新開始為當(dāng)前幻燈片排練計時。

(6)排練放映結(jié)束后，將彈出如圖9.39所示的對話框，提示用戶是否保留新的幻燈片排練時間。圖9.39排練放映結(jié)束提示

4．啟動幻燈片

在完成所有的設(shè)置之后，就可以開始放映幻燈片了，根據(jù)幻燈片的用途和觀眾的需求，可以有多種放映方法。如圖9.40所示。

(1)執(zhí)行【幻燈片放映】→【觀看放映】命令。

(2)執(zhí)行【視圖】→【幻燈片放映】命令。

(3)單擊窗口左下角的【幻燈片放映】按鈕，可以從當(dāng)前選擇的幻燈片處開始放映。

(4)直接按F5鍵。圖9.40幻燈片放映方法

5．實踐練習(xí)

內(nèi)容：

步驟：

(1)為幻燈片中的文本設(shè)置動畫。

①按照圖9.41所示完成文本框動畫設(shè)置，設(shè)置后播放，若不滿意可重新設(shè)置。

②按照圖9.41選擇第二個文本框，完成文本動畫設(shè)置。圖9.41設(shè)置文本動畫步驟

(2)為幻燈片中的繪制圖形設(shè)置動畫。

如圖9.42所示有四個對象，即兩個心形圖形和兩個箭頭，分四層結(jié)構(gòu)。第一層是箭的尾部，第二層是第一個心形，第三層是第二個心形，第四層是箭頭。圖9.42幻燈片繪制圖形播放幻燈片時單擊【美麗的校園我的家】時，超鏈接到“美麗的校園我的家”的幻燈片。單擊【一箭穿心】時超鏈接到“一箭穿心”幻燈片，單擊“我最喜歡的網(wǎng)站”時超鏈接到“網(wǎng)易”網(wǎng)站，如圖9.43所示。圖9.43超鏈接