文書(shū)檔案管理規(guī)定（2篇）

文書(shū)檔案管理規(guī)定文書(shū)檔案管理規(guī)范是針對(duì)政府機(jī)構(gòu)及企業(yè)的文件檔案系統(tǒng)制定的制度和標(biāo)準(zhǔn)。其主要內(nèi)容包括：1.文件分類(lèi)與歸檔：依據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)，如文件、函件、報(bào)告、決議等，并按主題、時(shí)間等有序歸檔。2.編號(hào)與標(biāo)識(shí)：為每個(gè)檔案設(shè)定統(tǒng)一的編號(hào)和標(biāo)識(shí)系統(tǒng)，以?xún)?yōu)化檢索和管理效率。編號(hào)應(yīng)包含年份、順序號(hào)等關(guān)鍵信息。3.登記與備案：對(duì)所有檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，并保持更新，以追蹤檔案的基本信息和使用情況。4.保存期限規(guī)定：設(shè)定各類(lèi)檔案的保存期限，包括永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存等，以合理利用存儲(chǔ)資源。5.保管與利用策略：制定安全保管措施，確保檔案免受物理?yè)p壞，并提供便捷的檢索和借閱服務(wù)，以促進(jìn)信息共享。6.銷(xiāo)毀與處置程序：對(duì)于不再需要的過(guò)期檔案，應(yīng)遵循既定程序進(jìn)行安全銷(xiāo)毀，如文件破碎、焚燒等。7.電子化管理：推動(dòng)檔案管理的電子化，以提高效率和安全性，并確保電子檔案管理遵循相應(yīng)規(guī)定。這些規(guī)定旨在確保文書(shū)檔案的完整性、安全性和可訪(fǎng)問(wèn)性，以支持機(jī)構(gòu)的信息管理和知識(shí)創(chuàng)新。也是實(shí)現(xiàn)信息公開(kāi)和行政透明度的重要手段。文書(shū)檔案管理規(guī)定（二）一、導(dǎo)言本文件旨在確立和實(shí)施文書(shū)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)，以確保其完整性、安全性和可獲取性。文書(shū)檔案作為組織及個(gè)人活動(dòng)的重要記錄和憑證，對(duì)于維護(hù)權(quán)益和促進(jìn)事務(wù)發(fā)展具有關(guān)鍵作用。二、文書(shū)檔案定義文書(shū)檔案涵蓋以書(shū)面形式記錄和保存的各種文件、資料和檔案，如公文、通知、備忘錄、會(huì)議記錄等。其功能包括事實(shí)記錄、法定保存、信息傳遞和證明效力。三、文書(shū)檔案的創(chuàng)建1.創(chuàng)建文書(shū)檔案須遵守相關(guān)法律法規(guī)和組織政策，明確記錄文書(shū)的主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)和參與者等基本信息。2.內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得篡改、刪除、涂改或偽造。所有修改應(yīng)記錄修改人、修改時(shí)間及原因。3.應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)文書(shū)格式和統(tǒng)一單位，必要時(shí)提供附件和輔助材料，并進(jìn)行清晰標(biāo)記和編號(hào)。四、文書(shū)檔案的使用1.使用文書(shū)檔案應(yīng)遵循合法性、正當(dāng)性、必要性、保密性和安全性原則，禁止用于非法活動(dòng)或違反規(guī)定的行為。2.傳遞和共享文書(shū)檔案需明確目的和權(quán)限，禁止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)和使用。3.外部傳遞文書(shū)檔案需遵循相關(guān)規(guī)定，確保安全可靠，同時(shí)維護(hù)其完整性和機(jī)密性。五、文書(shū)檔案的保管1.應(yīng)采取物理和電子安全措施，確保文書(shū)檔案的安全和完整性，定期進(jìn)行備份、存儲(chǔ)和維護(hù)。2.存儲(chǔ)位置應(yīng)設(shè)在專(zhuān)門(mén)的檔案室或數(shù)據(jù)中心，確保環(huán)境干燥、溫度適宜，具備防火、防水和防盜設(shè)施。3.保管人員應(yīng)具備專(zhuān)業(yè)知識(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自獲取、復(fù)制或篡改文書(shū)檔案。六、文書(shū)檔案的歸檔和處置1.文書(shū)檔案應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)和歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，制作歸檔登記表并備案。2.根據(jù)法律法規(guī)和組織規(guī)定確定保管期限，到期后按照規(guī)定程序進(jìn)行處置，包括銷(xiāo)毀、轉(zhuǎn)移和永久保存等。3.文書(shū)檔案的銷(xiāo)毀需遵循相關(guān)程序，記錄銷(xiāo)毀人、時(shí)間和原因，并進(jìn)行備案。七、文書(shū)檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估1.組織應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)文書(shū)檔案管理，并定期進(jìn)行監(jiān)督和檢查。2.定期評(píng)估文書(shū)檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，以確保管理的規(guī)范性和有效性。八、附則1.本規(guī)定自發(fā)布之日起生效，適用于組織內(nèi)部的所有文書(shū)檔案管理工作。2.對(duì)于特殊情況或特定部門(mén)，可在本規(guī)定基礎(chǔ)上制定更具體的管理措施。3.本規(guī)定的解釋權(quán)歸本組織所有，