員工系列培訓(xùn)之時間管理2

時間延時符員工系列培訓(xùn)之時間管理時間管理匯報人:哇哇哇思考你在按誰時間表過日子?每一天每一個人都會有新八六四秒進(jìn)賬到時間戶頭里,面對這樣一筆財富,你會怎么利用它們呢?你會拒絕財富嗎?目錄三時間管理分析二時間管理發(fā)展一時間管理內(nèi)涵四提高個人成效方法五時間管理降龍一八掌一第一部分時間管理內(nèi)涵什么是時間管理一在日常生活中,組織管理好自己生活方方面面,最有意義、最大限度地利用自己所擁有時間,這就是時間管理.不僅僅是工作管理,同時也包含著家庭生活、業(yè)余時間、業(yè)余愛好管理.時間管理時間管理存在誤區(qū)一一二三四五寧愿去解決問題,而不是有創(chuàng)意地去選擇解決方法寧愿去保持原來做法和手段,而不是去優(yōu)化、優(yōu)選工作流程和方法寧愿去做事情,而不是去做正確事寧愿去被動地執(zhí)行服從和遵守職務(wù),而不是主動積極地進(jìn)行創(chuàng)新和求得最佳結(jié)果寧愿去節(jié)約成本,而不愿意主動地增加利潤傳統(tǒng)時間管理觀念一強(qiáng)調(diào)時間重要古人曰“一寸光陰一寸金,存金難買寸光陰”,這里強(qiáng)調(diào)了時間價值和重要性.一強(qiáng)調(diào)時間流失速度三強(qiáng)調(diào)時間管理計劃性二“預(yù)則立,不預(yù)則廢”,也就是說在做事之前要有充分準(zhǔn)備和充分計劃,強(qiáng)調(diào)了計劃重要性.看到滔滔不絕江水,想到時間也如流水一樣,不斷地、快速地流淌,強(qiáng)調(diào)了時間無法失而復(fù)得性.二第二部分時間管理發(fā)展時間管理發(fā)展歷程二一二三四時間增加指工作任務(wù)多時候,延長工作時間.備忘錄是把要做項(xiàng)目制作任務(wù)清單,做一件,勾掉一件第一代:時間增加和備忘錄任務(wù)開始之前,清單列出來,每一項(xiàng)任務(wù)都有開始和結(jié)束時間,在這個時間段中完成規(guī)定某項(xiàng)任務(wù)第二代:工作計劃和時間表任務(wù)在規(guī)定時間沒法完成時,要進(jìn)行一定更改,第一,要做一些取舍；第二,要排優(yōu)先順序,可通過象限法進(jìn)行第三代:排列優(yōu)先順序以追求效率這就是通常所說二八定律,即八%結(jié)果源于二%努力,也就是八%結(jié)果是因?yàn)槎?關(guān)鍵因素所致第四代:以重要性為導(dǎo)向,價值導(dǎo)向,目標(biāo)導(dǎo)向,結(jié)果導(dǎo)向時間管理三大觀念二時間管理有三大觀念:第一是時間觀念,第二是效率觀念,第三是效能觀念.對這三大觀念理解和把握,是時間管理關(guān)鍵.時間管理三大觀念時間管理六大概念二機(jī)遇與選擇應(yīng)變與制變緊要與重要反應(yīng)與預(yù)應(yīng)問題發(fā)生后,及時做出反應(yīng),采取必要措施；未發(fā)生問題,防范于未然要主動選擇,主動可以導(dǎo)致機(jī)遇,等待則只能處于無奈狀態(tài)應(yīng)變是當(dāng)問題發(fā)生時,被動做出反應(yīng),制變則是主動預(yù)先做出防范重要且緊要問題立即處理,重要但不緊要問題優(yōu)先處理,緊要但不重要問題最后處理消費(fèi)與投資效率與成效要有很高時間利用率,而且結(jié)果是可見、優(yōu)質(zhì),是與奮斗目標(biāo)一致時間管理要多投資,少消費(fèi),達(dá)到投資和消費(fèi)平衡三第三部分時間管理分析設(shè)定目標(biāo)方面時間損失制定計劃方面時間損失做出決定方面時間損失在工作組織方面時間損失工作開始時時間損失每日安排上時間損失在信息和溝通方面時間損`時間損失分析三耗時因素分析三電話干擾不速之客溝通不良資料不全文件復(fù)雜工作擱置等外在因素耗時類型耗時因素分析三計劃欠妥事必躬親條理不清欠缺自律無理拒絕做事拖延等內(nèi)在因素耗時類型有形浪費(fèi):開小差、資源不足、電話、程序繁忙、間斷、等待無形浪費(fèi):計劃不周、不懂說不、拖延、不懂授權(quán)、不分輕重緩急耗時因素分析三如何找到原因三一二三四我做了什么根本不需要做事我做了什么能夠由別人,并且應(yīng)該由別人來做事我做了什么耗時過長事我做了什么會浪費(fèi)別人時間事我是否難以說清一天里干了些什么我是否碰到了一個無法再拖延問題我是否做了實(shí)際上不需要做事情我是否常常越權(quán)處理我是否往往對某些事花費(fèi)更多時間我是否經(jīng)常會忘記接下來要做事情自我檢查三四第四部分提高個人成效方法提高個人成效方法四在辦公桌上擺放目前手頭需要處理文件每天都整理,不要把事務(wù)留到明天,定制標(biāo)簽標(biāo)色及時處理文件,建立相應(yīng)文檔系統(tǒng)整理工作時間,保持辦公室整潔,經(jīng)常整理文檔避免被打斷,篩選電話,拿起話筒,不坐著說話提高個人成效方法四問題二問題三問題一如果工作不能取消,則需要問第二個問題“這個工作能不能和其他工作合并?”第三個問題是“能不能用更簡便東西去代替這個工作?能不能用一個其他任務(wù)達(dá)到相類似效果?”第一個問題是“能不能取消,可不可以不做,為什么一定要做?”善用人生一分鐘等車約會例如坐車時間,可以同時用MP三或其他設(shè)備收聽學(xué)習(xí)課程,或想問題關(guān)掉電視,扔掉報紙報紙要少看,要學(xué)會用很快速度瀏覽報紙主要內(nèi)容,最重要是要訂閱與自己專業(yè)相符報紙早起一小時早起早睡,晚上不能加班太晚.在保證睡眠時間和睡眠質(zhì)量同時,要在早晨早起一小時提高個人成效方法四提高個人成效方法四業(yè)余時間管理,睡眠、學(xué)習(xí)、娛樂專心致志,不虎頭蛇尾采用節(jié)省時間工具、通訊和交通等每一分每一秒做最有生產(chǎn)率事用金錢換取時間把重要事情變成緊急事情要不斷地行動遇事馬上做,現(xiàn)在就做第一次做好,次次做好明確目標(biāo),制定計劃,寫成清單設(shè)定完成期限分秒不浪費(fèi),工作日志法不聽、接電話不見客訪客不閑扯聊天讓同事知道自己封閉時間和地點(diǎn)為重要任務(wù)或同類任務(wù)設(shè)立工作時間有針對性地回避,設(shè)立安靜時間,隨后進(jìn)行回話在會議和個人約會中設(shè)立時間限制把優(yōu)先權(quán)作為所有工作基本原則盡可能久地做那些確實(shí)關(guān)鍵重要工作充分利用委托授權(quán)完成服務(wù)性工作與自己商定完成A類任務(wù)期限（數(shù)量、日期、事件）盡量完成重點(diǎn)任務(wù)按效率、有針對性地規(guī)劃提高個人成效方法四五第五部分時間管理降龍一八掌管理表單——不要眉毛胡子一把抓計劃、周計劃和日計劃計劃量要適中,以簡單、簡潔為主實(shí)事求是——不盲目樂觀少做過多承諾,充分利用經(jīng)驗(yàn),總結(jié)以往教訓(xùn),考慮所需資源決不拖拉——不能不緊不慢把任務(wù)分割,分而治之地進(jìn)行瓦解制定計劃——不貿(mào)然行動防止拖拉和冒進(jìn)現(xiàn)象,明確任務(wù)預(yù)期結(jié)果、理由和時間期限確定目標(biāo)——不窮于應(yīng)付明確自己與全局目標(biāo)、老板需求及內(nèi)外客戶期望是什么掌控每天——不被牽著鼻子走掌控每天每時改變原有思維,做有效規(guī)劃時間管理降龍一八掌五時間管理降龍一八掌五二一三五六四一辦公室五S—不亂成一堆整理、整頓、清掃、清潔、素養(yǎng)；只放工作必需東西管理會議—不再文山會海有理由才開會,目是提供信息、解決問題充分授權(quán)—不事必躬親選擇合適人選進(jìn)行授權(quán),并提供支持二

減少干擾—不隨叫隨到分析干擾事件,分為緊急、重要、必要性等,管理郵件—不受制于它利用一五～三分鐘分批集中處理郵件管理電話—不隨意接打分析是否必要回電、授權(quán)、縮短電話時間清理桌面—先工作后整理只保留近期文件,清空辦公桌面,歸類文具于一處溝通細(xì)節(jié)—不粗枝大葉何因、何事、何人、何時、何地、具體做法等,合理分配—不加班加點(diǎn)在合適時間完成合適任務(wù),分析