湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1 公司簡(jiǎn)介 湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)公司簡(jiǎn)介2008年底，湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司宣布正式成立，注冊(cè)資本為500萬(wàn)元，作為一家大型中藥制藥企業(yè)，湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司不僅發(fā)展公司自身商貿(mào)，同時(shí)還自主研發(fā)生產(chǎn)藥品，目前公司已經(jīng)有了三個(gè)生產(chǎn)車(chē)間和一條粉針生產(chǎn)線，在湖南省范圍內(nèi)，是唯一具有中藥凍干生產(chǎn)線的公司，在這條生產(chǎn)線中，共有100多名員工，其他三個(gè)生產(chǎn)車(chē)間共有200多名員工，除此之外，還有公司其他部門(mén)員工，以及公司的科研團(tuán)隊(duì)，共有400多人。湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司目前主要從事中藥研發(fā)、生產(chǎn)及銷(xiāo)售，并且在當(dāng)?shù)氐闹兴幯邪l(fā)領(lǐng)域有一定的成就，獲得了生產(chǎn)中藥的多項(xiàng)許可證。公司現(xiàn)由董事長(zhǎng)、總經(jīng)理帶領(lǐng)副總經(jīng)理、總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)總監(jiān)麾下的10個(gè)部門(mén)共同發(fā)展，公司的組織架構(gòu)如圖1所示：董事長(zhǎng)董事長(zhǎng)總經(jīng)理總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)辦副總經(jīng)理副總經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)總經(jīng)辦副總經(jīng)理市場(chǎng)部采購(gòu)部銷(xiāo)售部物流部技術(shù)研發(fā)部質(zhì)量監(jiān)督管理部生產(chǎn)部財(cái)務(wù)部倉(cāng)儲(chǔ)部市場(chǎng)部采購(gòu)部銷(xiāo)售部物流部技術(shù)研發(fā)部質(zhì)量監(jiān)督管理部生產(chǎn)部財(cái)務(wù)部倉(cāng)儲(chǔ)部生產(chǎn)車(chē)間生產(chǎn)車(chē)間圖1公司組織架構(gòu)圖公司存貨內(nèi)部控制現(xiàn)狀從湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨的種類來(lái)看，主要是中藥飲片和中藥制劑，產(chǎn)品眾多，主要包含丹劑、散劑以及口服液類藥品。在存儲(chǔ)時(shí)有些藥品對(duì)于存儲(chǔ)條件的相對(duì)較高，因此湖公司的存貨管理也較為復(fù)雜，存貨成本也居高不下。再加上國(guó)家對(duì)于公司的藥品存貨有著很高的標(biāo)準(zhǔn)，必須對(duì)藥品有著很高的品質(zhì)保證，如果存貨管理存在失誤，那么對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，則是一項(xiàng)很大的損失。因此公司必須按照國(guó)家的規(guī)定來(lái)管理公司的存貨，對(duì)于倉(cāng)庫(kù)的溫度、濕度等標(biāo)準(zhǔn)都進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)定，并且成立了專門(mén)的部門(mén)來(lái)進(jìn)行管理，表1湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司存貨組成比例單位：萬(wàn)元科目名稱2018年2019年2020年產(chǎn)成品庫(kù)存91.7784.8979.73在制品庫(kù)存53.9649.6142.86原材料庫(kù)存37.8135.2831.88在產(chǎn)品占存貨比例29.3%4.85%1.27%產(chǎn)成品占存貨比例58.8%42.98%61.73%原材料占存貨比例41.2%47.82%28.97%由表1可以直觀的看出，公司目前的存貨主要由產(chǎn)成品、在制品以及原材料組成，其中占比最大的產(chǎn)成品庫(kù)存，從2018年到2020年一直有所增長(zhǎng)，到2020年，該比例已經(jīng)達(dá)到了61.73%；但公司原材料的存貨比例在這三年卻有所下降，而這三年內(nèi)公司的市場(chǎng)需求量并沒(méi)有減少，因此公司原材料的存貨占比和公司的發(fā)展并不協(xié)同，存在不合理之處，可以推測(cè)湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司在存貨管理中存在一些問(wèn)題。公司存貨內(nèi)部控制制度存在的主要問(wèn)題存貨采購(gòu)與銷(xiāo)售的退回流程不規(guī)范湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司與供應(yīng)商進(jìn)行月度退貨業(yè)務(wù)。如果藥品出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題或庫(kù)存要求沒(méi)有達(dá)到公司的標(biāo)準(zhǔn)，則立即將其退還給上游供應(yīng)商，并將結(jié)算的金額進(jìn)行相應(yīng)的扣除。根據(jù)公司2020年下半年的采購(gòu)?fù)嘶財(cái)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，月總退貨/總采購(gòu)量，公司平均月采購(gòu)?fù)嘶芈试?%上下浮動(dòng)，8月份最高為7.3%，但直到目前為止，公司還沒(méi)有一個(gè)完整的采購(gòu)?fù)嘶爻绦?。關(guān)于退貨的手續(xù)、發(fā)貨時(shí)如何登記、截止日期前如何付款等問(wèn)題都沒(méi)有明確的規(guī)定。這就導(dǎo)致了貨物的長(zhǎng)期庫(kù)存，增加了與供應(yīng)商的結(jié)算金額，導(dǎo)致了公司在經(jīng)濟(jì)上存在一定的損失。此外，由于各種原因，如質(zhì)量問(wèn)題、包裝損壞等，顧客也可能選擇退貨。根據(jù)湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司2020年下半年的銷(xiāo)售退回統(tǒng)計(jì)，月度總退回/總銷(xiāo)售額，公司每月平均銷(xiāo)售退回率在3%上下浮動(dòng)。湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司現(xiàn)行銷(xiāo)售退回流程如圖2所示：銷(xiāo)售部門(mén)物流部門(mén)業(yè)務(wù)員部門(mén)負(fù)責(zé)人保管員開(kāi)始開(kāi)始核查銷(xiāo)售記錄核查銷(xiāo)售記錄驗(yàn)收入庫(kù)簽署處理意見(jiàn)填寫(xiě)退貨單驗(yàn)收入庫(kù)簽署處理意見(jiàn)填寫(xiě)退貨單開(kāi)具退貨憑證開(kāi)具退貨憑證結(jié)束結(jié)束圖2湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司銷(xiāo)售退回流程圖由2可知，湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司現(xiàn)行的銷(xiāo)售退回流程存在一些問(wèn)題，例如對(duì)于這些客戶退回的藥品，工作人員只需要登記名稱、數(shù)量、客戶名稱、退貨原因，然后填寫(xiě)退貨單，由倉(cāng)管員存儲(chǔ)到倉(cāng)庫(kù)即可。但是其返還原因、責(zé)任認(rèn)定都沒(méi)有具體的記錄，并且沒(méi)有進(jìn)行臺(tái)賬記錄。導(dǎo)致公司銷(xiāo)售部門(mén)、配送中心、客戶之間的責(zé)任沒(méi)有具體的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，這就容易造成糾紛，影響公司管理效率。供應(yīng)商選擇不合理湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司現(xiàn)行的供應(yīng)商選擇機(jī)制較為簡(jiǎn)單，就是選擇價(jià)格較低，規(guī)模較小的供應(yīng)商合作，雖然這樣能夠省去一些繁瑣的采購(gòu)流程，物料的價(jià)格也相對(duì)較為便宜，但是，其弊端顯而易見(jiàn)，供應(yīng)商選擇相對(duì)集中，公司沒(méi)有建立供應(yīng)商選擇制度，也沒(méi)有對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面的多因素檢測(cè)。表2湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司2020年下半年及時(shí)到貨率表月份及時(shí)到貨訂單數(shù)總訂單數(shù)及時(shí)到貨率7822142057.88%8832145057.37%9816137059.56%10796134259.31%11843143058.95%12847145658.71%由表2可知，湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司2020年下半年的及時(shí)到貨在57%-59%左右，及時(shí)到貨率從10月份就開(kāi)始下降，那么公司的存貨缺貨率就在上升，缺貨率是指缺貨金額與實(shí)際銷(xiāo)售金額的比例，基于這種情況，公司如不能及時(shí)建立科學(xué)全面的供應(yīng)商選擇評(píng)價(jià)機(jī)制，必然會(huì)給公司存貨管理帶來(lái)壓力。ABC存貨分類管理法實(shí)施中存在缺陷湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司的存貨主要是公司的待售的產(chǎn)成品類，在實(shí)行ABC分類法對(duì)存貨進(jìn)行管理時(shí)，公司僅僅只是通過(guò)銷(xiāo)售比來(lái)對(duì)存貨進(jìn)行類。例如，公司銷(xiāo)量較高的產(chǎn)品，以及價(jià)值不菲的產(chǎn)品就被劃分到A類物料中，這些主要存貨占到了公司銷(xiāo)售總額的67.78%。一些銷(xiāo)量中等偏上，價(jià)值也不低的產(chǎn)品就被劃分到B類物料中，這類物料占到銷(xiāo)售額的13.75%。還有一些存貨作為公司數(shù)量較小且價(jià)值不大的存在，被劃分到C類存貨中，共有40多個(gè)產(chǎn)品，共占到了公司銷(xiāo)售總額的18.47%。從公司目前實(shí)施的這種分類管理法來(lái)看，不僅分類不科學(xué)，而且管理效率也低，經(jīng)過(guò)分析，發(fā)現(xiàn)主要有以下幾個(gè)原因：首先，公司在采購(gòu)物資時(shí)，沒(méi)有考慮到采購(gòu)的難易程度，因?yàn)槟壳暗拇尕洸少?gòu)來(lái)源都不相同，因此，它們采購(gòu)的難易程度也是不同的，例如，公司對(duì)某些原材料的需求量很大，在庫(kù)存方面占用的資金很多，但是這些原材料的產(chǎn)地離公司很近，或者這類原材料的市場(chǎng)很大，因此在采購(gòu)時(shí)非常方便；而一些原材料雖然需求量小、價(jià)格較低，但是它們的產(chǎn)地很遠(yuǎn)，市場(chǎng)也很小，那么它們的采購(gòu)就很困難。在這種情況下，如果簡(jiǎn)單的利用ABC分類法，就會(huì)很容易將這些原材料進(jìn)行無(wú)效的分類管理，在分類過(guò)程中，將比較容易采購(gòu)的物料分到一類，較難采購(gòu)的物料分到一類，這樣的分類就會(huì)容易導(dǎo)致公司的存貨不平衡問(wèn)題。其次，材料之間失去了它們的相關(guān)性。ABC分類法只根據(jù)已記錄的銷(xiāo)售比率將物料庫(kù)存分為A、B、C三種。然而，在實(shí)際工作中，湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司因?yàn)槊鞔_了生產(chǎn)目標(biāo)，在生產(chǎn)過(guò)程中很多材料都被聯(lián)系到了一起。例如，不同的原材料從同一地點(diǎn)采購(gòu)，或者供應(yīng)商一樣等等，雖然使用ABC分類法可以將相應(yīng)的庫(kù)存劃分為不同類型，但是也就沒(méi)有關(guān)聯(lián)性。但一些原材料由于其特殊性，只能從特定供應(yīng)商處采購(gòu)，其采購(gòu)時(shí)間、運(yùn)輸時(shí)間甚至價(jià)格都會(huì)比較高，如果這些材料缺貨的話，就會(huì)對(duì)公司造成很大的損失，那么就導(dǎo)致這些物資失去了它們之間的關(guān)聯(lián)性。最后，很難找到關(guān)聯(lián)物料。由于公司實(shí)施的這種ABC分類方法沒(méi)有考慮到材料之間的關(guān)聯(lián)性，就會(huì)很難找到與產(chǎn)品相關(guān)的材料，只能通過(guò)其他附加信息找到。就會(huì)導(dǎo)致這些材料的存貨管理策略有了差別，同時(shí)其進(jìn)貨策略也變得不同，導(dǎo)致公司在無(wú)形中增加了采購(gòu)成本。公司存貨內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)規(guī)范存貨采購(gòu)與銷(xiāo)售的退回制度和流程湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司應(yīng)該建立一個(gè)完整的采購(gòu)?fù)素浿贫群统绦颍乐雇素洰a(chǎn)品不能及時(shí)清退，改善與供應(yīng)商的結(jié)算情況。當(dāng)出現(xiàn)包裝損壞、污染、臨過(guò)期、標(biāo)簽不一致、材料短缺等情況時(shí)，應(yīng)當(dāng)先由采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商達(dá)成確認(rèn)退貨后，與供應(yīng)商填寫(xiě)退貨申請(qǐng)單。采購(gòu)部經(jīng)理審核通過(guò)后，由物流部門(mén)引入WMS系統(tǒng)。倉(cāng)庫(kù)保管員在收到指令后負(fù)責(zé)辦理退貨，貨物從原來(lái)的倉(cāng)儲(chǔ)區(qū)轉(zhuǎn)移到退貨區(qū)，確認(rèn)后回傳到系統(tǒng)中。在退貨過(guò)程中，倉(cāng)庫(kù)工作人員應(yīng)當(dāng)按照紅字采購(gòu)入庫(kù)單來(lái)辦理退貨，如果退貨時(shí)顯示是供應(yīng)商自提，那么就應(yīng)當(dāng)對(duì)其身份進(jìn)行查驗(yàn)，保證是本人或者真實(shí)委托人進(jìn)行簽收，然后將單據(jù)進(jìn)行裝訂并留存，退貨手續(xù)完成后按照公司正常的發(fā)貨程序?qū)⒇浳锿嘶兀⒈４孢\(yùn)輸憑證。采購(gòu)?fù)嘶毓芾砹鞒倘缦拢翰少?gòu)部物流部采購(gòu)員部門(mén)經(jīng)理保管員開(kāi)始開(kāi)始審核導(dǎo)入WMS系統(tǒng)填寫(xiě)采購(gòu)?fù)素泦螌徍藢?dǎo)入WMS系統(tǒng)填寫(xiě)采購(gòu)?fù)素泦我瞥鲋镣素泤^(qū)移出至退貨區(qū)回傳到系統(tǒng)回傳到系統(tǒng)是否供方自提是否供方自提核實(shí)委托人 是核實(shí)委托人物流退回供貨單 否物流退回供貨單結(jié)束結(jié)束圖3公司采購(gòu)?fù)嘶毓芾砹鞒虉D由銷(xiāo)售退回的藥品，公司應(yīng)加強(qiáng)檢查，查明退貨原因，明確退貨責(zé)任。如果顧客必須退貨，工作人員需要前往客戶單位，了解藥品是否是與本公司藥品，或者藥品有效期是否已過(guò)。如果經(jīng)過(guò)查驗(yàn)發(fā)現(xiàn)并不是公司的貨物，那么就不能退回公司，除此之外，過(guò)期的貨物同樣也不能退回。如果調(diào)查得知系本公司藥品，也在有效期內(nèi)，那么應(yīng)由工作人員先填寫(xiě)銷(xiāo)售退回單，并上交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審批統(tǒng)一，再交由公司質(zhì)量管理部、采購(gòu)部進(jìn)行簽字確認(rèn)，然后再辦理銷(xiāo)售退回手續(xù)，退運(yùn)藥品存放在退運(yùn)區(qū)，檢查人員必須按規(guī)定退運(yùn)。銷(xiāo)售退回管理流程如下：銷(xiāo)售部物流部業(yè)務(wù)員部門(mén)負(fù)責(zé)人驗(yàn)收員保管員開(kāi)始開(kāi)始核查退貨物資的銷(xiāo)售記錄核查退貨物資的銷(xiāo)售記錄驗(yàn)收簽署處理意見(jiàn)調(diào)查退貨原因并填寫(xiě)退貨單驗(yàn)收簽署處理意見(jiàn)調(diào)查退貨原因并填寫(xiě)退貨單是否合格是否合格入庫(kù) 合格入庫(kù)不合格品處理 不合格不合格品處理開(kāi)具退貨憑證開(kāi)具退貨憑證結(jié)束結(jié)束圖4公司銷(xiāo)售退回管理流程圖建立供應(yīng)商選擇制度目前湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司在選擇供應(yīng)商時(shí)，主要選擇商品價(jià)格較低，公司規(guī)模較小的供應(yīng)商來(lái)進(jìn)行合作，因?yàn)檫@樣能夠省去一部分采購(gòu)流程，并且購(gòu)買(mǎi)到的物料價(jià)格較低，公司認(rèn)為這樣節(jié)省了采購(gòu)成本，但是其弊端顯而易見(jiàn)，所以公司應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商的選擇重視起來(lái)，建立針對(duì)性的供應(yīng)商選擇機(jī)制，通過(guò)招投標(biāo)的方式吸引供應(yīng)商，然后對(duì)其進(jìn)行篩選。信息整合之后再對(duì)其進(jìn)行綜合分析，最終確定供應(yīng)商。其選擇程序如圖5所示：質(zhì)檢部采購(gòu)部供應(yīng)商質(zhì)檢部采購(gòu)部供應(yīng)商開(kāi)始尋找供應(yīng)商開(kāi)始尋找供應(yīng)商各類標(biāo)準(zhǔn)尋找供應(yīng)商各類標(biāo)準(zhǔn)尋找供應(yīng)商藥品樣品初審藥品樣品初審初審初審 否鑒定報(bào)告是否通過(guò)原材料鑒定 是鑒定報(bào)告是否通過(guò)原材料鑒定 否是否通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察藥物原材料產(chǎn)地考察是否通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)考察藥物原材料產(chǎn)地考察 是是否合格 否是否合格認(rèn)定為合格供應(yīng)商認(rèn)定為合格供應(yīng)商納入名錄 是納入名錄結(jié)束是否合格結(jié)束是否合格圖5公司供應(yīng)商選擇程序圖如圖5所示，公司建立起供應(yīng)商選擇機(jī)制后，可以選擇既能夠及時(shí)供貨又節(jié)省成本的供應(yīng)商，對(duì)已經(jīng)選擇的供應(yīng)商信息進(jìn)行綜合整理，按照國(guó)家食藥監(jiān)對(duì)藥品原材料的購(gòu)買(mǎi)規(guī)定即GMP的規(guī)定：藥品類企業(yè)在采購(gòu)原材料時(shí)，必須要嚴(yán)格檢驗(yàn)原材料的質(zhì)量，并且其供應(yīng)商也必須具備提供藥品原材料的資格證。采購(gòu)時(shí)按照相關(guān)法律規(guī)定，初次合作的供應(yīng)商應(yīng)提供其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可、質(zhì)量保證協(xié)議、業(yè)務(wù)人員的從業(yè)資格證等資料。由湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行審核上報(bào)高層后再將信息進(jìn)行匯總，并將供應(yīng)商的資格證到期時(shí)間進(jìn)行登記，以防止在合作期間供應(yīng)商的資格證到期，導(dǎo)致無(wú)法采購(gòu)。完善存貨管理方法和制度按照ABC分類管理法，被劃分A類的存貨雖然其價(jià)值高，但是在實(shí)際生產(chǎn)中，該存貨市場(chǎng)比較廣泛，獲取比較容易。在管理這類物料時(shí)，不必要再作為重點(diǎn)存貨進(jìn)行管理。同理，有些物料屬于市場(chǎng)稀缺資源，在市場(chǎng)上很難采購(gòu)，被劃為B類或C類采取了簡(jiǎn)化或一般管理方法，一旦出現(xiàn)缺貨，會(huì)給公司造成損失，因此，該種物料即使價(jià)值較低也要時(shí)常對(duì)其進(jìn)行關(guān)注。可以將湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司的貨物分為一般貨物、重要貨物、戰(zhàn)略貨物以及瓶頸貨物。表3公司貨物分類管理表貨物類別分類依據(jù)管理方法一般物料般物料屬于在存貨類別中價(jià)值較小的商品這些商品在采購(gòu)時(shí)往往都比較容易，但是因?yàn)樗鼈兊臄?shù)量眾多，公司在采購(gòu)這類物料時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其采購(gòu)的數(shù)量和時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)的計(jì)算和估計(jì)，防止發(fā)生庫(kù)存積壓的現(xiàn)象發(fā)生。重要物料該物料價(jià)值大該類物料是公司生產(chǎn)的核心物料，但是采購(gòu)相對(duì)比較容易，因此按照采購(gòu)一般物料的方式進(jìn)行采購(gòu)，公司在對(duì)此類物料進(jìn)行管理時(shí)，需要盡量降低存貨成本。戰(zhàn)略物料這類物料價(jià)值都較高，不容易采購(gòu)，但對(duì)公司來(lái)說(shuō)卻必不可少公司在選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的評(píng)估，并建立長(zhǎng)期合作管理，在物料管理方面要嚴(yán)格控制其數(shù)量，數(shù)量過(guò)度占用資金，數(shù)量較少影響生產(chǎn)且不易補(bǔ)貨。瓶頸物資這類物料市場(chǎng)采購(gòu)難度高該類物料供應(yīng)商選擇度不大，所以可以進(jìn)行長(zhǎng)期合作，該物料也有可能由于距離較遠(yuǎn)，運(yùn)輸難度較大等原因，該物料缺貨無(wú)法及時(shí)得到補(bǔ)貨，對(duì)于該類物料應(yīng)大批采購(gòu)，不僅防止缺貨，同時(shí)也能降低成本。雖然目前湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司實(shí)行的是ABC分類管理法，但是運(yùn)用的較為簡(jiǎn)單，且存在著很多問(wèn)題。因此，湖南達(dá)嘉維康醫(yī)藥有限公司可以在現(xiàn)行的分類法基礎(chǔ)上將上述的管理辦法加入其中，在滿足公司的生產(chǎn)需求的基礎(chǔ)上，能夠在很大程度上增強(qiáng)存貨之間的相關(guān)性。對(duì)于存貨管理人員來(lái)說(shuō)，也較為方便和快