湖南繁星商貿(mào)有限公司財(cái)務(wù)收支審批流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 湖南繁星商貿(mào)有限公司財(cái)務(wù)收支審批流程設(shè)計(jì)1公司簡介湖南繁星商貿(mào)有限公司成立于2014年，注冊資金300萬人民幣，現(xiàn)有員工32人，是一家從事批發(fā)業(yè)的小微企業(yè)。具體經(jīng)營范圍為：批發(fā)零售（含網(wǎng)絡(luò)銷售）日用品、針紡織品、洗滌用品、化妝品、預(yù)包裝食品、保健食品、農(nóng)畜產(chǎn)品；提供計(jì)算機(jī)硬件和軟件服務(wù)；自營和代理各類產(chǎn)品和技術(shù)的進(jìn)出口（國家限定公司禁止經(jīng)營或禁止進(jìn)出口的產(chǎn)品除外）。湖南繁星商貿(mào)有限公司目前設(shè)有采購部、銷售部、客服部、綜合部、財(cái)務(wù)部五個(gè)基礎(chǔ)部門，其中綜合部負(fù)責(zé)公司行政及人事，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)公司財(cái)務(wù)、稅務(wù)，采購部負(fù)責(zé)采購相關(guān)事宜，銷售部負(fù)責(zé)產(chǎn)品線上線下推廣銷售，客服部負(fù)責(zé)解決客戶問題、維系客戶關(guān)系。公司的組織結(jié)構(gòu)圖具體如下圖1-1所示：圖1-1湖南繁星商貿(mào)有限公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司財(cái)務(wù)收支現(xiàn)狀2.1應(yīng)收賬款現(xiàn)狀表2-12017年-2020年湖南繁星商貿(mào)有限公司應(yīng)收賬款現(xiàn)狀表年份銷售額（萬元）應(yīng)收賬款（萬元）應(yīng)收賬款占比2017年80016020%2018年960211.222%2019年1152276.4824%2020年1382.4345.625%從表1中數(shù)據(jù)顯示，湖南繁星商貿(mào)有限公司自2014年運(yùn)營以來，純利潤保持在10%左右，每年的銷售額較上年增長在20%左右，公司處于一個(gè)較好的發(fā)展趨勢。但是公司每年應(yīng)收賬款比例卻也從20%增長至25%，應(yīng)收賬款比例逐年增加，一定程度上說明資金回籠效率降低，應(yīng)收賬款收款能力不足。2.2公司費(fèi)用支出現(xiàn)狀湖南繁星商貿(mào)有限公司財(cái)務(wù)收支由副總經(jīng)理對支出情況進(jìn)行審批，公司支出部分主要是商品批發(fā)成本、倉儲物流、廣告推廣及員工工資四部分。表2-22017年-2020年湖南繁星商貿(mào)有限公司主要費(fèi)用支出情況表單位：萬元序號支出項(xiàng)目2017年2018年2019年2020年1商品批發(fā)成本502.4593.28685.05851.752倉儲物流57.669.1282.9562.213廣告推廣6486.4115.2138.24員工工資96115.2153.6192合計(jì)7208641036.81244.16表2數(shù)據(jù)顯示，公司每年的廣告推廣費(fèi)用占到銷售額的7%-10%，從2017年-2020年呈逐年增長態(tài)勢。2.3公司存貨現(xiàn)狀表2-32020年湖南繁星商貿(mào)有限公司各地倉庫存貨統(tǒng)計(jì)表單位：萬件地址日用品針紡織品洗滌用品化妝品預(yù)包裝食品保健食品農(nóng)畜產(chǎn)品長沙2.42.11.80.84.83.15.6蘇州1.51.61.60.42.62.11.5濟(jì)南1.71.11.40.52.31.92.6廣東1.61.51.40.62.71.21.8合計(jì)7.26.36.22.312.48.311.5公司存貨主要由采購部負(fù)責(zé)，公司在長沙市設(shè)置了總倉庫，在蘇州、濟(jì)南廣州等地也設(shè)有分倉庫。近年來隨著公司規(guī)模逐漸擴(kuò)大，庫存量也一直增加，同時(shí)對市場的盲目跟進(jìn)沒有合理評估，大量生產(chǎn)導(dǎo)致庫存壓力增大，還有部分商品銷售量不好，公司對市場反應(yīng)不夠迅速，存貨積壓嚴(yán)重。3公司財(cái)務(wù)收支存在的問題隨著公司的快速發(fā)展，公司原有的財(cái)務(wù)收支審批流程已不滿足現(xiàn)在的業(yè)務(wù)需求，主要存在資金回收慢、廣告費(fèi)支出較大、存貨積壓、促銷手段落后等問題。3.1賒銷貨款管理不到位在湖南繁星商貿(mào)有限公司經(jīng)營過程中，公司授權(quán)了大量經(jīng)銷商，經(jīng)銷商回款難導(dǎo)致了資金回收慢。主要原因有如下幾點(diǎn)：（1）財(cái)務(wù)部與銷售部在應(yīng)收賬款方面溝通不暢。財(cái)務(wù)部與銷售部信息不能及時(shí)對接，財(cái)務(wù)部沒有及時(shí)將回款情況告知銷售部，導(dǎo)致銷售部不能及時(shí)對未回款客戶進(jìn)行催收。（2）缺乏相應(yīng)績效管理制度。銷售部是憑銷售業(yè)績拿提成、賺獎(jiǎng)金，只顧怎樣提高自己的銷售業(yè)績，卻忽略了應(yīng)收賬款的回款情況。原則上誰銷售的單子，誰要負(fù)責(zé)回款。（3）湖南繁星商貿(mào)有限公司對經(jīng)銷商沒有建立一套有效的信用評價(jià)體系，對經(jīng)銷商的經(jīng)營情況、回款能力、目前欠款、行業(yè)信用等方面的情況掌握不全面、不準(zhǔn)確，導(dǎo)致銷售部在銷售產(chǎn)品時(shí)大多數(shù)依靠銷售經(jīng)驗(yàn)、個(gè)人判斷和過往是否有合作等情況來預(yù)判。在商品發(fā)往經(jīng)銷商后，是否能夠按時(shí)回款，是否會出現(xiàn)不能回款等情況心里沒有底數(shù)，導(dǎo)致出現(xiàn)部分信用度低的經(jīng)銷商，不能按時(shí)回款。3.2廣告費(fèi)支出較大湖南繁星商貿(mào)有限公司2020年發(fā)生廣告費(fèi)138.2萬元，同比增加23萬元，在公司實(shí)習(xí)期間，發(fā)我現(xiàn)公司對全年的廣告費(fèi)用支出沒有提前進(jìn)行預(yù)算，且對廣告費(fèi)用支出情況沒有控制。在實(shí)際操作當(dāng)中，由于公司領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部對當(dāng)年的廣告費(fèi)用是否是在可控范圍之內(nèi)，是否已經(jīng)超額支出不清楚，所以對廣告費(fèi)的審批把關(guān)不嚴(yán)，且流程不規(guī)范。公司員工報(bào)銷費(fèi)用，將一些其他費(fèi)用列入廣告費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷，領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)部沒有嚴(yán)格審核該筆支出是否是廣告費(fèi)用支出就簽字予以報(bào)銷，導(dǎo)致公司的廣告費(fèi)用支出比較高，凸顯出對廣告費(fèi)用無預(yù)算控制的問題。3.3存貨積壓、促銷手段落后從表2-3中的數(shù)據(jù)可以看出，湖南繁星商貿(mào)有限公司各地的倉庫積壓了很多產(chǎn)品，通過對比采購部的采購清單和銷售部的銷售方案發(fā)現(xiàn)，采購部采購的基本上是當(dāng)前時(shí)期市場上比較暢銷的產(chǎn)品，且商品質(zhì)量沒有問題。銷售部沒有及時(shí)針對各地倉庫的現(xiàn)有商品進(jìn)行分析，沒有有針對性根據(jù)商品特點(diǎn)、當(dāng)季需求和重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)等因素設(shè)計(jì)銷售方案，銷售手段跟進(jìn)不及時(shí)，導(dǎo)致各地倉庫存貨積壓較多。銷售部在更新促銷手段和銷售方案方面做的不到位。4公司財(cái)務(wù)收支審批流程設(shè)計(jì)鑒于公司存在的上述不足，為了加強(qiáng)公司的管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)收支審批流程，合理控制費(fèi)用支出，對公司財(cái)務(wù)收支審批流程做如下完善。4.1加大賒銷款回收管理對于現(xiàn)存的賒銷貨款，我們應(yīng)事前建立賒銷款項(xiàng)的回款計(jì)劃，事中加強(qiáng)銷售人員的責(zé)任落實(shí)和催收，對不能按時(shí)回款的客戶及時(shí)研判并提出解決方案，事后對回款情況進(jìn)行銷售評估和績效考核。4.1.1建立賒銷貨款回款計(jì)劃對于已賒銷的款項(xiàng)，我們應(yīng)先對客戶進(jìn)行信用評估，對客戶的回款能力、目前銷售狀況、公司負(fù)債情況等內(nèi)容進(jìn)行評估，財(cái)務(wù)部根據(jù)信用評估情況制定相應(yīng)的回款計(jì)劃，對信用評估較好的客戶可適當(dāng)放寬回款時(shí)間和預(yù)付款項(xiàng)，將回款計(jì)劃交副經(jīng)理審核，然后總經(jīng)理審批同意后交由銷售部，由銷售部與承銷商簽訂回款協(xié)議，并按照回款計(jì)劃告知須提前預(yù)付的貨款金額和回款時(shí)間。圖4-1湖南繁星商貿(mào)有限公司回款計(jì)劃審批流程4.1.2加強(qiáng)責(zé)任落實(shí)與催收財(cái)務(wù)部依據(jù)回款計(jì)劃須及時(shí)編制應(yīng)收賬款催收表，對于快到期的應(yīng)收賬款一般提前一個(gè)月就要掛在表上進(jìn)行催收，表上要寫清楚應(yīng)催款時(shí)間，催收負(fù)責(zé)人是誰等等，交由銷售部進(jìn)行催收。銷售部根據(jù)回款單，劃分回款責(zé)任人及考核要求，制定催款計(jì)劃，由部門負(fù)責(zé)人、主管、經(jīng)理審批后執(zhí)行。同時(shí)財(cái)務(wù)部要與銷售部保持良好的溝通,對于不能及時(shí)回款的應(yīng)收款項(xiàng),通過部門例會等方式,分析影響應(yīng)收賬款回收的因素,提出有效的解決方案，明確解決的時(shí)間節(jié)點(diǎn)。

表4-1**月應(yīng)收賬款催收計(jì)劃表序號經(jīng)銷商交易金額交易時(shí)間應(yīng)收款項(xiàng)銷售責(zé)任人回款時(shí)間主管領(lǐng)導(dǎo)：銷售部經(jīng)理：財(cái)務(wù)部經(jīng)理：財(cái)務(wù)部往來崗：4.1.3實(shí)施績效考核建立回款管理績效考核制度，每年年底銷售部提交銷售指標(biāo)完成情況和應(yīng)收賬款完成情況，對銷售部當(dāng)年指標(biāo)完成情況、客戶群回款情況、回款存在的問題等方面進(jìn)行評估總結(jié)。綜合部按照評估情況制定銷售人員獎(jiǎng)懲計(jì)劃，對當(dāng)年銷售款全部收回的進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對當(dāng)年應(yīng)收款未及時(shí)收回的，按未收回款項(xiàng)多1%就扣除績效獎(jiǎng)金1%的方式進(jìn)行處罰，應(yīng)收款超過當(dāng)年銷售額10%的，當(dāng)年取消績效獎(jiǎng)金，財(cái)務(wù)部完成獎(jiǎng)懲計(jì)劃后經(jīng)副經(jīng)理審核、總經(jīng)理審批后，交由財(cái)務(wù)部執(zhí)行獎(jiǎng)懲計(jì)劃。4.2廣告費(fèi)審批流程4.2.1事前做好廣告費(fèi)用預(yù)算公司年初建立支出預(yù)算計(jì)劃，列出本年度預(yù)計(jì)支出廣告推廣費(fèi)用的限額。銷售部在每次進(jìn)行產(chǎn)品促銷前，對促銷活動(dòng)需要支出的廣告費(fèi)用進(jìn)行預(yù)算，并填寫廣告費(fèi)申請表，銷售部依據(jù)撥付的預(yù)算費(fèi)用制定廣告推廣計(jì)劃。由銷售總監(jiān)審核簽字后報(bào)財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部對預(yù)算情況進(jìn)行審核，提交副經(jīng)理審批同意后，財(cái)務(wù)部將預(yù)算撥付情況返給銷售部，銷售部按照預(yù)算撥付情況制定推廣計(jì)劃，后期財(cái)務(wù)部依據(jù)預(yù)算情況對銷售部前來報(bào)銷廣告費(fèi)進(jìn)行報(bào)銷審核，在所花費(fèi)用在預(yù)算內(nèi)的予以報(bào)銷，超出預(yù)算部分提交總經(jīng)理審批。圖4-2湖南繁星商貿(mào)有限公司廣告費(fèi)預(yù)算審批流程4.2.2事中做好廣告合同的審批銷售部依據(jù)制定的廣告合同向財(cái)務(wù)部提出費(fèi)用撥付申請，財(cái)務(wù)部對廣告合同進(jìn)行審核，針對廣告合同是否符合當(dāng)前廣告行業(yè)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、收費(fèi)是否合理、整體廣告費(fèi)用是否在預(yù)算范圍內(nèi)等情況進(jìn)行審核，交由銷售總監(jiān)確認(rèn)簽字，最后由副經(jīng)理進(jìn)行審批，審批通過后財(cái)務(wù)部給銷售部撥款、實(shí)施。4.2.3事后做好廣告費(fèi)用效果評估及付款審批在產(chǎn)品促銷活動(dòng)結(jié)束后，銷售部填寫廣告效果評估表，對促銷活動(dòng)中廣告是否如期實(shí)施、是否按照合同要求完成、是否達(dá)到預(yù)期效果等方面進(jìn)行評估，然后由銷售總監(jiān)進(jìn)行復(fù)審，銷售總監(jiān)認(rèn)為達(dá)到要求后向財(cái)務(wù)部提出付款申請，經(jīng)總經(jīng)理審批后方可向廣告公司支付廣告費(fèi)用。4.3存貨促銷審批流程銷售部應(yīng)及時(shí)對倉庫庫存情況進(jìn)行盤點(diǎn)，若發(fā)現(xiàn)庫存商品積壓過多，應(yīng)對商品積壓的種類、積壓原因等進(jìn)行分析，依據(jù)原因提出相應(yīng)的促銷計(jì)劃，由銷售總監(jiān)審批，審批通過后實(shí)施促銷計(jì)劃。圖4-3湖南繁星商貿(mào)有限公司存貨促銷審批流程銷售部門可以針對不同的商品采取不同的促銷方式，讓積壓商品盡快變現(xiàn)，加快資金的回籠。圖4-4湖南繁星商貿(mào)有限公司促銷方式5設(shè)計(jì)方案實(shí)施效果通過對湖南繁星商貿(mào)有限公司2017年-2020年的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，結(jié)合公司運(yùn)營現(xiàn)狀，發(fā)現(xiàn)公司存在賒銷貨款管理不到位、廣告費(fèi)支出較大、存貨積壓、促銷手段落后等問題。我們可以從以下方面加以改善：一是加大賒銷貨款的管理力度，銷售部門與財(cái)務(wù)部門根據(jù)客戶情況制度回款計(jì)劃，在執(zhí)行過程中加強(qiáng)責(zé)任的落實(shí)，并納入業(yè)績考核之中；二是完善廣告審批流程，增加預(yù)算、廣告費(fèi)用合同審批、效果評估表等流程；三是優(yōu)化公司促銷方式，完善了促銷審批流程。通過這一系列的優(yōu)化手段，可以提升企業(yè)的軟實(shí)力，實(shí)現(xiàn)公司“降