湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì) 目錄1公司簡(jiǎn)介 湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1公司簡(jiǎn)介湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司位于長(zhǎng)沙高新技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)，注冊(cè)資本為900萬(wàn)人民幣，擁有多項(xiàng)電池方面的專(zhuān)利權(quán)，科研成果在湖南地區(qū)領(lǐng)先。公司的主導(dǎo)產(chǎn)品為汽車(chē)動(dòng)力鎳氫電池及能量包，旨在為轎車(chē)、客車(chē)提供完整的電池動(dòng)力解決方案。公司設(shè)立了股東大會(huì)、董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)，下設(shè)部門(mén)有總經(jīng)理、審計(jì)部、商務(wù)部、人力資源部、市場(chǎng)部、企業(yè)管理部、研發(fā)中心、各事業(yè)部等，并聘用其他管理成員組成公司經(jīng)營(yíng)管理團(tuán)隊(duì)。圖1公司組織結(jié)構(gòu)圖2公司銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制存在的主要問(wèn)題2.1銷(xiāo)售計(jì)劃目標(biāo)值過(guò)高湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司會(huì)在每一年度的下半年組織進(jìn)行總銷(xiāo)售計(jì)劃的制訂，該計(jì)劃都是各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)根據(jù)上一年度完成的銷(xiāo)售指標(biāo)以及對(duì)下一年度的市場(chǎng)預(yù)期的基礎(chǔ)上編制的。由于公司領(lǐng)導(dǎo)在審批銷(xiāo)售計(jì)劃的時(shí)候，受到業(yè)績(jī)利益的驅(qū)動(dòng)因素以及對(duì)市場(chǎng)需求的高估判斷，造成對(duì)預(yù)期的銷(xiāo)售業(yè)績(jī)有過(guò)高的期待，進(jìn)而會(huì)對(duì)原來(lái)的銷(xiāo)售計(jì)劃做相應(yīng)的調(diào)整，導(dǎo)致調(diào)整后的銷(xiāo)售目標(biāo)會(huì)高于公司銷(xiāo)售部門(mén)能夠完成的程度，加上經(jīng)常發(fā)生一些不確定的影響因素，增加了公司的風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)成不了計(jì)劃目標(biāo)。同時(shí)，由于銷(xiāo)售計(jì)劃引發(fā)產(chǎn)量提高，也造成了生產(chǎn)部門(mén)產(chǎn)量過(guò)剩，庫(kù)存積壓，占用了公司較大的流動(dòng)資產(chǎn)，影響了公司經(jīng)營(yíng)的正常運(yùn)行。2.2風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序存在局限性公司在日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)面臨許多問(wèn)題，內(nèi)部和外部風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)論是哪種風(fēng)險(xiǎn)，都必須進(jìn)行系統(tǒng)評(píng)估。公司的銷(xiāo)售和收款的內(nèi)部控制系統(tǒng)，將銷(xiāo)售過(guò)程分為四個(gè)部分：客戶(hù)項(xiàng)目批準(zhǔn)、合同管理、銷(xiāo)售和發(fā)貨以及付款回收，公司分別對(duì)這四個(gè)部分進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和分析。但因?yàn)楣具M(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，僅僅在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)進(jìn)行，而且評(píng)估程序具有很大的局限性，忽略了銷(xiāo)售和收集周期是一個(gè)完整的業(yè)務(wù)流程，在對(duì)客戶(hù)項(xiàng)目進(jìn)行批準(zhǔn)時(shí)，沒(méi)有對(duì)客戶(hù)信用狀況進(jìn)行明確調(diào)查，導(dǎo)致客戶(hù)項(xiàng)目建立過(guò)程中客戶(hù)信貸額度過(guò)高，帶來(lái)了很大的風(fēng)險(xiǎn)，增加貨款回收困難，造成的大量呆賬和壞賬風(fēng)險(xiǎn)。在交貨階段，簽訂合同的過(guò)程中，公司不重視識(shí)別售后存在的潛在風(fēng)險(xiǎn)，給公司增加了很大的法律風(fēng)險(xiǎn)，也帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。2.3合同管理流程控制不到位合同管理是為了避免公司的風(fēng)險(xiǎn)，提高經(jīng)營(yíng)效率，為公司的持續(xù)經(jīng)營(yíng)提供服務(wù)。由于該公司的部門(mén)眾多，不易協(xié)調(diào)，所以在合同的文本起草、審核、簽訂、履行、結(jié)算和評(píng)審爭(zhēng)議解決等流程的控制上，缺乏有效的控制制度，出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。公司銷(xiāo)售訂單多，發(fā)生頻率高，銷(xiāo)售合同涉及資金量大，合同數(shù)量也很大，由于合同管理流程控制不到位，給銷(xiāo)售合同的日常管理帶來(lái)困難，經(jīng)常發(fā)生合同丟失、合同沒(méi)按正常程序簽發(fā)等情況。3公司銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設(shè)計(jì)3.1制訂銷(xiāo)售部管理制度，優(yōu)化銷(xiāo)售計(jì)劃制訂流程為了使銷(xiāo)售目標(biāo)設(shè)置合理，從銷(xiāo)售內(nèi)部業(yè)務(wù)流程到銷(xiāo)售激勵(lì)政策的執(zhí)行，再到客戶(hù)信用調(diào)查，最后到銷(xiāo)售計(jì)劃制訂，都需要有一套嚴(yán)格的制度進(jìn)行管理，使銷(xiāo)售計(jì)劃的制訂更加嚴(yán)謹(jǐn)。公司需要制訂一套嚴(yán)格的銷(xiāo)售部管理制度，首先成立以總經(jīng)理為組長(zhǎng)，其他管理人員為組員的銷(xiāo)售業(yè)務(wù)內(nèi)控領(lǐng)導(dǎo)小組，共同積極推動(dòng)和遵守公司內(nèi)控制度。其次，獎(jiǎng)懲聯(lián)動(dòng)，建立嚴(yán)格的激勵(lì)制度和處罰細(xì)則，鼓勵(lì)工作過(guò)程中表現(xiàn)良好的，及時(shí)批評(píng)和糾正錯(cuò)誤。特別是在信用調(diào)查過(guò)程中，對(duì)積極全面調(diào)查新客戶(hù)信用狀況的員工給予肯定和表?yè)P(yáng)，對(duì)忽視調(diào)查老客戶(hù)信用狀況的員工進(jìn)行適當(dāng)批評(píng)，嚴(yán)格的管理制度會(huì)促進(jìn)銷(xiāo)售各項(xiàng)事務(wù)的高質(zhì)量開(kāi)展。在執(zhí)行嚴(yán)格的銷(xiāo)售管理制度的同時(shí)，為了使銷(xiāo)售計(jì)劃更符合公司的實(shí)際情況，需要進(jìn)一步優(yōu)化銷(xiāo)售計(jì)劃制訂流程。第一步由科霸公司的業(yè)務(wù)經(jīng)理制訂銷(xiāo)售計(jì)劃，作為管理層和業(yè)務(wù)部的負(fù)責(zé)人，業(yè)務(wù)經(jīng)理需要具備前瞻意識(shí)，要運(yùn)用自己的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和行業(yè)經(jīng)驗(yàn)編制銷(xiāo)售計(jì)劃，在每一年度的下半年科霸公司業(yè)務(wù)經(jīng)理要通過(guò)歷史資料和市場(chǎng)需求制訂好下一年度的銷(xiāo)售計(jì)劃。第二步由業(yè)務(wù)部員工做需求分析，根據(jù)業(yè)務(wù)部經(jīng)理的銷(xiāo)售計(jì)劃，對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃的覆蓋區(qū)域進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)行追蹤，了解客戶(hù)的需求，做出具體的需求分析。第三步是業(yè)務(wù)部門(mén)與總經(jīng)理的協(xié)調(diào)與溝通，在業(yè)務(wù)經(jīng)理完成下一年度銷(xiāo)售計(jì)劃，業(yè)務(wù)部員工做好需求分析后，整理出報(bào)告出示給總經(jīng)理，總經(jīng)理對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃和需求分析提出建議，進(jìn)行有效的溝通，得到領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)可，使后續(xù)的工作能夠更好的開(kāi)展，任務(wù)能高效的推進(jìn)，加快流程速度。第四步是業(yè)務(wù)經(jīng)理對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃的調(diào)整和銷(xiāo)售部門(mén)對(duì)需求分析的進(jìn)一步完善，此項(xiàng)優(yōu)化工作使銷(xiāo)售流程更具備謹(jǐn)慎性，也增強(qiáng)了可實(shí)施性。第五步是總經(jīng)理對(duì)前兩項(xiàng)工作的審核，根據(jù)調(diào)整后的銷(xiāo)售計(jì)劃與完善過(guò)后的需求分析，總經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行審核，推進(jìn)計(jì)劃的速度。第六步是銷(xiāo)售計(jì)劃的執(zhí)行，審核通過(guò)后，商務(wù)部將根據(jù)公司審核的銷(xiāo)售計(jì)劃，調(diào)整下一年度的銷(xiāo)售計(jì)劃。表1銷(xiāo)售計(jì)劃制定步驟及內(nèi)容步驟實(shí)施時(shí)間負(fù)責(zé)人任務(wù)具體實(shí)施內(nèi)容一每一年度下半年業(yè)務(wù)部經(jīng)理編制下一年度的銷(xiāo)售計(jì)劃業(yè)務(wù)部經(jīng)理通過(guò)上一年度的歷史資料和市場(chǎng)需求，制定好銷(xiāo)售計(jì)劃。二每一年度下半年業(yè)務(wù)部員工做需求分析根據(jù)業(yè)務(wù)部經(jīng)理的銷(xiāo)售計(jì)劃，對(duì)覆蓋區(qū)域進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查，對(duì)目標(biāo)客戶(hù)進(jìn)行追蹤，了解客戶(hù)的需求，做出具體的需求分析。三完成銷(xiāo)售計(jì)劃和需求分析后總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門(mén)交流與溝通業(yè)務(wù)經(jīng)理完成下一年度銷(xiāo)售計(jì)劃，業(yè)務(wù)部員工做好需求分析后，整理出報(bào)告給總經(jīng)理，總經(jīng)理對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃和需求分析提出建議，進(jìn)行有效的溝通。四交流與溝通后業(yè)務(wù)部門(mén)完善與調(diào)整根據(jù)總經(jīng)理提出的建議，業(yè)務(wù)部經(jīng)理對(duì)銷(xiāo)售計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，業(yè)務(wù)部門(mén)再對(duì)需求分析進(jìn)行完善五完善與調(diào)整后總經(jīng)理審核根據(jù)調(diào)整后的銷(xiāo)售計(jì)劃與完善過(guò)后的需求分析，總經(jīng)理對(duì)其進(jìn)行審核，推進(jìn)計(jì)劃的速度。六審核后商務(wù)部執(zhí)行商務(wù)部將根據(jù)公司審核的銷(xiāo)售計(jì)劃，調(diào)整下一年度的銷(xiāo)售計(jì)劃3.2制訂銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估制度3.2.1精識(shí)別銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)為了使湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司的經(jīng)濟(jì)效益提高，避免經(jīng)濟(jì)效益的流失，提高銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的謹(jǐn)慎性，所以要精準(zhǔn)識(shí)別銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)該公司的經(jīng)營(yíng)范圍，公司的銷(xiāo)售和收款業(yè)務(wù)至少要注意以下幾種風(fēng)險(xiǎn)：第一種風(fēng)險(xiǎn)是產(chǎn)銷(xiāo)計(jì)劃管理風(fēng)險(xiǎn)，湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池產(chǎn)銷(xiāo)計(jì)劃預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確導(dǎo)致產(chǎn)銷(xiāo)脫節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)，產(chǎn)量大于銷(xiāo)量，供過(guò)于求，導(dǎo)致庫(kù)存的堆積，加慢了流轉(zhuǎn)速度，容易造成資金短缺，產(chǎn)量小于銷(xiāo)量，供不應(yīng)求，不能及時(shí)發(fā)出訂單，會(huì)影響公司的信譽(yù)，流失主營(yíng)業(yè)務(wù)收入，識(shí)別此種風(fēng)險(xiǎn)可避免以上問(wèn)題的發(fā)生；第二種風(fēng)險(xiǎn)是合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)，簽訂合同時(shí)，未經(jīng)嚴(yán)格的審批程序，會(huì)漏掉一些對(duì)公司造成損失甚至觸犯法律法規(guī)的問(wèn)題，；第三種風(fēng)險(xiǎn)是交貨風(fēng)險(xiǎn)，未按規(guī)定交貨損壞了貨物，如公司管理不嚴(yán)導(dǎo)致運(yùn)輸成本增加，或延遲交貨需要賠付違約金；第四種風(fēng)險(xiǎn)是財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)，在處理銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)時(shí)，這是避免不了的客觀因素；第五種風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)，未建立一套完整的應(yīng)收賬款流程會(huì)降低對(duì)應(yīng)收賬款的控制，造成對(duì)賬面價(jià)值的模糊；第六種風(fēng)險(xiǎn)是銷(xiāo)售退貨管理風(fēng)險(xiǎn)，不健全的退貨制度，會(huì)影響公司形象，甚至違反國(guó)家法律法規(guī)。圖2風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別圖3.2.2嚴(yán)格控制銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司在對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析后，根據(jù)自身?xiàng)l件和外部環(huán)境，制定應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的措施。針對(duì)公司層面銷(xiāo)售和收款內(nèi)控制度存在的風(fēng)險(xiǎn)（產(chǎn)銷(xiāo)計(jì)劃管理風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)），公司應(yīng)采取綜合措施，包括加強(qiáng)公司投資者的作用，加強(qiáng)對(duì)湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司的保護(hù)。對(duì)公司的外部監(jiān)管（審批風(fēng)險(xiǎn)），對(duì)銷(xiāo)售和收款系統(tǒng)中無(wú)法規(guī)范的部分進(jìn)行軟控制；不采取強(qiáng)制性的手段，更多的運(yùn)用到日常生活中的基本準(zhǔn)則，更具備靈活性，實(shí)用性也比較強(qiáng)；對(duì)于銷(xiāo)售和收款業(yè)務(wù)的具體流程層面所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)（銷(xiāo)售退貨管理風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)、應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)），公司應(yīng)采取建立指標(biāo)，定期評(píng)估，及時(shí)糾正偏差。表2風(fēng)險(xiǎn)控制措施風(fēng)險(xiǎn)控制風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別措施公司層面銷(xiāo)售和收款內(nèi)控制度存在的風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)公司作為投資者的作用，加強(qiáng)對(duì)湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司的保護(hù)。公司的外部監(jiān)管對(duì)銷(xiāo)售和收款系統(tǒng)中無(wú)法規(guī)范的部分進(jìn)行軟控制。具體流程層面所產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)采取建立指標(biāo)，定期評(píng)估，及時(shí)糾正偏差。針對(duì)應(yīng)收賬款存在的風(fēng)險(xiǎn)，公司通過(guò)加強(qiáng)應(yīng)收賬款收款力度，來(lái)嚴(yán)格控制應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)應(yīng)收賬款回收流程進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，包括應(yīng)收賬款管理、應(yīng)收賬款的審核與記錄、應(yīng)收賬款核對(duì)、應(yīng)收賬款的賬齡分析、催收賬款、對(duì)應(yīng)收賬款計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，以及對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行處置，具體流程如下圖所示：圖3應(yīng)收賬款回收流程3.3完善合同管理制度，優(yōu)化合同管理流程為了使湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司的合同管理制度更加完善，應(yīng)對(duì)合同管理這一部分進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)。針對(duì)合同管理過(guò)程中，部門(mén)之間不易協(xié)調(diào)，造成的合同控制制度不到位，公司應(yīng)成立合同管理部，設(shè)置專(zhuān)職的合同管理職員，使合同管職員服務(wù)于各部門(mén)和合作伙伴，合同管理工作能夠高效地展開(kāi)。合同管理職員的設(shè)置，也能加強(qiáng)對(duì)合同的日常管理。針對(duì)合同管理中存在的法律問(wèn)題，公司應(yīng)聘請(qǐng)專(zhuān)職的律師，減少合同中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步的提高合同的專(zhuān)業(yè)性，避免公司經(jīng)濟(jì)效益的流失。表3合同管理問(wèn)題解決措施問(wèn)題解決措施意義部門(mén)之間不易協(xié)調(diào)，造成合同控制制度不到位成立合同管理部，設(shè)置專(zhuān)職的合同管理職員合同管理工作能夠高效地展開(kāi)，加強(qiáng)管理合同管理中存在的法律問(wèn)題聘請(qǐng)專(zhuān)職律師減少合同中存在的問(wèn)題，進(jìn)一步的提高合同的專(zhuān)業(yè)性，避免公司經(jīng)濟(jì)效益的流失4評(píng)價(jià)本設(shè)計(jì)方案針對(duì)湖南科霸汽車(chē)動(dòng)力電池有限責(zé)任公司在銷(xiāo)售與收款內(nèi)部控制制度方面存在的主要問(wèn)題，進(jìn)行了優(yōu)化設(shè)計(jì)，針對(duì)銷(xiāo)售目標(biāo)過(guò)高方面的問(wèn)題進(jìn)行的糾正確保了公司正常安全運(yùn)行目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估程序的實(shí)施，幫助公司辨識(shí)到了可能會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，避免了經(jīng)濟(jì)效益的流失，公司信譽(yù)損失，也避免了會(huì)違反國(guó)家法律法規(guī)的問(wèn)題，對(duì)公司銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的嚴(yán)格控制，可以及時(shí)糾正公司的偏差，增強(qiáng)內(nèi)部控制制度。對(duì)合同管理的優(yōu)化設(shè)計(jì)，使合同管理更具備專(zhuān)業(yè)性，也使公司部門(mén)的配置更加合理，提高了公司運(yùn)作能力。

參考資料[1]孫國(guó)強(qiáng)