湖南清茗茶葉有限公司用友財務(wù)軟件操作問題優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 湖南清茗茶葉有限公司公司簡介 湖南清茗茶葉有限公司用友財務(wù)軟件操作問題優(yōu)化湖南清茗茶葉有限公司公司簡介湖南清茗茶葉有限公司于2012年成立，是一家以茶為主的公司，主要經(jīng)營范圍包括有茶葉種植、生產(chǎn)與加工及推廣銷售茶葉等等。公司一直以來堅持“信譽第一、品質(zhì)第一”的經(jīng)營理念，發(fā)揮專業(yè)精神，專心做好茶。在向市場推廣產(chǎn)品，樹立信譽的同時，注重茶文化的傳播。通過不斷的努力和追求，逐步樹立起了良好的品牌形象，在業(yè)內(nèi)有著較高的評價湖南清茗茶葉有限公司用友財務(wù)軟件操作中存在的問題湖南清茗茶葉有限公司采用的是目前國內(nèi)公司使用率最多的財務(wù)軟件──用友財務(wù)軟件，其使用版本為U8-V10.1版。其中，總賬管理、應(yīng)收應(yīng)付賬款管理、固定資產(chǎn)及薪資管理四個模塊是該公司主要使用的模塊。湖南清茗茶葉有限公司在使用用友財務(wù)軟件進(jìn)行操作的過程中，操作簡單便捷，促進(jìn)了公司財務(wù)人員的工作，符合公司的財務(wù)管理制度。但是，隨著日常用友財務(wù)軟件的不斷使用，我們也發(fā)現(xiàn)其在某些方面存在著問題，需要進(jìn)行解決。對此，我們針對存在的一些問題進(jìn)行了分析和優(yōu)化設(shè)計，使公司財務(wù)工作更加有效。圖1湖南清茗茶葉有限公司用友U8V10.1系統(tǒng)操作界面應(yīng)收單據(jù)處理流程存在問題銷售發(fā)票的錄入、核算與審批是公司日常單據(jù)業(yè)務(wù)處理的主要內(nèi)容之一。湖南清茗茶葉有限公司在進(jìn)行應(yīng)收單據(jù)錄入處理時，發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)單據(jù)的入賬核算流程不完善，應(yīng)收單據(jù)的處理流程存在問題。通過分析，湖南清茗茶葉有限公司的單據(jù)處理大多部分依靠于手工。在整個應(yīng)收單據(jù)的處理流程中，需要手工核算和手工填寫，容易出現(xiàn)人為失誤，造成工作量大，計算不準(zhǔn)確。長期如此處理，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)對不上的情況。業(yè)務(wù)員提交單據(jù)財務(wù)會計錄入單據(jù)業(yè)務(wù)員提交單據(jù)財務(wù)會計錄入單據(jù)財務(wù)會計審核單據(jù)財務(wù)會計審核單據(jù)完成傳遞完成會計人員根據(jù)單據(jù)編制記賬憑證會計人員根據(jù)單據(jù)編制記賬憑證圖2湖南清茗茶葉有限公司應(yīng)收單據(jù)處理流程圖壞賬準(zhǔn)備的初始設(shè)置有誤在用友財務(wù)軟件中，壞賬準(zhǔn)備的初始設(shè)置參數(shù)設(shè)置對壞賬處理業(yè)務(wù)起直接影響作用。如果公司當(dāng)月進(jìn)行壞賬處理過程中，用戶在沒有核查初始設(shè)置參數(shù)的設(shè)置是否有誤的情況下，直接進(jìn)行了壞賬處理業(yè)務(wù)，例如壞賬發(fā)生、計提業(yè)務(wù)、等處理，在完成處理后檢查發(fā)現(xiàn)最后壞賬準(zhǔn)備的金額有誤的現(xiàn)象，進(jìn)而導(dǎo)致【計提壞賬準(zhǔn)備】金額有誤，整個壞賬準(zhǔn)備處理過程出現(xiàn)錯誤。通過分析發(fā)現(xiàn)，壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置中的【提取比率】參數(shù)設(shè)置在最開始用戶設(shè)置時就存在問題，將參數(shù)設(shè)置錯誤。發(fā)生這種情況后，用戶選擇直接去初始設(shè)置中修改時發(fā)現(xiàn)無法修改，原因是已發(fā)生過壞賬處理，無法進(jìn)行修改參數(shù)。客戶信息不完整和信息更新不及時湖南清茗茶葉有限公司的客戶檔案信息大部分是由銷售訂單獲得，但大多數(shù)都是手工錄入的數(shù)據(jù)，可能存在錄入錯誤，且這些數(shù)據(jù)錄入時分布在不同的信息庫中，一時很難將這些數(shù)據(jù)集中在一起，無法形成對客戶的完整描述。其次，有些客戶可能因為一些原因變更了名稱、地址之類的信息，而工作人員未進(jìn)行定期的維護和及時的錄入客戶信息，以致于沒有及時準(zhǔn)確的客戶信息，容易導(dǎo)致填制發(fā)票時存在開票資料錯誤。財務(wù)人員分工不明確因為存在公司管理員對使用用友財務(wù)軟件前期，對系統(tǒng)中人員權(quán)限管理設(shè)置沒有完全徹底地認(rèn)識了解，沒有根據(jù)財務(wù)人員的實際工作崗位和工作范圍來設(shè)置賦予相應(yīng)的權(quán)限，財務(wù)人員分工不明確，從而導(dǎo)致財務(wù)人員無權(quán)進(jìn)入模塊進(jìn)行會計處理，出現(xiàn)制單員李梅已經(jīng)在系統(tǒng)填制收、付憑證，而當(dāng)出納人員劉慧要進(jìn)行執(zhí)行簽字職能，出現(xiàn)沒有簽字權(quán)限的情況，影響財務(wù)人員的工作進(jìn)度。湖南清茗茶葉有限公司財務(wù)軟件問題優(yōu)化設(shè)計應(yīng)收單據(jù)處理優(yōu)化設(shè)計經(jīng)過優(yōu)化設(shè)計后，湖南清茗茶葉有限公司整個應(yīng)收單據(jù)處理流程全部在用友財務(wù)軟件中進(jìn)行操作，省去了傳遞的過程，同時也可以防止單據(jù)弄丟，且其他步驟能自動生成，在減少錯誤環(huán)節(jié)同時還可以節(jié)省工作時間，保證準(zhǔn)確度。當(dāng)然，在對提高工作效率和質(zhì)量方面也有著直接作用。業(yè)務(wù)員提交單據(jù)業(yè)務(wù)員提交單據(jù)財務(wù)會計進(jìn)行單據(jù)處理財務(wù)會計進(jìn)行單據(jù)處理財務(wù)會計錄入應(yīng)收單據(jù)財務(wù)會計錄入應(yīng)收單據(jù)應(yīng)收業(yè)務(wù)憑證自動生成財務(wù)會計制單財務(wù)會計審核單據(jù)應(yīng)收業(yè)務(wù)憑證自動生成財務(wù)會計制單財務(wù)會計審核單據(jù)完成財務(wù)會計審核應(yīng)收業(yè)務(wù)完成財務(wù)會計審核應(yīng)收業(yè)務(wù)圖3湖南清茗茶葉有限公司單據(jù)處理流程優(yōu)化設(shè)計財務(wù)會計在錄入單據(jù)后，有兩種選擇，是否選擇直接進(jìn)行單據(jù)審核流程。第一種，如果選擇直接進(jìn)行單據(jù)審核的流程，則財務(wù)會計審核單據(jù)后會出現(xiàn)是否立即制單的選擇提示窗口，選擇【是】就可以直接制單了。第二種，若選擇不直接進(jìn)行單據(jù)審核，則分成兩步，先在審核功能中財務(wù)會計進(jìn)行單據(jù)審核，再到制單功能中去完成財務(wù)會計制單。對壞賬準(zhǔn)備的初始設(shè)置優(yōu)化設(shè)計公司在當(dāng)月進(jìn)行壞賬處理業(yè)務(wù)之前，首先要確認(rèn)使用用友財務(wù)軟件系統(tǒng)中，壞賬準(zhǔn)備的初始設(shè)置參數(shù)設(shè)置是否正確，確定無誤后，方可進(jìn)行后面的壞賬處理操作。如果實在是出現(xiàn)了公司當(dāng)月已經(jīng)進(jìn)行完成壞賬處理業(yè)務(wù)后，才發(fā)現(xiàn)初始設(shè)置參數(shù)設(shè)置中的壞賬準(zhǔn)備提取比率有誤的情況，導(dǎo)致整個壞賬準(zhǔn)備處理過程出現(xiàn)錯誤。解決這種錯誤問題有三個步驟：(1)進(jìn)行憑證處理：選擇刪除憑證。用戶在沒有檢查壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置參數(shù)設(shè)置是否存在問題，就直接選擇進(jìn)行壞賬處理業(yè)務(wù)后，才發(fā)現(xiàn)初始設(shè)置參數(shù)提取比率有誤，第一步是選擇刪除憑證。具體的方法為：用戶進(jìn)入應(yīng)收賬款管理模塊的【應(yīng)收款管理】，選擇打開【單據(jù)查詢】窗口，其窗口中存在一個查詢憑證的選項，可點擊打開選擇相應(yīng)的憑證,進(jìn)行刪除憑證。如果出現(xiàn)用戶無法刪除憑證的情況，或者是已經(jīng)刪除的憑證，進(jìn)入總賬管理系統(tǒng)里查看，卻顯示是“作廢"的情況。出現(xiàn)這種情況，需要用戶進(jìn)入一個稱為【財務(wù)會計】的窗口，在進(jìn)入后，查看是否存在【總賬】的選項，有的話點擊進(jìn)入【總賬】選項，打開其中【憑證】的頁面窗口。然后再單擊【填制憑證】,完成以后，整合好憑證，進(jìn)行徹底刪除憑證。（2)進(jìn)行其他處理：取消進(jìn)行的壞賬處理操作。用戶通過進(jìn)入應(yīng)收賬款管理模塊的應(yīng)收款管理窗口，點擊進(jìn)入【其他處理】進(jìn)行取消操作,然后在【壞賬處理】中，全部選擇好進(jìn)行確定取消壞賬處理操作。（3）用戶通過進(jìn)入應(yīng)收賬款管理模塊的財務(wù)會計應(yīng)收款管理設(shè)置，點擊壞賬準(zhǔn)備設(shè)置，對壞賬準(zhǔn)備初始設(shè)置的參數(shù)提取比率設(shè)置進(jìn)行修改。圖4湖南清茗茶葉有限公司用友U8應(yīng)收系統(tǒng)中【壞賬準(zhǔn)備設(shè)置】窗口客戶信息管理優(yōu)化設(shè)計建立客戶檔案公司的客戶信息大部分是由銷售訂單獲得，另外，銷售人員也有一定套信息收集方法。公司依靠這些基礎(chǔ)的客戶數(shù)據(jù)采集，從而建立客戶檔案。用戶在客戶檔案中錄入客戶信息時，尤其要注意客戶編碼和客戶簡稱是否正確輸入。另外，為了讓系統(tǒng)中不會出現(xiàn)客戶重復(fù)的問題，客戶編碼必須唯一的，沒有重復(fù)的。其次，銷售人員需要負(fù)責(zé)對客戶的基本信息進(jìn)行定期的維護和及時的錄入?？蛻魯?shù)據(jù)庫中除用戶名稱、稅號、開戶行、銀行卡號、地址、企業(yè)性質(zhì)以外，應(yīng)該還有成交訂單、成交信息、成交類型等等。通過把這些信息進(jìn)行了錄入，就可以形成一個全面完整的客戶資料檔案數(shù)據(jù)庫，以方便公司進(jìn)行客戶信息查詢。具體優(yōu)化設(shè)計如下：企業(yè)管理者登錄后，在基礎(chǔ)設(shè)置的窗口中，可以看到存在一個【基礎(chǔ)檔案】的選項，點擊打開客商信息的頁面窗口，可直接在客商信息中選擇客戶信息檔案進(jìn)行增加。圖5湖南清茗茶葉有限公司用友U8基礎(chǔ)設(shè)置【客戶檔案-基本】選項卡分類管理客戶收集客戶信息，將相關(guān)數(shù)據(jù)集成，通過對客戶的具體信息進(jìn)行整合、分析，建立客戶指標(biāo)與客戶信息檔案，分類進(jìn)行管理客戶。按照客戶的重要性，對公司銷售額的貢獻(xiàn)程度也相應(yīng)不同，分為主要客戶與普通客戶兩個類別，分別采用不同的管理方法，針對性分開對待。其中，主要客戶是公司的核心優(yōu)質(zhì)客戶，屬于公司的大客戶，其與公司的交易量對公司經(jīng)營指標(biāo)完成存在直接關(guān)系，對公司銷售額的貢獻(xiàn)最大。所以，公司對該類客戶的管理尤為重要，需要花費時間和精力去溝通聯(lián)系，定期更新客戶信息。而普通客戶雖然交易額小，但數(shù)量眾多，可以采用簡單、基礎(chǔ)的方法分析信息。銷售人員需要與這些客戶保持密切聯(lián)系，定期追蹤更新客戶信息，制定客戶信譽評價標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行客戶資信評級。通過這些，采取有效的管理，提高湖南清茗茶葉有限公司的市場競爭力，從而追求收益最大化。收集客戶信息收集客戶信息定期更新客戶信息定期更新客戶信息建立客戶指標(biāo)建立客戶檔案整合分析客戶信息建立客戶指標(biāo)建立客戶檔案整合分析客戶信息形成客戶信息庫形成客戶信息庫客戶信息查詢客戶信息修改客戶信息錄入客戶信息查詢客戶信息修改客戶信息錄入圖6湖南清茗茶葉有限公司客戶信息管理優(yōu)化設(shè)計正確處理財務(wù)軟件中的人員分工湖南清茗茶葉有限公司在剛開始使用用友財務(wù)軟件時,第一步是先創(chuàng)建賬套，而一般創(chuàng)建賬套都是以admin管理員的身份登錄系統(tǒng)管理建立。其次，在系統(tǒng)中進(jìn)行財務(wù)人員權(quán)限分工。一旦財務(wù)人員分工不準(zhǔn)確，就會導(dǎo)致財務(wù)人員無權(quán)進(jìn)入模塊進(jìn)行會計處理。因此，公司管理員在對財務(wù)人員進(jìn)行分工前，應(yīng)對用友財務(wù)軟件中的人員權(quán)限有一定的了解，以達(dá)到正確分工，賦予權(quán)限，使財務(wù)人員能有權(quán)正常進(jìn)入系統(tǒng)，進(jìn)行工作相關(guān)的賬務(wù)處理。對于出納人員劉慧在進(jìn)行憑證的賬務(wù)處理時，沒有簽字職能權(quán)限，導(dǎo)致賬務(wù)處理不能正常進(jìn)行。具體的優(yōu)化設(shè)計方案如下：（1）企業(yè)管理者需要在進(jìn)入總賬系統(tǒng)選項窗口后，選擇勾選賬務(wù)處理中出納簽字出納憑證權(quán)限。（2）企業(yè)管理者在進(jìn)入【系統(tǒng)管理】時需要用admin的身份登錄系統(tǒng)，進(jìn)入以后查看【權(quán)限】，打開用戶權(quán)限窗口，選中【W(wǎng)03$$劉慧】用戶進(jìn)行修改，打開基本信息下的財務(wù)會計窗口，發(fā)現(xiàn)存在查詢總賬、應(yīng)收款管理、應(yīng)付款管理、固定資產(chǎn)等等隱藏窗口，選擇總賬窗口打開，查看憑證，在【出納簽字】前的復(fù)選框點擊進(jìn)行勾選。圖7湖南清茗茶葉有限公司用友U8用戶權(quán)限【W(wǎng)003$$用戶權(quán)限】窗口總結(jié)隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,企業(yè)為了追求利益最大化，搶占市場，競爭越來越激烈。一方面，財務(wù)軟件的廣泛應(yīng)用讓企業(yè)財務(wù)管理更方便快捷，另一方面也給企業(yè)帶來很多挑戰(zhàn)，如財務(wù)人員對財務(wù)軟件使用不熟練等問題。企業(yè)在使用財務(wù)軟件的過程中，總會遇到各種各樣的問題，當(dāng)面對問題時，不要想著逃避問題，而是要迎難而上，主動積極的去分析問題存在的原因，從而找到方法解決問題。最后，企業(yè)也要以積極、認(rèn)真的態(tài)度認(rèn)識和解決問題,實現(xiàn)企業(yè)的財務(wù)管理思想的創(chuàng)新。唯有不斷的努力,才能夠使企業(yè)在激烈復(fù)雜的市場經(jīng)濟環(huán)境中長期發(fā)展并且真正走得長遠(yuǎn)。

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