湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄1 公司簡介 費用標(biāo)準(zhǔn)不合理公司人員因為設(shè)立的標(biāo)準(zhǔn)不合理導(dǎo)致了出差的費用報銷超過了標(biāo)準(zhǔn)。其中主要是住宿費用和餐費超標(biāo)。因此報銷費用標(biāo)準(zhǔn)不合理從而導(dǎo)致了費用過高，消耗了公司資源。除此之外，乘用交通工具據(jù)實報銷概念仍有些模糊，有些出差人員自行駕車，沒有辦法進(jìn)行據(jù)實報銷。同時報銷的天數(shù)也沒有合理化，可能會產(chǎn)生沒有目的的差旅活動，造成了虛假費用。因此需要將費用報銷合理化。因此公司需要制定標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范差旅費的審批程序。報銷流程時間長還有一個則是出差人員在報銷過程中，也會產(chǎn)生很多意外情況。醫(yī)藥公司現(xiàn)在還屬于一個初期發(fā)展的階段，內(nèi)部還并不是一個完全穩(wěn)定成型的系統(tǒng)。每一個人員的業(yè)務(wù)都比較繁忙。例如我們公司的部門主管，審批并非主要工作，除了平常繁忙的工作，還要經(jīng)常開會或者出差外出活動不在公司等情況，更不用說我們的經(jīng)理和總經(jīng)理了。出差報銷人員完成所有程序耗時較長。審批若出現(xiàn)了問題，報銷工作人員又要重新開始審批程序。使得報銷比較難，進(jìn)一步加大了財務(wù)工作任務(wù)，隨著現(xiàn)代社會的發(fā)展，現(xiàn)在都是線上與線下業(yè)務(wù)相結(jié)合進(jìn)行，但是湖南天地醫(yī)藥股份有限沒有過多的開展線上業(yè)務(wù)，全憑紙質(zhì)線下報銷不太符合當(dāng)今社會的發(fā)展。[2]湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差報銷流程優(yōu)化設(shè)計針對以上問題，我們做出了相應(yīng)的優(yōu)化方案，來優(yōu)化湖南天地醫(yī)藥有限公司的出差流程（1）明確各審核崗位的職責(zé)（2）制定合理合規(guī)的報銷費用標(biāo)準(zhǔn)（3）開展網(wǎng)上報銷措施。明確各審核崗位的職責(zé)之前是因為審核職責(zé)不明確，導(dǎo)致了財務(wù)工作出現(xiàn)了失真的情況。因此我們將明確各審核崗位的職責(zé)。[3]主管主要負(fù)責(zé)審核報銷的業(yè)務(wù)、行程路線、出差往返時間的真實性，以及人員出差的任務(wù)完成狀況和目的地異常情況的說明并且簽名填寫報銷的意見，最后還負(fù)責(zé)本部門費用的審批。人事部門就主要是對出差人員的住宿費用、餐補以及車費（包括油費以及過路費）、出差補助等進(jìn)行審核。財務(wù)部門主要是檢查票據(jù)是否齊全正式，重點關(guān)注報銷人員的各種費用標(biāo)準(zhǔn)有沒有產(chǎn)生超標(biāo)的情況。然后根據(jù)相應(yīng)的票據(jù)填制相應(yīng)的記賬憑證等?？偨?jīng)理則是要了解此項業(yè)務(wù)的主要活動，以及在其經(jīng)濟(jì)權(quán)限內(nèi)進(jìn)行審批，讓出納進(jìn)行付款。將責(zé)任下發(fā)到每個部門，每個部門都必須對會計報表和財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、完整性承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，就不應(yīng)該存在隨意報銷的情況了。如果還存在審批人員隨意報銷的情況，我們應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的懲罰措施。如果還有隨意報銷的行為發(fā)生損失的，根據(jù)狀況處以100—600元的罰款。沒有按公司的規(guī)則進(jìn)行、保管發(fā)票要對審批的人員進(jìn)行500元的罰款。其它違背規(guī)則的行為按照情節(jié)嚴(yán)重性由公司根據(jù)制度給予相應(yīng)處分。制定合理合規(guī)的報銷費用標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)湖南天地醫(yī)藥股份有限公司舊的出差費用標(biāo)準(zhǔn)，住宿標(biāo)準(zhǔn)過于統(tǒng)一，但是根據(jù)現(xiàn)在社會經(jīng)濟(jì)水平以及消費水平，我們的國家城市消費水平與經(jīng)濟(jì)水平差距大，統(tǒng)一的報銷制度無法適用于各個城市的發(fā)展水平，所以進(jìn)行了研究調(diào)查對其進(jìn)行了以下具體的優(yōu)化標(biāo)準(zhǔn)。首先是將報銷款進(jìn)行合理調(diào)整，將出差人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)控制在合理的范圍之中。而餐飲費的設(shè)置又偏低，于是就統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)100元/人。自行開車辦公的人員過路費根據(jù)原始憑證進(jìn)行報銷，外地出差根據(jù)油費根據(jù)1元/km來折合報銷。表4湖南天地醫(yī)藥有限公司住宿標(biāo)準(zhǔn)住宿標(biāo)準(zhǔn)人員標(biāo)準(zhǔn)總經(jīng)理及以上人員部門主管部長及相當(dāng)職務(wù)人員部門其他人員一線城市750元350元300元二線城市650元300元250元三線城市550元250元200元費用超出了申請表規(guī)定范圍使用的金額，都需要經(jīng)過上級的核實與查證，不然財務(wù)人員有權(quán)力回絕其報銷的賬單。其次出差人員日程也有了規(guī)定，出差人員根據(jù)出差活動，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格填制出差天數(shù)。若有特殊情況延遲，需及時向領(lǐng)導(dǎo)報備。除了將外部的費用標(biāo)準(zhǔn)調(diào)整之外，內(nèi)部也要嚴(yán)格控制會計人員對報銷憑據(jù)的合法真實合理性進(jìn)行復(fù)核審查；對于惡意出錯的出差報銷行為審核的人員有權(quán)力回絕報銷他們的賬單。如果出現(xiàn)了不實的情況將要嚴(yán)格按公司的相應(yīng)的制度進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。開展網(wǎng)上報銷服務(wù)針對于報銷流程繁瑣這一問題，公司決定開展網(wǎng)上報銷服務(wù)，財務(wù)部門根據(jù)公司報銷特點開展網(wǎng)上報銷審核標(biāo)準(zhǔn)化模式，建立一套完整的，規(guī)范的出差報銷審核流程。并且開展網(wǎng)上報銷服務(wù)降低了時間成本，節(jié)約了出差人員以及財務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。緩解財務(wù)“報賬困難”這一大問題。同時，出差的審批的流程、以及報銷的憑證在網(wǎng)上進(jìn)行，形成一個網(wǎng)上的電子檔案，讓一個完整的報銷程序都可以在網(wǎng)上查詢的到，并且報銷的人員可以更方便的開展報銷的流程，保障了報銷的準(zhǔn)確流暢。[4]報銷人員進(jìn)入平臺進(jìn)行報銷人員進(jìn)入平臺進(jìn)行預(yù)約報銷上傳憑證，填寫報銷單財務(wù)部出納付款通過電子平臺轉(zhuǎn)送給部門主管平臺轉(zhuǎn)交人事進(jìn)行審核平臺轉(zhuǎn)交于財務(wù)部門進(jìn)行審核財務(wù)部制單轉(zhuǎn)交于經(jīng)理復(fù)核審批合格審核未成功告知原因?qū)徍宋闯晒Ω嬷驅(qū)徍宋闯晒Ω嬷驅(qū)徍宋闯晒Ω嬷驅(qū)徍顺晒徍顺晒徍顺晒D(zhuǎn)交董事長審批不符合符合權(quán)限 圖5網(wǎng)上報銷平臺流程圖（1）報銷人員先通過天地醫(yī)藥公司的平臺進(jìn)行預(yù)約報銷（2）根據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)，上傳憑證，填寫報銷單等（3）先傳送于部門主管審批，審核通過直接通過平臺傳遞到人事部門的電腦中進(jìn)行審批，根據(jù)公司的審批程序直接通過客戶端報銷單據(jù)：審核未通過，告知原因或修改事項并直接用電子平臺退回。（4）人事審批通過之后交由財務(wù)部審核。審核通過，接收報銷憑證，報賬人員完成審核制單；如果審核還是未通過，告知原因或修改事項并直接用電子平臺退回到下一步甚至報銷人員。（6）一步一步進(jìn)行，最后經(jīng)總經(jīng)理審批通過之后，由出納人員在網(wǎng)上進(jìn)行付款。開展網(wǎng)上報銷服務(wù)，審批人員能夠通過手機(jī)電腦等方式進(jìn)行審批，不用受到空間的限制。以前甚至需要一周才能完成的事情，現(xiàn)在最遲一天半便能夠完成。所以現(xiàn)在需要簡化線下流程，更多開展線上報銷流程，以此加強(qiáng)網(wǎng)上預(yù)約報銷服務(wù)水平的提升?？偨Y(jié)通過對湖南天地醫(yī)藥股份有限公司出差流程優(yōu)化設(shè)計，將明確各審核崗位的職責(zé)、制定合理合規(guī)的報銷費用標(biāo)準(zhǔn)并且開展網(wǎng)上報銷措施。使得出差更加的真實合法合理。通過明確各審核崗位的職責(zé)提高了出差人員準(zhǔn)時報銷的概率，還使得審核人員對報銷程序更加嚴(yán)格把控，并且補充了之前出差流程中的沒有注意到的小細(xì)節(jié)。制定合理合規(guī)的報銷費用標(biāo)準(zhǔn)把控使得出差業(yè)務(wù)更加真實，更加透明，減少了許多舞弊的行為。最后開展網(wǎng)上報銷服務(wù)，提高了合理性，節(jié)約了時間，精簡了流程。經(jīng)過不斷的完善，讓天地醫(yī)藥股份有限公司的出差流程更加嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，也促進(jìn)了公司的發(fā)展。也讓人深刻的認(rèn)識到，對一個企業(yè)而言，每一個項目環(huán)節(jié)都是重要的。哪怕只是一個小小的出差問題也能產(chǎn)生很大的漏洞，認(rèn)真完善審查好每一步都能避免出差過程中的造假，浪費等問題。

參考資料[]黃麗容.會計之友[J].被北京大學(xué)《中文核心期刊要目總覽》收錄PKU.2018，5（3）：8～10[2]沈榆峰