湖南永和食品有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1 公司簡介 湖南永和食品有限公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計公司簡介公司的概述湖南省永和食品有限公司創(chuàng)辦于2010年，公司總部位于湖南省岳陽市平江縣安定鎮(zhèn)官灘村官坪組，是一家專業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、銷售鴨肉休閑食品為主的民營企業(yè)，注冊資金：500萬元。該公司現(xiàn)擁有強大的研發(fā)、銷售團隊。公司始終堅持“誠信立足創(chuàng)新致遠”的經(jīng)營理念。湖南省永和食品有限公司主要生產(chǎn)一元裝、二元裝、定量裝、散裝稱重休閑食品，產(chǎn)品主要有香脖、鴨翅、雞爪、素香牛肉、雞丁、脆脆骨、鴨脯肉、雞腿、鴨掌等。公司組織結構圖1公司組織結構圖財務部：負責核對原始單據(jù)，對公司經(jīng)營活動進行會計核算，負責款項收支、定期對公司的資金營運能力進行分析等工作。生產(chǎn)部：負責生產(chǎn)過程中各原材料和半成品的管理、掌握并記錄各種生產(chǎn)情況，解決生產(chǎn)問題等。銷售部：負責線下產(chǎn)品的發(fā)貨與銷售、跟蹤顧客的訂貨單執(zhí)行狀態(tài)、主持客戶關系維護工作等。研發(fā)部：負責新專利技術的開發(fā)研究，專業(yè)技術型人才的培養(yǎng)，己有技術設施的改進更新、產(chǎn)成品質(zhì)量的檢驗等。公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的主要問題公司銷售模式單一湖南永和食品有限公司根據(jù)自身發(fā)展的情況，大部分的產(chǎn)品通過經(jīng)銷商對外銷售，現(xiàn)階段經(jīng)銷商在該公司產(chǎn)品銷售和創(chuàng)造利潤上扮演著重要的角色，可看出該公司對經(jīng)銷商具有一定程度的依賴性，這使得該公司的銷售額和利潤一直處于被動狀態(tài)。2019年湖南永和食品有限公司前四名客戶的營業(yè)收入為150萬，占公司總營業(yè)收入的20%，詳見表1。該公司有大約60家經(jīng)銷商，營業(yè)收入占公司的總營業(yè)收入的80%。如果流失了主要的經(jīng)銷商會對公司的營業(yè)收入帶來不利影響。不僅如此，由于銷售模式的影響公司的品牌形象和市場占有率都要通過經(jīng)銷商來實現(xiàn)目標，因此也會對生產(chǎn)經(jīng)營產(chǎn)生一定影響。同時，由于公司主要通過經(jīng)銷商來獲取消費者的對產(chǎn)品的反饋信息，所以公司難以根據(jù)消費著提供的建議對產(chǎn)品進行創(chuàng)新和改良，導致公司成長速度緩慢。表1湖南永和食品有限公司前四名營業(yè)收入情況表客戶名稱與本公司關系主營業(yè)務收入（萬元）占公司全部營業(yè)收入的比例（%）波記食品非關聯(lián)方47.46.32長沙本亞食品貿(mào)易有限公司非關聯(lián)方42.65.68長沙俊發(fā)商貿(mào)行非關聯(lián)方32.644.35黃清輝輝煌批發(fā)部非關聯(lián)方27.363.65合計150202020年新冠疫情的發(fā)生，大多數(shù)消費者只能居家抗疫，在此期間所以作為銷售休閑食品為主的公司銷售額較上年度有所增長，但由于很多快遞公司都停止運輸，導致單一的線上銷售范圍受到限制，沒有更多的銷售方式和渠道，所以營業(yè)收入雖有增長但增長浮動并不大，只增長了7.2%?？蛻粜庞迷u估制度欠缺對客戶信用評估和控制相對簡單，該公司對客戶缺乏合理的信用評估，未明確劃分客戶信用風險等級，該公司對于老客戶的賒銷標準為：與該公司發(fā)生過交易，沒有拖欠過貨款，只要滿足這兩個標準的客戶都允許發(fā)生賒銷交易，這大大提高了公司的授信風險。該公司也沒有設立一個專門核定客戶信息的部門，靠銷售員提交的資料來核定賒銷額，并且沒有核實資料的真實性。為了吸引大量客戶，擴大銷售額，為公司帶來效益，該公司在沒有對客戶進行信用評估和控制的情況下盲目執(zhí)行賒銷。賒銷后，由于業(yè)務員未明確個人的工作范圍出現(xiàn)私自換崗的情況，導致一些銷售業(yè)務難以順利執(zhí)行。例如，該公司在2020年8月11日銷售一批4.3萬元的貨物給岳陽榮云批發(fā)公司，因為岳陽榮云批發(fā)公司為老客戶所以該公司未對岳陽榮云批發(fā)公司進行當下的授信評估，沒有及時得知岳陽榮云批發(fā)公司早已陷入財政危機，無法支付貨款，而業(yè)務員王某在此期間已經(jīng)從銷售業(yè)務員換到倉庫管理員的崗位，該筆訂單沒有按時跟進，以至于該筆貨款無法收回。應收賬款管理不嚴湖南永和食品有限公司采用的賒銷模式雖然在一定程度上提高了該公司的銷售額和銷售數(shù)量，但也存在應收賬款難以收回的問題，對公司的收款質(zhì)量產(chǎn)生了不利影響，大大增加的壞賬損失率。如表3所示，該公司2018年到2020年賒銷賬款占銷售收入的比例先上升后下降，但賒銷賬款逐年增加，在2020年達269.45萬元。壞賬損失和壞賬損失率也在不斷上升，在2020年分別為74.73萬元和27.58%，這說明該公司越來越多的應收賬款不能收回，利潤損失得越來越多，并且壞賬損失率增長率一直高于賒銷賬款占銷售收入的增長率，久而久之將會影響企業(yè)資金鏈條的流動性。究其原因，第一，該公司領導人過于重視銷售額，忽視了催收賬款，沒有在公司建立催收賬款的相關部門，也沒有明確的催款制度，導致員工的工作重心偏向于銷售，在催收應收賬款工作上有所懈怠。第二，因為該公司在銷售額上過度依賴經(jīng)銷商，所以在多數(shù)催款情況下為了維護雙方的合作關系，不會選擇走法律途徑，這加大了公司的催款難度。第三，財務部門和銷售部門相互推卸責任，催款工作難以明確，降低了催收賬款的速度，錯過了最佳的催收時機。表2湖南永和食品有限公司2018年-2020年壞帳損失分析表2018年2019年2020年賒銷賬款/銷售收入34.05%35.71%33.51%賒銷賬款（萬元）244.50267.83269.45壞賬損失（萬元）45.6563.9074.31壞賬損失率18.61%23.86%27.58%公司銷售與收款內(nèi)部控制制度優(yōu)化設計優(yōu)化產(chǎn)品銷售模式豐富產(chǎn)品銷售模式湖南永和食品有限公司的銷售額過度依賴與經(jīng)銷商，長時間處于被動狀態(tài)，需要及時豐富產(chǎn)品銷售模式。該企業(yè)可以跟緊時代潮流進駐電商領域，面向廣大消費者，致力生產(chǎn)自己的品牌，對消費者進行市場調(diào)研，了解并滿足消費者的口感及其他需求，把握產(chǎn)品的定價與銷售流向，適應市場風格的轉(zhuǎn)換?？梢院碗娚坦竞献鬟M行網(wǎng)絡直播和網(wǎng)絡銷售，擴大自身知名度，樹立品牌形象。線上銷售省去了經(jīng)銷商環(huán)節(jié)，直面消費者，還可以降低營運成本。該公司應該與主要的幾個快遞公司合作，擴大線上銷售的區(qū)域范圍。公司也可以開設自己的門店，適當進行促銷活動，在一定程度上能夠吸引消費者的注意、增加銷售量，也讓消費者在家附近就能買到該公司的產(chǎn)品。還可以建立小區(qū)消費微信群，在群里統(tǒng)一訂貨，送貨上門，既方便消費者購買又擴大了消費群體，也減少了小金額銷售單的數(shù)量，減輕了單量處理的工作量，還能減輕宣傳壓力，除此以外公司也應該一邊實現(xiàn)多元化的銷售模式一邊加強對現(xiàn)有銷售模式的管理，達到利益最大化的平衡點。圖2多元化銷售模式分析圖提高銷售人員和財務人員的綜合素質(zhì)“得人才，得天下”，有了多元化的銷售模式，就需要先進的人才來管理銷售模式，所以該公司應該建立嚴格的人才錄用機制，對與銷售部門老員工實施自愿參加培訓的措施，通過獎勵的方式鼓勵老員工學習新的銷售模式和銷售知識，并且將員工的學習成果納入考核，給予學習先進分子更大的上升空間，比如：晉升崗位，提高工資和增加福利待遇等。同時加強對員工進行專業(yè)技能培訓，定期邀請專家到公司進行培訓，銷售部門人員主要從銷售模式、溝通技術、市場情況等方面進行培訓，財務部門人員主要從財務崗位技能、財經(jīng)法律法規(guī)等方面進行培訓，并對培訓內(nèi)容進行考核，將考核內(nèi)容納入到崗位績效評定中。表3提高工作人員綜合素質(zhì)計劃表部門名稱培訓內(nèi)容考核考核等級及獎勵銷售部1、學習新的銷售模式及知識；2、強化溝通技巧；3、了解市場近況。試卷考核A：100-90分（獎金2000元或晉升一級或多級崗位）B：89-80分（獎金1000元或晉升一級崗位）C：79-60分（獎金500元）D：60分以下財務部實踐性的崗位技術培訓，分為出納、會計、稅務。財經(jīng)法規(guī)、職業(yè)道德。實操考試A：100-90分（獎金800元）B：89-80分（獎金600元）C：79-60分（獎金400元）D：60分以下完善客戶信用評估制度和流程成立債權管理部進行信用銷售管理隨著時間的積累賬款大面積逾期并且越來越多，更加說明了該公司完善信用銷售管理制度的必要性。該公司應該制定合理的客戶信用評估制度，劃分信用風險等級。該公司可從財務、銷售等部門抽調(diào)專業(yè)人員組建單獨的債權管理部，從而形成財務部門和銷售部門相互制衡的有效機制，明確分工，提高收債效率。新部門的工作內(nèi)容如下：（1）搜集、整理客戶的基本信息，建立客戶信用檔案；（2）對客戶進行信用評級，根據(jù)評級確認其信用銷售額度，堅持嚴格的售前審核政策，對有巨大風險的訂單說“不”；（3）實時監(jiān)控、跟進客戶的重大內(nèi)部及財務變動情況；（4）時刻關注應收賬款的變動情況，并根據(jù)實際情形及時調(diào)整回收計劃；（5）編制應收賬款明細表，并審核；（6）催收到期應收賬款，對產(chǎn)生逾期的情況要分析其原因，并制定具體的收款方案；（8）最后由銷售會計完成貨款結算工作。新部門工作內(nèi)容流程圖財務經(jīng)理應收賬款主管銷售部銷售會計審核審核核對催收賬款關注應收賬款變動情況編制應收賬款明細表核對催收賬款關注應收賬款變動情況編制應收賬款明細表制定催收方案并實施整理信息、建立信用檔案跟進客戶財務變動狀況制定催收方案并實施整理信息、建立信用檔案跟進客戶財務變動狀況貨款結算確認信用評級確認信用額度貨款結算確認信用評級確認信用額度圖3債權管理部工作流程圖使用EXCEL軟件對客戶信息進行管理該公司可以順應信息化時代的發(fā)展潮流運用Excel表來進行客戶信息管理，這樣可以方便公司及時準確的查詢到客戶信息，能夠時刻更新客戶各方面變動的情況，確保客戶信息的全面性。它也能減少統(tǒng)計客戶數(shù)據(jù)的時間，減輕了員工的工作量，提高了工作效率。最主要的是通過信息整理了解客戶的信用等級情況，初步判斷出客戶的償債能力，以此公司管理人員可以得出有效的銷售方案，在一定程度上保障公司營業(yè)利潤，規(guī)避資金風險。將每個客戶的基本信息錄入到Excel表中形成客戶信息檔案?？蛻粜畔⒅饕蛻裘Q、客戶地址、客戶銀行賬號、客戶稅號、信用等級等等。此客戶信息檔案將客戶分成三個等級，分別為重要安全（A級）、普通安全（B級）、重要危險（C級）、普通危險（D級），“累積欠款額”和“累積交易額”能夠體現(xiàn)出客戶和該公司的交易關系。員工可以在Excel表中按Ctrl+H搜索客戶全稱即可獲取客戶信息。圖4公司客戶信息檔案表完善應收賬款管理制度提高銷售回款在業(yè)務員考核體系中的比重湖南永和食品有限公司應改變銷售人員績效考核體系，提高應收賬款的回籠情況在業(yè)務員考核體系中的比重，明確與績效工資掛鉤的銷售責任制度，對業(yè)務員的業(yè)績實行產(chǎn)品銷售額與應收賬款回籠雙指標考核，并提高該考核指標占績效工資的比例，完善獎懲機制，對各項指標表現(xiàn)良好的業(yè)務員予以嘉獎，對沒有完成相應指標的業(yè)務員實行懲罰，以此來強化業(yè)務員的警惕意識，充分發(fā)揮其主觀能動性。績效考核體系分為三個等級，并以合同規(guī)定的應收賬款償債期限為基準。第一級，在合同規(guī)定期限內(nèi)收到回款，該業(yè)務員當月的績效獎金為當月銷售額的績效獎金加上該筆回款金額的0.5%；第二級，在合同規(guī)定期限后收到回款，并且該筆應收賬款沒有發(fā)生壞賬，該業(yè)務員當月的績效獎金為當月銷售額的績效獎金加上該筆回款金額的0.3%；第三級，在合同規(guī)定期限后未收到回賬款，并且該筆應收賬款發(fā)生了壞賬，對業(yè)務員實行當月銷售額的績效獎金扣除400元。表4業(yè)務員績效考核體系收回時間是否發(fā)生壞賬回款系數(shù)績效獎金（元）合同規(guī)定期限內(nèi)否0.5%銷售收入*收入系數(shù)+回款金額*0.5%合同規(guī)定期限后否0.3%銷售收入*收入系數(shù)+回款金額*0.3%合同規(guī)定期限后是0銷售收入*收入系數(shù)-400設立風險準備金賬戶湖南永和食品有限公司存在大量難以收回的應收賬款，公司很可能會遇到意想不到的的風險，在這樣的情況下，公司應該考慮謹慎性原則，除了加強客戶信用管理和回收賬款管理還需要設立風險準備金賬戶，才能更好的防范風險、減少損失。公司可以根據(jù)賬齡分析法以應收賬款數(shù)額為基礎按比例計提信用風險準備金到這個賬戶里，要及時對應收賬款進行核對，至少每個季度核對兩次。準備金一但計提便不能輕易動用該賬戶的資金，只有當企業(yè)遭遇類似于此次新冠疫情的突發(fā)事件出現(xiàn)資金周轉(zhuǎn)困難情況時，才可以取出緩解公司的運營壓力，幫助企業(yè)在困境中度過難關。公司可將應收賬款整理為1年以內(nèi)、1-3年、3年以上三個部分，每一部分的按不同比例比計提準備金。如根據(jù)該公司2020年12月31日應收賬款余額表編制出按一定比例計提的“準備金賬戶計提金額表”。表5“應收賬款”準備金賬戶計提金額表單位：萬元賬齡賬面余額計提比例（%）準備金1年以內(nèi)269.4538.091-3年125.53810.053年以上65.593019.67合計460.5737.81評價湖南永和食品有限公司銷售與收款內(nèi)部控制優(yōu)化設計首先實現(xiàn)銷售模式多元化，打破過度依賴經(jīng)銷商的局面，開拓銷售渠道，吸引更多的合作商家和消費者，讓該公司能夠更加直接的面向廣大消費者，及時吸取消費者反饋的信息，滿足消費者需求，在改良的基礎上勇敢創(chuàng)新，促進該公司產(chǎn)品的更新，該公司的營業(yè)額也會因此得到大幅度上升，有更多的資金致力于產(chǎn)品研發(fā)，也促進了市場占有率的提高。此方案用具體的措施建議該公司重視員工綜合素質(zhì)和專業(yè)技能的培養(yǎng)，培養(yǎng)了多樣化的人才促進了多元化的銷售模式的發(fā)展，用獎勵的方式鼓勵員工學習，提高員工工作的積極性，同時塑造積極向上的企業(yè)文化氛圍。該公司建立債權管理部門進行信用銷售管理能夠準確的了解客戶的財務狀況，降低公司的銷售風險，提高收債效率，避免一定程度的利潤損失，更重要的是將信用銷售管理工作系統(tǒng)化，方便辦公和管理。公司運用Excel軟件進行客戶信息管理，能夠及時查找客戶信息，及時做出銷售方案，提高了員工的工作效率。該公司提高銷售回款在績效獎金中的比重讓員工重視應收賬款回籠的工作，避免管理人員和員工重銷售而輕收款的問題，在一定程度上促進了應收賬款收回速度，能夠使公司的營運資金周轉(zhuǎn)得更快，減輕了企業(yè)的營運負擔。該公司設立風險準備金賬戶，可以有效應對突發(fā)事件，當公司陷入經(jīng)濟危機時，可以緩解公司壓力。

參考資料[