湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司簡(jiǎn)介 湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)1湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司簡(jiǎn)介湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司辦公室地址位于湖南省省會(huì)長(zhǎng)沙，湖南省長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)東屯渡街道萬(wàn)家麗中路一段99號(hào)萬(wàn)家麗國(guó)際MALL項(xiàng)目寫(xiě)字樓第13樓(總1301號(hào))房屋中(分13272/1328號(hào))，于2019年09月23日在長(zhǎng)沙市芙蓉區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局注冊(cè)成立，在公司發(fā)展壯大的1年里，始終為客戶提供好的產(chǎn)品和技術(shù)支持、健全的售后服務(wù)，公司主要經(jīng)營(yíng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的研發(fā);計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程服務(wù);軟件開(kāi)發(fā);計(jì)算機(jī)技術(shù)開(kāi)發(fā)、技術(shù)服務(wù);房地產(chǎn)居間代理服務(wù);房地產(chǎn)經(jīng)紀(jì)服務(wù);房地產(chǎn)中介服務(wù);房地產(chǎn)信息咨詢;房地產(chǎn)估價(jià);房屋租賃;通信設(shè)備銷售。2湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀2.1備用金業(yè)務(wù)處理現(xiàn)狀1.首先，工作人員由于工作或生活需要借支備用金時(shí)，工作人員應(yīng)該去財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借支單,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員再根據(jù)工作人員的實(shí)際需求，發(fā)放“借款單”給借支備用金的工作人員,然后工作人員按照有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)好借支備用金的部門(mén)，工作人員姓名，備用金的借支的時(shí)間，借支備用金的金額及借款用途等有關(guān)信息,“借款單”填寫(xiě)完成之后，由借款人交由備用金使用部門(mén)部門(mén)經(jīng)理簽字,之后再由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn),最后到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)，財(cái)會(huì)人員對(duì)“借款單”審批并簽字，由出納人員支取備用金給借款人。2.工作人員員在使用完備用金回到公司的三日內(nèi)應(yīng)當(dāng)馬上向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)“報(bào)銷單”，并按照會(huì)計(jì)有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)好“報(bào)銷單”,經(jīng)過(guò)借支備用金工作人員的部門(mén)經(jīng)理審批之后,再將"報(bào)銷單”遞交給財(cái)務(wù)部的財(cái)會(huì)人員。由財(cái)會(huì)人員按照會(huì)計(jì)有關(guān)規(guī)定審核“報(bào)銷單”。在審核完成之后，借支備用金的工作人員便可以進(jìn)行備用金報(bào)銷處理。3.工作人員在辦理備用金的報(bào)銷手續(xù)時(shí),財(cái)務(wù)人員應(yīng)該檢查好借支備用金時(shí)的原始憑證，核實(shí)好當(dāng)時(shí)借支備用金時(shí)的具體金額,對(duì)工作人員報(bào)銷時(shí)超支的金額及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)款報(bào)銷,對(duì)報(bào)銷時(shí)消耗的金額低于借支備用金金額分款項(xiàng)時(shí),工作人員的多余的款項(xiàng)應(yīng)該全部退回公司。財(cái)會(huì)人員應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理和保留原始憑證備查。2.2備用金日常管理現(xiàn)狀對(duì)于備用金的管理情況如下：1.借支備用金的業(yè)務(wù)人員長(zhǎng)期在外地出差的，借支的備用金無(wú)法及時(shí)報(bào)銷時(shí)，財(cái)會(huì)人員向該員工的部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行核實(shí)，再根據(jù)業(yè)務(wù)人員的實(shí)際情況，核銷備用金。2.財(cái)務(wù)部人員應(yīng)當(dāng)按照借支備用金的部門(mén)，工作人員姓名，備用金的借支的時(shí)間，借支備用金的金額及報(bào)銷的時(shí)間建立好備用金的備查賬,應(yīng)該每月在月底前應(yīng)該及時(shí)清理。3.已經(jīng)借支了備用金的工作人員，在應(yīng)該報(bào)銷處理時(shí)，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)當(dāng)對(duì)無(wú)故拖延不核銷備用金者，借支備用金人員在收到財(cái)務(wù)部人員發(fā)出的最后一次的催辦告知之后，還拒不辦理備用金核銷的工作人員,財(cái)務(wù)人員有權(quán)直接在該工作人員的下個(gè)月工資里面扣除應(yīng)該核銷的備用金，且不必再對(duì)該工作人員進(jìn)行核銷備用金通知。4.財(cái)務(wù)人員在對(duì)于跨年度使用的備用金進(jìn)行會(huì)計(jì)賬務(wù)處理時(shí)，借支備用金的工作人員在年底的時(shí)候必須來(lái)財(cái)務(wù)部重新辦理好借款手續(xù)，財(cái)務(wù)人員對(duì)備用金的借款進(jìn)行賬務(wù)沖銷處理。5.財(cái)務(wù)人員每次撥付備用金前，都應(yīng)該規(guī)定備用金的使用范圍;財(cái)務(wù)人員也應(yīng)該保存好備用金的付款發(fā)票，付款憑證，原始憑證，證明備用金使用的記錄,分門(mén)別類的設(shè)置好備用金的備查簿,記錄好員工每筆備用金支出用途和支出金額。2.3備用金財(cái)務(wù)處理現(xiàn)狀1.財(cái)務(wù)部門(mén)發(fā)放備用金:借其他應(yīng)收款一備用金貸庫(kù)存現(xiàn)金或銀行存款2.財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷并補(bǔ)充定額備用金：借管理費(fèi)用貸庫(kù)存現(xiàn)金或銀行存款3.用款部門(mén)退回備用金：借庫(kù)存現(xiàn)金貸其他應(yīng)收款一備用金3湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理問(wèn)題分析3.1內(nèi)部審核不規(guī)范備用金作為公司內(nèi)部各部門(mén)的工作人員的辦公室日常支出，差旅費(fèi)支出，預(yù)支的借款等以現(xiàn)金的方式支出的公司款項(xiàng)。湖南優(yōu)居優(yōu)住科技信息有限公司分部門(mén)人數(shù)以及門(mén)店人數(shù)較多，借用筆數(shù)較多，經(jīng)手人員較多，沒(méi)有進(jìn)行定期審核，導(dǎo)致匯總表或現(xiàn)金日記賬出現(xiàn)數(shù)據(jù)登記錯(cuò)誤或其他紕漏等。3.2管理制度不完善優(yōu)居優(yōu)住公司采取的是備用金定額的管理辦法，按照每個(gè)門(mén)店的實(shí)際需求，確定每個(gè)門(mén)店支取的備用金數(shù)額，由財(cái)務(wù)部撥付相應(yīng)數(shù)額的備用金。在使用完備用金之后，再憑有關(guān)的支付發(fā)票或其他證明報(bào)銷備用金，使得備用金的數(shù)額和定額保持一致。這種定額的備用金管理辦法適用與小額備用金的撥付。公司并未采取備用金的非定額管理辦法。用款部門(mén)在需要借支備用金時(shí)，按照規(guī)定程序到財(cái)務(wù)部門(mén)申領(lǐng)備用金，在憑備用金使用的有關(guān)憑證報(bào)銷之后，作為備用金的減少處理，直到備用金用完為止。如果需要再補(bǔ)充備用金的數(shù)額，應(yīng)該重新辦理審批手續(xù)申領(lǐng)備用金。一般日常且經(jīng)常發(fā)生的大額備用金支出需采用備用金的非定額管理辦法。3.3領(lǐng)用手續(xù)不齊全公司的各部門(mén)或工作人員因工作需要、辦公室支出、出差辦公時(shí)需要領(lǐng)用備用金，應(yīng)該按照規(guī)范流程，申請(qǐng)“借款單”，按照規(guī)定填寫(xiě)好“借款單”上的借款部門(mén)、借款人姓名、備用的用途、需支取備用金的金額的有關(guān)信息。并在通過(guò)部門(mén)經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理親自審批后，再到出納人員辦公處憑“借款單”支取備用金。但在公司的實(shí)際工作中，小額備用金領(lǐng)取時(shí)，工作人員嫌麻煩，并未將“借款單”遞交部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字同意，即支取了備用金，備用金的領(lǐng)用手續(xù)并不規(guī)范。3.4財(cái)務(wù)處理不恰當(dāng)1.借款人在報(bào)銷備用金時(shí)，借款人需填列好每筆備用金的費(fèi)用明細(xì)，記錄好每筆備用金的用途和金額，如果備用金使用過(guò)程不規(guī)范，必須向財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行充分解釋，還需提供好發(fā)票。在公司的實(shí)際工作中往往存在，備用金明細(xì)欄記載不完整，不真實(shí)的信息，沒(méi)有做到備用金的?？顚Ｓ谩?.備用金借支人在辦理備用金報(bào)銷手續(xù)時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該按規(guī)定檢查備用金的備查賬，檢查核實(shí)備用金報(bào)銷金額，對(duì)報(bào)銷金額超支的，出納人員應(yīng)該及時(shí)將超支現(xiàn)金補(bǔ)給借款人。對(duì)報(bào)銷金額有結(jié)余時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該及時(shí)收回結(jié)余的備用金。報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該登記好現(xiàn)金日記賬并編制記賬憑證，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。3.在其他原因借支備用金時(shí)，首先應(yīng)該由備用金的保管人員填寫(xiě)“備用金申請(qǐng)單”，然后再交給部門(mén)經(jīng)理和財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行審批，在審批支取備用金之后的七天內(nèi)，應(yīng)該及時(shí)的去財(cái)務(wù)部門(mén)報(bào)銷沖賬。而在實(shí)際工作中，借款人其他因公借款借支備用金的報(bào)銷沖賬時(shí)并未在出差回公司七天之內(nèi)報(bào)銷沖賬。4湖南優(yōu)居優(yōu)住信息科技有限公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1設(shè)置定期內(nèi)部審核制度通過(guò)對(duì)企業(yè)備用金的監(jiān)督檢查，建立健全備用金的領(lǐng)取、使用、報(bào)銷流程。制定相關(guān)的手續(xù)審批程序。備用金專人專管，專人辦理手續(xù)，制定專人審核和查賬。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，充分發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)的經(jīng)濟(jì)警察的特殊作用。這樣可以有效地保障備用金的安全、完整，降低成本、增加效益。4.2設(shè)置定額管理實(shí)行定額管理“備用金”科目的金額平時(shí)不做變動(dòng)，只有企業(yè)改變備用金的定額時(shí)才做變動(dòng)1．按定額撥付備用金：借：其他應(yīng)收款——備用金貸：庫(kù)存現(xiàn)金2．使用后報(bào)銷時(shí)（花多少補(bǔ)多少，花掉的計(jì)入成本費(fèi)用，“補(bǔ)”是指用現(xiàn)金補(bǔ)足花掉的）借：管理費(fèi)用（銷售費(fèi)用等）貸：庫(kù)存現(xiàn)金4.3設(shè)置非定額管理對(duì)用于門(mén)店維護(hù)借支的備用金，一般采用非定額管理的辦法，門(mén)店店長(zhǎng)憑有關(guān)憑證向財(cái)會(huì)部門(mén)報(bào)銷，作為減少備用金處理，門(mén)店備用金用完之時(shí)再重新辦理?yè)芸钍掷m(xù)。實(shí)行定額管理“備用金”科目的金額平時(shí)不做變動(dòng)，只有企業(yè)改變備用金的定額時(shí)才做變動(dòng)。。1．按實(shí)際數(shù)額撥付備用金：借：其他應(yīng)收款——備用金（××）貸：庫(kù)存現(xiàn)金2．使用后報(bào)銷時(shí)（實(shí)報(bào)實(shí)銷，多退少補(bǔ)）借：管理費(fèi)用（銷售費(fèi)用）庫(kù)存現(xiàn)金（原借多了，由經(jīng)辦人員退回的現(xiàn)金）貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）或借：管理費(fèi)用（銷售費(fèi)用等）貸：其他應(yīng)收款——備用金（××）庫(kù)存現(xiàn)金（原借少了，應(yīng)補(bǔ)給經(jīng)辦人員的現(xiàn)金）4.4業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)4.4.1備用金借支業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)借款人借款單財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)員申請(qǐng)借款發(fā)放 填寫(xiě)借款人借款單財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)員 部門(mén)負(fù)責(zé)人 部門(mén)負(fù)責(zé)人 財(cái)務(wù)做賬 簽字財(cái)務(wù)做賬總經(jīng)理總經(jīng)理 簽字填寫(xiě)相關(guān)單據(jù)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 填寫(xiě)相關(guān)單據(jù)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人 提取備用金借款人借款人圖1備用金借支業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)圖4.4.2備用金報(bào)銷業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)出納部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)員會(huì)計(jì)出納部門(mén)經(jīng)理業(yè)務(wù)員審核付款簽字編制記賬憑證整理原始憑證付款簽字編制記賬憑證整理原始憑證填寫(xiě)報(bào)銷單審核填寫(xiě)報(bào)銷單登記明細(xì)賬財(cái)務(wù)經(jīng)理審核登記現(xiàn)金日記賬登記明細(xì)賬財(cái)務(wù)經(jīng)理審核登記現(xiàn)金日記賬圖2備用金報(bào)銷業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)圖4.5業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)應(yīng)用說(shuō)明4.5.1備用金借支業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)應(yīng)用說(shuō)明工作人員借支備用金時(shí)。首先，借款人由于工作需要，向財(cái)務(wù)部申請(qǐng)借款。財(cái)務(wù)部在收到借款人借款請(qǐng)求之后，發(fā)放借款單并要求借款人填寫(xiě)。借款人填寫(xiě)之后，交給部門(mén)負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)經(jīng)理審核簽字，最后由財(cái)務(wù)人員審核通過(guò)之后，出納即可提取備用金給借款人。同時(shí)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)好相關(guān)的單據(jù)交由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)做賬。最后，審計(jì)人員定期的對(duì)備用金進(jìn)行審核以保證備用金賬戶的安全，防止備用金的濫用和缺失。4.5.2備用金使用業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)應(yīng)用說(shuō)明工作人員使用備用金采購(gòu)辦公用品時(shí)。首先，工作人員編制采購(gòu)物品清單并填寫(xiě)借款審批單交給門(mén)店店長(zhǎng)。門(mén)店店長(zhǎng)審核之后交給財(cái)務(wù)經(jīng)理審核，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核完成后，由出納填寫(xiě)借款單并支付門(mén)店行政現(xiàn)金，工作人員拿備用金采購(gòu)所需物資。最后出納登記現(xiàn)金日記賬，會(huì)計(jì)填寫(xiě)記賬憑證登記明細(xì)賬。4.5.3備用金報(bào)銷業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)應(yīng)用說(shuō)明工作人員報(bào)銷備用金時(shí)。首先，業(yè)務(wù)員整理好原始憑證，填寫(xiě)好報(bào)銷單。交由部門(mén)經(jīng)理審核和會(huì)計(jì)審核。在審核通過(guò)之后，出納付款并簽字，登記現(xiàn)金日記賬。會(huì)計(jì)根據(jù)原始憑證編制好記賬憑證，登記明細(xì)賬。最后，財(cái)務(wù)經(jīng)理對(duì)記賬憑證進(jìn)行審核并簽字。5結(jié)束語(yǔ)本畢業(yè)設(shè)計(jì)通過(guò)設(shè)置備用金的定額管理和非定額管理兩種管理辦法，對(duì)于會(huì)計(jì)而言，更加規(guī)范了企業(yè)不同形式借支備用金的賬務(wù)處理流程，對(duì)備用金的使用更加規(guī)范，方便了會(huì)計(jì)人員對(duì)備用金使用的分類歸納，更好