DB32T 4651-2024 機關(guān)單位視頻會議運維服務(wù)規(guī)范

機關(guān)單位視頻會議運維服務(wù)規(guī)范Specificationsforvideoconference發(fā)出布版發(fā)出布版Ⅲ本文件按照GB/T1.1—2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則第1部分：標(biāo)準(zhǔn)化文件的結(jié)構(gòu)和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。請注意本文件的某些內(nèi)容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構(gòu)不承擔(dān)識別專利的責(zé)任。本文件由江蘇省機關(guān)事務(wù)管理局提出并歸口。本文件起草單位：泰州市機關(guān)事務(wù)管理局、淮安市機關(guān)事務(wù)管理局、泰州市市級機關(guān)后勤管理中心、泰州市新時代物業(yè)服務(wù)有限公司、中國電信股份有限公司泰州分公司。1機關(guān)單位視頻會議運維服務(wù)規(guī)范本文件規(guī)定了機關(guān)單位視頻會議運維服務(wù)的設(shè)施設(shè)備、運維服務(wù)、評價與改進等要求。本文件適用于黨政機關(guān)（包括全省各級黨的機關(guān)、人大機關(guān)、行政機關(guān)、政協(xié)機關(guān)、監(jiān)察機關(guān)、審判機關(guān)、檢察機關(guān)，以及工會、共青團、婦聯(lián)等人民團體和參照公務(wù)員法管理的事業(yè)單位）視頻會議系統(tǒng)運維服務(wù)。非參照公務(wù)員法管理的其他事業(yè)單位視頻會議運維服務(wù)可參照本文件執(zhí)行。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應(yīng)的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。DB32/T3833黨政機關(guān)會議服務(wù)工作規(guī)范3術(shù)語和定義下列術(shù)語和定義適用于本文件。視頻會議系統(tǒng)videoconferencingsy兩個或者兩個以上在不同地點的會場，通過網(wǎng)絡(luò)及相關(guān)設(shè)備組成一個會議群體，在該會議群體內(nèi)完成聲音、影像及文件實時傳送和接收、實現(xiàn)參會人員實時互動的會議系統(tǒng)。多點控制單元multicontrolunit；MCU實現(xiàn)多點呼叫和連接，將來自不同會場的信息流，經(jīng)過同步分離后，抽取出音頻、視頻、數(shù)據(jù)等信息和信令，再將各會議場點的信息和信令，送入同一種處理模塊，完成相應(yīng)的音頻混合或切換，視頻混合或切換，數(shù)據(jù)廣播和路由選擇，定時和會議控制等過程，最后將各會議場點所需的各種信息重新組合起來，送往各相應(yīng)終端的系統(tǒng)設(shè)備。對單位涉及信息技術(shù)的設(shè)施設(shè)備、系統(tǒng)和應(yīng)用進行監(jiān)控、維護管理和服務(wù)的工作。4設(shè)施設(shè)備4.1.1網(wǎng)絡(luò)選擇4.1.1.1視頻會議應(yīng)采用專網(wǎng)模式或互聯(lián)網(wǎng)模式。24.1.1.2重要、正式的視頻會議應(yīng)采用專網(wǎng)模式；臨時性、非正式的視頻會議等可采用互聯(lián)網(wǎng)模式。4.1.2網(wǎng)絡(luò)傳輸4.1.2.1視頻會議系統(tǒng)應(yīng)采取一主一副兩路網(wǎng)絡(luò)，雙光纜物理路由，當(dāng)主路網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題時，能自動切換至副路網(wǎng)絡(luò)。4.1.2.2視頻會議系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)帶寬應(yīng)大于100bit/s。4.1.3會議終端4.1.3.1會議終端設(shè)備應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)化、高可靠產(chǎn)品，不同品牌產(chǎn)品不宜混合使用。4.1.3.2會議終端宜配備2臺，在1臺有故障時另1臺能夠互換替代。4.2會議室4.2.1環(huán)境和設(shè)施4.2.1.1會議室應(yīng)設(shè)置在遠離嘈雜或人員出入頻繁的樓層，應(yīng)有寬敞的入口與出口及緊急疏散通道，應(yīng)配有消防報警裝置、消防器材。4.2.1.2會議室在扣除第一排座位到前面的主視頻顯示設(shè)備的距離外，按每人占用1.5m2~2m2計算，15人~30人的小會議室宜30m2~60m2，30人~50人的中型會議室宜60m2~100m2，會議室天花板高度宜大于3m，200人以上的會議室宜大于400m2，天花板高度宜大于4.5m。4.2.1.3會議室墻壁應(yīng)做聲學(xué)處理，室內(nèi)聲場均勻、語音清晰。4.2.1.4會議室內(nèi)地面宜鋪設(shè)地毯，出入門應(yīng)設(shè)置隔音裝置。4.2.1.5會議室應(yīng)使用人工光源，色溫在3300K~5300K三基色，舒適度（VICO）值宜小于2。4.2.1.6會議室照度平均照度不低于500lx，大會議室主席臺區(qū)域平均照度不低于600lx，座位區(qū)平均照度不低于500lx。4.2.1.7會議室內(nèi)應(yīng)安裝空調(diào)系統(tǒng)，設(shè)定溫度冬季不高于18℃,夏季不低于26℃,室內(nèi)相對濕度50%~80%，室內(nèi)環(huán)境噪聲不大于45dB。4.2.1.8小會議室、中會議室窗戶宜采用雙層玻璃，深色窗簾或者雙層遮擋。4.2.1.9小會議室、中會議室背景墻應(yīng)盡量簡潔樸凈，宜采用淺色色調(diào)，不宜出現(xiàn)易于發(fā)光的物品或采用大面積的白色、黑色。攝像背景不宜設(shè)置過于復(fù)雜的裝飾圖案、壁畫。4.2.1.10大會議室主席臺臺面上預(yù)留音視頻輸入接口及電源插座。4.2.2主要音頻設(shè)備4.2.2.1會議室應(yīng)配置音頻擴聲設(shè)備。小會議室宜配置1套100W以下（1臺音頻放大器、1對掛壁音箱中型會議室宜配置1套150W以下（1臺音頻放大器、2對掛壁音箱大型會議室宜配置1套250W~500W（2臺音頻放大器、12路~24路音頻調(diào)音臺、3對~4對掛壁音箱）。主席臺應(yīng)放置返聽音箱，可獨立控制。4.2.2.2會議室應(yīng)配置有線話筒、無線話筒。4.2.2.3音箱可選用線陣列音箱。應(yīng)根據(jù)會議室大小、高度、形狀、座位分布及主席臺面積等因素布置。4.2.2.4音頻調(diào)音臺、音頻放大器等設(shè)備宜放置在控制室。4.2.3主要視頻設(shè)備4.2.3.1會議室宜配置主攝像機、副攝像機各1臺。主攝像機盡量放置在會場中心線上，與第一排參會人員2.5m距離，攝像機鏡頭水平略高于參會人員臉部。34.2.3.2會議室應(yīng)配置視頻顯示設(shè)備。視頻顯示類型、尺寸和數(shù)量應(yīng)與會議室面積相匹配，小會議室宜配置1臺~2臺85英寸左右LED交互大屏，中型會議室宜配置1臺96英寸以上LED交互大屏和2臺85英寸以上輔助LED大屏，大型會議室宜配置1臺液晶或激光投影機和2臺~4臺輔助LED大屏，主席臺應(yīng)放置返看液晶電視機，用于顯示分會場畫面，可獨立控制。4.2.3.3視頻切換器、視頻矩陣等設(shè)備宜放置在控制室。4.2.4.1會議室攝像機、音頻設(shè)備、視頻顯示設(shè)備，及室內(nèi)電源插座均由控制機房配電箱220V+不間斷電源提供。4.2.4.2會議室照明、會議室空調(diào)均由控制室配電箱提供。4.3控制室4.3.1.1控制室應(yīng)位于會議室前兩側(cè)或后側(cè)，使用面積大于8m2，地面宜鋪敷靜電地板，控制室宜有獨立出入門。4.3.1.2控制室宜有獨立的空調(diào)系統(tǒng)，工作溫度保持在23℃~25℃之間，相對濕度不大于50%。4.3.1.3控制室應(yīng)配有消防報警裝置、消防器材。4.3.2.1控制室應(yīng)放置操控視音頻設(shè)備工作臺，有視頻監(jiān)視器、監(jiān)聽音箱臺面。4.3.2.2控制室應(yīng)固定會議終端、視頻矩陣器、音頻處理器、音頻放大器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和時序電源等設(shè)備機柜。4.3.2.3應(yīng)將本會場話筒與遠端會場聲音分別接入調(diào)音臺輸入接口，調(diào)節(jié)聲音的頻率特性和電平到最佳狀態(tài)，并分別接入調(diào)音臺不同輸出編組中。4.3.2.4控制室內(nèi)的所有設(shè)備的金屬外殼、金屬管道、金屬線槽、建筑物金屬結(jié)構(gòu)等應(yīng)進行等電位聯(lián)結(jié)并接地。4.3.3控制室供配電4.3.3.1控制室宜采用雙路電源供電輸入，經(jīng)控制室配電箱分配。其中三路輸出，每路供電容量應(yīng)根據(jù)實際負荷確定。4.3.3.2三路供電：一路供電與控制機房不間斷電源相連，為視頻會議系統(tǒng)供電，不間斷電源供電持續(xù)時間宜大于1h；一路供電為會議室照明供電；一路供電為會議室空調(diào)供電。4.3.3.3視頻會議系統(tǒng)供電：會議室（設(shè)備、室內(nèi)電源插座）和控制室（設(shè)備、室內(nèi)電源插座）為同一相位電源。4.3.3.4控制室視頻會議系統(tǒng)中會議終端、音視頻處理設(shè)備、視頻顯示設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，及室內(nèi)電源插座均由控制機房配電箱220V+不間斷電源提供。4.3.3.5控制室照明、控制室空調(diào)均由控制室配電箱供電。5運維服務(wù)5.1設(shè)備和線路的保障5.1.1成立會議保障組?！稒C關(guān)單位視頻會議保障組聯(lián)系表》應(yīng)符合附錄A。45.1.2會議保障組負責(zé)視頻會議系統(tǒng)的正常運行，包括會議終端設(shè)備、音視頻設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等平時管理、定期檢查和簡單修理、負責(zé)更換損壞的設(shè)備，并做好會議系統(tǒng)運維服務(wù)記錄。5.1.3保障人員宜每周1次檢測設(shè)備及線路，及時處理故障。5.1.4視頻會議終端配備的計算機不應(yīng)挪為他用，不應(yīng)隨意在計算機上安裝與視頻會議系統(tǒng)無關(guān)的軟件，不應(yīng)隨意更改IP地址及其他配置文件，定期對該計算機進行殺毒及整理。5.1.5檢查各類線纜（包括音視頻線路、通信線路、電源線路）是否完好無損，是否有松動、接觸不良現(xiàn)象，如果損壞應(yīng)及時更換。5.1.6配有無線話筒的會議室應(yīng)及時充滿電或者及時更換電池。5.2系統(tǒng)啟動5.2.1視頻會議系統(tǒng)應(yīng)在保證信號傳輸穩(wěn)定、流暢、安全的前提下選用網(wǎng)絡(luò)，原則上選擇有線網(wǎng)絡(luò)，特殊情況下選擇無線網(wǎng)絡(luò)。5.2.2啟動視頻會議系統(tǒng)步驟如下。b）登錄注冊：1）注冊：打開會議軟件，注冊用戶賬號；2）登錄：賬號登錄后，對相應(yīng)的視頻、會議話筒、音箱等進行設(shè)置。c）主會場發(fā)起會議，生成一個會議號。d）分會場加入會議：如果本地已安裝會議軟件，則可以點擊邀請鏈接，驗證身份后即可直接進入會議，也可以用上述輸入“會議號”加入會議的方式進入會議。e）視頻會議可以通過手機、平板、個人計算機等方式使用。f）結(jié)束會議，當(dāng)身份為主持人時，可以選擇離開會議或結(jié)束會議；當(dāng)身份為成員時，可選擇離開會議。5.3系統(tǒng)聯(lián)調(diào)5.3.1主會場5.3.1.1會議保障組接到會議通知后，至少提前半天按照視頻會議使用管理相關(guān)規(guī)定，組織各分會場視頻會議系統(tǒng)的同步聯(lián)調(diào)測試，同步聯(lián)調(diào)測試須在會議正式開始前至少提前1h完成。聯(lián)調(diào)測試包括：網(wǎng)絡(luò)運行狀況、影像和語言傳輸質(zhì)量等，同時做好聯(lián)調(diào)測試情況記錄。5.3.1.2計劃性會議：根據(jù)會議議程，至少提前半天開機聯(lián)調(diào)測試，全流程演練至少2次，主設(shè)備和備份設(shè)備各演練1次；視頻圖像、演示稿播放測試無異常，音頻測試連續(xù)10min以上無異常。5.3.1.3臨時性會議：及時開機聯(lián)調(diào)測試，確保會議順利召開。5.3.1.4重要會議應(yīng)有維保單位、線路保障人員在現(xiàn)場全程技術(shù)保障。5.3.1.5主會場應(yīng)及時了解各分會場視頻圖像、演示稿和音頻接收效果，各分會場視頻圖像、演示稿順暢、不卡頓，音頻清晰、無雜音。主會場應(yīng)對送出的圖像聲音實時監(jiān)控。5.3.1.6會議保障組應(yīng)利用會議終端關(guān)閉各分會場音頻，只保留主會場音頻，防止系統(tǒng)內(nèi)產(chǎn)生串音和5.3.1.7應(yīng)保證所有主用和備用系統(tǒng)的圖像、聲音清晰，切換及時。5.3.1.8在會議期間，不應(yīng)移動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備、不應(yīng)觸動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備按鍵或旋鈕、不應(yīng)拔插系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備之間連接線。5.3.1.9聯(lián)調(diào)測試、會議結(jié)束時，主會場應(yīng)及時通知各分會場，各分會場在收到指令后，方可關(guān)機。55.3.2分會場5.3.2.1會議保障組按通知提前開機調(diào)測，開機后應(yīng)立即傳送分會場攝像機圖像、聲音。5.3.2.2會議保障組應(yīng)聽從主會場的調(diào)度指揮，及時響應(yīng)主會場調(diào)測、及時應(yīng)答。5.3.2.3各分會場視頻圖像應(yīng)從本地視頻監(jiān)視口輸出，以確保送出圖像正確無誤。有備用系統(tǒng)時要保證送入主、備用設(shè)備的圖像和聲音一致。5.3.2.4會議話筒在系統(tǒng)內(nèi)部不應(yīng)引起嘯叫或回音干擾，分會場不發(fā)言、不應(yīng)答點名時需關(guān)閉會議話筒。5.3.2.5在會議期間，不能移動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備、不能觸動系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備按鍵或旋鈕、不能拔插系統(tǒng)內(nèi)設(shè)備之間連接線。5.3.2.6分會場可自行決定主、備用系統(tǒng)的切換。5.3.2.7會議、試機期間會議室、控制室所有設(shè)備應(yīng)由會議保障組負責(zé)。5.4操作流程5.4.1視頻會議前5.4.1.1會議保障組在接到會議通知后，按照5.3系統(tǒng)聯(lián)調(diào)要求完成系統(tǒng)聯(lián)調(diào)。5.4.1.2接入或者打開會議室話筒，測試會議室內(nèi)擴音效果和向遠端會場發(fā)送信號是否正常。包括會議室內(nèi)聲音是否清晰、音量是否合適、有無回音嘯叫。5.4.1.3接入或者打開攝像機，調(diào)整白平衡；計算機接入或者打開，通過視頻矩陣進行切換，確認本地和遠端會場視頻信號正常。5.4.1.4本會場作為上一級會議分會場時，會場主屏顯示上一級主圖像，輔屏顯示下一級各分會場輪巡圖像，正常每隔20s~30s自動切換畫面；本會場作為主會場時，在主席臺對面設(shè)置反看顯示屏，顯示下一級各分會場輪巡圖像，正常每隔20s~30s自動切換畫面。5.4.2視頻會議中5.4.2.1保障人員應(yīng)對會議全程的圖像、聲音實行連續(xù)監(jiān)看、監(jiān)聽，不應(yīng)擅離職守，不做與會議保障無關(guān)的事情。5.4.2.2保障人員根據(jù)會議控制方案，實時做好相應(yīng)的音視頻切換工作。5.4.2.3結(jié)合會場音視頻情況，做好相應(yīng)微調(diào)，保證最佳會議效果，不應(yīng)執(zhí)行會前未確認的操作。5.4.2.4會議中發(fā)生故障時，首先保障會議音頻正常，再保障視頻；故障處理時應(yīng)遵循先搶通、再處理的原則。具體故障排查包括：a）會場突然無聲音：1）首先聯(lián)系上一級會場，確認上一級會場聲音是否正常，如上一級會場無聲音，則排除本會場故障可能；如上一級會場聲音正常，先確認聲音是否送出，如已送出，應(yīng)檢查本會場的音頻設(shè)備是否存在故障；2）本會場先檢查調(diào)音臺輸入輸出音頻狀態(tài)，如輸入無信號，應(yīng)檢查輸入音頻（話筒線路、電腦音頻線路、視頻會議終端線路等）是否存在故障；如輸入有信號，輸出無信號，應(yīng)檢查調(diào)音臺設(shè)置是否存在故障；如輸入輸出信號均正常，應(yīng)檢查音頻處理器或功放是否存在故障。b）會場突然無圖像：1）首先查看圖像有無角標(biāo)（對方會場名稱）顯示，如有顯示（即有信號且傳過來的圖像未黑屏，可聯(lián)系上一級會場確認圖像是否正常，如上一級會場圖像異常，則排除本會場故障可能；如上一級會場圖像正常，先確認矩陣圖像是否送出，如已送出，應(yīng)檢查本會場圖像處理設(shè)備是否存在故障；62）本會場檢查，先確認矩陣輸入圖像狀態(tài)，如輸入無信號，應(yīng)檢查輸入圖像設(shè)備會議終端視頻輸出接線是否松動；如輸入有信號，輸出到會場顯示設(shè)備無信號，且機房監(jiān)視器有視頻圖像，應(yīng)檢查矩陣輸出接口，嘗試更改輸出到監(jiān)視器的接口，如圖像仍無法恢復(fù)正常，應(yīng)繼續(xù)檢查矩陣輸出到會場顯示器連接線路是否存在故障，如存在故障臨時使用一根高清線接上會場顯示設(shè)備接口，確保會議能正常進行。5.4.3視頻會議后5.4.3.1會議結(jié)束后，應(yīng)記錄會議設(shè)備的運行狀況，填寫《視頻會議設(shè)備運行狀況記錄表》（見附錄B發(fā)現(xiàn)的故障及時記錄，并跟蹤處理。5.4.3.2如保障人員或會議線路變更，應(yīng)及時對設(shè)備（調(diào)音設(shè)備、視頻設(shè)備等）有相關(guān)變動的情況做好交接工作。5.5臨時會場布置5.5.1召開臨時會議時（如展覽會、臨時指揮中心等相關(guān)單位應(yīng)配置光纜物理路由，配置或者調(diào)用視頻會議系統(tǒng)設(shè)備、燈具和應(yīng)急電源等。5.5.2會議前應(yīng)結(jié)合現(xiàn)場情況用燈光補光，確保現(xiàn)場光線明亮、均勻；根據(jù)場地環(huán)境布置擴聲系統(tǒng)。5.5.3現(xiàn)場各種相關(guān)設(shè)備連接、調(diào)試好后，應(yīng)與遠端會場進行音頻、視頻和傳輸?shù)穆?lián)調(diào)測試，相關(guān)聯(lián)調(diào)測試參考5.3。5.6會議服務(wù)5.6.1會議主辦方宜在正式會議前1d以前提出、申請