酒店日常采購管理制度流程

酒店日常采購管理制度流程一、制定目的及范圍為提升酒店的采購管理水平，確保采購流程的規(guī)范性與高效性，特制定本制度。該制度適用于酒店日常運營所需的各類物資采購，包括但不限于食品、飲料、清潔用品、設備及其他日常消耗品。二、采購原則采購工作應遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保采購過程透明。2.物資采購應優(yōu)先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。3.所有采購活動必須遵循預算控制，避免不必要的支出。4.各部門應明確采購責任，確保申購人與采購人分開，避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請采購需求由各部門提出，需填寫“采購申請單”。申請單應詳細列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及預算金額。部門負責人審核后簽字確認，確保需求的合理性與必要性。2.需求審核采購部對各部門提交的采購申請進行匯總與審核。審核內容包括預算是否合理、物資是否符合酒店運營需求等。審核通過后，采購部將申請單歸檔，并進入詢價階段。3.詢價與比價采購部負責向至少三家合格供應商詢價，獲取報價單。詢價時應考慮供應商的信譽、交貨期、售后服務等因素。報價單應記錄在案，作為后續(xù)決策的依據(jù)。4.核價與審批采購部根據(jù)詢價結果進行核價，參考歷史采購價格及市場行情，確保價格合理。核價完成后，填寫“采購審批單”，逐級報送至酒店管理層審批。審批過程中，管理層需關注采購的必要性及預算控制。5.采購實施審批通過后，采購部與選定的供應商簽訂采購合同，明確交貨時間、質量標準及付款方式。合同簽署后，采購部負責跟進物資的生產(chǎn)與運輸，確保按時到貨。6.驗收與入庫物資到達后，相關部門需對照采購合同進行驗收，檢查數(shù)量、質量及規(guī)格是否符合要求。驗收合格后，填寫“入庫單”，并將物資入庫。若發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通處理。7.付款與報銷采購物資驗收合格后，采購部需向財務部提交付款申請，附上采購合同、驗收單及發(fā)票。財務部審核無誤后，進行付款。所有采購活動需在規(guī)定時間內完成報銷，逾期將不予受理。四、特殊采購流程1.緊急采購在突發(fā)情況下，如設備故障或突發(fā)事件，需進行緊急采購。相關部門可直接聯(lián)系供應商進行采購，事后需補充填寫“緊急采購申請單”，并進行事后審批。2.集中采購對于常用的辦公用品及消耗品，各部門需在每月的固定時間內提交采購需求，由采購部統(tǒng)一進行集中采購，以降低成本。3.年度采購計劃各部門需提前編制年度采購計劃，明確年度內的采購需求及預算，并于每年年初提交至采購部審核。采購部將根據(jù)各部門的需求制定整體采購計劃。五、采購記錄與檔案管理所有采購活動需建立完整的檔案，包括采購申請單、詢價記錄、合同、驗收單及付款憑證等。采購部應定期對檔案進行整理與歸檔，以備后續(xù)查閱與審計。六、采購紀律與責任1.采購人員職責采購人員需保持專業(yè)素養(yǎng)，確保采購過程的公正與透明。不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴肅處理。2.部門責任各部門需對自身的采購需求負責，確保申請的合理性與必要性。部門負責人需對采購的合規(guī)性進行把關，確保采購流程的順暢。七、反饋與改進機制