寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市會計電算化采購業(yè)務一體化流程設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計目錄1步步高連鎖超市簡介以及“物流配送中心”崗位介紹 寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市會計電算化采購業(yè)務一體化流程設計21世紀，一個全球化的時代，市場競爭水平過去從未如此激烈過。近年來，中國經(jīng)濟、綜合國力與日俱增，對世界經(jīng)濟的增長率進一步提升。我國現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營管理模式隨著我國的經(jīng)濟制度的發(fā)展不斷做出適應和改變，連鎖零售行業(yè)的情況更是如此。采購業(yè)務的管理是連鎖超市日常管理活動中最重要的環(huán)節(jié)，也是企業(yè)經(jīng)營的源頭并且貫穿企業(yè)經(jīng)營的全過程，更是連鎖超市經(jīng)營的核心環(huán)節(jié)。采購業(yè)務管理的優(yōu)劣不僅關系到步步高連鎖超市的成本問題，更加直接影響步步高連鎖超市的盈利情況，進而影響企業(yè)的核心競爭力。因此，采用有效科學的管理模式，合理優(yōu)化采購業(yè)務賬務一體化流程，無論是對于企業(yè)的日常經(jīng)營、采購工作和企業(yè)會計賬務的管理都有非常重要的作用。1步步高連鎖超市簡介以及“物流配送中心”崗位介紹1.1步步高連鎖超市簡介步步高連鎖超市是步步高商業(yè)連鎖股份有限公司的業(yè)態(tài)之一，成立于1995年，是步步高集團的一部分。步步高集團致力于成為中國領先的貿(mào)易以及服務運營商，公司于2008年6月9日在深圳證券交易所上市，被譽為“中國民營超市第一股”。立足于中小型城市，以密集式開店，雙業(yè)態(tài)，跨區(qū)域的發(fā)展模式，以統(tǒng)一的品牌向客戶提供商品零售服務，奠定了湖南省連鎖零售龍頭企業(yè)的地位。公司連鎖門店已遍及湖南省各地市、并戰(zhàn)略性的進入江西省部分地市，以超市、百貨兩大零售業(yè)態(tài)為廣大消費者提供商品零售服務。2017年啟動數(shù)字化轉型戰(zhàn)略，現(xiàn)已經(jīng)建立了全場景全渠道智慧零售生態(tài)系統(tǒng)，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)零售到智慧零售的全面升級，是湖南本土一家實力雄厚的老牌連鎖超市。寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市（花明南路店）位于長沙市寧鄉(xiāng)縣花明南路8號，在2016年12月31日開業(yè)，是步步高連鎖超市的第228家門店，是一家以經(jīng)營水果生鮮、零食煙酒、日用百貨為主，以兒童休閑娛樂為輔的綜合性商業(yè)零售門店。1.2步步高連鎖超市“物流配送中心”崗位介紹物流配送中心是由步步高的采購部、商管部、電腦部、行銷公司四個部門在1999年合并而成的一個系統(tǒng)。其中采購部負責專門采購，商管部負責進行運營和倉儲管理，電腦部負責數(shù)據(jù)和訂單處理，行銷公司負責專門銷售，4個部門都有其獨特的功能與職責，它們相互配合又相互監(jiān)督，其組織結構詳見下圖。2步步高連鎖超市會計電算化軟件介紹步步高連鎖超市目前所用的是拓步ERP系統(tǒng)，是一款主要在PC端使用的財務應用，它是一套把物流、制造、財務、人力資源、電子商務等集合于一體的企業(yè)全方位ERP系統(tǒng)解決方案。可以幫助公司企業(yè)建立穩(wěn)固的網(wǎng)絡化經(jīng)營、管理體系，加快內(nèi)部信息的反映速度，以快速響應市場的變化，幫助企業(yè)加強內(nèi)部控制、降低管理成本、提高管理效率和經(jīng)濟效益，提高企業(yè)的市場競爭力。3寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市日常采購業(yè)務與賬務工作存在的問題3.1采購業(yè)務原始單據(jù)填寫不規(guī)范在查看寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市相關原始采購相關單據(jù)時，可以發(fā)現(xiàn)采購業(yè)務原始單據(jù)填寫不規(guī)范的問題。例如，有些供應商是個體經(jīng)營戶時，原始采購單據(jù)甚至是手寫的，雖然簽章齊全，但是字跡潦草模糊，很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上傳時發(fā)生看錯數(shù)據(jù)的情況，造成上傳數(shù)據(jù)與實際不符的問題，從而導致賬目混亂。3.2采購計劃不合理在查看寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市的采購計劃時，可以發(fā)現(xiàn)有些訂單存在采購計劃不當?shù)膯栴}。例如，在新鮮食品部門的采購過程中采購過量的易壞食材，一旦當日銷售量低，庫存積壓，加上存貯方式不當，就會容易出現(xiàn)商品損耗的情況，導致公司的利潤損失。同時，極少數(shù)員工為了中飽私囊，故意增加某一項企業(yè)根本就沒有需求的商品采購計劃，然后以商品損耗為由，占為己有，或是未經(jīng)允許直接進行貪污，在日后的盤點檢查過程中出現(xiàn)賬實不符的情況，導致亂賬錯賬的發(fā)生。3.3采購成本較高在查看寧鄉(xiāng)步步高連鎖超市的采購成本賬務時，發(fā)現(xiàn)該公司對采購成本沒有嚴格控制，與同一零售行業(yè)相比，采購成本過高。采購成本過高，會降低公司的利潤，影響公司的利潤，降低了公司在行業(yè)市場上的競爭力。4步步高連鎖超市日常采購業(yè)務與賬務工作存在問題的原因4.1缺乏采購成本控制意識雖然公司管理層明確認識采購成本控制意識的重要性，可是基于基層管理人員來說，目前仍然存在采購成本管理方面意識不強的問題，沒有完整和相對完善的采購成本控制制度，加上可能是培訓不到位的原因，財務人員和采購人員沒有意識到采購成本控制對于企業(yè)，尤其是零售業(yè)的發(fā)展的重要性。缺乏采購成本的控制意識，就會在實施采購時不會采購計劃有合理的設計與認識，造成經(jīng)常超出采購預算的問題，導致成本費用增加，庫存損耗浪費，影響企業(yè)利潤。4.2采購單據(jù)管理不規(guī)范公司在對于個體戶供應商提供的采購單據(jù)填寫方面要求不嚴格，也沒有成立完善的散戶供應商的采購填寫標準，導致相關工作人員在辨識單據(jù)和上傳數(shù)據(jù)時存在疏忽心理，一旦出現(xiàn)疏忽心理，就很容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤。假如出現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤，就會造成公司采購業(yè)務的賬務管理混亂，影響公司的采購業(yè)務賬務管理工作。5步步高連鎖超市會計電算化采購業(yè)務一體化流程的優(yōu)化設計5.1采購計劃控制制度設計對于一個企業(yè)而言，采購環(huán)節(jié)是一個重要的經(jīng)營管理環(huán)節(jié)，因此怎樣進行有效的采購業(yè)務內(nèi)部控制是企業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展的必然選擇。圖2·采購計劃控制制度設計嚴格商品采購的計劃和審批。采購主管每周或每旬、采購人員每天定期根據(jù)企業(yè)的物資儲備、銷售情況和經(jīng)營收支來確定接下來的商品需求量，并填制采購單傳遞至采購計劃員。采購計劃員根據(jù)采購需求匯總采購計劃并且確定采購訂單，報送至采購主管，采購主管同意申請后，采購員才能向供應商下單采購。圖2·采購計劃控制制度設計5.2采購價格控制制度設計面對活躍的市場,紛雜的產(chǎn)品信息,如何把握市場動態(tài),分析判斷市場信息的可靠性和準確性,如何定位采購物資價格和質(zhì)量等一系列問題也是企業(yè)采購價格控制所必須解決的建立采購詢價報價體系。商管部應定期對日常銷售的商品（尤其是生鮮區(qū)）進行廣泛的市場調(diào)研，成立專門負責該事項的業(yè)務員，對采購的報價進行反饋處理，堅持貨比三家的原則。同時不定期的發(fā)布供應商招標大會，通過標書對供應圖3·采購價格控制制度設計圖3·采購價格控制制度設計5.3采購單據(jù)填制制度設計要求個體供應商在必須提供打印原始單據(jù)的同時，新建個體工商戶數(shù)據(jù)系統(tǒng)，并且同步于ERP系統(tǒng)中。個體供應商數(shù)據(jù)系統(tǒng)的日常管理應該與企業(yè)供應商數(shù)據(jù)系統(tǒng)一致，對與不同的個體供應商的商品供應種類和商品性質(zhì)進行有效合理的分類，數(shù)據(jù)明了，使得采購單據(jù)系統(tǒng)有序整齊。5.4采購庫存控制制度設計1、完善采購驗貨制度。倉管員要通過嚴格的驗收制度來對商品采購實際情況進行把關。對于采購計劃上沒有的、質(zhì)量低劣、不符合規(guī)格的商品有權利拒收，價格和數(shù)量有出入需要及時與供應商及采購計劃員溝通和糾正。倉管員在驗收完成后要及時進行對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的相關填制，保證采購驗貨制度系統(tǒng)的完善圖4·采購驗貨系統(tǒng)設計運行。圖4·采購驗貨系統(tǒng)設計2、建立采購商品庫存控制系統(tǒng)。參考企業(yè)當期的銷售和經(jīng)營情況合理設定商品庫存的上下限，并通過ERP系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)進行管理。當庫存量達到最低下限時，由ERP系統(tǒng)自動警示，及時補充采購計劃。同時建立數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)，對于滯銷商品，通過系統(tǒng)統(tǒng)計出的數(shù)據(jù)進行采購計劃的調(diào)整，以免造成不必要的損失。圖5·庫存管理系統(tǒng)設計6設計會計電算化采購業(yè)務一體化流程的預計成效1、在激烈的市場競爭環(huán)境中，零售行業(yè)本來就是小利微利型企業(yè)，想要讓自身通過日常經(jīng)營銷售獲得更高的利潤，就必須源頭進行控制與改善，從開源和節(jié)流的兩頭并進，不斷完善企業(yè)自身的運營和管理制度，加強對商品結構和采購制度的優(yōu)化，促使企業(yè)利潤率的穩(wěn)定增長，充分發(fā)揮采購計劃的作用。2、會計電算化采購業(yè)務的優(yōu)化對于庫存整理也有著重要的作用，合理的采購計劃保證庫存不會積壓，減少商品浪費損耗的風險，避免企業(yè)損失，有利于增加企業(yè)在行業(yè)中的競爭力。3、采購過程中每一步都經(jīng)過層層嚴控把關，在采購的源頭供應商方面，貨比三家，有效的降低了商品的采購價格，同時加強了對商品質(zhì)量的把控；在采購的過程中，每一步都通過了不同層次員工的核實與監(jiān)督，這樣可以防止監(jiān)守自盜的情況發(fā)生，避免企業(yè)因為采購部門的內(nèi)部員工犯錯而導致公司利益的損失；在庫存控制制度中，企業(yè)能夠更及時的了解到庫存情況并作出相應的采購結構調(diào)整，使得企業(yè)能夠更好地順應市場的變化，通過優(yōu)化自身而達到市場的需求，不被市場淘汰并向前發(fā)展。7總結當今社會經(jīng)濟發(fā)展越來越快，市場競爭也越來越激烈，企業(yè)生存環(huán)境日益嚴峻，為了促進企業(yè)健康發(fā)展，本文針對企業(yè)在會計電算化中的采購業(yè)務一體化來進行優(yōu)化，加強了企業(yè)對采購成本的控制，實現(xiàn)會計電算化中采購業(yè)務一體化的方式，對采購過程進行全面的控制，減少了很多沒有必要的開支，為企業(yè)節(jié)省了很多資金，促使企業(yè)的效益獲得進一步的提升，為今后公司的發(fā)展奠定了良好的基礎。

參考資料[1]魏洪茂.我國零售業(yè)采購成本控制研究[J].物流工程與管理,2011,(10):59-61.[2]徐佳文.湘潭步步高超市存貨管理問題的分析[J].福建質(zhì)量管理,2019,(3):3.[3]王偉杰.采購業(yè)務內(nèi)部控制問題探析[J].合作經(jīng)濟與科技,2015,(7):106-107.[4]潘鵬.