成都智達(dá)電器制造有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡(jiǎn)介............................................................................................................1

2成都智達(dá)電器制造有限公司采購(gòu)與付款管理現(xiàn)狀........................................1

3公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問題............................................................2

3.1采購(gòu)審批流程缺乏效率.........................................................................2

3.2采購(gòu)授權(quán)審批不合理.............................................................................3

3.3預(yù)付賬款的后續(xù)監(jiān)督管理不到位.........................................................3

3.4應(yīng)付賬款管理不嚴(yán).................................................................................4

4公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)................................................................4

4.1提高采購(gòu)審批效率.................................................................................4

4.2制定合理的采購(gòu)審批授權(quán).....................................................................5

4.3強(qiáng)化SPA系統(tǒng)對(duì)預(yù)付款的管理............................................................6

4.4加強(qiáng)應(yīng)付賬款流程設(shè)計(jì)的管理.............................................................6

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)................................................................................................7

參考資料...............................................................................................................9

I

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

成都智達(dá)電器制造有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)

部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

1公司簡(jiǎn)介

成都智達(dá)電器制造有限公司成立于2008年，位于金堂縣趙鎮(zhèn)工業(yè)園區(qū)金鳳

路298號(hào)，占地12637.97平方米，固定資產(chǎn)2000余萬元，公司擁有200余人

（包括各類管理和工程技術(shù)人員），通過IATF16949:2016質(zhì)量體系認(rèn)證。產(chǎn)業(yè)

涉及彩電、汽車零部件及配件制造；汽車零配件批發(fā)；汽車零部件研發(fā)；電工

器材制造；電工器材銷售，是一家集消費(fèi)電子產(chǎn)品和核心部件研發(fā)生產(chǎn)于一身

的綜合型企業(yè)，企業(yè)近年來緊跟市場(chǎng)指引，加強(qiáng)內(nèi)部管理，增加創(chuàng)新投入，大

力提升核心技術(shù)與創(chuàng)新能力。創(chuàng)建消費(fèi)電子科技革新平臺(tái)，加大智能化管理，

促進(jìn)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)升級(jí)，不斷增強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。具體組織結(jié)構(gòu)圖見圖1-1。

圖1-1成都智達(dá)電器制造有限公司組織結(jié)構(gòu)圖

2成都智達(dá)電器制造有限公司采購(gòu)與付款管理現(xiàn)狀

成都智達(dá)電器制造有限公司主要采購(gòu)材料是電器部件小零件和彩電顯示屏

等核心材料。公司對(duì)各部門任務(wù)分工和工作職責(zé)都做出了明確要求，目前采購(gòu)

人員采用的是SAPERP軟件系統(tǒng)，僅有財(cái)務(wù)部和倉(cāng)儲(chǔ)部共享收貨信息。收貨流

程是先由倉(cāng)儲(chǔ)部人員在系統(tǒng)中錄入收貨明細(xì)表，再由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行實(shí)時(shí)審核、

批準(zhǔn)、是否收貨。

在付款方面，公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行付款。在付款時(shí)，需要確

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認(rèn)每一筆采購(gòu)憑證真實(shí)、準(zhǔn)確無誤后，進(jìn)行幾輪的審核，然后再借助現(xiàn)有的信

息系統(tǒng)，在公司結(jié)算系統(tǒng)中進(jìn)行付款。

公司采購(gòu)付款管理統(tǒng)一由財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門協(xié)同配合流程審批，所有物

資采購(gòu)工作一律實(shí)行比價(jià)采購(gòu)制度。嚴(yán)格執(zhí)行決策、監(jiān)督、檢查等物資采購(gòu)程

序。采購(gòu)物資的數(shù)量、質(zhì)量、金額須嚴(yán)格納入公司計(jì)劃管理，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施情

況按計(jì)劃實(shí)施采購(gòu)。公司支付采購(gòu)進(jìn)度款、材料設(shè)備款及各項(xiàng)費(fèi)用時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)

行簽字程序。在此流程中涉及部門多浪費(fèi)太多有效時(shí)間，造成了相應(yīng)的時(shí)間成

本。

對(duì)于公司采購(gòu)人員采購(gòu)的數(shù)量和質(zhì)量監(jiān)管由于流程太過于繁瑣，每個(gè)部門都

是走個(gè)形式主義，沒有認(rèn)真檢查相應(yīng)的問題，造成公司在采購(gòu)這一塊資金流出

不明確。對(duì)供貨商預(yù)付款的管理也沒有明確的制度要求，通常都是采購(gòu)人員直

接給財(cái)務(wù)部報(bào)清單后審批下發(fā)。預(yù)付款支出也在公司存在著問題，公司應(yīng)該關(guān)

注給出相應(yīng)的優(yōu)化方案。

3公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制存在的問題

3.1采購(gòu)審批流程缺乏效率

成都智達(dá)電器制造有限公司實(shí)行的SPA系統(tǒng)，每一個(gè)訂單的審批流程需要

經(jīng)過部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)部、費(fèi)用部門、總經(jīng)理的授權(quán)審批。

SPA系統(tǒng)是企業(yè)財(cái)務(wù)人員借助總賬系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)日常財(cái)務(wù)工作的無紙化辦

公。憑證錄入、審核、登記賬簿（包括：總分類賬、明細(xì)賬、日記賬等）、結(jié)

賬等都由系統(tǒng)協(xié)助您完成，提高工作效率的一個(gè)綜合系統(tǒng)。

同時(shí)，不管金額大小，審批申請(qǐng)都需要經(jīng)理以上頭銜的經(jīng)理審批。倘若合

同總金額在五十萬元以上的采購(gòu)申請(qǐng)，需要采購(gòu)總經(jīng)理的審批；若合同總金額

在一百萬元以上的采購(gòu)申請(qǐng)，還需財(cái)務(wù)經(jīng)理，運(yùn)營(yíng)經(jīng)理各自審批，依次推算遞

進(jìn)。由于審批過程中涉及的部門和人員較多，走完一個(gè)訂單的審批流程一般都

會(huì)耗用較長(zhǎng)的時(shí)間，畢竟審批的經(jīng)理并不常在辦公室，時(shí)常開會(huì)或出差不在崗。

因此，審批流程常常因?yàn)楣芾韺佣⒄`很長(zhǎng)時(shí)間，影響了訂單生成和貨物的延

遲采購(gòu)，也會(huì)因此影響了公司業(yè)績(jī)。如圖3-1所示。

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圖3-1審批權(quán)限

3.2采購(gòu)授權(quán)審批不合理

所謂授權(quán)審批，顧名思義即是授權(quán)、權(quán)限和審批三個(gè)方面。任何采購(gòu)訂單

都需要管理層的審批，這是符合企業(yè)規(guī)章制度的做法。但是，企業(yè)經(jīng)理人常常

身兼多職，公務(wù)和出差特別繁忙，根本無暇到SPA系統(tǒng)審批一個(gè)區(qū)區(qū)幾百塊錢

的采購(gòu)訂單，的確是大材小用。因此，很多部門經(jīng)理都委托其助理或秘書代勞

審批。

成都智達(dá)電器制造有限公司共計(jì)有11個(gè)部門，有超過5個(gè)部門的經(jīng)理會(huì)因

出差等原因?qū)PA系統(tǒng)的審批授權(quán)下發(fā)給其助理，請(qǐng)助理代勞在經(jīng)理的SPA系

統(tǒng)賬號(hào)中操作審批流程。也就是說，超過50%的部門都不是經(jīng)理審批采購(gòu)訂單，

而是部門秘書代勞。但助理屬于文秘工作，其工作經(jīng)驗(yàn)、專業(yè)背景和對(duì)項(xiàng)目專

業(yè)的理解遠(yuǎn)不足以對(duì)審批做出合適的判斷，久而久之，這種審批也慢慢變成一

種形式，失去了內(nèi)部控制的意義。這種不合理的授權(quán)審批制度對(duì)企業(yè)發(fā)展存在

一定的缺陷，是企業(yè)很大的風(fēng)險(xiǎn)隱患，長(zhǎng)期如此下去，仍有可能導(dǎo)致企業(yè)偏離

控制目標(biāo)。

3.3預(yù)付賬款的后續(xù)監(jiān)督管理不到位

當(dāng)企業(yè)采購(gòu)需要定制的大件設(shè)備或涉及采購(gòu)訂單的金額比較大的時(shí)候，供

應(yīng)商往往會(huì)要求預(yù)付款。這一方面是供應(yīng)商資金周轉(zhuǎn)不過來，又或者定制的大

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型設(shè)備時(shí)間較長(zhǎng)，供應(yīng)商提出預(yù)付款也是以防企業(yè)后續(xù)中途取消訂單等風(fēng)險(xiǎn)。

通常由于工作交接不順暢或者人員變動(dòng)，導(dǎo)致預(yù)付款項(xiàng)沒有及時(shí)做沖銷，

導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息的遺漏和不完整；又或者兩年以上的預(yù)付款訂單至今仍未收到貨

的，也沒有收到供應(yīng)商的預(yù)付款退款的，則有存在壞賬風(fēng)險(xiǎn)。這種操作在企業(yè)

整體營(yíng)運(yùn)中較難被發(fā)覺錯(cuò)誤，往往是通過員工的日常工作總結(jié)得出，雖不直接

影響或?qū)ζ髽I(yè)造成嚴(yán)重危害，但經(jīng)年累月，仍有可能導(dǎo)致企業(yè)偏離控制目標(biāo)。

3.4應(yīng)付賬款管理不嚴(yán)

財(cái)務(wù)付款申請(qǐng)的正常流程都是應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)收到發(fā)票后，核對(duì)發(fā)票、檢查

是否入庫(kù)、發(fā)票所列項(xiàng)目是否一致，發(fā)票是否符合企業(yè)報(bào)銷規(guī)定，簽字確認(rèn)，

再記賬。成都智達(dá)電器制造有限公司將采購(gòu)訂單的費(fèi)用確認(rèn)這一部分的權(quán)限下

發(fā)給了費(fèi)用部門，由費(fèi)用部門做費(fèi)用確認(rèn)，因而，應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)并沒有在SPA

系統(tǒng)查看合同的權(quán)限，而是只需要核對(duì)發(fā)票與采購(gòu)訂單是否有誤，而不需要核

對(duì)合同費(fèi)率和收費(fèi)是否標(biāo)準(zhǔn)，不需要對(duì)付款的內(nèi)容及相關(guān)條款是否與合同一致

進(jìn)行審查。合同審核環(huán)節(jié)只在費(fèi)用部門，而不是在財(cái)務(wù)部。如圖3-4所示。

圖3-4付款業(yè)務(wù)申請(qǐng)流程圖

4公司采購(gòu)與付款內(nèi)部控制優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1提高采購(gòu)審批效率

為了更好實(shí)現(xiàn)成都智達(dá)電器制造有限公司采購(gòu)流程更有效率，采購(gòu)流程需

要調(diào)整為更精簡(jiǎn)的流程。建議成都智達(dá)電器制造有限公司實(shí)施分類別審批的采

購(gòu)流程，應(yīng)當(dāng)按照金額審批，或超過某個(gè)金額再加一個(gè)級(jí)別審批等。省去那些

繁瑣的不必要的采購(gòu)審批流程，可讓采購(gòu)效率事半功倍。

只要在SPA系統(tǒng)里設(shè)置僅當(dāng)采購(gòu)金額在10萬元以內(nèi)的采購(gòu)訂單，使用本部

門的成本中心且符合當(dāng)年預(yù)算范圍內(nèi)的費(fèi)用，采購(gòu)申請(qǐng)由部門經(jīng)理批準(zhǔn)購(gòu)買，

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然后，采購(gòu)申請(qǐng)即可直接到采購(gòu)部門，由采購(gòu)部門起草采購(gòu)訂單，采購(gòu)經(jīng)理批

準(zhǔn)采購(gòu)訂單即可。當(dāng)采購(gòu)申請(qǐng)金額在10萬至50萬元的采購(gòu)申請(qǐng)，成本中心在

本部門且費(fèi)用符合當(dāng)年預(yù)算內(nèi)，由部門經(jīng)理和采購(gòu)經(jīng)理的審批即可進(jìn)行采購(gòu)。50

萬至100萬元以及100萬以上的采購(gòu)訂單在審批級(jí)別遞增的基礎(chǔ)上，財(cái)務(wù)經(jīng)理

和總經(jīng)理的審批，以此類推，形成金字塔審批，這樣一來，不僅減少了繁忙的

管理層處理這些日常瑣碎事務(wù)的負(fù)擔(dān)，讓企業(yè)內(nèi)部控制流程變得清晰簡(jiǎn)單和明

了，也控制了需要被控制的關(guān)鍵點(diǎn)，體現(xiàn)了內(nèi)部控制的價(jià)值，而且提高了員工

的工作積極性，整體提升采購(gòu)部門的工作效率。加快了企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)步伐，提

高企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)效率。如圖4-1所示。

圖4-1優(yōu)化后的審批權(quán)限圖

4.2制定合理的采購(gòu)審批授權(quán)

成都智達(dá)電器制造有限公司應(yīng)完善關(guān)于企業(yè)管理層審批授權(quán)的內(nèi)部控制制

度，規(guī)定有審批權(quán)限的管理層，不在崗情況的授權(quán)，需上傳至其上一級(jí)或更高

領(lǐng)導(dǎo)的審批，禁止下發(fā)給較低級(jí)別崗位的員工。比如，休假離崗或出差在外的

主管、經(jīng)理以上級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)當(dāng)在出差或休假前將授權(quán)管理以郵件或內(nèi)部公

文形式發(fā)布至管理層或企業(yè)，郵件或公文中寫明將審批權(quán)限上傳至其上一級(jí)某

級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)或者其下一級(jí)別的管理層或領(lǐng)導(dǎo)。同時(shí)，審批授權(quán)不得下發(fā)至跨級(jí)別

員工或授權(quán)給其秘書，使企業(yè)流程更采購(gòu)部對(duì)于收到供應(yīng)商資料，進(jìn)行資格審

核并確定合格的供應(yīng)商。

除此以外，管理層以及內(nèi)部控制監(jiān)督人員應(yīng)時(shí)時(shí)關(guān)注和調(diào)整授權(quán)審批制度

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和權(quán)限，不斷修正審批控制的缺陷。企業(yè)建立良好的授權(quán)審批體系，有利于暢

通信息反饋渠道，增進(jìn)員工與企業(yè)管理層的信息互動(dòng)，大幅度提高員工工作效

率，降低經(jīng)驗(yàn)成本和提高決策成功率，有助于企業(yè)的未來良好發(fā)展。

4.3強(qiáng)化SPA系統(tǒng)對(duì)預(yù)付款的管理

預(yù)付款的管理一般說來有兩個(gè)步驟，一是預(yù)付款的支付比例，二是后續(xù)的

沖銷。對(duì)于成都智達(dá)電器制造有限公司來說，最大的困難點(diǎn)在于無法使預(yù)付款

系統(tǒng)化，使已經(jīng)支付的預(yù)付款更快捷地被管理和查看。因此，建議應(yīng)當(dāng)申請(qǐng)和

實(shí)現(xiàn)SPA系統(tǒng)在訂單中的預(yù)付款功能，實(shí)現(xiàn)該功能的SPA系統(tǒng)的詳細(xì)操作如下

解析。

舉個(gè)例子，成都智達(dá)電器制造有限公司正為供應(yīng)商A起草采購(gòu)訂單，采購(gòu)

訂單中要求簽訂合同后預(yù)先支付20%的預(yù)付款。采購(gòu)員在SPA系統(tǒng)上輸入采購(gòu)

數(shù)量與規(guī)格等內(nèi)容的同時(shí)，在供應(yīng)商信息的下方有預(yù)付款選項(xiàng)的選擇，并可以

輸入預(yù)付款的比例。

生產(chǎn)訂單后，由采購(gòu)員在系統(tǒng)上操作同意預(yù)付款申請(qǐng)，相當(dāng)于采購(gòu)部確認(rèn)

了預(yù)付款債務(wù)后，該筆預(yù)付款進(jìn)入財(cái)務(wù)審批流程，應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)供應(yīng)商提供的

預(yù)付款申請(qǐng)通知，確認(rèn)預(yù)付賬款，預(yù)付款支付成功。待貨物驗(yàn)收入庫(kù)后，倉(cāng)庫(kù)

在系統(tǒng)里按照數(shù)量確認(rèn)收貨，應(yīng)付會(huì)計(jì)根據(jù)供應(yīng)商開具的全額發(fā)票進(jìn)行財(cái)務(wù)做

賬。當(dāng)會(huì)計(jì)人員在系統(tǒng)輸入相應(yīng)的訂單號(hào)碼時(shí)，界面顯示全部訂單金額，并同

時(shí)彈出對(duì)話框提醒用戶，該供應(yīng)商有預(yù)付款記錄，提示是否根據(jù)現(xiàn)有的應(yīng)付賬

款進(jìn)行沖銷。這時(shí)，會(huì)計(jì)就可以輸入需要沖銷的預(yù)付款金額，應(yīng)付賬款就會(huì)相

應(yīng)抵減后形成最終需支付供應(yīng)商的應(yīng)付款項(xiàng)。方有違約賠付違約金。這樣有效

地減少了公司的資金壓力緩解財(cái)務(wù)資金問題。

為確保采購(gòu)付款安全，削減采購(gòu)成本，成都智達(dá)電器制造有限公司對(duì)采購(gòu)

管理體系實(shí)施了全流程梳理。通過引入采購(gòu)管理信息系統(tǒng)SRM，將自身采購(gòu)計(jì)

劃與供貨商數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，實(shí)現(xiàn)快捷采購(gòu)，增強(qiáng)對(duì)采購(gòu)各流程的控制，改善采

購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控效率，增加流程透明度，防止采購(gòu)過程弄虛作假，達(dá)到削減采購(gòu)成

本的目的。

成都智達(dá)電器制造有限公司的采購(gòu)系統(tǒng)是一個(gè)面向供應(yīng)商的全方位采購(gòu)管

理信息化平臺(tái)。經(jīng)過全面的建設(shè)，已經(jīng)涵蓋了請(qǐng)購(gòu)、供應(yīng)商準(zhǔn)入、定價(jià)、訂單

跟蹤，到驗(yàn)收、付款、以及供應(yīng)商評(píng)估的全過程。成都智達(dá)電器制造有限公司

采購(gòu)管理信息化平臺(tái)的構(gòu)成如下圖4-3所示：

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圖4-3采購(gòu)管理信息化平臺(tái)構(gòu)架

4.4加強(qiáng)應(yīng)付賬款流程設(shè)計(jì)的管理

于上述財(cái)務(wù)付款業(yè)務(wù)申請(qǐng)流程的介紹中我們看到，合同審核環(huán)節(jié)只在費(fèi)用

部門，而財(cái)務(wù)部并沒有審核合同的權(quán)限，因而，稍有不注意就容易導(dǎo)致供應(yīng)商

對(duì)某些合同服務(wù)訂單收費(fèi)不合理的現(xiàn)象。因此，應(yīng)付賬款會(huì)計(jì)也應(yīng)有審核合同

的權(quán)限，新建議修改的付款申請(qǐng)流程圖如圖4-4所示，費(fèi)用部門核對(duì)合同審核費(fèi)

用之后，會(huì)計(jì)員審核發(fā)票的同時(shí)，也同時(shí)核對(duì)合同的內(nèi)容是否和發(fā)票一致，確

認(rèn)無誤后再記賬付款。如此以來，費(fèi)用和發(fā)票經(jīng)過二次審核，減少供應(yīng)商不合

理收費(fèi)的風(fēng)險(xiǎn)。此過程二次審核全部由費(fèi)用部門完成，對(duì)二次的發(fā)票全面的審

核確定沒問題后由會(huì)計(jì)登記記賬付款。

圖4-4付款內(nèi)部控制流程圖（優(yōu)化后）

5設(shè)計(jì)效果及小結(jié)

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，直接體現(xiàn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)水平，是公司整

體內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的重中之重。通過運(yùn)用內(nèi)部控制理論并結(jié)合公司具體的實(shí)際情

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況，系統(tǒng)地分析了成都智達(dá)電器制造有限公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的整體內(nèi)部

控制