（行政文秘）董事會秘書的職業(yè)風(fēng)險及其有效防范

（行政文秘）董事會秘書的職業(yè)風(fēng)險及其有效防范董事會秘書是公司的高級管理人員，承擔(dān)法律、法規(guī)及公司章程對公司高級管理人員所要求的義務(wù)，享有相應(yīng)的工作職權(quán)，并獲取相應(yīng)的報酬。事實上，由于上市公司的規(guī)模、領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識、企業(yè)文化的不同及董事會秘書本身素質(zhì)的差異，往往造成董事會秘書執(zhí)行有關(guān)職責(zé)時，在承擔(dān)責(zé)任、工作標(biāo)準(zhǔn)、工作職權(quán)及相應(yīng)報酬等方面存在較大的差異。造成這種現(xiàn)象的主要原因，是由于在有關(guān)規(guī)定中對董事會秘書有嚴(yán)格的任職資格及任免程序，有較明確的職權(quán)范圍，但對董事會秘書承擔(dān)什么樣的責(zé)任界定不夠清晰，對如何保證董事會秘書行使其職權(quán)，則表述較少，由此造成了董事會秘書在行使職權(quán)時的不確定性。從另一個方面考慮，董事會秘書的職權(quán)主要反映在與交易所的聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)和組織上市公司信息披露事宜、與投資者及新聞媒體的聯(lián)絡(luò)、董事會內(nèi)部的管理等方面。是處在公司與外界的交匯點，也是公司與外界矛盾的交匯點。目前我國證券由此也造成董事會秘書在行使職權(quán)中的困惑。而一旦出現(xiàn)問題，董事會秘書首當(dāng)其中，必然要負(fù)有關(guān)責(zé)任。第二，董事會秘書的職業(yè)風(fēng)險來自于公司內(nèi)部。由于中國證券市場的特殊性，上市公司中大部分是由國有企業(yè)改制而成的。而這些公司在完成上市籌集資金之后，很多管理思路及管理辦法還沒有真正適應(yīng)證券市場的要求，也就是說改制滯后?？梢韵胂瘢绻鲜泄镜亩聲ι鲜泄镜囊?guī)范化運作可能出現(xiàn)兩個方面的問題：一方面，將公司上市之后的多出來的工作交給董事會秘書去做，但是并沒有在機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作人員配備、管理制度方面給予配合。而當(dāng)董事會秘書對公司董事會的一些做法提出疑義時，往往得不到理解；另一方面，公司對董事會秘書寄予較大的期望，由于董事會秘書自身素質(zhì)等原因造成不勝任董事會秘書工作，而產(chǎn)生公司董事會對董事會秘書工作的不信任感。無論出現(xiàn)哪一種情況，董事會秘書的工作都處于一種被動的尷尬局面。董事會秘書的職業(yè)風(fēng)險最終將反映在承擔(dān)有關(guān)法律責(zé)任，受到董事會的解聘等處罰上。從個人角度來說，董事會秘書職業(yè)風(fēng)險可以從以下幾個方面董事會秘書應(yīng)該具備一定的專業(yè)知識，這是董事會秘書的職業(yè)所必須的。不僅要掌握公司法、證券法、上市規(guī)則等有關(guān)法律法規(guī)，還要熟悉公司章程、信息披露規(guī)則，掌握財務(wù)及行政管理方面的有關(guān)知識。只有這樣，才能有效的行使董事會秘書的職責(zé)，對董事會提供全面的專業(yè)意見，保障公司規(guī)董事會秘書應(yīng)當(dāng)遵守公司章程，承擔(dān)高級管理人員的有關(guān)法律責(zé)任，對公司負(fù)有誠信和勤勉義務(wù)，不得利用職權(quán)為自己保持個人的品格和地位是履行專業(yè)職能的首要條件。董事會秘書作為公司的高級管理人員，知道很多公司在決策與投資方面的安排，保守公司的秘密，避免公司對股價有影響的消息通過非正常的渠道傳播。當(dāng)?shù)弥咀鞒龌蛘呖赡茏鞒鲞`反有關(guān)法律、法規(guī)的決議時，應(yīng)及時提醒公司有關(guān)人員，并拿出解決問題的辦法。這樣做一方面可以提升公司董事會對董事會秘書的信任程度，另一方面也能有效的防范風(fēng)險。協(xié)助董事會依法行使職權(quán)，在董事會違反法律法規(guī)、公司章程及證券交易所有關(guān)規(guī)定作出決議時，及時提出異議，如董事會堅持作出上述決議，應(yīng)當(dāng)把情況記載在會議紀(jì)要上，并將會議紀(jì)要馬上提交上市公司全體董事和監(jiān)事。協(xié)助董事及經(jīng)理在行使職權(quán)時切實履行境內(nèi)外法律、法規(guī)、公司章程及其他有關(guān)規(guī)定。在知悉公司作出或可能作出違反有關(guān)規(guī)定的決議時，有義務(wù)及時提醒，并有權(quán)如實向中國證監(jiān)會及其他監(jiān)管機(jī)構(gòu)反映情況。董事會秘書在工作實踐中，積累出了不少好的經(jīng)驗，這些經(jīng)驗都有利于董事會秘書有效的防范風(fēng)險。注重工作方法，對董事一視同仁，提供同等專業(yè)意見，與董事保持良好的關(guān)系，提高董事對董事會秘書的信任程度。爭取董事會成員對董事會秘書工作的理解和支持，建立良好的工作環(huán)境。提高工作技巧，對董事會的議案要事先提出專業(yè)意見，在有可能違反有關(guān)法律、法規(guī)時，在會前要表明自己的觀點，協(xié)助董事會在不違反有關(guān)法律、法規(guī)的前提下，提出解決問題的方案。不要等到董事會議上提出反對意見，避免在董事會應(yīng)在會前安排專業(yè)人士到場。中國的董事會秘書專業(yè)隊伍經(jīng)過近十年的發(fā)展，目前已有二島、山東、海南等地相繼成立了董事會秘書協(xié)會，這些協(xié)會主要起到了自律及為會員服務(wù)的作用。與國際上公司秘書專業(yè)人士相比，中國的董事會秘書任職資一般來講，國際上先是取得了公司秘書的資格，才可去應(yīng)聘公司秘書的職位，而在中國，一般是先由董事會聘任，有了職位，再經(jīng)過兩個交易所培訓(xùn)取得任職資格。從中國董事會秘書的現(xiàn)狀來分析，有效的防止職業(yè)風(fēng)險應(yīng)該從根本上解決。我認(rèn)為，推動董事會秘書向職業(yè)化、專業(yè)化方向發(fā)展應(yīng)該是一條有效的途徑，而目前中國已經(jīng)具備了這種客觀條件。加快各地區(qū)董事會秘書的合作及交流，促進(jìn)發(fā)揮董事會秘書專業(yè)人士的作用，保護(hù)董事會秘書的權(quán)益。有利于開展與國際間同業(yè)的交流和合作，與國際標(biāo)準(zhǔn)接軌，使董事會秘書作為專業(yè)人士可以走向世界。作用。在目前討論的有關(guān)公司治理中，董事會秘書應(yīng)作為一個專業(yè)人士發(fā)揮作用。在董事會秘書現(xiàn)有的職責(zé)中，很多都是保障公司治理準(zhǔn)則的實施。如董事會秘書的職責(zé)包括：幫助上市公司董事、監(jiān)事、高級管理人員了解法律法規(guī)、公司章程、股票上市規(guī)則及股票上市協(xié)議對其設(shè)定的責(zé)任。為強(qiáng)化公司董事會的戰(zhàn)略決策和導(dǎo)向功能，董事會秘書應(yīng)確保公司董事會決策的重大事項嚴(yán)格按規(guī)定的程序進(jìn)行。根據(jù)董事會要求，參加組織董事會決策事項的咨詢、分析，提出相應(yīng)的意見和建議。受委托承辦董事會及其有關(guān)委員會的日常工作。通過考試、工作經(jīng)驗及個人品格的標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)一支符合國際水準(zhǔn)的專業(yè)隊伍，促進(jìn)董事會秘書專業(yè)人才的正常流動與競爭。在