無錫威峰科技股份有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計目錄TOC\o"1-3"\h\u1公司簡介 無錫威峰科技股份有限公司采購與付款制度優(yōu)化設(shè)計1無錫威峰科技股份有限公司簡介無錫威峰科技股份有限公司成立于2005年04月25日。地址位于江蘇省無錫市新區(qū)華山路3號。公司的經(jīng)營業(yè)務(wù)主要是電子紙顯示屏的研發(fā)、生產(chǎn)、銷售和應(yīng)用開發(fā)。無錫威峰科技股份有限公司的經(jīng)營范圍包括液晶顯示器，電子紙生產(chǎn)和銷售等。自己經(jīng)營和代理進(jìn)出口業(yè)務(wù)。該企業(yè)綜合實力強勁，加工設(shè)備先進(jìn)，建有完整的質(zhì)量保證體系。無錫威峰科技股份有限公司是一個研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、銷售于一體的中小型企業(yè)，不斷為客戶提供高質(zhì)量的產(chǎn)品，公司擁有一個比較資深的研究團隊，他們擁有自主研發(fā)的核心技術(shù)和知識產(chǎn)權(quán)。公司截止去年已經(jīng)獲得大約三十多件專利，并且取得了美國，日本，臺灣等國家的專利。公司在2013年5月份取得了質(zhì)量管理體系ISO9001認(rèn)證證書及環(huán)境管理體系14001認(rèn)證證書，2011年取得了EPD產(chǎn)品的技術(shù)認(rèn)證。2無錫威峰科技股份有限公司采購與付款管理現(xiàn)狀無錫威峰科技股份有限公司主要負(fù)責(zé)采購電子零件，電子紙，顯示板，顯示屏，電子主機等器件。公司采購時由生產(chǎn)，倉儲等部門確認(rèn)供應(yīng)商，生產(chǎn)部門根據(jù)采購計劃和需要購買的存貨來填寫請購單并簽字批準(zhǔn)。由采購員購買電子配件交給倉儲員，直接入庫并在驗收單上簽字。采購?fù)旰蟛少弳T拿著付款單到財務(wù)部門經(jīng)財務(wù)主管審核付款，最后交出納辦理付款事項。無錫威峰科技股份有限公司現(xiàn)在崗位分工較為簡略，大部分決策和事項主要是由總經(jīng)理一把手駕馭。財務(wù)部一人兼任會計、出納兩個職位的工作，部門與部門無法相互制衡，相互監(jiān)督。無錫威峰科技股份有限公司規(guī)模不大，沒有設(shè)置相關(guān)的審計部門，沒有成立審計委員會對其相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行監(jiān)督，公司部門與部門之間也沒有進(jìn)行相互監(jiān)督。3無錫威峰科技股份有限公司采購與付款制度存在問題3.1采購崗位分工不明確無錫威峰科技股份有限公司目前采購崗位分工較為簡單，為了節(jié)約成本，出現(xiàn)了用人不足，一人分擔(dān)多種工作?？偨?jīng)理掌握企業(yè)的重大事項和決策。在采購時，采購人員負(fù)責(zé)采購，統(tǒng)計數(shù)量，驗收，報銷等工作，而倉儲人員負(fù)責(zé)入庫和監(jiān)管。財務(wù)負(fù)責(zé)辦理付款，記錄現(xiàn)金，銀行存款支出等工作，存在一人兼任會計、出納兩個職位工作的現(xiàn)象。這樣導(dǎo)致了部門與部門無法相互制衡，相互監(jiān)督，可能會出現(xiàn)貪污的問題。由于崗位分工不明確導(dǎo)致了相關(guān)管理工作得不到有效開展，不同程度的影響部門的日常運作，同時也降低了員工的工作積極性和效率，會阻礙公司一些方面的繼續(xù)發(fā)展。3.2采購詢價和選擇供應(yīng)商控制問題在采購詢價階段，無錫威峰科技股份有限公司沒有制定合理的詢價程序，往往會選擇原材料價格較便宜的供應(yīng)商來進(jìn)行采購，原材料的質(zhì)量往往無法保證。這樣會導(dǎo)致后續(xù)出現(xiàn)的材料采購的問題無法得到解決。在選擇供應(yīng)商是由采購員直接與供應(yīng)商進(jìn)行交流，并沒有第三方的監(jiān)督，這時大部分采購員會選擇與關(guān)系好的供應(yīng)商進(jìn)行合作，其中沒有對以前供應(yīng)商進(jìn)行設(shè)備狀況，技術(shù)水平和財務(wù)狀況的調(diào)查或者增加一些新的供應(yīng)商?？赡軙霈F(xiàn)采購人員與供應(yīng)商之間互相勾結(jié)，為某些人提供了開后門，以權(quán)謀私的機會。由于無錫威峰科技股份有限公司沒有制定合理的詢價程序以及不存在第三方對供應(yīng)商的選擇監(jiān)督，導(dǎo)致了采購后出現(xiàn)原材料短缺，質(zhì)量參差不齊的情況和工作人員之間徇私舞弊的問題。3.3采購付款審批流程混亂無錫威峰科技股份有限公司的采購由生產(chǎn)部門報上所缺的材料直接去進(jìn)行采購，而沒有編制采購計劃，訂購單等。采購人員進(jìn)行采購時，就已經(jīng)驗收了商品，而倉儲人員并不需要驗收就入庫材料簽字確認(rèn)。采購人員取得簽字的收據(jù)，付款時由財務(wù)人員編制付款憑單，辦理付款，并在上面簽字，財務(wù)人員并沒有確認(rèn)賬實是否相符。由財務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)發(fā)票，入庫單等票據(jù)的審批，再交由總經(jīng)理、董事長審批，完成付款后整理交會計記錄并負(fù)責(zé)資料保管。3.4采購與付款監(jiān)督體系欠缺無錫威峰科技股份有限公司缺少完整的監(jiān)督體系，部門之間不能很好的相互制衡和監(jiān)督。采購時由采購人員之間與供應(yīng)商交流，對于采購人員與供應(yīng)商關(guān)系缺少監(jiān)督,可能會侵害企業(yè)經(jīng)濟利益。而付款環(huán)節(jié)的監(jiān)督則體現(xiàn)在財務(wù)部門沒有對出庫單和入庫單進(jìn)行控制，在財務(wù)會計信息質(zhì)量上,對于每項采購的付款金額要沒有進(jìn)行實時的記錄、統(tǒng)計,這樣很難發(fā)現(xiàn)采購合同金額的問題。對付款環(huán)節(jié)資金運用情況缺少監(jiān)督，會導(dǎo)致公司資金流出現(xiàn)問題，影響公司業(yè)務(wù)的發(fā)展。 4無錫威峰科技股份有限公司采購與付款制度的優(yōu)化設(shè)計4.1明確采購崗位分工與職責(zé)4.1.1制定采購業(yè)務(wù)崗位職責(zé)無錫對威峰科技股份有限公司采購部門，倉儲部門，生產(chǎn)部門，財務(wù)部門等部門要建立不相容崗位分離制度，將請購與審批，采購詢價與供應(yīng)商，采購與驗收，付款的審批與執(zhí)行等流程互相分離開。明確各個部門的職責(zé)。采購部門職責(zé)：負(fù)責(zé)指定采購計劃，保證滿足經(jīng)營活動的需要，詢價議價，與供應(yīng)商接觸并談判等；倉儲部門：負(fù)責(zé)驗收材料，入庫和監(jiān)盤等；生產(chǎn)部門職責(zé)：根據(jù)銷售和生產(chǎn)部門編制的預(yù)算采購需求計劃，反饋采購計劃執(zhí)行情況等；財務(wù)部門職責(zé)：負(fù)責(zé)按照財務(wù)制度審核票據(jù)，定期核對往來賬款，登錄明細(xì)賬等；公司會計人員要按期做好財產(chǎn)清查和查對工作，做到賬實相符。對負(fù)責(zé)按照財務(wù)制度審核票據(jù)，定期核對往來賬款，登錄明細(xì)賬等于債權(quán)債務(wù)及時登記，及時清查，按月做好財務(wù)狀況分析。圖1采購職責(zé)分工4.1.2強調(diào)明確采購崗位分工的意義明確崗位分工有利于采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性，業(yè)務(wù)中間出現(xiàn)錯誤的方面可以去找相對應(yīng)的部門進(jìn)行了解和更改，防止了各個部門之間互相推脫的情況。建立采購與付款的崗位分工制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限有利于提高員工工作的積極性和工作的效率和質(zhì)量，同時也便于管理層更好地管理公司以及財務(wù)經(jīng)理審核報表的正確性，能夠促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理的透明性和公司的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)展。4.2采購詢價和選擇供應(yīng)商控制4.2.1完善采購詢價制度采購詢價時第一：邀請報價的供應(yīng)商數(shù)量最少為三家，第二：報價的方式可以采用電子郵箱或者面對面直接交談。第三：報價程序要按照會計準(zhǔn)則來進(jìn)行，采購合約一般交給符合采購需求的最低報價的供應(yīng)商或承包商。這樣有利于報價的透明性和詢價的公正性，也有利于節(jié)約成本。防止存在濫用，錯用詢價方式的問題，避免代理組織和采購人員實施暗箱操作。圖2采購詢價流程4.2.2嚴(yán)格選擇供應(yīng)商無錫威峰科技股份有限公司應(yīng)加強供應(yīng)商的準(zhǔn)入審核，提高合格供應(yīng)商的質(zhì)量。在選擇供應(yīng)商時，應(yīng)該分配不同的簽訂采購合同的人與確定供應(yīng)商的人，選擇供應(yīng)商要從多方面考慮。例如，供應(yīng)商的生產(chǎn)條件,質(zhì)量保證,技術(shù)管理,售后服務(wù)。同時公司需要建立一個采購審批小組。召開供應(yīng)商評審會選定供應(yīng)商。從多方面對供應(yīng)商進(jìn)行選擇有利于提高生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量，防止一些供應(yīng)商之間哄抬價格從而導(dǎo)致采購風(fēng)險。分配不同的簽訂采購合同的人與確定供應(yīng)商的人，可以避免采購合同風(fēng)險，對采購詢價和選擇供應(yīng)商的控制能夠減少企業(yè)的經(jīng)濟損失，提高公司的形象和聲譽。最后，形成公司的供應(yīng)商準(zhǔn)入評分標(biāo)準(zhǔn)，以便于按照統(tǒng)一的要求選擇優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，如下表1所示。

表1供應(yīng)商準(zhǔn)入評分表一、生產(chǎn)條件及生產(chǎn)管理水平（20分）生產(chǎn)能力滿足供貨需求（5分）生產(chǎn)設(shè)備，儀器自動化程度（8分）批次管理（3分）倉儲管理（4分）二、質(zhì)量保證能力（35分）1.質(zhì)量體制的建立和維護（7分）2.質(zhì)量人員管理（8分）3.生產(chǎn)過程的控制（10分）4.檢驗產(chǎn)品及不合格品管理（10分）三、技術(shù)管理水平（25分）技術(shù)質(zhì)量（6分）研發(fā)條件（8分）生產(chǎn)工藝更改（8分）技術(shù)資料（3分）四、售后服務(wù)能力（20分）售后服務(wù)（10分）三包解析（10分）A80≤總分≤100，列為合格供應(yīng)商。B總分<80，列為不合格供應(yīng)商。4.3改進(jìn)采購付款審批流程在無錫威峰科技股份有限公司采購付款審批流程中由采購人員和倉庫管理部門提出采購申請，制定請購單。采購主管和資金預(yù)算主管人員審批，采購部確定付款方式預(yù)付款采購。然后進(jìn)行發(fā)票審核，核對發(fā)票填具報銷單。驗收部門根據(jù)采購單及采購合同進(jìn)行驗收。采購人員將請購單，采購訂單，驗收單等票據(jù)交給財務(wù)部編制付款申請單，交給財務(wù)主管審核?？偨?jīng)理審批后再交由財務(wù)部付款，采購人員進(jìn)行發(fā)票核銷。付款一定要由經(jīng)授權(quán)的人員審批并且記錄現(xiàn)金，銀行存款的支出。確定付款支付方式，便于記錄費用支出，可以避免已收到的貨物未付款的情況。改進(jìn)采購付款審批流程也是對財務(wù)部門的工作進(jìn)行一個崗位的明確區(qū)分。使公司的業(yè)務(wù)能夠在一個合理的符合會計流程的方向上完成。圖3采購付款審批流程4.4完善采購與付款監(jiān)督體系4.4.1建立監(jiān)督小組完善無錫威峰科技股份有限公司的采購與付款監(jiān)督體系首先要建立一個監(jiān)督小組，定期組織監(jiān)督和自我評價并且結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，需要對采購與付款環(huán)節(jié)的各項流程進(jìn)行監(jiān)督，例如對采購的監(jiān)督，供應(yīng)商選擇的監(jiān)督，采購合同的監(jiān)督，付款流程的監(jiān)督等。能夠確保各項工作合理化和合法化，也可以避免中間出現(xiàn)人員貪污舞弊，管理混亂的狀況。只有確保流程的規(guī)范性才能避免風(fēng)險的出現(xiàn)；同時還需要發(fā)揮部門人員之間相互制衡，相互監(jiān)督的作用，形成有效的監(jiān)督循環(huán)。然后是事后復(fù)核的監(jiān)督，在采購結(jié)束后要確認(rèn)與記錄采購業(yè)務(wù)的情況，核對總賬與明細(xì)賬的一致性，檢查復(fù)核人的復(fù)核及差異跟進(jìn)記錄。特別是對于數(shù)量大且金額大的項目要合理的進(jìn)行復(fù)查評價。同時也可以借助會計師事務(wù)所加強對公司人員集中采購的監(jiān)督。按規(guī)定做好信息統(tǒng)計和管理工作。完善監(jiān)督體系，有利于及時發(fā)現(xiàn)和減少采購過程中濫用職權(quán)，徇私舞弊的行為，加強管理層的工作。4.4.2獎懲制度本著公平競爭，公正管理的原則，進(jìn)一步貫徹?zé)o錫威峰科技股份有限公司公司各項規(guī)章制度，強化工作流程，明確崗位職責(zé)。公司應(yīng)根據(jù)各部門之間協(xié)作與工作流程來制定獎懲制度。獎勵或處罰方式可以采用現(xiàn)金處罰，通報批評等方式。對于公司堅守崗位，積極負(fù)責(zé)，不斷改進(jìn)工作和業(yè)績突出的員工進(jìn)行獎勵。同時對應(yīng)個人過失發(fā)生工作錯誤情節(jié)輕微的予以批評，嚴(yán)重的予以解除。采用獎懲制度能夠提高部門人員工作積極性和綜合素質(zhì)以及對個人的監(jiān)督。5小結(jié)綜上所述，采購與付款制度在無錫威峰科技股份有限公司管理和經(jīng)營中是很重要的部分，企業(yè)針對采購與付款工作中存在的不足之處有一個更深入的了解。進(jìn)行采購與付款的優(yōu)化設(shè)計包括明確崗位分工與職責(zé)，采購詢價和選擇供應(yīng)商控制，改進(jìn)采購付款審批流程，完善采購與付款監(jiān)督體系等方面，采購與付款制度的優(yōu)化有利于采購業(yè)務(wù)的真實性、合理性，確保流程的規(guī)范性避免中間出現(xiàn)人員貪污舞弊，管理混亂的狀況，能夠減少企業(yè)的經(jīng)濟損失，提高公司的形象和聲譽促進(jìn)企業(yè)可持