湖南柏安家電有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1湖南柏安家電有限公司基本情況......................................1

1.1公司簡介......................................................1

1.2公司組織結構..................................................1

2湖南柏安家電有限公司費用報銷制度現(xiàn)狀..............................1

2.1公司費用報銷規(guī)章制度..........................................2

2.2公司費用報銷流程..............................................2

3湖南柏安家電有限公司費用報銷制度存在的問題........................3

3.1費用報銷方式不合理............................................3

3.2費用報銷規(guī)章制度不全面........................................3

3.3缺乏對費用報銷的管理制度......................................3

3.4費用報銷審批流程不規(guī)范........................................4

4湖南柏安家電有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計..........................4

4.1制定合理的費用預算管控方案....................................4

4.2費用報銷規(guī)定優(yōu)化方案..........................................5

4.3費用報銷管理制度優(yōu)化方案......................................6

4.4費用報銷審批流程優(yōu)化方案......................................7

5湖南柏安家電有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計小結......................9

參考資料...........................................................10

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湖南柏安家電有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計

1湖南柏安家電有限公司基本情況

1.1公司簡介

湖南柏安家電有限公司，成立于2019年1月，注冊資本1000萬，員工人

數300多人，現(xiàn)位于湖南省邵陽市雙清區(qū)寶慶工業(yè)園，是一家以電器的制造、

銷售、服務于一體的企業(yè)。主要服務對象是20-45歲之間的女性群體，以榨汁

機為主打產品，包括手動榨汁機、電動榨汁機、高速離心式果汁機、低速擠壓

式榨汁機等等。其核心價值是“專注品質，用心服務”，故多年來贏得眾多顧客

的信賴獲得一致好評，同時還建立了許多的商品售后網站，保障產品的質量根

本解決顧客問題使其沒有后顧無憂，所以在近年來得到了越來越多的顧客信任

和青睞，導致產品銷量日漸增加，成本支出越來越高。

1.2公司組織結構

圖1-1湖南柏安家電有限公司組織結構圖

2湖南柏安家電有限公司費用報銷制度現(xiàn)狀

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2.1公司費用報銷規(guī)章制度

湖南柏安家電有限公司費用報銷實行現(xiàn)報現(xiàn)銷，即報銷人憑報銷單就可予

以報銷，具體報銷規(guī)定如下：

（1）原始單據的要求。有關人員必須要按照相關制度的規(guī)定對原始單據

的內容進行審查，保證原始單據的實際金額與單據上面的金額一致，內容必須

是真實發(fā)生存在的，如果發(fā)現(xiàn)原始單據的內容和金額不一致或者不真實不合法

的，有權利不予以受理，并且可以讓報銷人按照相關制度規(guī)定進行補充或者修

改。

（2）費用報銷單的要求。費用報銷單必須內容完全，字跡清楚工整，中

文大寫和數字金額要一致，并由相關人員簽字后才能報銷。費用報銷單據不能

用任何方式修改，單據粘貼之后要檢查好單據的金額、內容，如果不相符，不

能予以報銷。費用報銷單必須使用黑色書寫筆書寫，不能使用其他顏色的書寫

筆書寫。

（3）借款單據要求。個人借款，在經過相關人員的審核后，就可以找出納

領取借款，但是必須要在規(guī)定的期限內歸還，逾期者下次不允許借款。因公借

款，需要填寫借款單據，保證真實發(fā)生，不虛報金額，標注用途，在規(guī)定期限

內回來報銷。

（4）報銷申請單，每一筆報銷業(yè)務都必須有一個報銷申請單，我們需要遵

守“先申請，后支付，再報銷”的原則，報銷申請單需要內容清楚完整，日期

和金額應當準確，如果日期籠統(tǒng)的寫2022年，財務人員可以退回重寫或者不予

受理

（5）其他。

2.2公司費用報銷流程

湖南柏安家電有限公司的費用報銷流程如下：

第一步，經辦人填寫報銷單并出具相關證明，如：原始憑證、借款單、報

銷發(fā)票等。第二步，部門負責人確定業(yè)務是否真實，審核無誤并簽字。第三步，

會計主管審核報銷憑證。第四步，財務負責人應檢查報銷單和原始單據是否無

誤，最后審核并簽字。如果金額在10000元以上需要總經理審批。第五步，出

納根據報銷單上面金額予以報銷。第六步，經辦人領取款項并簽字。費用報銷

流程簡圖如圖2-1所示：

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圖2-1湖南柏安家電有限公司費用報銷流程圖

3湖南柏安家電有限公司費用報銷制度存在的問題

3.1費用報銷方式不合理

第一，企業(yè)采用的報銷方式是實報實銷，這種方式沒有事先的規(guī)劃，只要

有相關人員的簽字實際發(fā)生多少費用就能報銷多少費用，這種情況很容易造成

鋪張浪費和挪用公款。比如，總經理在省外因公出差，住宿費200元，但是餐

飲費高達2000塊錢。這種不合理的消費方式，導致的財務部門每個月的報銷費

用支出巨大。第二，出現(xiàn)許多人員虛報、多報費用的情況，因為采用實報實銷

的報銷方式，所以有很多的員工相互造假，比如，實際報銷金額為800元，但

是因為相互私通就給多報銷200元，這種沒有依據的報銷情況不只發(fā)生了一次。

第三、導致財務在做賬時實際發(fā)生的費用不能列明。比如，實際報銷了1000元，

但是報銷的原始單據上面只有800元，還有200元的余缺，不能標明原因為此

造成公司的財務損失和做賬的困擾。

3.2費用報銷規(guī)章制度不全面

第一，在報銷差旅費、業(yè)務招待費、辦公費、職工培訓費等日常費用時候，

沒有統(tǒng)一的報銷標準。比如，在員工報銷差旅費和管理層報銷差旅費是不同的，

員工的相對于管理層來說費用開支沒有那么大，所以員工的報銷限額要比管理

層的報銷限額要低。第二，沒有報銷時間的規(guī)定。員工可以在任何一個時間段

來選擇報銷，有時候員工報銷不夠及時導致財務在月末做賬的時候缺少原始憑

證。例如，員工李某在12月1日購買了幾臺電腦，為企業(yè)增加了固定資產，但

是在12月31日還沒有來報銷，就會導致財務人員在做賬的時候沒有原始憑證

無法確定這個固定資產的價值。第三，沒有將費用劃分為個人消費和企業(yè)消費，

造成計稅混亂。比如，企業(yè)為招待客戶發(fā)生的業(yè)務招待費，這類費用就屬于個

人消費不應該歸類于集體福利，而給員工發(fā)放的福利，就屬于集體福利，不包

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括在個人消費中。

3.3缺乏對費用報銷的管理制度

第一，內部人員工作太散慢。由于費用報銷需要經過幾個審批人審批，報

銷人要經過很長一段時間才可以報銷，為了解決這個問題出現(xiàn)了越級審批，比

如原來是由會計主管審批到財務人員審批再到出納審批付款，變成了會計主管

審批直接到出納審批，雖然提高了工作效率但是違反了公司的規(guī)章制度。第二，

對報銷制度認知不全面，公司員工沒有一個對費用報銷制度清楚的認知，導致

了有很多以權謀私，還有些不知道現(xiàn)在的行為是公司不允許的，出現(xiàn)以上行為

就需要一個統(tǒng)一的職工管理培訓。第三，沒有獎懲機制。如果對于費用報銷的

工作有獎有罰，職員就不會怠慢工作，比如，財務人員明知制度的規(guī)定不可以

偽造報銷憑證，但是還是明知故犯偽造了報銷憑證，如果這個時候有懲罰制度

就會杜絕這類事情發(fā)生。

3.4費用報銷審批流程不規(guī)范

第一，由于職工對職責劃分不清楚，所以會導致審批流程不規(guī)范，比如應

該找財務負責人審批的但是去找了總經理審批，職責分工不明確，分不清楚是

屬于誰的問題。第二，審批人員工作混淆在一起，因為公司規(guī)定的10000元以

上的報銷是由總經理審批的，但是由于報銷人數少所以都是經過財務負責人審

批，總經理并不知道發(fā)生了這些支出。這導致了報銷審批工作很容易就完成了，

不必要的支出就越來越多，企業(yè)的利潤就會減少，最后影響企業(yè)未來的發(fā)展。

4湖南柏安家電有限公司費用報銷制度優(yōu)化設計

4.1制定合理的費用預算管控方案

為實現(xiàn)公司未來發(fā)展目標，我們應該實行預算管理制度，提高資金使用效

率，明確各部門經濟責任。一部分是為了加強企業(yè)內部管理，合理控制費用支

出，提高公司的經營利潤，降低企業(yè)經營風險。另一部分是為了規(guī)范公司的規(guī)

章制度，使權責分明，各部門分級實施，希望各部門嚴格遵守費用預算方案，

清楚的認識到費用報銷存在的問題，對費用報銷人員的在崗工作履行情況進行

監(jiān)督。結合公司實際費用發(fā)生情況，特制定以下費用預算流程，如圖4-1所示：

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圖4-1湖南柏安家電有限公司費用預算管控方案

4.2費用報銷規(guī)定優(yōu)化方案

湖南柏安家電有限公司要提高費用報銷的工作效率應該做到以下幾點：第

一，各部門應該在每月的15號派專人提交本部門的費用報銷單到財務部門，25

號之前財務部門完成審核，在經過各部門直接領導和總經理審批之后，出納審

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核并付款，如果逾期一律不可受理，各部門要及時將費用報銷單送至財務部。

第二，費用報銷應該要在回公司一個月內予以報銷，一個月以上兩個月以內需

要處以報銷金額15％的罰款并由總經理審批同意后才能予以報銷，超過兩個

月以上（含兩個月）沒有報銷的費用視為自動放棄報銷，公司不予以報銷。具

體報銷費用制度如表4-1所示：

表4-1湖南柏安家電有限公司費用報銷規(guī)定

項目費用報銷規(guī)定

員工應公出差而發(fā)生的差旅費在部門規(guī)定標準限額內可以實報

實銷，超出費用規(guī)定標準的要自行承擔。出差發(fā)生的住宿費必須

提供發(fā)票，住宿費標準為一個標準單人間，超出標準間范圍的公

司不予以報銷。員工在報銷差旅費時，需要出具出差清單列明出

差旅費差的時間、到達的時間、報銷的金額、出差的地點、出差的原因

等，如果發(fā)生住宿費用，需要貼上住宿發(fā)票。報銷差旅費的時間

為回公司的一個星期內，需繳還多余借款，否則視為挪用公款。

各部門因公發(fā)生招待費用必須事先由總經理批準，審批同意才

業(yè)務招

可以予以報銷，如果有特殊原因，需要電話請示批準，事后補辦

待費

申請手續(xù)。

員工只有因公才能借支款項，但是所借金額不得超過其一個月

薪金總額，因特殊原因借支較大金額，需要有公司的擔保人，擔

借款保人必須為上級領導人（如若借款不能按時償還，擔保人承擔連

費用帶責任）。員工借款需要填寫借款單，并由直接領導人審批后才能

到財務部領取款項，原來有報銷手續(xù)未完成或者未清償借款的不

允許借款。需要借支現(xiàn)金超過1000元的需要提前一天同意出納準

備現(xiàn)金。

部門需要員工培訓應該向行政部門提供員工培訓計劃、培訓時

培訓費

間、培訓地點，所需經費等經行政部門批準和總經理審批后再送

至一份到財務部門登記此項費用。

各部門每月所需要的辦公用品，應在10日之前寫一份辦公用品

請購書，經部門負責人和公司領導審批后由行政部統(tǒng)一采購。辦

辦公費

公用品只能作為企業(yè)辦公用，不能做私人用品，不得私自帶回家。

個人領用的辦公用品要妥善保管，不得外借，如果有遺失需要照

價賠償。

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4.3費用報銷管理制度優(yōu)化方案

湖南柏安家電有限公司各部門應當明確工作職責，提高工作效率，員工不

僅要遵守報銷制度，部門領導還要每個月不定時對員工工作履行情況進行抽查。

在費用報銷過程中，如果發(fā)現(xiàn)審批人在報銷人提供的資料不全面，原始憑證不

完整、不充分，金額不真實的情況下審批通過并予以報銷的，應當對審批人處

以報銷金額10％-60%的罰款，情況嚴重的1年內不允許升職加薪。發(fā)現(xiàn)報銷人

弄虛作假，一經查明不允許進行費用報銷，并處以報銷金額15％的罰款。具體

履行責任人的工作職責如表4-2所示：

表4-2湖南柏安家電有限公司費用報銷管理制度

履行

工作職責

人員

在發(fā)生費用事項前，應當請示部門負責人，部門負責人同

意之后才能進行，在發(fā)生費用事項后，應當按照報銷管理制

經辦人

度分類整理好原始單據，粘貼好票據，填寫費用報銷單，交

友部門負責人審核。經辦人對其事項發(fā)生的真實性，合法性，

完整性負責，禁止無中生有、弄虛作假、先斬后奏。

審核經辦人事項的真實性，以及是否是在本部門預算內發(fā)

生，應當按照事項的輕重緩急進行審批，不是必須發(fā)生的事

部門負責人

項可以先不予以審批，部門負責人對其事項發(fā)生的真實性、

合理性負責，應當對金額進行嚴格的把控。

審核費用報銷單的內容是否完整，金額是否正確，對于內

會計人員

容不完整，金額不正確的費用報銷單可以讓其改正或者不予

以受理。

根據費用報銷制度以及預算制度對所有費用進行復核，對

財務負責人

單據的合規(guī)性負責，不合規(guī)的單據可以予以退回。

對于單筆金額大于5000元或者當月累計金額小于10000

總經理元(含10000元)的費用報銷單由總經理簽字，總經理對所有

費用具有最終審批權。

審核費用報銷單上面的簽字是否齊全，是否為負責人本人

簽字，對于審批流程沒有齊全的予以退回。再次復核報銷金

出納

額是否符合正確并且符合規(guī)定，如果發(fā)現(xiàn)金額錯誤，經辦人

應當重新辦理，審核通過予以付款，由經辦人簽字確認付款。

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4.4費用報銷審批流程優(yōu)化方案

湖南柏安家電有限公司要加強企業(yè)內部管理，規(guī)范費用報銷流程，對報銷手

續(xù)進行優(yōu)化，首先經辦人要知道費用報銷單的格式，并且符合企業(yè)費用報銷制

度，然后審批人員要按照公司規(guī)章制度審核，把