湖南常德牌水表有限公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1常德牌水表公司簡介..............................................................................................1

2常德牌水表公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題..............................................1

2.1公司材料采購制度的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖..........................................1

2.2目前常德牌水表公司材料采購制度中存在的問題.................2

2.2.1材料采購計(jì)劃不合理...................................2

2.2.2供應(yīng)商管理不科學(xué).....................................2

2.2.3材料入庫驗(yàn)收手續(xù)不縝密...............................3

3常德牌水表公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)及優(yōu)化后的采購流程圖...............3

3.1公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)的目的..........................................................3

3.2公司材料采購管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案......................................................4

3.2.1制定合理的材料采購計(jì)劃...............................4

3.2.2建立科學(xué)的供應(yīng)商管理系統(tǒng).............................4

3.2.3完善材料驗(yàn)收流程.....................................5

3.3優(yōu)化后的材料采購流程圖..........................................................................6

4對常德牌水表公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案的評價(jià)......................................7

參考資料............................................................8

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南常德牌水表有限公司材料采購制度

優(yōu)化設(shè)計(jì)

1常德牌水表公司簡介

湖南常德牌水表有限公司（以下簡稱常德牌水表公司）成立于2003年1月

21日，注冊于湖南省常德市鼎城區(qū)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)崗中西路9號(hào)，法定代

表人是李發(fā)銀，注冊資本為11800萬元。該公司主要生產(chǎn)遠(yuǎn)傳水表、螺紋水表、

ic卡水表、旋翼式水表、表殼和機(jī)械水表等產(chǎn)品。主要原材料包括表殼材料、

內(nèi)芯材料和套筒材料，其中表殼材料有灰口鑄鐵、球墨鑄鐵、鑄鉛黃銅、ABS塑

料、尼龍塑料、PPO塑料、鑄鋼和鋁合金等；內(nèi)芯材料有塑料、不銹鋼零件、黃

銅、指針、刻度盤、塑料輪、塑料葉片等；套筒材料有滑動(dòng)軸承、油缸、氣缸套、

軸承襯套、無縫鋼管等；輔助材料還有生料帶、扳手、熱熔接機(jī)、水管、球閥、

堵帽等配件。

2常德牌水表公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題

2.1公司材料采購制度的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖

常德牌水表公司是一家生產(chǎn)各式水表的制造企業(yè)，原材料占水表生產(chǎn)成本比

重比較大,有一套健全的材料采購制度是十分必要的。為了保證產(chǎn)品生產(chǎn)的順利

進(jìn)行，要合理制定材料采購的計(jì)劃，扎實(shí)做好企業(yè)的物資采購管理工作。每個(gè)公

司的采購現(xiàn)狀和流程都不同，公司應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際情況，制定出科學(xué)合理的采

購制度，應(yīng)用到實(shí)際當(dāng)中，才能起到節(jié)約成本，提高效益的作用。目前，公司材

料采購流程過于簡單，存在一些不足之處。在材料采購方面沒有合理的計(jì)劃，這

樣就可能會(huì)導(dǎo)致原材料過剩，占用流動(dòng)資金，使得采購成本升高。在供應(yīng)商的選

擇方面也存在問題，公司不相容職位分離不到位，目前供應(yīng)商的選擇與審批是由

同一人執(zhí)行，有可能出現(xiàn)人情采購、收受賄賂的情況，無法采購到質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的材

料，導(dǎo)致材料成本上升，影響公司經(jīng)濟(jì)效益，這樣不利于公司的健康發(fā)展。另外，

公司也缺乏縝密的驗(yàn)收程序，原材料到貨后直接辦理入庫，入庫驗(yàn)收沒有監(jiān)督機(jī)

制，可能會(huì)出現(xiàn)以次充好，原材料質(zhì)量不過關(guān)的情況，還有就是在材料驗(yàn)收方面

只有倉管員，沒有質(zhì)檢員，驗(yàn)收手續(xù)不嚴(yán)密。這些問題的存在會(huì)影響公司的經(jīng)濟(jì)

效益。目前公司現(xiàn)有材料采購流程圖如圖1所示：

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圖1現(xiàn)有材料采購流程圖

2.2目前常德牌水表公司材料采購制度中存在的問題

2.2.1材料采購計(jì)劃不合理

水表生產(chǎn)中原材料在生產(chǎn)成本中占比很大，合理的原材料采購計(jì)劃，能幫助

企業(yè)降低原材料采購風(fēng)險(xiǎn)，保證生產(chǎn)正常進(jìn)行。

據(jù)了解水表公司在生產(chǎn)中所需的原材料品種很多，而公司沒有提前制定好一

個(gè)合理的采購計(jì)劃，材料采購也沒有一個(gè)明確的預(yù)算控制，更多的是根據(jù)上年的

一個(gè)采購量加上采購人員的主觀判斷開展采購活動(dòng)，這就會(huì)導(dǎo)致公司時(shí)而材料出

現(xiàn)短缺的現(xiàn)象，需要臨時(shí)尋找供應(yīng)商進(jìn)行緊急采購，與對方議價(jià)的空間就會(huì)大大

減少，從而加大了材料采購成本。另一個(gè)方面有時(shí)也會(huì)因采購計(jì)劃制定的不縝密

出現(xiàn)庫存積壓的情況，占用庫存空間，導(dǎo)致資金周轉(zhuǎn)率下降。在采購流程方面，

過于簡單了，生產(chǎn)部門制定采購需求就直接交給采購部門進(jìn)行采購，并沒有制定

合理的采購計(jì)劃，交給主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)訂單等情況進(jìn)行審核。

2.2.2供應(yīng)商管理不科學(xué)

常德牌水表公司作為一家制造企業(yè)，它所需要的原材料種類非常多，對原材

料的質(zhì)量要求非常高的，因此對供應(yīng)商的選擇是公司采購環(huán)節(jié)的重中之重。但是，

公司目前在供應(yīng)商的選擇方面不夠系統(tǒng)科學(xué)。首先，公司沒有將所需要的原材料

進(jìn)行一個(gè)大致的分類，再根據(jù)分類去選擇相應(yīng)的供應(yīng)商，對于供應(yīng)商的篩選沒有

做到貨比三家，導(dǎo)致有的材料的價(jià)格和質(zhì)量不是市面上較為合理的。這樣也就導(dǎo)

致公司采購原材料時(shí)的花費(fèi)過高而質(zhì)量卻不是那么的好。公司的經(jīng)濟(jì)效益也難以

提高上去。其次，常德牌水表公司還缺乏合理的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，在采購中往往

只看重了產(chǎn)品的價(jià)格，對產(chǎn)品的質(zhì)量、服務(wù)、交貨期關(guān)注不夠。其次，沒有與供

應(yīng)商建立良好的溝通，可能就沒有最好最健全的材料信息，在與供應(yīng)商的材料對

接方面也不夠詳細(xì)，當(dāng)公司采購的材料到貨時(shí)出現(xiàn)的一些質(zhì)量方面的問題，可能

反饋的也不夠及時(shí)，沒有及時(shí)反饋導(dǎo)致供應(yīng)商也沒有及時(shí)的改進(jìn)，我們的原材料

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在質(zhì)量方面就沒有提高。最后，公司也沒有建立供應(yīng)商信息系統(tǒng)，公司的供應(yīng)商

信息混亂，沒有清晰的把供應(yīng)商的口碑、信譽(yù)，材料的質(zhì)量、價(jià)格、以及一些售

后信息給整理出來，所以公司無法快速且清晰的把好的供應(yīng)商給篩選出來，公司

管理人員也因?yàn)閷?yīng)商信息不熟練而產(chǎn)生了許多不必要的工作量，同時(shí)也加大

了采購人員的工作量。當(dāng)出現(xiàn)緊急情況時(shí)很難找到材料替補(bǔ)，而臨時(shí)選擇的材料

可能會(huì)出現(xiàn)價(jià)格過高、質(zhì)量不穩(wěn)定的情況。若在短期內(nèi)找不到滿意的供應(yīng)商，則

可能會(huì)影響生產(chǎn)進(jìn)程和交貨日期。

2.2.3材料入庫驗(yàn)收手續(xù)不縝密

材料到貨后的驗(yàn)收是對材料質(zhì)量的保證，也是對供應(yīng)商的監(jiān)督，是保證公司

能生產(chǎn)出合格產(chǎn)品的重要條件，是必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。從公司材料采購現(xiàn)

有流程圖可以看出，由上圖1可知，材料到貨后，倉庫保管員對照采購清單只進(jìn)

行簡單的清點(diǎn)，也沒有核對發(fā)票、運(yùn)單、明細(xì)表、裝箱單及產(chǎn)品合格證就直接入

庫簽字，公司在驗(yàn)收方面只設(shè)有一個(gè)倉管員，沒有相應(yīng)的質(zhì)檢員。而且倉管員在

驗(yàn)收材料時(shí)可能也會(huì)由于粗心出現(xiàn)漏記、多記錯(cuò)誤的情況，甚至還可能會(huì)出現(xiàn)與

供應(yīng)商勾結(jié)缺斤少兩、以次充好的情況。沒有設(shè)置專業(yè)的質(zhì)檢員，對于原材料質(zhì)

量方面也無法有很好的保證，保不準(zhǔn)供應(yīng)商提供的原材料有質(zhì)量方面的瑕疵。這

樣讓公司材料驗(yàn)收過程流于形式。其次對不同材料沒有采取不同的保管措施，材

料分類不完善，將會(huì)加大材料管理的難度，不利于統(tǒng)計(jì)、核對、對賬。當(dāng)面對生

產(chǎn)線上的突發(fā)情況時(shí)公司也不能及時(shí)做出反應(yīng)，容易打亂生產(chǎn)的進(jìn)程，進(jìn)而影響

產(chǎn)品的質(zhì)量，對公司的聲譽(yù)也會(huì)有不良的影響。

3常德牌水表公司采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)及優(yōu)化后的采購流程圖

3.1公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計(jì)的目的

對于一個(gè)制造業(yè)企業(yè)來說，原材料采購環(huán)節(jié)是非常重要環(huán)節(jié)，想要以相對低

的成本采購到性價(jià)比好的原材料，需要有一套比較完善的材料采購管理制度。根

據(jù)常德牌水表公司在材料采購制度方面存在的上面幾個(gè)問題。為了改進(jìn)公司現(xiàn)有

的材料采購制度，提高公司的采購管理水平，保證采購材料的質(zhì)量，降低公司的

采購成本，加強(qiáng)內(nèi)部控制，加強(qiáng)與供應(yīng)商之間的溝通，讓公司的采購計(jì)劃更加合

理，使得公司的經(jīng)濟(jì)效益最大化，我根據(jù)公司的實(shí)際情況，做出了以下材料采購

優(yōu)化設(shè)計(jì)方案。

首先，由于材料成本占項(xiàng)目成本的比例很大，采購控制不當(dāng)會(huì)直接增加總成

本，而合理的采購計(jì)劃有利于避免原材料不必要的浪費(fèi)和損失，提高經(jīng)濟(jì)效益。

其次，由于常德牌水表公司在生產(chǎn)過程中需要的原材料極多，零星材料也多，

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為了保證公司的正常生產(chǎn)經(jīng)營、持續(xù)供應(yīng)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，規(guī)范采購工

作。

最后，采購人員要自覺接受公司對采購活動(dòng)的監(jiān)督，嚴(yán)格按采購制度和程序

辦事，保持采購工作的透明性。

3.2公司材料采購管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)方案

3.2.1制定合理的材料采購計(jì)劃

為能夠進(jìn)一步完善常德牌水表公司的材料采購制度，我們應(yīng)秉承“為公司節(jié)

約每一分錢”的觀念，堅(jiān)持“同質(zhì)量比價(jià)格，同價(jià)格比質(zhì)量”的工作原則。制定

如下的采購計(jì)劃：

1.采購及時(shí)，確保生產(chǎn)經(jīng)營正常有序

水表的構(gòu)成主要是由齒輪盒、葉輪盒、整體葉輪等組成。需要的鑄鋼、鋁合

金、塑料葉片、滑動(dòng)軸承、無縫鋼管、ABS塑料等主要原材料種類較多，金額大，

應(yīng)進(jìn)行定量采購，避免庫存過多、資金積壓、空間浪費(fèi)。而金額較小的螺絲、不

銹鋼零件、水管、堵帽、指針、球閥等材料應(yīng)采用定期采購，預(yù)估用料數(shù)量、交

期，防止斷料。對于定量采購的物資應(yīng)三個(gè)月進(jìn)行一次庫存盤點(diǎn)，而定期采購的

應(yīng)頻繁一些，一個(gè)月清點(diǎn)一次，制定月度采購計(jì)劃，采購部每月5日前根據(jù)各需

求部門提供的采購清單，結(jié)合月底庫存量、安全庫存量合理編制月度采購計(jì)劃。

2.貨比三家，尋找不同貨源，確保物美價(jià)廉

為降低采購成本，在請購材料同時(shí)，并把材料的價(jià)格信息及時(shí)提供給相關(guān)技

術(shù)部門，為產(chǎn)品設(shè)計(jì)選材提供成本估計(jì)。提高采購員的自身知識(shí)水平，保證貨比

三家，質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的購買到材料，減少產(chǎn)品生產(chǎn)成本，提高采購效率，提高企業(yè)利

潤。通過尋找多個(gè)供貨方，做到詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，從中選擇物美價(jià)廉的供貨方。

3.標(biāo)準(zhǔn)化

常德牌水表公司的采購標(biāo)準(zhǔn)要制定出來，很多部件比如氣缸套的尺寸，同樣

尺寸的不同廠家的質(zhì)量和堅(jiān)硬度是不一樣的。只有制定明確的檢測標(biāo)準(zhǔn)，生產(chǎn)出

來的產(chǎn)品質(zhì)量才能過關(guān)。那么檢測的儀器就要按時(shí)到位，樣品搜集齊全，篩選出

性價(jià)比高的廠家。在檢測標(biāo)準(zhǔn)制定之后，根據(jù)不同的樣品和廠家實(shí)地考察后再爭

取對每個(gè)部件確定2-3家，這樣不容易被一家所牽制，其次也能保證以后訂單比

較大的時(shí)候保障訂單的生產(chǎn)交期和質(zhì)量。

3.2.2建立科學(xué)的供應(yīng)商管理系統(tǒng)

上述常德牌水表公司原材料采購過于依賴極少數(shù)供應(yīng)商，這種情況導(dǎo)致供應(yīng)

商常常能左右采購價(jià)格，在臨時(shí)缺貨時(shí)沒有辦法及時(shí)補(bǔ)給，或者補(bǔ)給的成本更高，

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并且供應(yīng)商的選擇和審批長期由公司同一人擔(dān)任。因此，我建議公司可以使用綜

合評分法來選擇供應(yīng)商。

針對每一次訂單的特點(diǎn)，綜合生產(chǎn)部、采購部、質(zhì)檢部、財(cái)務(wù)部評分選出合

適的供應(yīng)商。首先，設(shè)置相關(guān)指標(biāo)，針對水表生產(chǎn)企業(yè)特點(diǎn)，我們先列出幾個(gè)重

要的評判指標(biāo)，如產(chǎn)品質(zhì)量、材料價(jià)格、供應(yīng)能力、售后服務(wù)，然后再設(shè)置它們

分別的權(quán)重。其次，在此之前我們需要先明確4-5家綜合來看能夠完成訂單任務(wù)

的供應(yīng)商。最后，多部門綜合打分取平均值帶入評分方法中，選擇靠前的2-3家

供應(yīng)商分散采購訂單所需原材料。

例如評價(jià)A、B、C三家供應(yīng)商（各指標(biāo)滿分為10分），從中選擇一家，如

下表1所示：

表1綜合部門評分選擇合適供應(yīng)商的計(jì)分表

方案各部門對評價(jià)要素的滿足程度{S}方案評價(jià)值∑（X·S）

評價(jià)指標(biāo)產(chǎn)品質(zhì)量材料價(jià)格供應(yīng)能力售后服務(wù)

權(quán)重得分（X）4321

A1098891

B876671

C777568

綜上表1，我們很明確的會(huì)選擇A供應(yīng)商進(jìn)行原材料采購。綜合評分法極大

程度上避免了人情采購的弊端，并且通過多部門對各指標(biāo)的打分，科學(xué)的對供應(yīng)

商的實(shí)力進(jìn)行了評估，有利于綜合多種因素選擇出適合公司的供應(yīng)商。在經(jīng)過多

次評分后，建立長期合作的3-5家供應(yīng)商，在臨時(shí)缺貨時(shí)，也能夠及時(shí)的采購到

材料。滿足生產(chǎn)需要，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。

3.2.3完善材料驗(yàn)收流程

質(zhì)量是企業(yè)生存和發(fā)展的根本，要提高產(chǎn)品質(zhì)量，首先要嚴(yán)格把控和執(zhí)行好

材料驗(yàn)收的操作流程，把質(zhì)量目標(biāo)灌輸?shù)矫课粏T工心中。主要從進(jìn)料檢驗(yàn)出發(fā)，

對所有供應(yīng)商的原材料及零配件做到全檢、抽檢、分批檢驗(yàn)。

為了改善常德牌水表公司在材料驗(yàn)收方面的不足，我認(rèn)為應(yīng)該對采購驗(yàn)收環(huán)

節(jié)進(jìn)行優(yōu)化。

在驗(yàn)收時(shí)，杜絕供應(yīng)商與倉庫管理員串通，發(fā)生以次充好等漏洞，需要有質(zhì)

檢人在場檢驗(yàn)，公司要監(jiān)督和追蹤材料驗(yàn)收具體落實(shí)情況，嚴(yán)格做到不接受不合

格品、不漏檢不合格品、不傳送不合格品。首先，倉庫管理員對照采購合同的清

單主要驗(yàn)收材料數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)，在原有的驗(yàn)收環(huán)節(jié)中增加“質(zhì)檢部”作為聯(lián)

合驗(yàn)收部門。當(dāng)供應(yīng)商運(yùn)送貨品至廠區(qū)，由采購部門提供采購合同和采購清單，

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倉庫管理員清點(diǎn)貨品是否滿足合同約定，清點(diǎn)內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)，然后

質(zhì)檢部的驗(yàn)收人員再進(jìn)行質(zhì)量抽檢。聯(lián)合檢驗(yàn)合格后，填寫驗(yàn)收單簽名后交給財(cái)

務(wù)部及采購部，然后由采購人員將保管員、質(zhì)檢員簽字確認(rèn)的入庫單、質(zhì)檢報(bào)告、

合同和發(fā)票收集，并填寫付款申請單。經(jīng)主管審批通過后，提交給財(cái)務(wù)部申請付

款。最后由財(cái)務(wù)部人員核實(shí)票據(jù)及審批流程，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后進(jìn)行付款。

其次，針對原材料入庫后混亂堆放的問題，公司應(yīng)對倉庫管理員進(jìn)行不定期

的培訓(xùn)，并要求對倉庫物資進(jìn)行編號(hào)入庫。針對不同的原材料進(jìn)行標(biāo)碼和編碼，

建立原材料進(jìn)出庫卡片，分別按照產(chǎn)品類別登記貨品名稱、型號(hào)、出入庫時(shí)間、

數(shù)量等等?？ㄆ诸惞芾?，及時(shí)登記，避免貨物的混亂。綜合以上對材料驗(yàn)收

的建議，優(yōu)化后的驗(yàn)收流程圖如圖2所示：

圖2優(yōu)化后材料驗(yàn)收流程圖

3.3優(yōu)化后的材料采購流程圖

根據(jù)對常德牌水表公司的了解，我制作了該公司優(yōu)化后的材料采購制度流

程圖，如圖3所示：

圖3優(yōu)化后的材料采購流程圖

對于采購部門應(yīng)該就公司的發(fā)展方向和戰(zhàn)略計(jì)劃，制定相應(yīng)采購計(jì)劃和資金

預(yù)算，采購清單應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)，盡量減少不必要的采購項(xiàng)，節(jié)約成本，其次應(yīng)有

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完善的采購供應(yīng)商檔案及物料申購檔案，提高我們的采購效率，同時(shí)也能做到貨

比三家，選擇符合公司利益的供應(yīng)商，出現(xiàn)物料供應(yīng)問題時(shí)，有相應(yīng)的應(yīng)急措施

，不用過于擔(dān)心物料供應(yīng)問題。

在實(shí)施采購過程中，采購物料的品質(zhì)我們需要有相應(yīng)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。如何采購

，如何處理采購糾紛，我們需要簽訂相應(yīng)的采購合同，以合同為依據(jù)，以法律為

準(zhǔn)繩，有了合同的約束，在采購過程中，可以避免不必要的糾紛。

所以一套完善的采購制度，應(yīng)該秉承“為公司節(jié)