湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司基本概括................................1

1.1公司簡(jiǎn)介.....................................................1

1.2公司組織架構(gòu)圖...............................................1

2湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度現(xiàn)狀........................2

2.1公司費(fèi)用報(bào)銷基本規(guī)定.........................................2

2.2公司費(fèi)用報(bào)銷流程狀況.........................................2

3湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度存在的問(wèn)題..................2

3.1費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容存在不合理的情況.................................2

3.2費(fèi)用報(bào)銷制度和監(jiān)管制度不完善.................................2

3.3費(fèi)用報(bào)銷處理措施落后.........................................3

3.4財(cái)務(wù)人員素質(zhì)水平不高.........................................3

4湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)..................4

4.1嚴(yán)格規(guī)范報(bào)銷內(nèi)容.............................................4

4.2完善費(fèi)用報(bào)銷制度和監(jiān)管制度...................................4

4.3提升費(fèi)用報(bào)銷處理措施.........................................5

4.4增強(qiáng)相關(guān)人員素質(zhì)水平.........................................5

5湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)的小結(jié)..............6

參考資料.............................................................7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化

設(shè)計(jì)

1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司基本情況

1.1公司簡(jiǎn)介

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司成立于2003年04月22日，注冊(cè)地位于湖南

省麻陽(yáng)苗族自治縣高村鎮(zhèn)毫洛溪。法定代表人為向軍華，經(jīng)營(yíng)范圍包括生產(chǎn)、

銷售白酒、黃酒及包裝物;銷售建筑材料。湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司對(duì)外投

資3家公司。錦江泉酒業(yè)股份有限公司的主要產(chǎn)品有三大類：錦江王系列；錦

江泉系列和酒錦江泉系列。公司出品的錦江王和錦江泉系列的酒是以五谷雜糧

為主要原料，采用千年老窖技術(shù)和自然弱堿性的小分子活性富硒水源，經(jīng)過(guò)精

心釀造而成。自1991年以來(lái)，我國(guó)外交部指定錦江泉系列酒為駐美國(guó)，英國(guó)，

德國(guó)等國(guó)家和地區(qū)的宴請(qǐng)酒之一。

1.2公司組織架構(gòu)圖

圖1-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司組織架構(gòu)圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

2湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度現(xiàn)狀

2.1公司費(fèi)用報(bào)銷基本規(guī)定

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司的日常費(fèi)用報(bào)銷情況如下：差旅費(fèi)，招待費(fèi)，

辦公費(fèi)，住宿費(fèi)，津貼補(bǔ)貼，通訊費(fèi)，運(yùn)雜費(fèi)，材料費(fèi)，機(jī)械設(shè)備維修費(fèi)，租

賃費(fèi)，水電費(fèi)等其他費(fèi)用。其中因公而需出差的費(fèi)用，可提前填好借條，經(jīng)部

門經(jīng)理簽署后，提交財(cái)務(wù)審核，返程后憑有關(guān)憑證進(jìn)行報(bào)銷；辦公用品的采購(gòu)

人員可提前填寫(xiě)好采購(gòu)清單，并由各部門負(fù)責(zé)人簽署后，提交財(cái)務(wù)審核，采購(gòu)

完畢后憑發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷；因公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而發(fā)生的工作往來(lái)及與顧客溝通

所發(fā)生的費(fèi)用，應(yīng)出具開(kāi)支發(fā)票，在規(guī)定的稅前扣除后，再予以報(bào)銷；補(bǔ)貼，

通訊費(fèi)，水電費(fèi)，每個(gè)月都進(jìn)行一次費(fèi)用報(bào)銷。

2.2公司費(fèi)用報(bào)銷流程現(xiàn)況

湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程圖2-2所示，其公司費(fèi)用報(bào)銷需

要經(jīng)辦人員的報(bào)銷步驟：第一，員工發(fā)生相關(guān)開(kāi)支并編制開(kāi)支報(bào)銷表提交給部

門經(jīng)理；第二，部門經(jīng)理簽署并送交財(cái)務(wù)部審閱并簽署；第三，財(cái)務(wù)部審核票

據(jù)，如判定其有誤則退還給報(bào)銷人，如財(cái)務(wù)部判定其無(wú)誤則進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，最

后報(bào)銷人查詢到款情況。

圖2-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程

3湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度存在的問(wèn)題

3.1費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容存在不合理的情況

第一，有些員工會(huì)將自己生活中發(fā)生的與工作無(wú)關(guān)的費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷，以此

來(lái)降低自己日常生活的費(fèi)用支出，為自己謀利。而且，還有一些員工將不允許

報(bào)銷的項(xiàng)目，用其他合理的票據(jù)來(lái)代替報(bào)銷，從而獲得利潤(rùn)，這違背了費(fèi)用報(bào)

銷的總體原則。甚至有一些員工，以公司的名義，私下向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)具了虛假

的借貸票據(jù)，對(duì)虛擬的未發(fā)生的業(yè)務(wù)進(jìn)行了報(bào)銷，并在沒(méi)有任何費(fèi)用的情況下

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進(jìn)行了報(bào)銷。

第二，有些工作人員沒(méi)有使用正規(guī)的費(fèi)用報(bào)銷發(fā)票，他們?cè)谫?gòu)買發(fā)票時(shí)違

反了法律法規(guī)，并使用了其他不符合要求的發(fā)票來(lái)進(jìn)行申報(bào)，破壞了企業(yè)的總

體報(bào)銷制度和流程，影響到了企業(yè)的利益。如果企業(yè)總體的報(bào)銷業(yè)務(wù)和內(nèi)容不

合理，那么就會(huì)產(chǎn)生超報(bào)、瞞報(bào)等情況。

第三，員工在進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷時(shí)，出現(xiàn)了真實(shí)的采購(gòu)或者支付業(yè)務(wù)，而且還

將正規(guī)的票據(jù)和借款單等進(jìn)行了整理上交，但未按公司費(fèi)用報(bào)銷規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。

這種，一旦有了費(fèi)用，立即予以報(bào)銷的狀況，會(huì)使公司的成本增加。此外，企

業(yè)要求在發(fā)生業(yè)務(wù)后，要及時(shí)向有關(guān)人員進(jìn)行費(fèi)用報(bào)銷，但也不排除部分員工

利用自己的人脈和漏洞，把以前的發(fā)票拿來(lái)報(bào)銷，違背了報(bào)銷的時(shí)效性。

3.2費(fèi)用報(bào)銷制度和監(jiān)管制度不完善

第一，報(bào)銷管理制度存在漏洞。因?yàn)閳?bào)銷單都是由員工手寫(xiě)的，所以在填

寫(xiě)報(bào)銷單時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)涂改、字跡模糊、報(bào)銷單填寫(xiě)不完整等情況，從而造

成財(cái)務(wù)人員無(wú)法分辨。此外，在提交單據(jù)的數(shù)額都很大的情況下，財(cái)務(wù)人員不

可避免地會(huì)產(chǎn)生對(duì)信息的識(shí)別錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致賬目與現(xiàn)實(shí)不相符，進(jìn)而發(fā)生漏

記賬、錯(cuò)記賬等問(wèn)題。這就會(huì)導(dǎo)致公司的管理者不能有效地、正確地對(duì)公司的

各種支出進(jìn)行管理。假以時(shí)日，很多人將會(huì)乘虛而入，一旦事態(tài)發(fā)展到一定程

度，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)金融危機(jī)，從而對(duì)企業(yè)的收益造成負(fù)面影響。

第二，公司費(fèi)用監(jiān)管制度不完整，能否合理報(bào)銷，主要取決于上級(jí)的決策。

首先對(duì)于員工的報(bào)銷票據(jù)，上級(jí)主管沒(méi)有進(jìn)一步核查，或者只是核查金額，而

沒(méi)有核查原始票據(jù)的合法性和真實(shí)性，其次由于員工上交的都是紙制的報(bào)銷單

據(jù)，領(lǐng)導(dǎo)有可能出現(xiàn)報(bào)銷單據(jù)丟失的情況。這些誤差都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)實(shí)際報(bào)銷內(nèi)

容存在出入和差錯(cuò)。另外，因?yàn)闆](méi)有更好的健全企業(yè)監(jiān)管制度，公司無(wú)法主動(dòng)

地對(duì)費(fèi)用報(bào)銷中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題進(jìn)行解決，也不能明確有關(guān)的責(zé)任，缺少充

分的獎(jiǎng)懲力度。這不但會(huì)影響到財(cái)務(wù)人員的工作積極性和責(zé)任感，并且長(zhǎng)期下

去公司的利潤(rùn)產(chǎn)生了縮減，影響公司的長(zhǎng)期發(fā)展。

3.3費(fèi)用報(bào)銷處理措施落后

第一，企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷的會(huì)計(jì)信息處理方法滯后。現(xiàn)在，各行業(yè)都在積極加

強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，因此，先進(jìn)的信息技術(shù)也逐漸被應(yīng)用到了現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)

管理中。手工填單，領(lǐng)導(dǎo)簽字，送到財(cái)務(wù)，最后由財(cái)務(wù)來(lái)報(bào)銷的傳統(tǒng)方式，已

不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。如果員工不在公司，這就導(dǎo)致了他無(wú)法完成相關(guān)的手續(xù)，

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無(wú)法去找領(lǐng)導(dǎo)簽名，無(wú)法上交證明，無(wú)法完成所有的報(bào)銷手續(xù)。對(duì)于企業(yè)而言，

未能及時(shí)得到報(bào)銷，不但會(huì)對(duì)其成本核算造成不利的影響，而且也會(huì)對(duì)其財(cái)務(wù)

報(bào)表的準(zhǔn)確性造成一定的偏差。

第二，由于企業(yè)的業(yè)務(wù)規(guī)模較大，在每個(gè)會(huì)計(jì)期間，企業(yè)的財(cái)務(wù)人員手中

掌握著大量的財(cái)務(wù)憑證以及各種收入、支出等票據(jù)，因而，由于內(nèi)部需求或其

它因素，要對(duì)企業(yè)的憑證進(jìn)行查詢，只能從倉(cāng)庫(kù)中查找，這樣既耗費(fèi)人力物力，

也會(huì)影響到公司對(duì)憑據(jù)的實(shí)時(shí)性和可操作性。

3.4財(cái)務(wù)人員素質(zhì)水平不高

第一，公司的會(huì)計(jì)人員無(wú)法保證所提供的報(bào)銷文件的真實(shí)性，合法性，完

整性。同時(shí)，在票據(jù)的管理，費(fèi)用的報(bào)銷等專業(yè)性上也有一定的缺陷。

第二，在手工報(bào)銷過(guò)程中，不乏出現(xiàn)報(bào)銷人員與部分缺乏職業(yè)道德的財(cái)務(wù)

人員利用偽造的票據(jù)，通過(guò)上級(jí)的簽名，進(jìn)行虛報(bào)，使公司支出增加，嚴(yán)重影

響公司的運(yùn)營(yíng)。

4湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度的優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1嚴(yán)格規(guī)范報(bào)銷內(nèi)容

第一，加強(qiáng)對(duì)不實(shí)報(bào)銷的管理，強(qiáng)化對(duì)原始單據(jù)、報(bào)銷單據(jù)的核實(shí)，確保

報(bào)銷的真實(shí)性和可靠性。會(huì)計(jì)人員可以從不同的方面對(duì)憑證進(jìn)行核實(shí)，如憑證

的生成時(shí)間，憑證的費(fèi)用種類，憑證的支付方式等。比如，當(dāng)需要報(bào)銷出差費(fèi)

用時(shí)，財(cái)務(wù)部門可以對(duì)出差費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)其在飯店的住宿情況進(jìn)行確認(rèn)；

在對(duì)車票進(jìn)行補(bǔ)償報(bào)銷時(shí)，應(yīng)要求報(bào)銷人員保存好所有的發(fā)票存根；如需支付

辦公室費(fèi)用，則需提供辦公室設(shè)備的采購(gòu)詳情。

第二，財(cái)務(wù)人員要對(duì)發(fā)票進(jìn)行嚴(yán)密的核對(duì)。凡是與公司經(jīng)營(yíng)有關(guān)，合情合

理的，均可報(bào)銷，不合乎要求的，一律不予報(bào)銷。對(duì)于發(fā)票上的日期，核對(duì)是

否超出了報(bào)銷期限，以及發(fā)票上的日期是否填妥；對(duì)于報(bào)銷數(shù)額，要核實(shí)報(bào)銷

數(shù)額與原始憑證的相符，檢查有無(wú)任何被篡改的痕跡；對(duì)于簽字蓋章，核查是

否為本人簽字，簽章是否合理合法；對(duì)于票據(jù)附件，要對(duì)票據(jù)內(nèi)容進(jìn)行核實(shí)，

確認(rèn)其與實(shí)際內(nèi)容是否相符，票據(jù)是否清晰完整，是否按照業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間進(jìn)

行了合理的開(kāi)票。要對(duì)行程、時(shí)間等報(bào)銷憑證中的信息做好有效的處理，以避

免產(chǎn)生假報(bào)銷現(xiàn)象。除此之外，在日常生活中，要盡量多地了解和掌握市場(chǎng)的

一些基礎(chǔ)信息，通過(guò)對(duì)這些信息的掌握，來(lái)提升自己審核把關(guān)的水平，從發(fā)票

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報(bào)銷的源頭上進(jìn)行預(yù)防。

4.2完善費(fèi)用報(bào)銷制度和監(jiān)管制度

第一，增加企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)人員，對(duì)報(bào)銷文件等進(jìn)行二次審核。嚴(yán)格規(guī)定

報(bào)銷人員采用電腦填寫(xiě)借款單和報(bào)銷單，并且填寫(xiě)正確完整。此外，在提供紙

質(zhì)的原始憑證之外，還需要報(bào)銷人員事先出具電子的原始憑證，以確保紙質(zhì)費(fèi)

用和電子費(fèi)用報(bào)銷的一致性。

第二，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、各部門的負(fù)責(zé)人以及財(cái)務(wù)人員都要做好各自的職責(zé)，還

要對(duì)自我監(jiān)管和相互監(jiān)管進(jìn)行強(qiáng)化，同時(shí)對(duì)監(jiān)督檢查進(jìn)行加強(qiáng)。不僅對(duì)各部門

的費(fèi)用發(fā)票報(bào)支進(jìn)行定期或不定期的隨機(jī)抽查，而且發(fā)現(xiàn)不符合報(bào)銷要求的，

根據(jù)相關(guān)處罰，對(duì)其進(jìn)行問(wèn)責(zé)。

第三，根據(jù)各部門的實(shí)際情況，制定出一套與本部門相適應(yīng)的費(fèi)用報(bào)銷體

系，從而對(duì)費(fèi)用報(bào)銷體系進(jìn)行合理、科學(xué)的規(guī)劃。公司通過(guò)對(duì)全流程進(jìn)行嚴(yán)密

的管理，可大幅降低公司的報(bào)銷成本，從而提升公司的利潤(rùn)，并在市場(chǎng)上獲得

更多的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

圖4-1湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷流程圖優(yōu)化

4.3提升費(fèi)用報(bào)銷處理措施

加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)信息技術(shù)的運(yùn)用，可以降低傳統(tǒng)的人工費(fèi)用報(bào)銷方式，從而

避免人工費(fèi)用在報(bào)銷過(guò)程中產(chǎn)生的錯(cuò)誤，從而提升企業(yè)報(bào)表的準(zhǔn)確度。比如，

可以在電腦上完成發(fā)票，然后在線審查。此外，還可以在計(jì)算機(jī)上提前設(shè)置審

核人員的權(quán)限，即使是讓別人來(lái)辦理，由于自己沒(méi)有相應(yīng)的權(quán)限，也不能手工

修改他們的票據(jù)憑證，這樣就可以很大程度上保證報(bào)銷和審批的真實(shí)性，從而

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有效地防止了企業(yè)出現(xiàn)錯(cuò)報(bào)和虛假報(bào)銷。同時(shí)，還能顯著地提高報(bào)銷費(fèi)用的效

率，而且，內(nèi)部人員可以根據(jù)需要，隨時(shí)進(jìn)行文件憑證的調(diào)取，極大地減少了

憑證查詢所耗費(fèi)的人力和物力，增強(qiáng)了公司人員對(duì)公司的了解。

4.4增強(qiáng)相關(guān)人員素質(zhì)水平

第一，強(qiáng)化對(duì)報(bào)銷人員和財(cái)務(wù)人員在報(bào)銷方面的素質(zhì)培訓(xùn)，對(duì)取得原始憑

證的時(shí)間、辦理業(yè)務(wù)的時(shí)間、申報(bào)報(bào)銷的流程以及應(yīng)著重注意的幾個(gè)方面進(jìn)行

詳細(xì)的說(shuō)明。通過(guò)規(guī)范化的報(bào)銷工作流程，將不合理的費(fèi)用報(bào)銷情況從報(bào)銷起

始環(huán)節(jié)予以減少。

第二，激發(fā)員工積極性，在企業(yè)報(bào)銷中降低風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員和報(bào)

銷人員的職業(yè)道德教育，讓他們認(rèn)識(shí)到職業(yè)操守的重要性。不但要把自己的工

作做好，而且要對(duì)公司的支出起到監(jiān)督的作用。

第三，加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，使公司員工不僅具備較強(qiáng)的理論知識(shí)，

而且具備較強(qiáng)的實(shí)踐能力，提高員工的計(jì)算能力和操作水平。

5湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)的小結(jié)

通過(guò)上述對(duì)湖南錦江泉酒業(yè)股份有限公司費(fèi)用報(bào)銷方案現(xiàn)狀進(jìn)行研究，發(fā)

現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷存在的四個(gè)問(wèn)題：費(fèi)用報(bào)銷內(nèi)容