物業(yè)會(huì)議室管理制度

物業(yè)會(huì)議室管理制度物業(yè)會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條本制度旨在規(guī)范物業(yè)公司的會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的貫徹落實(shí)。

第二條本制度適用于物業(yè)公司內(nèi)部各類會(huì)議的組織、召開和管理工作。

第三條會(huì)議管理應(yīng)遵循以下原則：

（一）務(wù)實(shí)高效：會(huì)議內(nèi)容應(yīng)緊密圍繞工作實(shí)際，注重解決問題，提高工作效率。

（二）事先準(zhǔn)備：會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，包括會(huì)議議程、參會(huì)人員、會(huì)議材料等。

（三）充分討論：會(huì)議應(yīng)充分調(diào)動(dòng)與會(huì)人員的積極性和創(chuàng)造性，鼓勵(lì)大家發(fā)表意見，形成共識(shí)。

（四）決策執(zhí)行：會(huì)議決策事項(xiàng)應(yīng)明確責(zé)任人和完成時(shí)限，確保決策的貫徹落實(shí)。

（五）保密紀(jì)律：會(huì)議內(nèi)容和與會(huì)人員發(fā)言應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，未經(jīng)許可不得泄露。

第四條會(huì)議分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。定期會(huì)議包括年度會(huì)議、季度會(huì)議、月度會(huì)議等；臨時(shí)會(huì)議根據(jù)工作需要隨時(shí)召開。

第五條會(huì)議組織者應(yīng)提前通知與會(huì)人員會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程等內(nèi)容，并提供必要的會(huì)議材料。

第六條與會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得無故缺席、遲到、早退。確因特殊情況不能參加的，應(yīng)提前向會(huì)議組織者請(qǐng)假。

第七條會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑵湔{(diào)至靜音狀態(tài)，保持會(huì)場(chǎng)秩序，遵守會(huì)議紀(jì)律。

第八條會(huì)議記錄應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，記錄會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員發(fā)言及會(huì)議決策等。

第九條本制度解釋權(quán)歸物業(yè)公司董事會(huì)，修訂權(quán)歸物業(yè)公司總經(jīng)理辦公會(huì)。

第十條本制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)制度與本制度不符的，以本制度為準(zhǔn)。如有未盡事宜，可根據(jù)實(shí)際情況予以補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議籌備

1.會(huì)議組織者根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題，擬定會(huì)議議程，明確會(huì)議目標(biāo)。

2.確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)，并提前通知與會(huì)人員，確保與會(huì)人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。

3.準(zhǔn)備會(huì)議材料，包括但不限于會(huì)議議程、相關(guān)報(bào)告、數(shù)據(jù)、圖表等，并于會(huì)前分發(fā)至與會(huì)人員。

二、會(huì)議召開

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始，介紹會(huì)議主題、議程和預(yù)期目標(biāo)。

2.與會(huì)人員圍繞會(huì)議主題展開討論，充分發(fā)表意見，會(huì)議主持人負(fù)責(zé)引導(dǎo)討論方向，確保會(huì)議有序進(jìn)行。

3.會(huì)議期間，會(huì)議記錄人應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、與會(huì)人員發(fā)言及會(huì)議決策。

三、會(huì)議決策

1.會(huì)議主持人根據(jù)與會(huì)人員的討論，總結(jié)形成會(huì)議決策。

2.會(huì)議決策應(yīng)明確責(zé)任人、完成時(shí)限和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

3.會(huì)議決策需經(jīng)與會(huì)人員充分討論，形成共識(shí)后確定。

四、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議主持人對(duì)本次會(huì)議的成果進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會(huì)議決策的執(zhí)行和跟蹤。

2.對(duì)會(huì)議中提出的問題和建議進(jìn)行梳理，明確責(zé)任人和解決措施。

3.對(duì)會(huì)議組織、召開過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，為今后會(huì)議提供改進(jìn)方向。

五、會(huì)議結(jié)束

1.會(huì)議主持人宣布會(huì)議結(jié)束，對(duì)與會(huì)人員的積極參與表示感謝。

2.會(huì)議記錄人整理會(huì)議紀(jì)要，并于會(huì)議結(jié)束后的一定時(shí)間內(nèi)將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給與會(huì)人員。

3.會(huì)議組織者負(fù)責(zé)跟蹤會(huì)議決策的執(zhí)行情況，并向總經(jīng)理辦公會(huì)匯報(bào)。

六、會(huì)議后續(xù)

1.會(huì)議決策執(zhí)行過程中，責(zé)任人應(yīng)按計(jì)劃推進(jìn)，并及時(shí)向會(huì)議組織者報(bào)告進(jìn)度。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期檢查會(huì)議決策的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。

3.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為工作依據(jù)，納入相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考核。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的整理與發(fā)布

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議記錄人應(yīng)在24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要的整理工作，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括以下內(nèi)容：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、討論重點(diǎn)、決策事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)限等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核通過后，由會(huì)議組織者及時(shí)發(fā)布給與會(huì)人員及相關(guān)執(zhí)行部門。

二、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與跟蹤

1.責(zé)任人收到會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)按照會(huì)議決策和分工要求，制定具體實(shí)施方案，并開始執(zhí)行。

2.會(huì)議組織者應(yīng)建立會(huì)議決策跟蹤機(jī)制，對(duì)會(huì)議紀(jì)要中的決策事項(xiàng)進(jìn)行定期檢查，確保決策得到有效執(zhí)行。

3.跟蹤過程中，如發(fā)現(xiàn)決策執(zhí)行存在困難和問題，應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)理辦公會(huì)報(bào)告，尋求支持和協(xié)調(diào)。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成會(huì)議決策事項(xiàng)的執(zhí)行，并向會(huì)議組織者反饋執(zhí)行情況。

2.會(huì)議組織者應(yīng)定期組織評(píng)估會(huì)議決策的執(zhí)行效果，對(duì)達(dá)到預(yù)期目標(biāo)的予以肯定，對(duì)未達(dá)到目標(biāo)的查找原因，并提出改進(jìn)措施。

3.評(píng)估結(jié)果作為對(duì)相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考核的依據(jù)，納入公司績(jī)效考核體系。

四、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件進(jìn)行歸檔，保存期限至少為五年。

2.公司員工可根據(jù)工作需要查閱會(huì)議紀(jì)要，了解會(huì)議決策內(nèi)容和執(zhí)行情況。

3.會(huì)議紀(jì)要的查閱需遵循公司保密規(guī)定，未經(jīng)許可不得擅自泄露會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容。

五、會(huì)議紀(jì)要的持續(xù)改進(jìn)

1.會(huì)議組織者應(yīng)定期收集與會(huì)人員對(duì)會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行和管理的意見和建議，不斷優(yōu)化會(huì)議紀(jì)要的整理、發(fā)布、跟蹤等環(huán)節(jié)。

2.結(jié)合公司發(fā)展和工作實(shí)際，適時(shí)調(diào)整會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和格式，提高會(huì)議紀(jì)要的實(shí)用性和有效性。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂

1.會(huì)議室預(yù)訂采用預(yù)約制度，由會(huì)議組織者提前向行政管理部門提交會(huì)議室申請(qǐng)。

2.申請(qǐng)內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、預(yù)計(jì)參會(huì)人數(shù)、所需設(shè)備等，以便行政管理部門合理安排會(huì)議室資源。

3.行政管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)后48小時(shí)內(nèi)予以答復(fù)，確認(rèn)會(huì)議室預(yù)訂是否成功。

二、會(huì)議室布置與設(shè)備

1.行政管理部門負(fù)責(zé)會(huì)議室的日常維護(hù)和設(shè)備管理，確保會(huì)議室整潔、設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議類型和參會(huì)人數(shù)進(jìn)行調(diào)整，保證會(huì)議舒適度和實(shí)用性。

3.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，以滿足不同會(huì)議需求。

三、會(huì)議室使用規(guī)范

1.會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、進(jìn)食，保持室內(nèi)衛(wèi)生。

2.與會(huì)人員應(yīng)愛護(hù)會(huì)議室設(shè)施，如有損壞，需照價(jià)賠償。

3.會(huì)議結(jié)束后，與會(huì)人員應(yīng)將會(huì)議室恢復(fù)原狀，關(guān)閉電源、水源等，確保設(shè)施安全。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，未經(jīng)許可不得隨意進(jìn)入。

2.會(huì)議期間，與會(huì)人員應(yīng)妥善保管個(gè)人物品，防止丟失。

3.會(huì)議內(nèi)容涉及公司機(jī)密時(shí)，與會(huì)人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。

五、會(huì)議室檢查與維護(hù)

1.行政管理部門應(yīng)定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行檢查，確保設(shè)施正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)修。

2.會(huì)議室內(nèi)設(shè)備使用前，應(yīng)由專業(yè)人員進(jìn)行檢查，確保設(shè)備狀態(tài)良好。

3.定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行清潔和保養(yǎng)，提高會(huì)議室的使用壽命。

六、會(huì)議室預(yù)約與調(diào)度

1.行政管理部門應(yīng)建立會(huì)議室預(yù)約與調(diào)度制度，合理安排會(huì)議室使用，避免資源浪費(fèi)。

2.遇有緊急會(huì)議需求，行政管理部門應(yīng)優(yōu)先保障，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)議室安排。

3.對(duì)于頻繁使用會(huì)議室的部門，可適當(dāng)提高其會(huì)議室預(yù)訂優(yōu)先級(jí)。

第五章附則

1.本制度的解釋