湖南美食流智能科技有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

目錄

1公司簡介....................................................................................................................2

2差旅費(fèi)用報(bào)銷制度現(xiàn)狀............................................................................................2

3差旅費(fèi)用報(bào)銷制度的問題及分析............................................................................3

3.1報(bào)銷流程不完善..............................................................................................3

3.2費(fèi)用不合理......................................................................................................3

3.3費(fèi)用報(bào)銷人員崗位分工不明確......................................................................3

4差旅費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化設(shè)計(jì)............................................................................................4

4.1規(guī)范差旅費(fèi)用的報(bào)銷流程..............................................................................4

4.2執(zhí)行差旅費(fèi)用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)..............................................................................5

4.3報(bào)銷人員崗位職責(zé)分配..................................................................................6

5優(yōu)化后差旅費(fèi)用報(bào)銷制度........................................................................................7

6總結(jié)............................................................................................................................7

參考資料...........................................................9

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

湖南美食流智能科技有限公司費(fèi)用報(bào)銷制度優(yōu)化設(shè)

計(jì)

1公司簡介

湖南美食流智能科技有限公司是一家從事網(wǎng)絡(luò)技術(shù)研發(fā),信息電子技術(shù)服

務(wù),場地租賃等業(yè)務(wù)的公司，該企業(yè)經(jīng)營理念是：誠信為立足之本，創(chuàng)新為生存

之源，服務(wù)為永恒主題。美食流于2018-05-08成立，坐落在湖南省，詳細(xì)地址

為：湖南省長沙市岳麓區(qū)天頂街道環(huán)湖路1177號金茂廣場北塔寫字樓15棟，

法定代表人陳朝暉，名譽(yù)董事長譚建榮。經(jīng)營范圍包括預(yù)包裝食品、散裝食品、

食品、不銹鋼廚房設(shè)備及其制品的銷售；廣告設(shè)計(jì);餐飲管理;食品生產(chǎn)技術(shù)轉(zhuǎn)

讓;食品科學(xué)技術(shù)研究服務(wù);倉儲管理服務(wù);飲料及冷飲服務(wù)；培訓(xùn)活動(dòng)的組織；

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)咨詢、信息服務(wù)、上網(wǎng)服務(wù);廣告制作服務(wù)、發(fā)布服務(wù)等。

2差旅費(fèi)用報(bào)銷制度現(xiàn)狀

圖1美食流目前差旅費(fèi)報(bào)銷制度圖

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

3差旅費(fèi)用報(bào)銷制度的問題及分析

3.1報(bào)銷流程不完善

出差人員在出差前沒有填寫出差申請單及借款單，沒有規(guī)定出差天數(shù)和出

差人員，本來是兩個(gè)人可以完成的出差，去了三四個(gè)人；三天可以完成的項(xiàng)目，

出差人員硬是拖了五六天才完成，沒有規(guī)定出差事由和所需的資金，出差人員

借著出差的機(jī)會去游山玩水；出差回來后直接對出差過程中產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行填

寫費(fèi)用報(bào)銷單，填寫完后交予部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核簽字隨后到財(cái)務(wù)部進(jìn)行報(bào)銷，

導(dǎo)致差旅費(fèi)用報(bào)銷隨意性大，虛報(bào)出差人數(shù)和天數(shù)，領(lǐng)取伙食費(fèi)補(bǔ)助和途中補(bǔ)

助，有些出差人員利用出差的由頭來報(bào)銷個(gè)人的費(fèi)用，利用汽車發(fā)票、餐飲發(fā)

票和住宿發(fā)票等來套取現(xiàn)金。

3.2費(fèi)用不合理

企業(yè)在差旅費(fèi)用管理方面都制定了一定的標(biāo)準(zhǔn)支出，并就各個(gè)職位的職員

和各種外出的住宿費(fèi)用以及餐食費(fèi)用都有一定的標(biāo)準(zhǔn)，由于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及物

價(jià)水平的提高，發(fā)現(xiàn)公司的差旅費(fèi)中的食宿費(fèi)和交通費(fèi)低于市場的消費(fèi)水平，

不能滿足出差人員出差時(shí)的工作需要。導(dǎo)致出差人員只能住宿小店，小店環(huán)境

差，影響出差人員的工作，同時(shí)無法出具正規(guī)的發(fā)票，導(dǎo)致無法憑票報(bào)銷。增

加了工作的難度，也降低了工作效率，進(jìn)一步對業(yè)務(wù)的開展造成不良影響。

交通費(fèi)用憑票實(shí)報(bào)實(shí)銷造成了部門出差職員花錢大手大腳，因公在市內(nèi)出

差的員工可以坐公交巴士或地鐵的不坐坐出租車，單位派車出去的，有的報(bào)銷

中還摻雜著交通費(fèi)和油費(fèi)。給單位的經(jīng)費(fèi)造成嚴(yán)重的浪費(fèi)，差旅費(fèi)用的開支居

高不下。一些出差人員報(bào)銷虛假不實(shí)票據(jù)進(jìn)行入賬的現(xiàn)象，特殊事項(xiàng)的處理也

不夠明確，加上制度執(zhí)行上的不嚴(yán)謹(jǐn)，不可避免的發(fā)生差旅費(fèi)報(bào)銷違規(guī)的現(xiàn)象

發(fā)生。火車、輪船、飛機(jī)等交通工具，公司并沒有按照相應(yīng)的職位級別來配備

乘坐交通工具的標(biāo)準(zhǔn)，而是不管是普通職員還是董事長都是乘坐的軟臥，一等

艙和公務(wù)艙，不僅僅導(dǎo)致交通費(fèi)用的超標(biāo)，還讓管理層心生不滿，對公司未來

的發(fā)展有巨大的影響。

3.3費(fèi)用報(bào)銷人員崗位分工不明確

美食流智能科技有限公司專職的員工很少，雖然節(jié)約了成本，但導(dǎo)致了美

食流智能科技有限公司的崗位分工不明確，使得美食流智能科技有限公司在報(bào)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

銷方面的工作效率很低，因?yàn)閱T工除了需要負(fù)責(zé)記賬和制作報(bào)表之外，還要負(fù)

責(zé)報(bào)銷費(fèi)用等工作，經(jīng)常出現(xiàn)的問題，比如公司的出納和財(cái)務(wù)會計(jì)由一人擔(dān)任，

財(cái)務(wù)人員在匯總時(shí)把大量的時(shí)間用在數(shù)據(jù)核對上，從而影響了工作進(jìn)度。

4差旅費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化設(shè)計(jì)

4.1規(guī)范差旅費(fèi)用的報(bào)銷流程

出差人員出差前需提前一天填寫出差申請單及借款單，出差申請單中應(yīng)填

寫具體的出差時(shí)間和回程時(shí)間、出差的地點(diǎn)、出差的事由以及出差預(yù)借的款項(xiàng)，

預(yù)借的款項(xiàng)不得超過1000元，臨時(shí)出差不能及時(shí)填寫《出差申請單》的，可在

費(fèi)用報(bào)銷單粘貼單上注明“臨時(shí)出差”，隨后按照規(guī)定的差旅費(fèi)用報(bào)銷制度順

序進(jìn)行審批、報(bào)銷，不可漏過任何一個(gè)流程否則不予報(bào)銷，從而加強(qiáng)了崗位間

的相互協(xié)作、互相監(jiān)督，使得內(nèi)部控制始終貫穿整個(gè)報(bào)銷流程。具體流程如下：

圖2美食流差旅費(fèi)用報(bào)銷優(yōu)化流程圖

出差人員應(yīng)在公務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)辦理差旅費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，同一公務(wù)

多人同時(shí)出差的，出差期間的所有的費(fèi)用必須統(tǒng)一報(bào)銷，明確1名經(jīng)辦人員填

報(bào)，不得有多人分解拆散多次報(bào)銷；報(bào)銷時(shí)必須填制《差旅費(fèi)報(bào)銷單》，報(bào)銷

人在報(bào)銷前必須事先整理好各類單據(jù)，原始憑證的填寫需內(nèi)容完整、真實(shí)可靠、

填制及時(shí)、書寫清楚。然后對單據(jù)的類別、時(shí)間、批次、項(xiàng)目進(jìn)項(xiàng)分類，按照

一定的標(biāo)準(zhǔn)粘貼在費(fèi)用報(bào)銷單的后面，并在附件中寫明所附單據(jù)的張數(shù)，單據(jù)

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

數(shù)量比較繁雜的要寫出報(bào)銷明細(xì)附在后面。公司員工任何不符合報(bào)銷規(guī)定的單

據(jù)財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕，各級確認(rèn)、審核、審批人員也不應(yīng)予簽字，各級簽字人

在不能確定的情況下不能隨意簽字。

表1差旅費(fèi)報(bào)銷單

報(bào)銷部門：年月日

附單據(jù)張

出差

姓名職務(wù)

事由

起止張

起訖地點(diǎn)項(xiàng)目金額項(xiàng)目天數(shù)金額

日日數(shù)

火車費(fèi)途中補(bǔ)助

汽車費(fèi)住勤補(bǔ)助

市內(nèi)交

夜間乘車

通費(fèi)

住宿費(fèi)其它

郵電費(fèi)

小計(jì)小計(jì)

合計(jì)（大寫）仟佰拾元角分￥：

部門

批準(zhǔn)財(cái)務(wù)核準(zhǔn)財(cái)務(wù)審核

審核

4.2執(zhí)行差旅費(fèi)用的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)

表2湖南美食流智能科技有限公司的費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)

住宿標(biāo)準(zhǔn)市內(nèi)伙食補(bǔ)助費(fèi)

火輪飛其他交通工具

職務(wù)一般標(biāo)特殊交通一般特殊

車船機(jī)（不含出租車）

準(zhǔn)地區(qū)費(fèi)地區(qū)地區(qū)

董事長

軟一公據(jù)實(shí)

總經(jīng)理等務(wù)據(jù)實(shí)報(bào)銷250300100120

臥報(bào)銷

艙艙

董事

副總經(jīng)理

軟二公據(jù)實(shí)

等務(wù)據(jù)實(shí)報(bào)銷20025080100

臥報(bào)銷

艙艙

部門經(jīng)理

總經(jīng)理助硬三普據(jù)實(shí)

等通據(jù)實(shí)報(bào)銷1502006080

理臥報(bào)銷

艙艙

湖南美食流智能科技有限公司的差旅費(fèi)用報(bào)銷制度建立的很早，但沒有對

差旅費(fèi)中涵蓋的伙食費(fèi)補(bǔ)助和住宿費(fèi)用等項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)隨著社會消費(fèi)水平的提高

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湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)

而進(jìn)行及時(shí)的更正，企業(yè)適當(dāng)性跟著社會的發(fā)展對差旅費(fèi)用中的住宿費(fèi)用以及

伙食補(bǔ)助費(fèi)用的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)而進(jìn)行提高。有利于提高出差人員的工作效率，對公

司進(jìn)一步的發(fā)展也有積極的影響。

明確出差人員按照自身職務(wù)級別來乘坐相應(yīng)的交通工具來進(jìn)行報(bào)銷，超過

費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)的額外支出一律不得報(bào)銷。公司員工出差乘坐飛機(jī)的，機(jī)票應(yīng)由

行政部門統(tǒng)一訂票，員工報(bào)銷時(shí)必須提供登記牌；自行預(yù)訂機(jī)票的，員工報(bào)銷

差旅費(fèi)時(shí)必須提供機(jī)票（行程單）及登記牌。自行預(yù)訂的機(jī)票必須經(jīng)財(cái)務(wù)部門

備案，并在“出差申請單”上明確注明。經(jīng)過各級審批同意之后自行預(yù)訂的機(jī)

票才能進(jìn)行報(bào)銷。員工因公在市內(nèi)出差辦理公務(wù)時(shí)應(yīng)首先選擇公交巴士、地鐵

等常規(guī)性公共交通工具作為載體，確因特殊情況無法或者不便乘坐常規(guī)性公共

交通工具時(shí)，方可改乘出租車等其它交通工具。出差人員出差時(shí)搭乘公司的交

通工具后不得再報(bào)支交通費(fèi)用。所以對于不包括在使用差旅費(fèi)用規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的其

他任何費(fèi)用一律不予報(bào)銷，既嚴(yán)格了財(cái)務(wù)報(bào)銷制度，又能將財(cái)務(wù)管理制度做到

有章可循，這樣才能更好的掌握各項(xiàng)費(fèi)用支出的情況。在完善并規(guī)范差旅費(fèi)用

報(bào)銷制度，更便于財(cái)務(wù)人員更具體的掌握資金的使用，加強(qiáng)對資金安全使用的

監(jiān)控與管理。

4.3報(bào)銷人員崗位職責(zé)分配

美食流智能科技有限公司對于財(cái)務(wù)崗位的職責(zé)劃不清楚，部門的崗位設(shè)置

紊亂，降低了財(cái)務(wù)人員對于費(fèi)用報(bào)銷時(shí)工作效率和財(cái)務(wù)信息質(zhì)量，企業(yè)應(yīng)當(dāng)遵

循財(cái)務(wù)崗位不相容職務(wù)相分離原則對財(cái)務(wù)部門的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)進(jìn)行，計(jì)劃、指揮和

控制，明確公司財(cái)務(wù)部門崗位職責(zé)，會計(jì)和出納崗位分開，各司其職，通過設(shè)

立有關(guān)方案提高員工工作效率，具體崗位分工方案如表所示：

表3美食流崗位職責(zé)分配表

財(cái)務(wù)人員分類職責(zé)

負(fù)責(zé)主持全面的會計(jì)，財(cái)務(wù)管理等一系列工作。組織財(cái)務(wù)部

財(cái)務(wù)部部長

門完成各項(xiàng)工作，加強(qiáng)和其他部門的協(xié)作配合工作。

優(yōu)化財(cái)務(wù)部門工作流程，編制財(cái)務(wù)預(yù)算并匯總。管理財(cái)務(wù)部

會計(jì)主管門的資產(chǎn)和資金。

負(fù)責(zé)編制有關(guān)報(bào)表和辦理費(fèi)用報(bào)銷資金支付結(jié)算。

認(rèn)真和做好會計(jì)核算和監(jiān)督，編制各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表等工作。及

會計(jì)

時(shí)處理會計(jì)財(cái)務(wù)工作。準(zhǔn)確運(yùn)用會計(jì)科目，認(rèn)真核算會計(jì)的真實(shí)

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性和完整性。

負(fù)責(zé)庫存現(xiàn)金、銀行存款的收付：根據(jù)相關(guān)的首付憑證做好

銀行存款日記賬和現(xiàn)金日記賬的登記工作。

對轉(zhuǎn)賬支票及銀行結(jié)算憑證進(jìn)行簽發(fā)，在保障會計(jì)監(jiān)督下與

出納

銀行進(jìn)行對賬，以此保障賬賬相符。

負(fù)責(zé)審批付款單據(jù)的真實(shí)性，并按單據(jù)的實(shí)際金額進(jìn)行現(xiàn)金

或銀行付款。

5優(yōu)化后差旅費(fèi)用報(bào)銷制度