員工檔案保管協(xié)議樣本

合同編號(hào)：__________員工檔案保管協(xié)議甲方（用人單位）：_______乙方（員工）：_______鑒于甲方作為用人單位，有義務(wù)對(duì)乙方的個(gè)人信息和檔案進(jìn)行妥善保管；乙方作為員工，同意將自己的檔案交給甲方保管，并同意甲方在合法范圍內(nèi)使用乙方的檔案。為了保障雙方的權(quán)益，經(jīng)甲乙雙方友好協(xié)商，特訂立本協(xié)議，以便共同遵守。第一條檔案保管1.1甲方作為用人單位，自乙方入職之日起，負(fù)責(zé)對(duì)乙方的檔案進(jìn)行保管。檔案包括：身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、資格證書復(fù)印件、勞動(dòng)合同、工資單、社會(huì)保險(xiǎn)手冊(cè)、公積金手冊(cè)等與乙方面相關(guān)的各類文件。1.2甲方應(yīng)確保檔案的安全、保密，不得泄露乙方的個(gè)人信息。檔案保管應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確保檔案的完整、真實(shí)、準(zhǔn)確。1.3乙方應(yīng)如實(shí)提供個(gè)人檔案材料，并保證材料的真實(shí)性。如有虛假，乙方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。第二條檔案使用2.1甲方在合法范圍內(nèi)使用乙方檔案，包括但不限于：辦理入職、離職手續(xù)、簽訂勞動(dòng)合同、辦理社會(huì)保險(xiǎn)、公積金、工資發(fā)放等。2.2甲方不得將乙方檔案提供給第三方，除非：（1）法律法規(guī)規(guī)定應(yīng)當(dāng)提供的；（2）乙方同意提供的；（3）為甲方合法權(quán)益，向關(guān)聯(lián)企業(yè)、合作伙伴等提供的，但需確保第三方遵守保密義務(wù)，不得泄露乙方個(gè)人信息。2.3甲方在使用乙方檔案時(shí)，應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，保護(hù)乙方的隱私權(quán)。第三條檔案的歸還3.1乙方解除或終止與甲方的勞動(dòng)關(guān)系后，甲方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將乙方的檔案歸還給乙方。如乙方要求歸還，甲方應(yīng)在_______日內(nèi)辦理完畢。3.2甲方在歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整性、真實(shí)性。如檔案缺失、損壞，甲方應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.3乙方在領(lǐng)取檔案時(shí)，應(yīng)簽字確認(rèn)檔案的完整性。如有異議，應(yīng)在領(lǐng)取檔案之日起_______日內(nèi)向甲方提出，否則視為乙方對(duì)檔案的認(rèn)可。第四條保密義務(wù)4.1雙方在履行本協(xié)議過程中，知悉對(duì)方的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)。4.2保密義務(wù)適用于本協(xié)議有效期內(nèi)及協(xié)議終止后_______年。4.3雙方違反保密義務(wù)的，應(yīng)承擔(dān)違約責(zé)任，賠償對(duì)方因此遭受的損失。第五條協(xié)議的解除和終止（1）雙方同意解除或終止；（2）乙方解除或終止與甲方的勞動(dòng)關(guān)系；（3）法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。5.2協(xié)議解除或終止后，甲方應(yīng)按照本協(xié)議第三條的規(guī)定，將乙方檔案歸還給乙方。第六條爭(zhēng)議解決本協(xié)議在履行過程中，如發(fā)生爭(zhēng)議，雙方應(yīng)友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院起訴。第七條其他約定7.1本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份。7.2本協(xié)議自甲乙雙方簽字（或蓋章）之日起生效，有效期為_______年。甲方（用人單位）：_______乙方（員工）：_______簽訂日期：_______年_______月_______日注意事項(xiàng)及解決辦法：1.注意事項(xiàng)：（1）甲方應(yīng)確保檔案的安全、保密，不得泄露乙方的個(gè)人信息。（2）乙方應(yīng)如實(shí)提供個(gè)人檔案材料，并保證材料的真實(shí)性。（3）甲方在使用乙方檔案時(shí)，應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，保護(hù)乙方的隱私權(quán)。（4）雙方在履行本協(xié)議過程中，知悉對(duì)方的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息，應(yīng)承擔(dān)保密義務(wù)。（5）協(xié)議解除或終止后，甲方應(yīng)按照本協(xié)議第三條的規(guī)定，將乙方檔案歸還給乙方。2.解決辦法：（1）如甲方泄露乙方個(gè)人信息，乙方有權(quán)要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。（2）如乙方提供虛假檔案材料，甲方有權(quán)解除本協(xié)議，并要求乙方承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任。（3）如甲方違反保密義務(wù)，乙方有權(quán)要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任，并要求賠償因此遭受的損失。（4）如雙方發(fā)生爭(zhēng)議，可協(xié)商解決；協(xié)商不成的，可以向有管轄權(quán)的人民法院起訴。關(guān)鍵詞語的法律名詞解釋：1.個(gè)人信息：指能夠單獨(dú)或與其他信息結(jié)合識(shí)別乙方法律主體身份的信息，包括姓名、身份證號(hào)、聯(lián)系方式等。2.檔案保管：指甲方作為用人單位，對(duì)乙方的各類文件進(jìn)行妥善保存、保密和管理的行為。3.保密義務(wù)：指雙方在履行本協(xié)議過程中，對(duì)對(duì)方的商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息承擔(dān)的不泄露義務(wù)。4.商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉、具有商業(yè)價(jià)值并經(jīng)甲方采取保密措施的技術(shù)信息、經(jīng)營(yíng)信息等。5.違約責(zé)任：指一方不履行協(xié)議約定的義務(wù)，導(dǎo)致另一方遭受損失，應(yīng)承擔(dān)的賠償責(zé)任。6.管轄權(quán)：指有管轄權(quán)的人民法院對(duì)案件進(jìn)行審理和判決的權(quán)力。在本協(xié)議中，管轄權(quán)歸有簽訂地的人民法院所有。特殊應(yīng)用場(chǎng)合及補(bǔ)充條款：1.場(chǎng)合：?jiǎn)T工因故無法親自領(lǐng)取檔案補(bǔ)充條款：如乙方因特殊原因無法親自領(lǐng)取檔案，可委托親朋好友代為領(lǐng)取，代領(lǐng)人需提供乙方的授權(quán)書、身份證復(fù)印件及代領(lǐng)人身份證原件。2.場(chǎng)合：?jiǎn)T工檔案遺失或損壞補(bǔ)充條款：如甲方不慎導(dǎo)致乙方檔案遺失或損壞，甲方應(yīng)在_______日內(nèi)補(bǔ)辦并歸還乙方檔案。如甲方無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.場(chǎng)合：甲方變更名稱或經(jīng)營(yíng)范圍補(bǔ)充條款：如甲方名稱、經(jīng)營(yíng)范圍發(fā)生變更，甲方應(yīng)提前通知乙方，并確保乙方的檔案權(quán)益不受影響。4.場(chǎng)合：甲方合并或解散補(bǔ)充條款：如甲方發(fā)生合并、解散等情形，甲方應(yīng)在_______日內(nèi)將乙方檔案移交給承繼方或按照本協(xié)議第三條的規(guī)定歸還給乙方。5.場(chǎng)合：法律法規(guī)變化補(bǔ)充條款：如因法律法規(guī)變化，本協(xié)議