岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)1岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司簡(jiǎn)介岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司成立于2017年1月11日，統(tǒng)一社會(huì)信用代碼為91430603MA4PAL586H。法定代表人為李林云。位于湖南省岳陽(yáng)市云溪區(qū)云溪鎮(zhèn)東風(fēng)村向陽(yáng)組拆遷建房7號(hào)。經(jīng)營(yíng)范圍為建材及化工產(chǎn)品，機(jī)械設(shè)備，五金產(chǎn)品及電子產(chǎn)品（不含無(wú)線電管制器材和衛(wèi)星地面接收設(shè)施）礦產(chǎn)品，水泥的銷售，普信道路運(yùn)輸。（依法須經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目，經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)后方可開(kāi)展經(jīng)營(yíng)活動(dòng)）公司注冊(cè)資金為200萬(wàn)元，岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司目前經(jīng)營(yíng)狀態(tài)為開(kāi)業(yè)。2岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門(mén)備用金存在問(wèn)題及產(chǎn)生原因分析2.1存在問(wèn)題分析2.1.1業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范公司所在的業(yè)務(wù)流程不夠規(guī)范，備用金處理過(guò)程中所使用的信息也不夠完善。公司申請(qǐng)使用備用金時(shí)除了口頭要求及書(shū)面說(shuō)明之外，并沒(méi)有填寫(xiě)相關(guān)的借款單。曾出現(xiàn)過(guò)大額借支未說(shuō)明借支事由按照公司制度審批，而是直接由總經(jīng)理簽字。財(cái)務(wù)部和其他部門(mén)之間的信息不對(duì)稱也是一個(gè)很大的問(wèn)題。備用金供需雙方信息交流與溝通出現(xiàn)障礙使成本不斷提高，公司運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。2.1.2財(cái)務(wù)模式存在問(wèn)題公司對(duì)零用現(xiàn)金的管理還有改進(jìn)的余地。從業(yè)人員對(duì)資本風(fēng)險(xiǎn)的概念依然薄弱，資本活動(dòng)沒(méi)有得到充分的管理，存在濫用和挪用企業(yè)資金的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)資金的安全受到嚴(yán)重威脅。來(lái)自公司的資金的不合理轉(zhuǎn)移和公司的交易還導(dǎo)致資本備用金的停用，資本的運(yùn)用效率低，不符合公司發(fā)展的需要。2.1.3財(cái)務(wù)人員對(duì)流程不太熟悉公司沒(méi)有完整的財(cái)務(wù)體系，也存在了稅務(wù)方面的風(fēng)險(xiǎn)。給管理人員后期決策帶來(lái)了一系列困擾。財(cái)務(wù)人員崗位單一，業(yè)務(wù)面狹窄，公司全能復(fù)合型財(cái)務(wù)人員較少，不利于公司內(nèi)部協(xié)調(diào)發(fā)展。同時(shí)，財(cái)務(wù)人員對(duì)公司管理流程不熟悉，并沒(méi)有意識(shí)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合的重要性，很多問(wèn)題不能兼容，更好的溝通和解決。公司就曾在海螺水泥采購(gòu)進(jìn)行銷售時(shí)，因?yàn)閷?duì)相關(guān)流程的不熟悉所以就導(dǎo)致了銷售不成功帶來(lái)了損失。2.2問(wèn)題產(chǎn)生原因分析2.2.1備用金控制不嚴(yán)格岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司規(guī)模較小，經(jīng)營(yíng)過(guò)程管理還有待加強(qiáng)。部門(mén)備用金使用不夠規(guī)范，其他人員向公司借用備用金時(shí)，沒(méi)有書(shū)面說(shuō)明，隨意的去借用和支出。甚至出現(xiàn)“私事借公款”、“小事借巨款”等現(xiàn)象。有職工已離職或者退休，但備用金還沒(méi)有清理的情況出現(xiàn)。備用金使用環(huán)節(jié)監(jiān)督缺失，控制不嚴(yán)，產(chǎn)生了大量報(bào)賬不及時(shí)或草率清賬。2.2.2備用金管理不合理財(cái)務(wù)人員對(duì)現(xiàn)金管理制度理解的還不夠深入，執(zhí)行的也不夠到位，導(dǎo)致出現(xiàn)了“坐支”現(xiàn)象。財(cái)務(wù)人員沒(méi)有定期去盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存現(xiàn)金、沒(méi)有每周對(duì)現(xiàn)金流水和余額進(jìn)行對(duì)賬，給后期做賬帶來(lái)了很大的麻煩。備用金報(bào)銷和核銷程序管理不嚴(yán)也導(dǎo)致了個(gè)別部門(mén)人員出現(xiàn)挪用、占用備用金，甚至利用這部分備用金撈取額外利益的現(xiàn)象。2.2.3賬務(wù)處理不規(guī)范內(nèi)帳的處理并不規(guī)范，管理人員有部分交易是走的個(gè)人賬戶，增加了財(cái)務(wù)人員工作負(fù)擔(dān)。公司內(nèi)部沒(méi)有對(duì)員工定期進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，員工的實(shí)際操作能力還不足。同時(shí)，公司還缺乏定期的崗位輪換，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員也并沒(méi)有意識(shí)到業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合的重要性，只著眼于自己本身的工作發(fā)展。個(gè)別員工在“其他應(yīng)收款-員工”設(shè)置明細(xì)科目掛賬，又在“其他應(yīng)收款-其他”設(shè)置了明細(xì)科目賬掛賬。這就使得財(cái)務(wù)人員對(duì)賬審核的難度增加，擠壓過(guò)久過(guò)多或人員調(diào)動(dòng)時(shí)容易出現(xiàn)紕漏，造成往來(lái)款項(xiàng)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。3岳陽(yáng)茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)3.1問(wèn)題解決方案3.1.1完善財(cái)務(wù)工作交接制度計(jì)劃財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳達(dá)，必須改善公司員工的變更，在員工管理方面加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部控制，減少風(fēng)險(xiǎn)。公司財(cái)務(wù)部門(mén)人員在交接工作時(shí)，應(yīng)該將會(huì)計(jì)憑證，會(huì)計(jì)賬簿，所保管的票據(jù)，臺(tái)賬，網(wǎng)銀盾，保險(xiǎn)柜及其鑰匙，所保管的合同，銀行賬戶資料等全部移交清楚，并且形成交接清單，由移交人，接交人，監(jiān)交人簽字。一式四份，移交人，接交人，監(jiān)交人各執(zhí)一份，存檔一份。

3.1.2規(guī)范備用金管理制度在日常管理中，公司盡可能的去采用銀行轉(zhuǎn)賬辦理業(yè)務(wù)，減少現(xiàn)金收支，將收取的現(xiàn)金與庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行分開(kāi)存放，并及時(shí)將收取現(xiàn)金送到銀行，確保收支兩條線，避免“坐支”現(xiàn)象的出現(xiàn)。財(cái)務(wù)人員每天留出一定時(shí)間進(jìn)行梳理，盤(pán)點(diǎn)工作，定期盤(pán)點(diǎn)現(xiàn)金庫(kù)存并編制盤(pán)點(diǎn)表，做到日清月結(jié)。確保資金安全的同時(shí)要結(jié)合發(fā)票、備用金要將支出一覽表進(jìn)行編制，加強(qiáng)工作人員的責(zé)任心，才能有效避免舞弊行為。3.1.3提高財(cái)務(wù)人員工作素質(zhì)定期對(duì)財(cái)務(wù)人員組織專業(yè)的系統(tǒng)培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員素質(zhì)。部門(mén)備用金由一個(gè)專職的人負(fù)責(zé)，公司對(duì)每個(gè)備用金單獨(dú)負(fù)責(zé)，并負(fù)責(zé)備用金的日常使用和存儲(chǔ)。每年至少對(duì)管理層進(jìn)行一次職業(yè)道德和商業(yè)實(shí)踐方面的培訓(xùn)。為確保管理人員得到適當(dāng)?shù)男畔?，保持?yán)格、謹(jǐn)慎和認(rèn)真的態(tài)度，并運(yùn)用廣泛的審計(jì)技巧和方法來(lái)支持一般的審計(jì)要素。提高管理人員的財(cái)務(wù)安全意識(shí)，及時(shí)分析、把握和規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格保護(hù)備用金內(nèi)部控制制度。系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)不僅能幫助財(cái)務(wù)人員加深印象，還能加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員交流，鞏固已有的技能，提升不足之處。提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力。3.1.4完善備用金報(bào)銷制度公司會(huì)根據(jù)工作性質(zhì)和具體目標(biāo)立即給予報(bào)銷。對(duì)于那些延遲還款的人，公司備用金管理專員敦促他們及時(shí)歸還。如經(jīng)多次要求仍未取得結(jié)果，經(jīng)負(fù)責(zé)人同意后，財(cái)務(wù)部發(fā)出書(shū)面監(jiān)管通知，并從每月工資中扣除。個(gè)人可動(dòng)用的備用金應(yīng)只用于特定用途，隨意改變或擴(kuò)大支出能力的現(xiàn)金不應(yīng)由公司單獨(dú)支付。如果存在任何未經(jīng)授權(quán)的備用金轉(zhuǎn)移，應(yīng)該及時(shí)告知公司管理層并且根據(jù)情節(jié)追究相應(yīng)責(zé)任。3.2業(yè)財(cái)融合流程設(shè)計(jì)3.2.1流程表設(shè)計(jì)表1部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)表序號(hào)角色操作步驟操作內(nèi)容1管理人員填寫(xiě)開(kāi)支申請(qǐng)依據(jù)需求，確定開(kāi)支2管理人員填寫(xiě)借款單注明用途（駐外人員發(fā)借款審批）3部門(mén)主管審核借款單并簽字并提交給財(cái)務(wù)部審核1萬(wàn)以內(nèi)由主管簽字，1萬(wàn)到2萬(wàn)由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)4財(cái)務(wù)經(jīng)理辦理借款手續(xù)確認(rèn)審核借款單的準(zhǔn)確性，并簽字提交給出納支付現(xiàn)金5出納填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單1.接收經(jīng)審核的借款審批單2.按借款審批單金額填寫(xiě)兩聯(lián)式借款單6出納支付現(xiàn)金按借款單金額支付現(xiàn)金給行政助理7費(fèi)用會(huì)計(jì)編制記賬憑證1.根據(jù)經(jīng)借款審批單編制記賬憑證2.將記賬憑證交財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核8采購(gòu)專員填寫(xiě)報(bào)銷單完成業(yè)務(wù)3天內(nèi)到財(cái)務(wù)部索取報(bào)銷單并填寫(xiě)9部門(mén)主管審批并確認(rèn)簽字簽字后將“報(bào)銷單”返回財(cái)務(wù)部10出納審核后辦理報(bào)銷手續(xù)依據(jù)財(cái)務(wù)制度審核無(wú)誤后辦理11出納查閱“備用金”臺(tái)賬查明報(bào)銷人員原借款金額，對(duì)報(bào)銷超支款付現(xiàn)退還本人12費(fèi)用會(huì)計(jì)登記科目明細(xì)賬登記管理費(fèi)用和其他應(yīng)收款科目明細(xì)賬3.2.2流程圖設(shè)計(jì)管理人員確定開(kāi)支需求部門(mén)主管審批簽字借款人根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)《借款單》，并且注明用途 管理人員確定開(kāi)支需求部門(mén)主管審批簽字借款人根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)《借款單》，并且注明用途 出納復(fù)核付款財(cái)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)辦理借款手續(xù)費(fèi)用會(huì)計(jì)編制記賬憑證出納復(fù)核付款財(cái)務(wù)經(jīng)理確認(rèn)辦理借款手續(xù)費(fèi)用會(huì)計(jì)編制記賬憑證出納審批后辦理報(bào)銷手續(xù)部門(mén)主管審批并確認(rèn)簽字管理人員填寫(xiě)報(bào)銷單 出納審批后辦理報(bào)銷手續(xù)部門(mén)主管審批并確認(rèn)簽字管理人員填寫(xiě)報(bào)銷單 費(fèi)用會(huì)計(jì)登記科目明細(xì)賬出納查閱“備用金臺(tái)賬費(fèi)用會(huì)計(jì)登記科目明細(xì)賬出納查閱“備用金臺(tái)賬”圖1部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖3.3業(yè)財(cái)融合流程實(shí)際應(yīng)用3.3.1在日常工作方面部門(mén)備用金管理的運(yùn)作可以保證自身的安全，利用機(jī)會(huì)使用資金來(lái)管理，并實(shí)施了全面的經(jīng)濟(jì)法規(guī)。合理協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部門(mén)和其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，使財(cái)務(wù)部的工作更高效，快速。確保收支兩條線，及時(shí)將收取到的現(xiàn)金送到銀行。避免“坐支”杜絕了現(xiàn)金被盜用、侵占的風(fēng)險(xiǎn)。作為單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度，層層把關(guān)，為不違反經(jīng)濟(jì)法規(guī)設(shè)下了第一道防線，保證有關(guān)經(jīng)濟(jì)法規(guī)落到實(shí)處。3.3.2在公司運(yùn)營(yíng)方面財(cái)務(wù)人員工作素質(zhì)得到提高，提高了工作效率。部門(mén)備用金管理的運(yùn)用可以提高資金的使用價(jià)值。在資金運(yùn)行中，備用金的使用，核銷進(jìn)一步體現(xiàn)了資金使用效率的提升。減少了出納和會(huì)計(jì)的工作，提升了信息化水平的同時(shí)還加強(qiáng)了公司的內(nèi)部控制。3.3.3在賬務(wù)處理方面建立了健全備用金的領(lǐng)用、保管和報(bào)銷等手續(xù)制度，并指定專人負(fù)責(zé)經(jīng)管備用金，經(jīng)管人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)也辦理了交接手續(xù)，明確了經(jīng)濟(jì)責(zé)任。多人審批制度，對(duì)哪些部門(mén)、哪些業(yè)務(wù)實(shí)施備用金管理了如指掌，確保了備用金流程的規(guī)范及嚴(yán)謹(jǐn)。定期盤(pán)點(diǎn)制度的使用避免出現(xiàn)不按規(guī)定作其他用途使用和轉(zhuǎn)借他人的情況出現(xiàn)。保證備用金的安全完整。4結(jié)束語(yǔ)本畢業(yè)設(shè)計(jì)分析了岳陽(yáng)市茂燦建材貿(mào)易有限責(zé)任公司業(yè)務(wù)流程，財(cái)務(wù)模式及財(cái)務(wù)人員存在的各項(xiàng)問(wèn)題，從備用金管控、財(cái)務(wù)處理等方面分析了產(chǎn)生原因。以財(cái)務(wù)工作交接制度、備用金管控制度財(cái)務(wù)人員的工作素質(zhì)和費(fèi)用報(bào)銷制度出發(fā)去解決問(wèn)題。同時(shí)還設(shè)計(jì)了部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程表及部門(mén)備用金業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)融合流程設(shè)計(jì)圖。同以往的模式相比，現(xiàn)在的業(yè)務(wù)模式更加方便企業(yè)管理使用備用金，完善了費(fèi)用報(bào)銷的制度，使企業(yè)的資金安全得到保障。參考資料白華麗；劉少勇.淺析地區(qū)公司備用金的管理實(shí)踐運(yùn)用【J】.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2015(6)[2]孫清濤.小微企業(yè)公