長(zhǎng)沙德軒科技有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計(jì)目錄1長(zhǎng)沙德軒科技有限公司簡(jiǎn)介 長(zhǎng)沙德軒科技有限公司員工借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)1長(zhǎng)沙德軒科技有限公司簡(jiǎn)介長(zhǎng)沙德軒科技有限公司成立于2016年4月，注冊(cè)地為長(zhǎng)沙市雨花區(qū)進(jìn)蓮路124號(hào)，注冊(cè)資金為200萬(wàn)元，經(jīng)營(yíng)范圍包括新媒體營(yíng)銷、小程序搭建與維護(hù)、電商平臺(tái)管理等。公司自成立以來(lái)，本著以“科技為先、服務(wù)大眾、方便快捷”的發(fā)展宗旨，始終堅(jiān)持以“誠(chéng)信為本，顧客至上”的服務(wù)理念，專注于新媒體信息技術(shù)的發(fā)展，旨在通過(guò)先進(jìn)理念和技術(shù)創(chuàng)新成為行業(yè)先驅(qū)企業(yè)。目前，公司已經(jīng)擁有一支專業(yè)、年輕，富有創(chuàng)造力的團(tuán)隊(duì)，取得了一定的成績(jī)。長(zhǎng)沙德軒科技有限公司現(xiàn)有員工34人，其中領(lǐng)導(dǎo)班子為總經(jīng)理、副總經(jīng)理、技術(shù)總結(jié)、財(cái)務(wù)總監(jiān)。公司設(shè)有行政部、技術(shù)部、營(yíng)銷部、策劃部、維護(hù)部、財(cái)務(wù)部等6個(gè)部門(mén)。具體組織架構(gòu)如圖1所示。圖1長(zhǎng)沙德軒科技有限公司組織架構(gòu)2長(zhǎng)沙德軒科技有限公司借支管理現(xiàn)狀長(zhǎng)沙德軒科技有限公司是一家創(chuàng)業(yè)型小微企業(yè)，十分注重業(yè)績(jī)和口碑的提升，然而在企業(yè)內(nèi)部管理方面經(jīng)驗(yàn)不足，各方面的管理制度存在不完善的情況。公司作為一家專注于新媒體運(yùn)營(yíng)的企業(yè)，需要經(jīng)常外出與各商家進(jìn)行商務(wù)洽談，邀請(qǐng)商家搭建新媒體運(yùn)營(yíng)平臺(tái)，進(jìn)行線上推廣。公司業(yè)務(wù)人員在外出洽談業(yè)務(wù)過(guò)程中，因出差辦理業(yè)務(wù)或問(wèn)題公關(guān)需要發(fā)生費(fèi)用。根據(jù)公司借支管理制度，員工因業(yè)務(wù)需要進(jìn)行墊付的，可以向公司申請(qǐng)借支，要求員工提供紙質(zhì)借支申請(qǐng)，說(shuō)明借支金額、用途以及歸還時(shí)間，經(jīng)總經(jīng)理親自審批并簽字同意后，由財(cái)務(wù)部進(jìn)行借支。創(chuàng)業(yè)初期，借支管理制度運(yùn)作良好，員工不需要墊付即可完成公費(fèi)支出，事后將報(bào)銷款歸還財(cái)務(wù)即可，提高了公司的費(fèi)用管理效率。圖2長(zhǎng)沙德軒科技有限公司借支管理流程然而，隨著長(zhǎng)沙德軒科技有限公司迅速發(fā)展，人員規(guī)模和業(yè)務(wù)量不斷擴(kuò)大，員工對(duì)于借支需求量也逐漸增多。公司借支審批單越來(lái)越多，總經(jīng)理難以對(duì)所有借支事由、用途進(jìn)行逐個(gè)核實(shí)，出現(xiàn)審批不嚴(yán)格、效率低下等情況。同時(shí)，部分員工在獲得借支款并支付費(fèi)用后，不及時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)報(bào)銷，以至于長(zhǎng)時(shí)間不歸還借支款，導(dǎo)致大量的公司資金被占用，甚至出現(xiàn)員工惡意侵吞借支款不歸還的情況。綜上來(lái)看，長(zhǎng)沙德軒科技有限公司現(xiàn)行的借支管理制度存在諸多不完善的地方，亟需進(jìn)行優(yōu)化改善。3長(zhǎng)沙德軒科技有限公司借支管理制度存在的問(wèn)題3.1借支用途范圍不明確長(zhǎng)沙德軒科技有限公司作為創(chuàng)業(yè)型小微企業(yè)，總經(jīng)理對(duì)于員工較為包容，因此也相對(duì)照顧，對(duì)于員工的因公或因私借支申請(qǐng)，原則上只要事由真實(shí)、合理就會(huì)審批，進(jìn)而財(cái)務(wù)在核實(shí)總經(jīng)理簽字的真實(shí)性后就會(huì)借支現(xiàn)金給員工。然而，隨著員工規(guī)模的增加，越來(lái)越多的個(gè)人因私用途的借支申請(qǐng)，總經(jīng)理也無(wú)沒(méi)時(shí)間、沒(méi)精力逐個(gè)去核實(shí)真實(shí)的情況，本著與人為善、救人危難的心態(tài)默認(rèn)同意審批，因此公司的借支總額越來(lái)越大，導(dǎo)致了大量的資金被占用，公司資金運(yùn)轉(zhuǎn)受到了一定的影響。3.2借支額度沒(méi)有限制長(zhǎng)沙德軒科技有限公司目前對(duì)于員工的借支申請(qǐng)，以員工的實(shí)際需求為主，只要員工實(shí)際需要發(fā)生，總經(jīng)理就會(huì)審批通過(guò)。然而，公司部分業(yè)務(wù)人員在借支申請(qǐng)時(shí)，故意申請(qǐng)超出實(shí)際需求的金額。例如，業(yè)務(wù)部李某要去外地出差3天，按以往的開(kāi)銷標(biāo)準(zhǔn)住宿、交通以及餐飲總花費(fèi)預(yù)計(jì)在1000元左右，李某卻以出差期間的業(yè)務(wù)招待備用為理由，申請(qǐng)借支2000元。此外，員工還以其他理由多次申請(qǐng)借支，實(shí)際用于自己的資金周轉(zhuǎn)。由于員工在借支方面沒(méi)有額度和次數(shù)限制，導(dǎo)致了員工借支的隨意性，徒增了審批人員和財(cái)務(wù)的工作量，不利于公司的內(nèi)部管理。3.3借支審批流程不合理長(zhǎng)沙德軒科技有限公司目前的審批流程是由員工填寫(xiě)借支說(shuō)明，提交紙質(zhì)版申請(qǐng)說(shuō)明經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后找財(cái)務(wù)領(lǐng)取借支款。由于公司成立初期，員工人數(shù)較少，公司領(lǐng)導(dǎo)與員工之間無(wú)明顯職級(jí)劃分，由總經(jīng)理直接對(duì)接員工，原審批流程較為合理。然而，目前公司已初具規(guī)模，所有員工直接找總經(jīng)理審批顯然已不再合理，將嚴(yán)重干擾總經(jīng)理的日常工作，也沒(méi)有發(fā)揮中層領(lǐng)導(dǎo)的作用，使得審批責(zé)任壓在總經(jīng)理一人身上，也嚴(yán)重影響到借支審批的效率。3.4借支歸還制度不完善長(zhǎng)沙德軒科技有限公司借支歸還制度方面，沒(méi)有規(guī)定借款歸還的時(shí)間，只是由財(cái)務(wù)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的借支登記，但沒(méi)有人對(duì)借支款的歸還進(jìn)行催還。正因?yàn)槿绱耍瑔T工在借支審批通過(guò)，取得借支款后，對(duì)于歸還借支款事宜沒(méi)有放在心上，甚至不少員工也逐漸忘掉了向公司借過(guò)款的事。表12020年度借支明細(xì)表（單位：元）序號(hào)借支日期借支人員借支金額歸還狀態(tài)歸還日期12020/1/4李A(yù)800已歸還2020/2/822020/1/8王B1630已歸還2020/3/232020/3/4劉C2250--42020/5/9李A(yù)1840已歸還2020/7/552020/5/25王D600--62020/7/8陳E5840已歸還2020/7/2572020/7/16劉C3570已歸還2020/9/382020/8/20謝F2540已歸還2020/11/292020/9/13徐G1530--102020/9/29陳E1860--112020/11/5馬H580已歸還2020/11/30122020/12/5趙I460已歸還2020/12/20合計(jì)23500--如上表2020年度借支明細(xì)表所示，根據(jù)財(cái)務(wù)部統(tǒng)計(jì)，公司員工全年度借支12次，累計(jì)借支款23500元，截至目前尚有4筆借支款尚未歸還，未歸還借支款合計(jì)6240元，其中最長(zhǎng)借支未歸還時(shí)間已有1年。4長(zhǎng)沙德軒科技有限公司借支管理制度優(yōu)化設(shè)計(jì)4.1明確員工借支范圍及用途長(zhǎng)沙德軒科技有限公司在借支范圍及用途方面，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范化管理，避免不合理的借支申請(qǐng)。根據(jù)員工工作實(shí)際情況，公司用途可分為因公借支、因私借支。因公借支包括備用金、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)以及采購(gòu)臨時(shí)借支等類型，其中備用金作為臨時(shí)備用款項(xiàng)適用于經(jīng)常性付款部門(mén)；差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi)須由員工差旅、業(yè)務(wù)招待審批通過(guò)后，方可按審批單中的金額發(fā)起借支流程；采購(gòu)臨時(shí)借支則適用于經(jīng)常性對(duì)外采購(gòu)物料的部門(mén)備用。因私借支原則上只允許個(gè)人或家庭遭遇重大變故的情況下，方可進(jìn)行借支申請(qǐng)。重大變故包括直系親屬發(fā)生意外、重疾、離世等情況。除此之外，原則上不允許員工因其他事由向公司提起借支申請(qǐng)。此外，為避免新入職或無(wú)能力償還的員工進(jìn)行借支，對(duì)于員工借支條件進(jìn)行限制。原則上提交借支申請(qǐng)的員工須入職3個(gè)月及以上、無(wú)重大違規(guī)和違紀(jì)情況。表2員工借支權(quán)限一覽表借支用途借支范圍借支權(quán)限部門(mén)借支條件因公借支備用金行政部、財(cái)務(wù)部（1）入職已滿3個(gè)月；（2）無(wú)重大違規(guī)和違紀(jì)；（3）無(wú)未歸還借支。差旅費(fèi)所有部門(mén)業(yè)務(wù)招待費(fèi)所有部門(mén)采購(gòu)臨時(shí)借支行政部、營(yíng)銷部因私借支家庭重大變故所有部門(mén)4.2嚴(yán)控借支限額長(zhǎng)沙德軒科技有限公司在借支額度方面，應(yīng)對(duì)借支標(biāo)準(zhǔn)和額度進(jìn)行完善。借支標(biāo)準(zhǔn)方面，分為因公借支和因私借支。其中，因公借支包括備用金和報(bào)銷類借支。備用金主要是用于財(cái)務(wù)部、行政部日常臨時(shí)使用，根據(jù)實(shí)際使用情況，財(cái)務(wù)部備用金為3000元、行政部備用金為2000元。報(bào)銷類借支分為差旅費(fèi)和業(yè)務(wù)招待費(fèi)，規(guī)定員工費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，借支標(biāo)準(zhǔn)不得高于報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，超額部分由員工自行墊付。具有采購(gòu)臨時(shí)借支需求的部門(mén)，設(shè)置借支額度為1000元。因私借支方面，僅限員工家庭發(fā)生重大變故特殊情況辦理，金額一般不得超過(guò)2個(gè)月基本工資，或提交相關(guān)證明資料進(jìn)行特殊情況審批。通過(guò)在借支額度方面進(jìn)行限制，能夠有效約束員工借支額度，避免隨意借支的情況。具體借支標(biāo)準(zhǔn)如表3所示。表3員工借支標(biāo)準(zhǔn)一覽表借支用途借支范圍權(quán)限部門(mén)借支限額因公借支備用金行政部2000元財(cái)務(wù)部3000元差旅費(fèi)（按出差預(yù)計(jì)天數(shù)）所有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)班子500元/天部門(mén)負(fù)責(zé)人400元/天普通員工300元/天業(yè)務(wù)招待費(fèi)（按接待人數(shù)）所有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)班子200元/人部門(mén)負(fù)責(zé)人100元/人普通員工0元采購(gòu)臨時(shí)借支行政部、營(yíng)銷部2000元/次因私借支家庭重大變故所有部門(mén)不高于員工2個(gè)月基本工資或提交相關(guān)資料進(jìn)行特殊情況審批4.3完善借支審批流程長(zhǎng)沙德軒科技有限公司在借支審批流程方面，應(yīng)進(jìn)行多級(jí)審批，避免將所有審批責(zé)任都?xì)w結(jié)在總經(jīng)理身上，各級(jí)管理人員應(yīng)各司其職、各盡其責(zé)，參與到流程審批中來(lái)，提高審批規(guī)范性和效率。為此，公司的借支審批流程應(yīng)由原來(lái)的二級(jí)審批調(diào)整為四級(jí)審批。員工滿足借支條件的情況下，填寫(xiě)借支申請(qǐng)單，寫(xiě)明借支事由、用途、金額以及相關(guān)憑證，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批通過(guò)后，提交財(cái)務(wù)部領(lǐng)取借支款。優(yōu)化后的審批流程，可以有效進(jìn)行借支審批放權(quán)，將借支申請(qǐng)的真實(shí)性、規(guī)范性審核職責(zé)下放給部門(mén)經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)，總經(jīng)理只是進(jìn)行流程性審批，而財(cái)務(wù)部則需對(duì)票據(jù)和憑證進(jìn)行復(fù)核。具體借支審批流程如圖3所示。圖3長(zhǎng)沙德軒科技有限公司借支審批流程4.4明確員工借支還款期限為改善長(zhǎng)沙德軒科技有限公司員工借支歸還難、無(wú)人敦促的現(xiàn)狀情況，應(yīng)對(duì)員工借支還款期限進(jìn)行限制。原則上，對(duì)于員工因公借支的款項(xiàng)，須于借支流程審批通過(guò)后，即日起30天內(nèi)歸還；對(duì)于員工因私借支的款項(xiàng)，須于借支流程審批通過(guò)后，即日起60天內(nèi)歸還。對(duì)于未按時(shí)歸還的借款員工，由財(cái)務(wù)部溝通確認(rèn)未按時(shí)緣由，因遺忘或工作繁忙耽誤則督促其2個(gè)工作日內(nèi)歸還；若無(wú)力償還或其他原因不歸還，則從逾期日起按日息0.5%進(jìn)行罰息，最高罰息30天后從當(dāng)月工資抵扣借支款。此外，為保障借支款不出現(xiàn)爛賬、壞賬的情況，還應(yīng)明確借支人員的職責(zé)以及定期對(duì)借支歸還情況進(jìn)行梳理。定期梳理方面，由財(cái)務(wù)部每季度末對(duì)借支賬單進(jìn)行匯總，統(tǒng)計(jì)已借支、已歸還、未歸還等數(shù)據(jù)，將逾期未歸還人員名單提報(bào)給該部門(mén)經(jīng)理進(jìn)行相應(yīng)的處罰。借支人員職責(zé)方面，對(duì)于借支款預(yù)期不歸還的員工，一律視為挪用公款，情節(jié)嚴(yán)重者將移送公安機(jī)關(guān)處理。對(duì)于部門(mén)經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)將承擔(dān)連帶審批責(zé)任，由部門(mén)經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)在借支款歸還時(shí)限逾期前敦促盡快歸還，若出現(xiàn)壞賬情況，則由部門(mén)經(jīng)理和分管領(lǐng)導(dǎo)分別承擔(dān)壞賬損失的10%、15%。5小結(jié)長(zhǎng)沙德軒科技有限公司近年來(lái)發(fā)展迅速，人員規(guī)模和業(yè)務(wù)量都得到了快速增長(zhǎng)，原有的借支管理制度已經(jīng)難以滿足現(xiàn)有的借支需求，出現(xiàn)了借支申請(qǐng)事由隨意、審批流程積壓、審批效率較低，甚至出現(xiàn)壞賬、爛賬的情況。通過(guò)對(duì)公司員工借支管理進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，規(guī)范了借支范圍、用途、借支條件以及限額，從源頭規(guī)避了不合理的借支申請(qǐng)，同時(shí)完善了借支審批流程，將審批權(quán)限下放，提高了審批效率，此外還明確了借支還款期限和審批人員的催款職責(zé)，降低了公司在借支壞賬、爛賬方面的財(cái)務(wù)損失。長(zhǎng)沙德軒科技有限公司通過(guò)實(shí)施借支管理制度，有效提高了借支管理的規(guī)范性、合理性，提高了借支管理的審批效率，規(guī)避司在借支方面的壞賬、爛賬風(fēng)險(xiǎn)，降低公司的財(cái)產(chǎn)損失。

參考資料