DB45T 1920-2018 社會保險檔案管理數(shù)字化操作規(guī)程

DB45社會保險檔案管理數(shù)字化操作規(guī)程廣西壯族自治區(qū)市場監(jiān)督管理局發(fā)布I1社會保險檔案管理數(shù)字化操作規(guī)程3.1數(shù)字化digitization3.23.33.43.523.6分辨率resolution3.73.8可懂度intelligibility3.9注1：安全性原則。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，應(yīng)符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定，加強(qiáng)檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理注2：價值性原則。屬于歸檔范圍應(yīng)永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案應(yīng)列入數(shù)字化加工的范圍，有條件注3：實用性原則。體現(xiàn)檔案的最終價值原則，檔案最終目的就是對利用者提供利用，所以要確定哪些檔案具體需5.1范圍要求5.2操作流程5.3過程管理5.3.1應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的安全。5.3.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)應(yīng)進(jìn)行登記、整理和匯總，裝訂成冊。35.4紙質(zhì)檔案整理5.4.2紙質(zhì)檔案應(yīng)拆除裝訂物，拆除裝訂物時應(yīng)保護(hù)紙質(zhì)檔案不受損害。5.4.3紙質(zhì)檔案頁面破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的5.4.4紙質(zhì)檔案整理、登記制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄紙質(zhì)檔案整5.4.5紙質(zhì)檔案恢復(fù)裝訂時，應(yīng)注意保持卷內(nèi)文件的順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。5.5.1格式選擇5.5.2基本要求5.5.3質(zhì)量檢查5.6紙質(zhì)檔案掃描5.6.1掃描方式5.6.1.2紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采用平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可5.6.2色彩模式選擇5.6.2.1掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色度等。通常采用黑白二值。5.6.2.2頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，采用黑白二值進(jìn)行掃描。5.6.2.3頁面為黑白兩色，但字跡清晰度較差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案，采用5.6.2.4頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式5.6.3分辨率選擇5.6.3.1分辨率參數(shù)的選擇，以圖像清晰完整為原則。45.6.3.3數(shù)碼相機(jī)拍攝精度應(yīng)達(dá)到800萬像素。5.6.3.4掃描圖像縮放比應(yīng)為100％；用數(shù)碼相機(jī)拍攝時要注意被拍攝物的影像要充滿取景框。5.6.3.5照片檔案數(shù)字化應(yīng)采用掃描方式進(jìn)行。彩色照片掃描類型采用“百萬種顏色”模式；黑白照5.6.4登記要求5.7掃描圖像處理要求5.7.1圖像質(zhì)量檢驗5.7.1.1對圖像斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，應(yīng)重新進(jìn)行圖像的5.7.1.2由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無法清晰識別時，應(yīng)重新掃描。5.7.1.3發(fā)現(xiàn)文件漏掃時，應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。5.7.1.4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排序與檔案原件不一致時，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。5.7.1.5認(rèn)真填寫相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見。5.7.2圖像方向調(diào)整5.7.3圖像糾偏5.7.4圖像去污5.7.5圖像拼接5.7.6裁邊處理5.8.1存儲格式5.8.1.1掃描的圖像應(yīng)保存為TIF格式或JPG格式，一般黑白二值圖像保存為TIFF(G4)55.8.2.1傳統(tǒng)卷內(nèi)文件的命名規(guī)則為：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之相對的唯5.8.2.2以件為保管單位的文件的命名規(guī)則為：紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫中的每一份文件，都有一個與之5.9數(shù)據(jù)檢查5.9.1將紙質(zhì)檔案掃描后的數(shù)據(jù)進(jìn)行驗收前的相應(yīng)處理，包括文件的格式轉(zhuǎn)換、邏輯分盤處理、添加5.9.2對數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，給出合格或不合格結(jié)論。將數(shù)字加工后的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為裸數(shù)據(jù)光盤格式，拷貝5.9.3系統(tǒng)應(yīng)自動記錄檢驗進(jìn)度。5.10.1檔案條目數(shù)據(jù)與圖像文件對應(yīng)準(zhǔn)確對應(yīng)程度的控制。5.11.1數(shù)據(jù)抽檢5.11.2驗收指標(biāo)5.12.1備份范圍65.12.2備份方式5.12.3備份數(shù)據(jù)檢查5.12.3.1備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行檢查。備份數(shù)據(jù)檢驗的內(nèi)容主要包括檢查不符合要求的數(shù)據(jù)應(yīng)重新采集。5.12.3.2數(shù)據(jù)備份后應(yīng)在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)識，以便查找和管理。5.12.4備份登記5.13.1應(yīng)加強(qiáng)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理，確保其安全、完整和長期可用。6.1服務(wù)機(jī)構(gòu)要求6.1.2數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)接受檔案行政管理部門、保密工作部門的保密審查和指導(dǎo)監(jiān)督，并與數(shù)字化6.2人員管理機(jī)構(gòu)對參加數(shù)字化工作的人員，應(yīng)進(jìn)行身份登6.3管理制度6.4場所管理6.4.1數(shù)字化加工場所一般設(shè)在數(shù)字化實施單位內(nèi)部，按臨時保密要害部位進(jìn)行管理。加工場所應(yīng)安6.4.2數(shù)字化加工場所應(yīng)配備專門的儲物柜，用于工作人員存放私人物品。不得數(shù)字化加工人員將個人手機(jī)、數(shù)碼拍攝設(shè)備及移動存儲介質(zhì)等帶入數(shù)字化加工場所。不6.4.3應(yīng)制定消防預(yù)案，配備一定數(shù)量的手?jǐn)y消防器材，定期、專人檢查。設(shè)置兼職消防安全員，實施消防安全員值日制度，定期檢查，發(fā)現(xiàn)異常情況立即報76.5設(shè)備管理6.5.1數(shù)字化加工過程中所使用的掃描儀、照相機(jī)、計算機(jī)及存儲等設(shè)備，應(yīng)符合有關(guān)保密技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)6.5.2應(yīng)根據(jù)所加工檔案的最高密級，確定計算機(jī)及其存儲介質(zhì)的密級，并采取相應(yīng)的保密技術(shù)防護(hù)6.5.3數(shù)字化加工使用的計算機(jī)應(yīng)與相關(guān)設(shè)備組成專用網(wǎng)絡(luò)，并封閉外聯(lián)接口。禁止接入互聯(lián)網(wǎng)或其6.5.4檔案數(shù)字化任務(wù)完成后，加工使用過的計算機(jī)及設(shè)備應(yīng)繼續(xù)按涉密設(shè)備使用和管理。采用外包方式加工的計算機(jī)，應(yīng)拆除硬盤，與其它使用過的存儲介質(zhì)一并6.6檔案過程管理6.7存儲介質(zhì)管理8A.1.1參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相A.1.2參保人員登記材料。包括繳費(fèi)單位職工和退休人員，以家庭為單位或個人身份參加社會保險的A.1.3社會保險個人賬戶管理材料。包括養(yǎng)老、醫(yī)療保險個人賬戶對賬、個人賬戶修改等相關(guān)材料。A.1.4社會保險登記證管理材料。包括社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)向參保單位核發(fā)社會保險登記證、對已核發(fā)的社會保險登記證驗證換證、對遺失社會保險登記證的單位補(bǔ)證時的登記表單及相關(guān)審A.1.5社會保險卡（證、手冊）管理材料。A.1.6社會保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料。包括對享受社會保險待遇人員進(jìn)行領(lǐng)取資格檢查驗證的相關(guān)A.1.7退休人員社會化管理服務(wù)材料。包括對實行社會化管理服務(wù)的退休人員進(jìn)行信息采集、移交、A.1.8異地安置登記材料。包括異地安置應(yīng)享受社會保險待遇人員和長期派駐異地工作的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項社會保險待遇所填報的A.1.9服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點零售藥店、工傷協(xié)議A.2.1社會保險費(fèi)征繳核定材料。包括繳費(fèi)基數(shù)核定以及工傷費(fèi)率確定、中斷繳費(fèi)、恢復(fù)繳費(fèi)、補(bǔ)繳A.2.2收款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔A.2.3社會保險基金征繳明細(xì)表和匯總表。A.2.4社會保險基金征繳年度匯總表。A.2.5催繳材料。包括社會保險費(fèi)補(bǔ)繳通知書、補(bǔ)繳協(xié)議。A.2.6繳費(fèi)證明材料。包括為繳費(fèi)單位、繳費(fèi)個人出具的繳費(fèi)證明及相關(guān)材料。A.3.1養(yǎng)老保險待遇核定材料。參保人員基本養(yǎng)老金、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員死亡后供養(yǎng)直系親屬及其撫恤更、養(yǎng)老保險待遇補(bǔ)支付、養(yǎng)老保險待遇減支付等申報核定業(yè)9A.3.2養(yǎng)老保險個人賬戶一次性支付申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。A.3.3勞動能力鑒定材料。包括參保人員勞動能力鑒定結(jié)論通知書及相關(guān)文書和審核材料。A.3.4養(yǎng)老保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等。A.3.5養(yǎng)老保險支付明細(xì)表和匯總表。A.3.6養(yǎng)老保險基金支付年度匯總表。A.4.1門診特殊病登記材料。包括門診特殊病參保人員登記表單及相A.4.2就醫(yī)登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院登記表單及相關(guān)審核材料。A.4.3醫(yī)療保險住院待遇核定材料。包括住院醫(yī)療費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。A.4.4醫(yī)療保險門診待遇核定材料。包括門診醫(yī)療費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。A.4.5醫(yī)療保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等。A.5.1失業(yè)備案材料。包括失業(yè)保險待遇享受資格審查登記業(yè)務(wù)表單、失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明A.5.2失業(yè)人員失業(yè)保險關(guān)系轉(zhuǎn)移材料，包括領(lǐng)取期限、待遇標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)材料。A.5.3失業(yè)保險待遇核定材料，包括失業(yè)保險待遇申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料。A.5.5失業(yè)保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。A.5.6失業(yè)保險支付明細(xì)表和匯總表。A.5.7失業(yè)保險基金支付年度匯總表。A.6.1工傷備案材料，包括工傷事故備案登記表單及相關(guān)材料。A.6.2工傷認(rèn)定材料，包括工傷認(rèn)定決定書及相關(guān)文書和審核材料。A.6.3工傷人員登記變動材料，包括工傷人員登記、工傷保險信息變動登記表單及相關(guān)材料。A.6.4工傷保險傷殘工亡待遇核定材料，包括一次性傷殘補(bǔ)助金、傷殘津貼、生活護(hù)理費(fèi)、一次性工亡補(bǔ)助金、工亡人員喪葬補(bǔ)助金、工亡人員供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金等工傷A.6.5工傷保險醫(yī)療待遇核定材料，包括工傷人員因工傷發(fā)生的醫(yī)療、康復(fù)、配置輔助器具、勞動能A.6.6工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料，包括參保單位工傷預(yù)防費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料。A.6.7工傷保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。A.6.8工傷保險支付明細(xì)表和匯總表。A.6.9工傷保險基金支付年度匯總表。A.7.1妊娠登記材料，包括女職工辦理妊娠登記申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料。A.7.2并發(fā)癥登記材料。包括計劃生育手術(shù)并發(fā)癥等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料。A.7.3生育保險待遇核定材料，包括參保人員因生育、計劃生育、治療并發(fā)癥發(fā)生的醫(yī)療費(fèi)用及生育A.7.4生育保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等。A.7.5生育保險支付明細(xì)表和匯總表。A.7.6生育保險基金支付年度匯總表。A.8.1各項社會保險年度統(tǒng)計報表。A.8.2社會保險數(shù)據(jù)和分析報告等資料。A.8.3社會保險業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計報表。A.8.4各項社會保險基金年度預(yù)決算表。A.9.1社會保險稽核材料，包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、稽核告知書或整改意A.9.2社會保險監(jiān)察材料，社會保險行政部門依照有關(guān)規(guī)定向社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通報的社會保險違法A.9.4社會保險大案、要案、特殊案件的稽核材料。B.1.1檔案整理，在掃描之前，根據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需要作出B.1.3拆除裝訂，拆除文件中的裝訂物，拆除裝訂物時應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害；在不去除裝訂物情B.1.4區(qū)分掃描件和非掃描件，按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的B.1.5頁面修整，對破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)、裱糊；折皺不平影響B(tài).1.6檔案整理登記，制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份B.2.1掃描方式（掃描前應(yīng)準(zhǔn)備B.2.4紙質(zhì)過薄、透明的（如信紙、便簽紙）采用高速掃描儀的平板B.2.5紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描。B.2.6對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描。B.2.7掃描模式（紙質(zhì)檔案掃描一B.2.8頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式。B.2.9頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用B.2.10頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。B.3.4需要時可根據(jù)原件的清晰度適當(dāng)調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當(dāng)提高分B.3.5粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接；對部分字體B.4.1將掃描后的文檔一一保存，保存為TIFF格式，再針對每份影像頁面進(jìn)行深處理，以獲得最好的B.4.2糾偏：對掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，包括自校和手校，保證數(shù)字圖像的偏斜角B.4.3旋轉(zhuǎn)：按方字方向?qū)D片旋轉(zhuǎn)至正確方向，沒有文字的圖片，判斷其方向后進(jìn)行左旋、右旋、B.4.4去污：對圖像頁面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，去除數(shù)字圖像中影響可懂度的雜質(zhì)，如去除B.4.5載邊：采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖像文件的容B.4.6刪除空白頁：將掃描后頁面之間的空白頁進(jìn)行刪除。B.4.7斷字修補(bǔ)：對部分文字不清楚可進(jìn)行修補(bǔ)。B.4.8反白字修正：將部分反白文字可進(jìn)行描述。B.5.1由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像B.5.2對圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時，