文書模板-采購內(nèi)控制度

文書模板-采購內(nèi)控制度一、總則1.目的為加強公司采購業(yè)務的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，保障公司物資供應及資金安全，提高采購效率與效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構的一切采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等采購。3.基本原則（1）合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。（2）公平公正原則：采購過程應公平對待所有潛在供應商，確保競爭的公正性。（3）成本效益原則：在滿足需求的前提下，追求采購成本最低與綜合效益最優(yōu)。（4）制衡性原則：建立采購各環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督的機制。二、職責分工1.采購部門（1）負責采購計劃的編制、執(zhí)行與調整。（2）組織供應商的尋找、篩選、考察與管理。（3）負責采購合同的起草、簽訂、執(zhí)行與跟蹤。（4）辦理采購物資的驗收、入庫、退換貨等手續(xù)。2.需求部門（1）提出準確的采購需求，包括規(guī)格、型號、數(shù)量、質量要求等。（2）參與供應商的篩選與評價，對采購物資的適用性負責。3.財務部門（1）審核采購預算，監(jiān)控采購資金的使用。（2）負責采購款項的支付審核與結算。（3）參與采購合同的財務條款審核。4.審計部門（1）定期對采購業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查內(nèi)控制度執(zhí)行情況。（2）對采購過程中的違規(guī)行為進行調查與處理。三、采購流程管理1.采購申請需求部門根據(jù)實際需求填寫采購申請表，注明采購物品或服務的詳細信息，經(jīng)部門負責人審批后提交采購部門。2.采購計劃采購部門匯總各部門采購申請，結合庫存情況、市場動態(tài)等因素，編制月度或季度采購計劃，報分管領導審批后執(zhí)行。3.供應商選擇（1）采購部門通過多種渠道廣泛收集供應商信息，建立供應商庫。（2）根據(jù)采購需求，從供應商庫中篩選出符合條件的供應商，發(fā)出詢價函或招標邀請書。（3）對供應商報價、資質、信譽、產(chǎn)品質量等進行綜合評審，確定中標供應商。4.采購合同簽訂（1）采購部門與中標供應商按照公司合同模板起草采購合同，明確雙方權利義務、價格、交貨期、質量標準、違約責任等條款。（2）合同經(jīng)法務部門審核、公司領導審批后正式簽訂，采購部門與供應商各執(zhí)一份，并將合同副本交財務等相關部門備案。5.物資驗收（1）采購物資到貨后，采購部門通知需求部門、質檢部門共同進行驗收。（2）驗收人員依據(jù)合同、技術標準等對物資的數(shù)量、質量、規(guī)格等進行核對檢驗，填寫驗收報告。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與供應商協(xié)商解決。6.款項支付（1）供應商按合同要求提供發(fā)票等付款憑證后，采購部門填寫付款申請單，附上合同、驗收報告等相關資料。（2）財務部門審核付款申請，核對合同執(zhí)行情況、資金預算等，無誤后辦理付款手續(xù)。四、供應商管理1.供應商準入（1）新供應商需提供營業(yè)執(zhí)照、資質證書、產(chǎn)品質量證明等資料，采購部門審核并實地考察后，報審批通過方可準入。（2）建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、供應產(chǎn)品、交易記錄、評價情況等。2.供應商評價（1）定期對供應商的供貨質量、交貨及時性、價格合理性、售后服務等進行評價打分。（2）根據(jù)評價結果對供應商進行分級管理，優(yōu)質供應商給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎勵，不合格供應商予以淘汰。五、監(jiān)督與審計1.內(nèi)部監(jiān)督各部門在采購業(yè)務中應相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋糾正。采購部門定期對采購流程執(zhí)行情況進行自查。2.審計監(jiān)督審計部門每年至少進行一次全面采購審計，重點審查采購內(nèi)控執(zhí)行、供應商選擇、合同管理、資金使用等環(huán)節(jié)，對發(fā)現(xiàn)的問題出具審計報告并跟