檔案規(guī)章制度

檔案規(guī)章制度

檔案規(guī)章制度1

1、物業(yè)檔案建立的內(nèi)容

業(yè)主入伙資料

業(yè)戶家庭資料

業(yè)戶聯(lián)系電話

包括：正常情況下的聯(lián)系電話和緊急情況下的聯(lián)系電話，如家庭電話、

單位電話、手機(jī)、呼機(jī)、EXmail地址等。

業(yè)戶室內(nèi)裝修管理資料

包括：裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動(dòng)情況等。

業(yè)戶日常修理資料

包括：修理、修理回訪等記錄情況。

業(yè)戶反應(yīng)資料

包括：服務(wù)質(zhì)量叵訪記錄、業(yè)戶投訴及處理記錄、業(yè)戶看法征詢、統(tǒng)計(jì)

記錄等。

2、物業(yè)檔案管理的詳細(xì)措施

業(yè)戶檔案資料是在業(yè)戶入伙以后逐步建立起來的，其內(nèi)容包括業(yè)戶的

姓名、家庭情況、工作單位、聯(lián)系方法、管理費(fèi)收繳情況、室內(nèi)裝修管理：：

資料及物、也獨(dú)用部分運(yùn)用及保養(yǎng)修理情況等。

業(yè)戶檔案的、搜集

XX物業(yè)建立檔案室，建立相應(yīng)規(guī)章制度，對業(yè)戶檔案進(jìn)行嚴(yán)格管理。

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資料搜集堅(jiān)持內(nèi)容豐富的原則。在實(shí)際工作中從需要?jiǎng)由?，擴(kuò)大資料來源，

從時(shí)間上講是在業(yè)主入伙時(shí)開頭搜集歸檔，施行業(yè)戶一戶一檔。

業(yè)戶權(quán)籍資料管理

從業(yè)戶入伙開頭，應(yīng)著手權(quán)籍資料的搜集工作，權(quán)籍資料的搜集、整

理、歸檔，應(yīng)做到條理清楚、完好齊全，便于查閱。管理和運(yùn)用好權(quán)籍資

料，動(dòng)態(tài)反映業(yè)戶權(quán)籍狀況，為業(yè)戶需求提供服務(wù)。

業(yè)戶檔案的整理

各個(gè)業(yè)務(wù)范圍上搜集到的信息資料，統(tǒng)一交檔案員集中整理，整理的

重點(diǎn)依據(jù)資料內(nèi)容、來源進(jìn)行分類，做到條理清楚、便于查閱。

3、業(yè)戶檔案的歸檔XX廣場XX號樓工程（XXX）管理處的業(yè)務(wù)接待

將搜集到的業(yè)戶資料每月五日前提交檔案中心。XX物業(yè)檔案中心員根據(jù)

物業(yè)管理自身的內(nèi)在規(guī)律和聯(lián)系，將資料分類有序地保存，并輸入計(jì)算機(jī)

存檔，運(yùn)用計(jì)算機(jī)的先進(jìn)手段進(jìn)行檔案資料的管理。

4、檔案的利用

為業(yè)戶服務(wù)工作按時(shí)提供檔案資料，直接或間接地為業(yè)戶管理服務(wù)，

從而有效地提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

5、業(yè)戶檔案的管理

業(yè)戶檔案的運(yùn)用應(yīng)有嚴(yán)格的規(guī)定，借閱必需由具備規(guī)定條件：：的人

員經(jīng)登記前方可借出，歸還時(shí)須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立刻修復(fù)，

嚴(yán)峻時(shí)追究有關(guān)人員的責(zé)任。業(yè)戶檔案存放時(shí)要做好防火、防潮、防蛀工

作，計(jì)算機(jī)運(yùn)用時(shí)應(yīng)防止電腦病毒侵入。

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一、本辦檔案材料（包括音像檔案資料，下同）由綜合科和有關(guān)業(yè)務(wù)科

集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得私自存放。

二、檔案的搜集、整理、移出、銷毀必需按《檔案法》和上級檔案管理

部門有關(guān)規(guī)定辦理，嚴(yán)禁擅自銷毀或出售檔案。

三、但凡調(diào)閱檔案，一律憑單位介紹信，經(jīng)檔案管理人員審核后，方可

提供查閱。

四、檔案必需在檔案所在科室內(nèi)查閱，不得出借，如有特別情況需出

借、復(fù)印、抄錄等，須經(jīng)分管副主任同意前方可進(jìn)行。

五、嚴(yán)禁檔案運(yùn)用者私自抄錄、復(fù)印、涂改、拆開、撕毀檔案。檔案管

理人員應(yīng)當(dāng)在調(diào)閱者歸還檔案時(shí)進(jìn)行必要的檢查，確保檔案完好無損。

六、本局全體工作人員必需嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密、保衛(wèi)制度，杜

絕檔案中機(jī)密文件和材料遺失、泄密事故的發(fā)生，確保檔案安全。

七、檔案存放處要保持清潔衛(wèi)生，存放檔案要井然有序，排列有系統(tǒng)

化，以便調(diào)閱。

八、檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)，須按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

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一、凡查閱檔案，必需辦理借閱登記手續(xù)，閱后直接面還保管人員。

二、外單位借閱檔案，一律憑單位介紹信并辦理登記手續(xù)，在檔案室

查閱，不得借出室外。

三、非相關(guān)單位人員不得查閱有關(guān)單位檔案。

四、查閱檔案資糕時(shí)，不準(zhǔn)在檔案資料上劃線、圈注、涂改、污損、拆

頁和拆卷。

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五、摘抄的材料須用公文稿紙，不得摘在個(gè)人筆記本內(nèi)。

六、檔案材料原則上不借出室外，如特別需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可

借閱，但時(shí)間不得超過一星期。

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一、非本室工作人員，不得擅自進(jìn)入檔案室，確因工作需要，須經(jīng)批準(zhǔn)

同意，由本室人員伴隨方可進(jìn)入。

二、庫房內(nèi)的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)排列存放，不準(zhǔn)堆放與檔案無關(guān)的東西。

三、做好庫房內(nèi)“六防”（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）

工作，平常要勤檢查、勤清掃、保持檔案室衛(wèi)生干凈、安全。

四、案卷查閱完畢要按時(shí)歸復(fù)原處，出借案卷要經(jīng)過批準(zhǔn)，并辦理好

借閱登記手續(xù)。

五、對檔案室所藏檔案要進(jìn)行常常性檢查，發(fā)現(xiàn)問題按時(shí)實(shí)行有效措

施U

六、檔案室鑰匙做到專人負(fù)責(zé)保管不準(zhǔn)任意給他人運(yùn)用，若發(fā)現(xiàn)遺失

應(yīng)予全部調(diào)換。

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一、檔案室是開發(fā)利用檔案資料信息的窗口，儲存檔案史料的、要地,

無關(guān)人員不得隨便進(jìn)入。

二、常常檢查室內(nèi)、箱內(nèi)的防火、防潮月品，切實(shí)做好“七防”工作。

三、檔案管理人員對室內(nèi)施行每天小掃除、一周大掃除制度，保持室

內(nèi)的干凈和檔案的質(zhì)量。

四、檔案管理人員下班時(shí)，必需把放案卷的箱柜上鎖。做到離室順手

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關(guān)門、關(guān)閉電源、鎖好房門。

五、檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，杜絕明火入室，確保檔案室的安全。

檔案規(guī)章制度6

為了強(qiáng)化和標(biāo)準(zhǔn)會計(jì)檔案管理，建立健計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查

閱和銷毀等管理制度，保證會計(jì)檔案妥當(dāng)保管、有序存放、便利查閱，嚴(yán)

防毀損、散失和泄密，依據(jù)《會計(jì)法》和《會計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定，結(jié)

合本單位工作實(shí)際情況，特制定本制度。

第一條會計(jì)檔案的歸檔范圍。

會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤、

會計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會計(jì)核算專業(yè)資料?，是記錄和反映單

位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。詳細(xì)包括：

（一）會計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑

證。

（二）會計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔

助賬簿、其他會計(jì)賬簿。

（三）財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中

要有會計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文說明。

（四）其他類。包括銀行存款余額調(diào)整表、銀行對賬單、會計(jì)檔案移交

清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊及其他在會計(jì)核算工作中直

接形成的對國家和社會及各核算單位具有保存價(jià)值的會計(jì)核算資料。

第二條會計(jì)檔案的整理。

會計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊的會計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會計(jì)

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檔案應(yīng)按會計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成兒個(gè)類型的案卷，將各

卷按挨次編號。

（一）會計(jì)憑證

（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷名目，每月

立卷一份。

（2）分散裝訂：