公文基礎(chǔ)知識(shí)講解課件

公文基礎(chǔ)知識(shí)講解2019年4月

公文是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)過(guò)程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。廣義的公文包括法定公文（通用公文）、專(zhuān)用公文和事務(wù)文書(shū)。狹義的公文，是指黨政機(jī)關(guān)處理公務(wù)時(shí)所使用的公文。我國(guó)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》將公文分為15類(lèi)：決議、決定、命令（令）、公報(bào)、公告、通告、意見(jiàn)、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。

一、公文的概念按行文方向可分為下行文、平行文、上行文；按保密程度可分為絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文；按辦文時(shí)限要求可分為特急件、加急件、平件。一般情況下，上行文只主送一個(gè)負(fù)責(zé)辦理的主管機(jī)關(guān)，如報(bào)送上級(jí)的“請(qǐng)示”“意見(jiàn)”等；下行文可以主送一個(gè)或者多個(gè)下級(jí)機(jī)關(guān)。除上級(jí)組織的領(lǐng)導(dǎo)人直接交辦并要求直接報(bào)送的情況外，一般不應(yīng)將“請(qǐng)示”“報(bào)告”“意見(jiàn)”等公文主送給單位負(fù)責(zé)人個(gè)人。同時(shí)，上行公文應(yīng)避免“多頭主送”。

一、公文的概念

決議：適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。決定：適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。公告：適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。通告：適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知事項(xiàng)。通告和公告經(jīng)常容易被混用，公告適用于地位較高的行政單位，通告則不限；公告范圍更廣。通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

二、常用公文

報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

批復(fù)：適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。（必須有請(qǐng)示才有批復(fù)）議案：適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

二、常用公文公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，成品幅面尺寸為210mm×297mm。公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為37mm±1mm，訂口（左白邊）為28mm±1mm，版心尺寸為156mm×225mm。一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿(mǎn)版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。

三、A4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸37mm±1mm28mm±1mm156mm210mm225mm—1—7mmA4型公文用紙頁(yè)邊及版心尺寸《黨政機(jī)關(guān)公文格式》將版心內(nèi)的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版頭；公文首頁(yè)紅色分隔線(xiàn)（不含）以下、公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)（不含）以上的部分稱(chēng)為主體；公文末頁(yè)首條分隔線(xiàn)以下、末條分隔線(xiàn)以上的部分稱(chēng)為版記。頁(yè)碼位于版心外。

四、

公文格式規(guī)范

（一）版頭版頭由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、版頭中的分隔線(xiàn)等要素組成。

1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標(biāo)宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。聯(lián)合行文時(shí)，如需同時(shí)標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)為準(zhǔn)上下居中排布。

四、

公文格式規(guī)范2.發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、順序號(hào)組成。年份、發(fā)文順序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份應(yīng)標(biāo)全程，用六角括號(hào)“﹝﹞”括入；發(fā)文順序號(hào)不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號(hào)”字。上行文的發(fā)文字號(hào)居左空一字編排，與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。3.簽發(fā)人由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置?！昂灠l(fā)人”三字用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號(hào)楷體字。如有多個(gè)簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。四、

公文格式規(guī)范四、

公文格式規(guī)范

（二）主體主體一般由標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章、附注和附件組成。

1.標(biāo)題一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線(xiàn)下空兩行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱(chēng)，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形，不使用沙漏形和長(zhǎng)方形。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章及書(shū)名可加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

四、

公文格式規(guī)范2.主送機(jī)關(guān)編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)全角冒號(hào)。多個(gè)主送機(jī)關(guān)時(shí)，同級(jí)同類(lèi)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，同級(jí)不同類(lèi)機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)移至版記中抄送機(jī)關(guān)之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。3.正文公文首頁(yè)必須顯示正文。一般用3號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。參照中央文件格式，對(duì)印發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)通知，通知正文用3號(hào)楷體，被印發(fā)轉(zhuǎn)發(fā)文件正文用3號(hào)仿宋體。四、

公文格式規(guī)范

４.附件說(shuō)明如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱(chēng)較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱(chēng)的首字對(duì)齊。關(guān)于附件名稱(chēng)的表述應(yīng)與附件標(biāo)題一致。在正文中涉及附件內(nèi)容處應(yīng)加括號(hào)標(biāo)注“見(jiàn)附件”。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)公文中，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文屬于公文的正文部分，不能作為附件，不需標(biāo)注附件說(shuō)明。

四、

公文格式規(guī)范5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的要加蓋印章，且要與發(fā)文機(jī)關(guān)署名相符。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)與發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志和標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)一致。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)類(lèi)公文發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期編排在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)通知的末行下方，而不在批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的末行下方。（1）加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的時(shí)間為準(zhǔn)，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。

聯(lián)合行文（略）

四、

公文格式規(guī)范（2）不加蓋印章的公文單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文（略）（3）成文日期中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。

特殊情況說(shuō)明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l(fā)人簽名章、成文日期時(shí)，可以采取調(diào)整行距、字距的措施解決，使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識(shí)“此頁(yè)無(wú)正文”的方法來(lái)解決。

四、

公文格式規(guī)范6.附注

附注是公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。如有附注，用3號(hào)仿宋體居左空2字加圓括號(hào)編排在成文日期下1行。下行文一般標(biāo)注印發(fā)傳達(dá)范圍，請(qǐng)示、函等用于請(qǐng)示、商洽工作事項(xiàng)的上行、平行公文，應(yīng)在附注位置標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系人及聯(lián)系電話(huà)。附注回行時(shí)，第二行首字與版心左邊緣對(duì)齊。

四、

公文格式規(guī)范7.附件

附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用3號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。

四、

公文格式規(guī)范

（三）版記

抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期屬版記部分。公文雙面印刷時(shí)，版記應(yīng)標(biāo)注于公文的偶數(shù)頁(yè)，如正文或附件末頁(yè)為奇數(shù)頁(yè)，則在其后加一偶數(shù)空白頁(yè)，再于偶數(shù)空白頁(yè)標(biāo)注版記。

1.抄送機(jī)關(guān)

如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號(hào)仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤?hào)和抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)，抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)應(yīng)用全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，抄送機(jī)關(guān)同性質(zhì)、同級(jí)別機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)隔開(kāi)，不同性質(zhì)、不同級(jí)別機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開(kāi)，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)名稱(chēng)后標(biāo)句號(hào)。

如需把主送機(jī)關(guān)移至版記，除將“抄送”二字改為“主送”外，編排方法同抄送機(jī)關(guān)。既有主送機(jī)關(guān)又有抄送機(jī)關(guān)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)置于抄送機(jī)關(guān)之上一行，之間不加分隔線(xiàn)。四、

公文格式規(guī)范2.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期

印發(fā)機(jī)關(guān)不以行文機(jī)關(guān)出現(xiàn)，而用機(jī)關(guān)辦公室或秘書(shū)部門(mén)的名稱(chēng)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號(hào)仿宋體字，編排在末條分隔線(xiàn)之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，月、日不編虛位（即1不編為01）。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文、平行文的，排印“印發(fā)”兩字。（四）頁(yè)碼一般用4號(hào)半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線(xiàn)，如“－1－”、“－2－”；一字線(xiàn)上距版心下邊緣7mm。單頁(yè)碼居右空一字，雙頁(yè)碼居左空一字。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不編排頁(yè)碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、

公文格式規(guī)范公文的特定格式包括信函格式、紀(jì)要格式、命令格式。（一）信函格式發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，不加“文件”二字，居中排布，上邊緣至上頁(yè)邊為30mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)標(biāo)志。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下4mm處印一條紅色雙線(xiàn)（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處印一條紅色雙線(xiàn)（上細(xì)下粗），線(xiàn)長(zhǎng)均為170mm，居中排布。如需標(biāo)注份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度，應(yīng)當(dāng)頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線(xiàn)下，按照份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列，第一個(gè)要素與該線(xiàn)的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。發(fā)文字號(hào)頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線(xiàn)下，與該線(xiàn)的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。五、

公文的特定格式標(biāo)題居中編排，與其上最后一個(gè)要素相距二行。第二條紅色雙線(xiàn)上一行如有文字，與該線(xiàn)的距離為3號(hào)漢字高度的7/8。信函首頁(yè)不顯示頁(yè)碼，第2頁(yè)開(kāi)始標(biāo)注。如信函只有2頁(yè)，可不標(biāo)注頁(yè)碼。版記不加印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、分隔線(xiàn)，位于公文最后一面版心內(nèi)最下方。五、

公文的特定格式20mm信函式公文首頁(yè)，距下頁(yè)邊20mm處有一條紅色文武線(xiàn)，為避免文武線(xiàn)與頁(yè)碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。如右圖：

（二）紀(jì)要格式紀(jì)要標(biāo)志由“XXXXX紀(jì)要”組成，居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用紅色小標(biāo)宋體字。標(biāo)注出席人員名單，一般用3號(hào)黑體字，在正文或附件說(shuō)明下空一行左空二字編排“出席”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注出席人單位、姓名，回行時(shí)與冒號(hào)后的首字對(duì)齊。標(biāo)注請(qǐng)假和列席人員名單，除依次另起一行并將“出席”二字改為“請(qǐng)假”或“列席”外，編排方法同出席人員名單。在出席（列席）人員名單下空一行居右，應(yīng)注明紀(jì)要整理機(jī)關(guān)。在版記分隔線(xiàn)上方居左，注明信息公開(kāi)選項(xiàng)。五、

公文的特定格式五、

公文的特定格式

“印發(fā)”的原文制作和來(lái)文渠道是本機(jī)關(guān)?！稗D(zhuǎn)發(fā)”的原文制作和來(lái)文渠道是上級(jí)機(jī)關(guān)、不相隸屬機(jī)關(guān)和下級(jí)有自主行文權(quán)的機(jī)關(guān)?！芭D(zhuǎn)”的原文制作和來(lái)文渠道是下屬職能部門(mén)。下屬職能部門(mén)立足本職、放眼全局，為某項(xiàng)工作和事業(yè)提出具有全局性的建議、意見(jiàn)和報(bào)告，而這個(gè)部門(mén)就這些意見(jiàn)、建議又無(wú)直接行文權(quán)，必須報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)、轉(zhuǎn)發(fā)到有關(guān)部門(mén)和單位貫徹落實(shí)。

印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文標(biāo)題和文種組成。正文須把握三點(diǎn)：對(duì)印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見(jiàn)，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照?qǐng)?zhí)行”、“參照?qǐng)?zhí)行”等；寫(xiě)明所印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；提出希望和要求。最后寫(xiě)明發(fā)文日期。六、

印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)的區(qū)別

（一）請(qǐng)示與報(bào)告例：①《××公司關(guān)于急需購(gòu)買(mǎi)堿性電池的報(bào)告》②《××縣人民政府關(guān)于請(qǐng)求將××風(fēng)景區(qū)列為省級(jí)自然保護(hù)區(qū)的請(qǐng)示報(bào)告》以上兩例，從標(biāo)題事由看，都是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)某事項(xiàng)，因此，應(yīng)將例①的“報(bào)告”改為“請(qǐng)示”，例②的“報(bào)告”去掉。“請(qǐng)示”是辦件，需要回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)?！皥?bào)告”是閱件，一般不需要回復(fù)，適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，或答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。文件中只要有請(qǐng)求事項(xiàng)的，就不能用“報(bào)告”來(lái)處理，否則很容易誤事。如果既想?yún)R報(bào)工作，讓上級(jí)掌握情況，又想請(qǐng)示解決問(wèn)題，一般可采用兩辦法來(lái)解決：一是將“報(bào)告”和“請(qǐng)示”分開(kāi)，形成兩份