數(shù)據(jù)處理與分析

數(shù)據(jù)處理與分析

1.1建立數(shù)據(jù)清單

數(shù)據(jù)清單是Excel2010工作表中單元格構(gòu)成的矩形區(qū)域，即一張二維表，又稱(chēng)為數(shù)據(jù)列表。數(shù)據(jù)清單是一種特殊的表格，必須包括兩部分：表結(jié)構(gòu)和表記錄。表結(jié)構(gòu)是數(shù)據(jù)清單的第一行，即列標(biāo)題，又叫字段名，Excel將利用這些字段名對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行查找、排序和篩選等操作；表記錄是Excel實(shí)施管理功能的對(duì)象，表記錄不允許有非法的數(shù)據(jù)內(nèi)容。創(chuàng)建數(shù)據(jù)清單應(yīng)遵循以下原則：

（1）避免在一張工作表中建立多個(gè)數(shù)據(jù)清單。如果工作表中除了數(shù)據(jù)清單還有其他數(shù)據(jù)，則要用空行或空列把它們分隔開(kāi)。

（2）字段名必須唯一，且每一字段的數(shù)據(jù)類(lèi)型必須相同。

（3）數(shù)據(jù)清單不能有完全相同的兩行記錄。

1.2數(shù)據(jù)排序

排序是指對(duì)數(shù)據(jù)清單按某字段名重新組織記錄的排列順序，用來(lái)排序的字段稱(chēng)為關(guān)鍵字。排序方式分為升序（遞增）和降序（遞減），排序方向有按行排序和按列排序。此外，還可以自定義排序。其中數(shù)值按照大小排序，時(shí)間按照先后排序，英文按照字母順序排序，漢字按照拼音或者筆畫(huà)排序。

數(shù)據(jù)排序有兩種：簡(jiǎn)單排序和復(fù)雜排序。

（1）簡(jiǎn)單排序。簡(jiǎn)單排序指按照1個(gè)關(guān)鍵字（單一字段）進(jìn)行升序或降序排列?？梢酝ㄟ^(guò)單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“排序和篩選”功能組中的“升序排列”或“降序排列”按鈕快速實(shí)現(xiàn)。

（2）復(fù)雜排序。Excel允許指定多個(gè)關(guān)鍵字作為組合關(guān)鍵字參加排序，關(guān)鍵字按照順序分別稱(chēng)為主要關(guān)鍵字、次要關(guān)鍵字和第三關(guān)鍵字等。當(dāng)主要關(guān)鍵字相同時(shí)，次要關(guān)鍵字才起作用；當(dāng)主要關(guān)鍵字和次要關(guān)鍵字都相同時(shí)，第三關(guān)鍵字才起作用，以此類(lèi)推。復(fù)雜排序指按照多個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行的排序。

單擊“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡“排序和篩選”功能組中的“排序”按鈕可以打開(kāi)“排序”對(duì)話框。復(fù)雜排序可以通過(guò)“排序”對(duì)話框?qū)崿F(xiàn)。

1.3數(shù)據(jù)篩選

篩選數(shù)據(jù)列表就是將不符合用戶(hù)特定條件的行隱藏起來(lái)，這樣可以更方便地讓用戶(hù)查看數(shù)據(jù)。Excel提供了自動(dòng)篩選、高級(jí)篩選兩種篩選數(shù)據(jù)列表的命令。自動(dòng)篩選適用于簡(jiǎn)單的篩選條件，高級(jí)篩選適用于復(fù)雜的篩選條件。

1.自動(dòng)篩選

想要使用Excel的自動(dòng)篩選功能，首先要單擊數(shù)據(jù)列表中的任意單元格，然后切換至“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，單擊“排序和篩選”功能組中的“篩選”按鈕，所有的列標(biāo)題下都出現(xiàn)一個(gè)下拉按鈕，單擊數(shù)據(jù)列表中的任何一列標(biāo)題行的下拉按鈕，從中選擇希望顯示的特定行的信息，Excel會(huì)自動(dòng)篩選出包含這個(gè)特定行信息的全部數(shù)據(jù)，如圖4-48所示。在數(shù)據(jù)表格中，如果單元格填充了顏色，使用Excel2010還可以按照顏色進(jìn)行篩選；如果要使數(shù)據(jù)恢復(fù)顯示，再次單擊“排序和篩選”功能組中的“篩選”按鈕即可。

1.3數(shù)據(jù)篩選

自動(dòng)篩選可以實(shí)現(xiàn)單個(gè)字段篩選，還可以實(shí)現(xiàn)多個(gè)字段篩選的“邏輯與”關(guān)系（同時(shí)滿(mǎn)足多個(gè)條件），其操作簡(jiǎn)便。

1.3數(shù)據(jù)篩選

2.高級(jí)篩選當(dāng)篩選的條件較為復(fù)雜，或者出現(xiàn)多字段間的“邏輯或”關(guān)系時(shí)，使用“高級(jí)篩選”命令更為方便。高級(jí)篩選可以設(shè)置行與行之間的“或”關(guān)系條件，也可以對(duì)一個(gè)特定的列指定3個(gè)以上的條件，還可以指定計(jì)算條件，這些都是比自動(dòng)篩選優(yōu)越的地方。在進(jìn)行高級(jí)篩選時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)自動(dòng)篩選中的下拉按鈕，而是需要在設(shè)置條件區(qū)域輸建立在數(shù)據(jù)清單以外，至少有兩行，第1行用來(lái)放置列標(biāo)題，下面的行則放置篩選條件。需要注意的是，這里的列標(biāo)題一定要與數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)題完全一樣。在條件區(qū)域的篩選條件的設(shè)置中，同一行上的條件認(rèn)為是“與”條件，而不同行上的條件認(rèn)為是“或”條件。

1.4分類(lèi)匯總

分類(lèi)匯總是對(duì)數(shù)據(jù)清單按某個(gè)字段進(jìn)行分類(lèi)，將字段值相同的連續(xù)記錄作為一類(lèi)，進(jìn)行求和、平均、計(jì)數(shù)等匯總運(yùn)算；針對(duì)同一個(gè)分類(lèi)字段，還可進(jìn)行多種匯總。在分類(lèi)匯總前，必須對(duì)分類(lèi)字段進(jìn)行排序，否則將得不到正確的分類(lèi)匯總結(jié)果。分類(lèi)匯總有兩種：簡(jiǎn)單匯總和嵌套匯總。

（1）簡(jiǎn)單匯總。簡(jiǎn)單匯總是指對(duì)數(shù)據(jù)清單的一個(gè)或多個(gè)字段僅做一種方式的匯總。

（2）嵌套匯總。嵌套匯總是指對(duì)同一字段進(jìn)行多種不同方式的匯總。

1.5數(shù)據(jù)透視表

分類(lèi)匯總適合按一個(gè)字段進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)一個(gè)字段或多個(gè)字段進(jìn)行匯總。如果要對(duì)多個(gè)字段進(jìn)行分類(lèi)并匯總，就需要使用數(shù)據(jù)透視表。

數(shù)據(jù)透視表是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的交互式動(dòng)態(tài)表格，能幫助用戶(hù)分析、組織數(shù)據(jù)。例如，計(jì)算平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差，建立列聯(lián)表、計(jì)算百分比、建立新的數(shù)據(jù)子集等。建好數(shù)據(jù)透視表后，可以對(duì)數(shù)據(jù)透視表重新安排，以便從不同的角度查看數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)透視表可以從大量看似無(wú)關(guān)的數(shù)據(jù)中尋找相關(guān)性，從而將紛繁的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息，以供研究和決策使用。

1.6數(shù)據(jù)透視圖對(duì)于匯總、分析、瀏覽和呈現(xiàn)匯總數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)透視表非常有用。數(shù)據(jù)透視圖則有助于形象地呈現(xiàn)數(shù)據(jù)透視表中的匯總數(shù)據(jù)，以便用戶(hù)輕松查看、比較。數(shù)據(jù)透視表和數(shù)