2025年會議策劃預(yù)付款合同

2025年會議策劃預(yù)付款合同合同/協(xié)議編號：____________

甲方（以下簡稱“甲方”）名稱：_________________

乙方（以下簡稱“乙方”）名稱：_________________

鑒于甲方擬于2025年舉辦會議，為保障會議策劃工作的順利進行，甲乙雙方本著平等互利的原則，經(jīng)友好協(xié)商，特簽訂本合同。

本合同目的在于明確甲乙雙方在會議策劃過程中的權(quán)利義務(wù)，確保會議策劃工作的順利進行，實現(xiàn)雙方共贏。

簽訂背景如下：

一、甲方因舉辦會議需要，委托乙方負責(zé)本次會議的策劃工作。

二、乙方具備豐富的會議策劃經(jīng)驗，有能力為甲方提供高質(zhì)量的策劃服務(wù)。

三、甲乙雙方經(jīng)過充分溝通，對會議策劃的相關(guān)事項達成一致意見。

四、為保障雙方權(quán)益，特訂立本合同。

主要條款內(nèi)容：

一、服務(wù)內(nèi)容

1.1乙方負責(zé)本次會議的策劃工作，包括但不限于以下內(nèi)容：

（1）會議主題的確定；

（2）會議日程的安排；

（3）會議場地、住宿、餐飲等后勤保障的協(xié)調(diào)；

（4）會議宣傳及報名工作的策劃；

（5）會議現(xiàn)場的組織及執(zhí)行；

（6）會議資料的整理與歸檔。

二、質(zhì)量標準

2.1乙方應(yīng)確保會議策劃工作的質(zhì)量，具體標準如下：

（1）會議主題明確，符合甲方要求；

（2）會議日程合理，活動安排緊湊；

（3）后勤保障措施完善，確保會議順利進行；

（4）會議宣傳效果顯著，報名人數(shù)達到預(yù)期；

（5）會議現(xiàn)場組織有序，執(zhí)行到位；

（6）會議資料完整，便于后續(xù)查閱。

三、價格支付

3.1本合同總價為人民幣_________元整。

3.2付款方式：

（1）甲方于合同簽訂之日起支付預(yù)付款人民幣_________元；

（2）甲方在會議策劃工作完成后，根據(jù)乙方提交的結(jié)算報告，支付剩余款項人民幣_________元；

（3）乙方在收到甲方支付的款項后，應(yīng)及時提供相應(yīng)的服務(wù)。

四、保密條款

4.1甲方和乙方對本合同內(nèi)容負有保密義務(wù)，未經(jīng)對方同意，不得向任何第三方泄露。

4.2保密義務(wù)在本合同終止后仍持續(xù)有效。

五、違約責(zé)任

5.1如乙方未按合同約定履行義務(wù)，甲方有權(quán)要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任，包括但不限于：

（1）支付違約金；

（2）賠償甲方因此遭受的損失；

（3）終止合同，并要求乙方退還已支付的預(yù)付款。

5.2如甲方未按合同約定支付款項，乙方有權(quán)暫?；蚪K止服務(wù)，并要求甲方支付違約金。

六、爭議解決

6.1雙方在履行本合同過程中發(fā)生爭議，應(yīng)友好協(xié)商解決。

6.2如協(xié)商不成，任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

七、其他

7.1本合同未盡事宜，雙方可另行協(xié)商簽訂補充協(xié)議，補充協(xié)議與本合同具有同等法律效力。

7.2本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，自雙方簽字蓋章之日起生效。

雙方權(quán)利與義務(wù)詳細說明：

一、甲方權(quán)利與義務(wù)

1.1甲方權(quán)利：

（1）要求乙方按照合同約定提供會議策劃服務(wù)；

（2）監(jiān)督乙方的工作進度和質(zhì)量；

（3）在乙方未履行合同義務(wù)時，要求乙方承擔(dān)違約責(zé)任；

（4）在乙方違反保密義務(wù)時，要求乙方承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。

1.2甲方義務(wù)：

（1）按照合同約定支付乙方預(yù)付款及剩余款項；

（2）提供乙方所需的相關(guān)資料和信息；

（3）協(xié)助乙方進行會議宣傳及報名工作；

（4）在會議策劃過程中，配合乙方進行現(xiàn)場協(xié)調(diào)；

（5）在合同履行完畢后，對乙方提供的服務(wù)進行驗收。

二、乙方權(quán)利與義務(wù)

2.1乙方權(quán)利：

（1）按照合同約定收取預(yù)付款及剩余款項；

（2）在甲方提供資料和信息的基礎(chǔ)上，進行會議策劃工作；

（3）在會議策劃過程中，享有對會議內(nèi)容的建議權(quán)；

（4）在甲方違約時，要求甲方承擔(dān)違約責(zé)任。

2.2乙方義務(wù)：

（1）按照合同約定，在規(guī)定的時間內(nèi)完成會議策劃工作；

（2）確保會議策劃工作的質(zhì)量，符合甲方要求；

（3）在會議策劃過程中，與甲方保持密切溝通，及時匯報工作進度；

（4）遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，確保會議策劃工作合法合規(guī)；

（5）在會議策劃過程中，保護甲方商業(yè)秘密，不得泄露給第三方；

（6）在會議策劃結(jié)束后，向甲方提供完整的會議資料。

三、合作方式

3.1雙方應(yīng)在合同簽訂后，定期召開協(xié)調(diào)會議，就會議策劃工作進行溝通和協(xié)商。

3.2甲方應(yīng)于會議策劃工作開始前，向乙方提供以下資料和信息：

（1）會議主題、目的及預(yù)期效果；

（2）會議規(guī)模、時間及地點；

（3）參會人員名單及需求；

（4）會議預(yù)算及資金來源；

（5）其他與會議策劃相關(guān)的資料。

3.3乙方在收到甲方提供的資料和信息后，應(yīng)及時進行會議策劃工作，并在規(guī)定的時間內(nèi)向甲方提交策劃方案及預(yù)算報告。

3.4雙方在會議策劃過程中，應(yīng)保持密切溝通，確保會議策劃工作的順利進行。如有重大變更或問題，雙方應(yīng)及時協(xié)商解決。

四、合同變更與解除

4.1合同簽訂后，任何一方不得擅自變更或解除合同。如需變更或解除合同，雙方應(yīng)協(xié)商一致，簽訂書面變更或解除協(xié)議。

4.2在合同履行過程中，如遇不可抗力因素導(dǎo)致合同無法履行，雙方應(yīng)協(xié)商解決，可根據(jù)實際情況部分或全部解除合同。

4.3合同解除后，雙方應(yīng)按照約定妥善處理已發(fā)生的事項，包括但不限于費用結(jié)算、資料交接等。

五、合同終止與后續(xù)處理

5.1合同履行完畢或雙方協(xié)商一致解除合同后，合同終止。

5.2合同終止后，雙方應(yīng)按照約定妥善處理已發(fā)生的事項，包括但不限于費用結(jié)算、資料交接等。

5.3合同終止后，雙方應(yīng)保持友好關(guān)系，共同維護各自合法權(quán)益。

合同有效期限、變更、終止等條件詳細說明：

一、合同有效期限

1.1本合同自雙方簽字蓋章之日起生效，有效期限為自合同生效之日起至甲方會議策劃工作完成之日止。

1.2合同有效期內(nèi)，雙方應(yīng)嚴格遵守合同約定，履行各自的權(quán)利義務(wù)。

二、合同變更

2.1合同簽訂后，如需變更合同內(nèi)容，雙方應(yīng)協(xié)商一致，簽訂書面變更協(xié)議。

2.2變更協(xié)議與本合同具有同等法律效力，未經(jīng)雙方書面同意，任何一方不得擅自變更合同內(nèi)容。

三、合同解除

3.1雙方協(xié)商一致，可以解除本合同。

3.2發(fā)生以下情形之一，任何一方有權(quán)解除本合同：

（1）一方嚴重違約，另一方在合理期限內(nèi)未能解除合同；

（2）不可抗力導(dǎo)致合同無法履行；

（3）一方喪失履行合同能力，經(jīng)另一方書面同意；

（4）法律法規(guī)規(guī)定的其他解除情形。

3.3合同解除后，雙方應(yīng)按照約定妥善處理已發(fā)生的事項，包括但不限于費用結(jié)算、資料交接等。

四、合同終止

4.1合同有效期滿，合同自行終止。

4.2合同解除后，合同終止。

五、爭議解決機制

5.1雙方在履行本合同過程中發(fā)生的爭議，應(yīng)友好協(xié)商解決。

5.2協(xié)商不成，任何一方均可向合同簽訂地人民法院提起訴訟。

六、法律適用和管轄法院

6.1本合同適用中華人民共和國法律。

6.2合同簽訂地為中華人民共和國_________市，雙方因履行本合同發(fā)生的爭議，由合同簽訂地人民法院管轄。

七、合同效力

7.1本合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，具有法律約束力。

7.2本合同一式兩份，甲乙雙方各執(zhí)一份，具有同等法律效力。

7.3如本合同與國家法律法規(guī)相抵觸，以國家法律法規(guī)為準。

7.4本合同未盡事宜，按照國家法律法規(guī)及行業(yè)慣例執(zhí)行。

法律名詞及解釋：

法律名詞及解釋：

1.保密義務(wù)：指合同雙方在合同履行過程中，對合同內(nèi)容以及合同執(zhí)行過程中知悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個人信息等負有保守秘密的義務(wù)，未經(jīng)對方同意，不得向任何第三方泄露。

2.違約責(zé)任：指合同一方違反合同約定，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的法律責(zé)任，包括但不限于支付違約金、賠償損失等。

3.爭議解決：指合同雙方在履行合同過程中發(fā)生的糾紛，通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式尋求解決。

4.不可抗力：指不能預(yù)見、不能避免并不能克服的客觀情況，如自然災(zāi)害、戰(zhàn)爭等，導(dǎo)致合同無法履行。

5.訴訟：指當(dāng)事人因合同糾紛向人民法院提起訴訟，請求法院依法作出判決。

6.法律適用：指在處理合同糾紛時，應(yīng)適用的法律法規(guī)。

7.管轄法院：指有權(quán)對合同糾紛案件進行審理的人民法院。

8.合同生效：指合同在法律上具有約束力，雙方當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)遵守的日期。

9.合同解除：指合同在有效期內(nèi)，經(jīng)雙方協(xié)商一致或符合法定條件，提前終止合同關(guān)系的法律行為。

10.合同終止：指合同在有效期內(nèi)，因履行完畢、解除、到期或其他原因，合同關(guān)系自然結(jié)束。

11.仲裁：指雙方當(dāng)事人發(fā)生爭議時，將爭議提交仲裁機構(gòu)進行審理和裁決。

12.法律法規(guī)：指國家制定的具有普遍約束力的規(guī)范性文件，包括憲法、法律、行政法規(guī)、地方性法規(guī)等。

13.行業(yè)慣例：指在特定行業(yè)內(nèi)普遍認同的、無書面規(guī)定的、具有約束力的行為規(guī)則。

相關(guān)問題、注意事項及解決辦法：

1.問題：乙方未按合同約定時間完成策劃工作。

注意事項：影響會議進度，可能導(dǎo)致甲方損失。

解決辦法：甲方應(yīng)及時與乙方溝通，了解原因，并要求乙方提供進度更新。如乙方未按時完成，甲方有權(quán)要求乙方支付違約金，并可根據(jù)情況要求乙方繼續(xù)工作或終止合同。

2.問題：甲方未按時支付預(yù)付款或剩余款項。

注意事項：可能導(dǎo)致乙方工作中斷，影響會議策劃進度。

解決辦法：甲方應(yīng)按照合同約定時間支付款項。如甲方逾期支付，應(yīng)向乙方支付逾期付款利息，并承擔(dān)相應(yīng)的違約責(zé)任。

3.問題：雙方在會議策劃過程中意見不一致。

注意事項：可能導(dǎo)致會議策劃效果不理想。

解決辦法：雙方應(yīng)保持溝通，通過協(xié)商達成共識。必要時，可邀請第三方專家進行評估和調(diào)解。

4.問題：會議策劃過程中出現(xiàn)突發(fā)事件。

注意事項：可能影響會議順利進行。

解決辦法：雙方應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生突發(fā)事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，確保會議不受影響。

5.問題：合同執(zhí)行過程中，一方違反保密義務(wù)。

注意事項：可能導(dǎo)致對方商業(yè)秘密泄露，造成損失。

解決辦法：違反保密義務(wù)的一方應(yīng)立即停止泄露行為，并承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。同時，受損方有權(quán)要求賠償損失。

6.問題：合同履行過程中，因不可抗力導(dǎo)致合同無法履行。

注意事項：可能導(dǎo)致合同無法實現(xiàn)預(yù)期目的。

解決辦法：雙方應(yīng)按照合同約定，協(xié)商處理因不可抗力導(dǎo)致的合同無法履行的問題。如無法協(xié)商一致，可尋求法律途徑解決。

7.問題：合同解除或終止后，雙方對已發(fā)生事項的處理爭議。

注意事項：可能導(dǎo)致雙方關(guān)系緊張，影響后續(xù)合作。

解決辦法：雙方應(yīng)友好協(xié)商，按照合同約定處理已發(fā)生事項。如協(xié)商不成，可尋求仲裁或訴訟途徑解決。

8.問題：合同履行過程中，法律法規(guī)發(fā)生變化。

注意事項：可能導(dǎo)致合同條款與現(xiàn)行法律法規(guī)相沖突。

解決辦法：雙方應(yīng)密切關(guān)注法律法規(guī)變化，及時調(diào)整合同條款。如法律法規(guī)變更導(dǎo)致合同無法履行，雙方應(yīng)協(xié)商解決或終止合同。

9.問題：合同履行過程中，一方未履行通知義務(wù)。

注意事項：可能導(dǎo)致對方無法及時了解合同履行情況。

解決辦法：雙方應(yīng)在合同中明確通知義務(wù)，確保及時溝通。如一方未履行通知義務(wù)，另一方有權(quán)要求對方履行通知義務(wù)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

本合同/協(xié)議適用場景：

1.甲方為各類企業(yè)、機構(gòu)、組織等，需要舉辦會議，并委托乙方作為專業(yè)會議策劃公司進行會議策劃工作。

2.乙方為專業(yè)會議策劃公司，接受甲方委托，提供包括但不限于會議主題確定、日程安排、場地協(xié)調(diào)、宣傳報名、現(xiàn)場組織執(zhí)行等服務(wù)。

3.合同適用于各類會議策劃，包括但不限于商務(wù)會議、學(xué)術(shù)論壇、產(chǎn)品發(fā)布會、培訓(xùn)課程、慶典活動等。

4.合同適用于需要預(yù)付款保障的會議策劃項目，確保乙方在策劃過程中有足夠的資金支持。

5.合同適用于需要明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格支付等關(guān)鍵細節(jié)的會議策劃合作。

6.合同適用于雙方希望在保密、違約責(zé)任、爭議解決等方面有明確約定的會議策劃合作。

7.合同適用于可能面臨不可抗力、突發(fā)事件等風(fēng)險因素的會議策劃合作，確保雙方在遇到此類情況時有相應(yīng)的應(yīng)對措施。

8.合同適用于需要明確合同有效期限、變更、解除及終止條件的會議策劃合作，確保合同執(zhí)行的規(guī)范性和穩(wěn)定性。

9.合同適用于需要明確法律適用和管轄法院的會議策劃合作，保障合同糾紛的快速解決。

10.合同適用于希望確保合同效力，并在合同執(zhí)行過程中遵守法律法規(guī)及行業(yè)慣例的會議策劃合作。

所需附件列表：

1.甲方提供的會議策劃相關(guān)資料，包括但不限于：

-會議主題、目的及預(yù)期效果說明；

-參會人員名單及需求；

-會議預(yù)算及資金來源；

-會議場地、住宿、餐飲等后勤保障要求；

-其他與會議策劃相關(guān)的背景信息。

2.乙方提交的會議策劃方案，包括但不限于：

-會議日程安排；

-會議宣傳及報名計劃；

-后勤保障措施；

-現(xiàn)場組織及執(zhí)行方案；

-預(yù)算報告及費用明細。

3.雙方協(xié)商一致達成的補充協(xié)議，如涉及以下內(nèi)容：

-合同變更事項；

-爭議解決機制；

-其他雙方認為需要書面記錄的額外條款。

4.任何一方在合同履行過程中產(chǎn)生的書面通知、函件、報告等文件，作為合同履行的證明。

5.合同履行完畢后的總結(jié)報告，包括但不限于：

-會議策劃工作的完成情況；

-會議效果評估；

-費用結(jié)算