XXX公司公文處理辦法

-18-關于印發(fā)《XXX公司公文處理辦法》的通知公司各部門、各單位：為了提高公司公文處理工作的質量和效率，根據(jù)“制度建設年”工作要求及公司規(guī)章制度工作計劃安排，修訂后的《XXX公司公文處理辦法》經(jīng)2021年第11次總經(jīng)理辦公會會議審議通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。XXX公司2021年12月20日XXX公司公文處理辦法第一章總則第一條為提高XXX公司（以下簡稱公司）公文處理工作的質量和效率，根據(jù)中共中央辦公廳、國務院辦公廳《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012），結合公司工作實際，制定本辦法。第二條公司、公司委員會（以下簡稱公司黨委）、紀律檢查委員會（以下簡稱公司紀委）應執(zhí)行本辦法。第三條公司、公司黨委、公司紀委公文是實施領導、履行職責、處理公務的具有特定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家方針政策，公布規(guī)章制度，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況的重要工具。第四條公文處理指公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯(lián)、銜接有序的工作。第五條公文處理應當堅持實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。第六條公司辦公室是公文處理工作的管理部門，并負責指導各部門和各單位的公文處理工作。第七條公司各部門、各單位的負責人應當高度重視公文處理工作，嚴格執(zhí)行本辦法并加強對本部門、本單位公文處理工作的指導和檢查。第八條公司各部門、各單位應當指定專職或兼職人員負責本部門、本單位公文校核工作。負責公文校核的人員，應當忠于職守，熟悉公文處理的有關規(guī)定，并保持相對穩(wěn)定，人員變動時，要做好工作交接。第二章公文種類形式第九條公文種類主要有：決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、紀要等10種。（一）決議適用于會議討論通過的重大決策事項。（二）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定事項。（三）通知適用于印發(fā)規(guī)章制度，轉發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免和調配干部等。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神和告知重要情況。（五）報告（六）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（七）批復適用于答復公司各單位的請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（十）紀要適用于記載會議情況和議定事項。第十條公文的主要形式為文件式公文、信函式公文、傳真文件、專用文件、簽報、部門信函式公文。第十一條各類公文的適用范圍：（一）文件式公文。用于向有關部門、上級單位呈報請示、報告和意見，傳達貫徹國家、上級單位等路線、方針、政策，印發(fā)公司、公司黨委、公司紀委制定的規(guī)章制度和規(guī)范性文件，作出重要工作安排，獎懲有關單位和人員，公司有關人事任免，答復公司各單位報請審批事項，通知重要事項，轉發(fā)有關主管部門重要文件等。（二）信函式公文。用于向不相隸屬單位請求批準和答復審批事項，商洽工作、征詢意見或答復問題；轉發(fā)有關主管部門事務類文件；向公司各單位布置事務類工作等。（三）傳真文件。用于緊急情況下發(fā)送的公文。（四）專用文件。指在一定范圍內使用、有特別版頭和處理程序的公文。須經(jīng)公司批準的常用性審批公文，主管部門應當采用專用文件。（五）簽報。用于公司各部門向公司領導請示問題或報告工作等。（六）部門信函式公文。用于各部門依據(jù)部門職責，對職權范圍內的事項與部門之間商洽工作、征詢意見或答復問題，向公司各單位布置事務類工作、征詢意見或答復問題等。第三章公文格式第十二條公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件說明、發(fā)文單位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送單位、印發(fā)單位、印發(fā)日期和頁碼等組成。（一）份號。公文印制份數(shù)的順序號。涉密公文應當標明份號。（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據(jù)涉密程度分別標注密級和保密期限。公司不具有確定國家秘密的權限，但應遵從國家秘密事項，根據(jù)涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”；涉及公司商業(yè)秘密的事項，應當按照公司商業(yè)秘密保護有關規(guī)定，根據(jù)涉密程度分別標注“核心商秘”“普通商秘”。國家秘密的保密期限，除另有規(guī)定外，絕密級不超過三十年，機密級不超過二十年，秘密級不超過十年；商業(yè)秘密的保密期限，可以預見時限的以年、月、日計，不可以預見時限的應當標注“長期”或者“公布前”。（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”（7個工作日辦結）、“加急”（10個工作日辦結）；傳真文件應當分別標注“特提”（24小時辦結）、“特急”（3天辦結）、“加急”（5天辦結）、“平急”（7天辦結）。（四）發(fā)文單位標志。由發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱；聯(lián)合行文時，發(fā)文單位標志可以并用聯(lián)合發(fā)文單位名稱，主辦單位排列在前，也可以單獨用主辦單位名稱。（五）發(fā)文字號。由發(fā)文單位代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦單位的發(fā)文字號。（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。（七）標題。由發(fā)文單位名稱、事由和文種組成。其中發(fā)文單位可視情況加以省略，但應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類。公文標題中除法律法規(guī)和公司規(guī)章制度名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題一般用2號小標宋體字，采用前置介詞結構形式，通常使用介詞“關于”，分一行或多行居中排布，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。（八）主送單位。公文的主要受理單位，應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。根據(jù)辦文意圖及受文單位權限確定主送單位，不宜多頭主送。（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。一般用3號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。如有附件（不包括轉發(fā)、印發(fā)、報送件），在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.×××××”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。（十一）發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位均要署名。（十二）成文日期。署發(fā)文單位負責人簽發(fā)的日期或會議通過日期為準。成文日期一般右空四字編排。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)單位負責人簽發(fā)的日期。年、月、日要完整，不得省略。（十三）印章。公文除“紀要”和傳真文件外，應當加蓋發(fā)文單位印章，并與署名單位相符。聯(lián)合行文時，發(fā)文單位均要加蓋印章。（十四）附注。公文需要說明的其他事項，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（十五）附件。公文正文的說明、補充或參考材料。附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。轉發(fā)、印發(fā)或報送的文件，應當隨同印發(fā)，但不必標明“附件”字樣。（十六）抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文內容的其他單位，應當使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或同類型單位統(tǒng)稱。（十七）印發(fā)單位和印發(fā)日期。（十八）頁碼。公文頁數(shù)順序號。第十三條公文的版式按照《黨政機關公文格式》（GB/T9704-2012）國家標準執(zhí)行。第十四條公文用紙幅面采用國際標準A4型紙（210mm×297mm），左側裝訂。第十五條規(guī)章制度格式標準執(zhí)行公司規(guī)章制度制定辦法的相關要求。第四章行文規(guī)則第十六條行文應當確有必要，講究實效，注重針對性和可操作性。第十七條行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級行文。特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的單位。第十八條向上級單位行文，應當遵循以下規(guī)則：（一）原則上主送一個上級單位，根據(jù)需要同時抄送相關上級單位、同級單位及公司領導，不得抄送公司各單位。（二）公司各單位的請示事項，如需以公司名義向上級單位請示的，應當提出傾向性意見后，由公司有關職能部門按公司發(fā)文工作流程上報，不得原文轉報上級單位。（三）請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。（四）除上級單位負責人直接交辦事項外，不得以公司名義向上級單位負責人報送公文，不得以公司負責人名義向上級單位報送公文。（五）受雙重領導的單位向一個上級單位行文，必要時抄送另一個上級單位。第十九條向公司各單位行文，應當遵守以下規(guī)則：（一）主送受理單位，根據(jù)需要抄送相關單位。重要行文應當同時抄送公司領導。（二）公司各部門職權范圍內的事項依據(jù)部門職責可以非正式文件的形式對公司各單位行文，但只限于一般通知事項，凡涉及管理制度、規(guī)定等重要事項，應以公司的名義正式行文。（三）行文涉及多個部門職權范圍內的事務，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文。第二十條平行文應當遵守以下規(guī)則：（一）平行文主要指不相隸屬單位之間、部門之間的行文。（二）不相隸屬單位之間、部門之間可以相互行文，一般以“函”行文。（三）對不相隸屬單位、部門之間的行文，不得有指令性內容。第二十一條同級黨、政、工、團組織可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文按主辦、協(xié)辦單位次序依次簽發(fā)。屬于各自職權范圍內的工作，不得聯(lián)合行文。同級黨、政之間不能相互行文。黨、政部門依據(jù)職權可以互相行文。第二十二條凡能發(fā)文件的，不得發(fā)傳真文件；必須發(fā)傳真文件的，不再發(fā)文件；傳真文件不得有涉密內容。第二十三條使用“簽報”應當遵循以下規(guī)則：（一）“簽報”須有主辦部門主要負責人簽字，如事項涉及其他部門職能，應會簽有關部門。（二）“簽報”不得同時分送兩位以上公司領導審批。（三）起草、送審公文時，相關的“簽報”應當隨公文一并流轉并歸檔。第五章公文擬制第二十四條公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。第二十五條公文起草應當做到：（一）符合國家法律法規(guī)、黨的路線方針政策、地方政策法規(guī)和XXX總公司及公司的有關規(guī)定。（二）一切從實際出發(fā)，分析問題實事求是，所提措施、辦法切實可行。（三）內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。（四）文種正確，格式規(guī)范。（五）深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。（六）對涉及其它部門職責范圍內的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文。（七）公司領導應當主持、指導重要公文起草工作。第二十六條公文文稿簽發(fā)前，應當由發(fā)文部門公文專兼職校核人員、發(fā)文部門主管負責人、法律審查、發(fā)文部門負責人、公司辦公室公文處理人員、會簽部門負責人、公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）負責人依次審核。審核重點依次是：（一）發(fā)文部門公文專兼職校核人員主要審核：是否符合行文規(guī)則和公文起草的有關要求，公文格式是否符合要求。（二）部門主管負責人主要審核：行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準確，行文方式與內容是否妥當。（三）法律審查主要審核：是否符合相關法律法規(guī)要求。（四）發(fā)文部門負責人主要審核：法律審核意見修改情況、行文內容是否妥當。（五）會簽部門負責人主要審核：與本部門職責相關內容是否妥當。（六）公司辦公室公文處理人員主要審核：是否越級行文，文種使用是否正確，主送單位是否正確規(guī)范，人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文是否準確，文字、數(shù)字、計量單位、標點符號、附件及附件說明等用法是否規(guī)范。（七）公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）負責人主要審核：公文主旨是否清楚，各環(huán)節(jié)審核意見是否落實，行文主要內容是否符合公司相關規(guī)定，涉及其它部門職責范圍內的事項是否經(jīng)過充分協(xié)商并達成一致意見，是否有明顯語言文字缺陷、層次不清、邏輯混亂。第二十七條擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實際需要確定緊急程度。第二十八條文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明準確的中文譯名。第二十九條經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應當退回起草部門并說明理由；符合發(fā)文條件但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新送審。第三十條以公司、公司黨委、公司紀委名義制發(fā)的公文，依次由公司總經(jīng)理、公司黨委書記、公司紀委書記簽發(fā)。公文文稿，一經(jīng)簽發(fā)即為定稿，具有正式文件效力。第六章公文辦理第三十一條公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。第三十二條收文辦理主要程序（一）簽收。對收到的公文應當逐件清點，核對無誤后簽字，并注明簽收時間。（二）登記。對公文的主要信息（公文標題、密級、發(fā)文字號、發(fā)文機關、來文日期、收文編號）和辦理情況應當詳細記載，一般事務性來文可視情況確定是否登記。（三）初審。對收到的公文應當進行審核，初審的重點是：是否應由本單位、本部門辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定等。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應當及時退回來文單位并說明理由。（四）分辦。經(jīng)審核，對符合規(guī)定的公文，應當根據(jù)文件內容及部門職責提出處置意見，呈公司領導批示或者送有關部門辦理。分辦公文，應當分清主次緩急，分清閱件與辦件，優(yōu)先處理緊急重要的公文和需要辦理的公文。需要兩個以上部門辦理的公文，應當明確主辦部門。凡需要限時辦理的公文，應當明確辦理時限。（五）承辦。承辦公文應當做到（具體按首辦責任制規(guī)定執(zhí)行）：1.承辦部門對交辦的公文應當及時辦理，有明確辦理時限要求的,應當在規(guī)定時限內辦理完畢，確有困難的，應當及時說明；2.需請示公司領導的事項，承辦部門應當先行提出處理意見；3.對領導的批示意見或文件辦理完畢，應當在文件批轉處理單上簡要簽注承辦結果，并簽注姓名和日期；4.涉及其他部門職責的，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；不能取得一致，報請公司領導協(xié)調或裁定；5.審批公文時，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批時間，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知；6.對不屬于本部門職責范圍或不宜由本部門辦理的公文，應當及時退回公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室），并說明理由。（六）傳閱。對需要傳閱的公文應當及時送傳閱對象閱知或批示。辦理公文傳閱應當隨時掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。公文的傳閱順序原則上按照公司領導的排序由前向后（辦件由后向前）傳閱；時限緊急的，由公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）同時送領導閱批，待領導閱批后收回統(tǒng)一整理。公文傳閱過程中，公司領導批示有關部門閱處的，一般需待公文傳批完畢后再轉相關部門，時限緊急的，由公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）先行將復印件送承辦部門辦理，原件繼續(xù)傳閱。應當送公司領導批示或閱知的文件主要包括以下方面內容：1．上級機關下發(fā)的重要文件；2．涉及公司全局利益或局部重大利益的事項；3．無明確歸口管理部門，需要領導批示的事項；4．特別緊急的需要領導批示的事項；5．領導交辦的事項；6．其它需要領導批示或閱知的事項。（七）催辦。公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）及時了解掌握公文的辦理進展情況，督促承辦部門按期辦結。緊急公文應跟蹤催辦，重要公文應重點催辦，一般公文應定期催辦。（八）答復。承辦部門應當將公文的辦理結果及時答復來文單位，并根據(jù)需要告知相關單位。第三十三條發(fā)文辦理主要程序（一）復核。已經(jīng)公司總經(jīng)理、公司黨委書記、公司紀委書記簽批的公文，印發(fā)前公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）應當對公文的審批手續(xù)、內容、文種、格式等進行復核。公文一經(jīng)履行簽發(fā)手續(xù)即為定稿，具有正式文件的效力，需作實質性修改的，應當報原簽批人復審。（二）登記。對復核后的公文，應當確定發(fā)文字號、印制份數(shù)并詳細記載。公司、公司黨委、公司紀委發(fā)文由公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）登記。（三）印制。紙質文稿由公司、公司黨委、公司紀委根據(jù)實際需要印制。電子文稿由各部門承辦人從辦公平臺下載已簽發(fā)鑒印后的PDF文稿自行印制。公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當使用符合保密要求的設備、在符合保密要求的場所印制。（四）核發(fā)。需要印制的公文由承辦人負責校對，校對人應當對所校文件文字、格式、印制質量進行檢查，確認并簽字后分發(fā)。上行文或其他重要公文，由公司辦公室（黨群工作部、紀委辦公室）進