會(huì)議管理制度、檔案管理制度

會(huì)議管理制度1．總則1.1會(huì)議是企業(yè)管理的重要手段之一，為使集團(tuán)公司更好地溝通信息、統(tǒng)一意志，交流研討、達(dá)成共識(shí)，解決問(wèn)題、持續(xù)改進(jìn)，順暢地開(kāi)展各項(xiàng)工作，特制定本規(guī)定。1.2會(huì)議的安排與召開(kāi)應(yīng)當(dāng)把握必要、及時(shí)、有效的原則。1.3召開(kāi)各類(lèi)會(huì)議，必須充分做好會(huì)前準(zhǔn)備：會(huì)議主題、議事日程、參會(huì)人員、有關(guān)原則，并據(jù)此制定完整可行的會(huì)議籌備方案。1.4制作規(guī)范的會(huì)議通知，并發(fā)放至所有參會(huì)人員，凡屬參會(huì)人員不得無(wú)故遲到或缺席，如有特殊情況必須事先請(qǐng)假，說(shuō)明原因。1.5本規(guī)定適用于集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)、年會(huì)（半年度工作會(huì)議，年度工作會(huì)議）、公司例會(huì)（早會(huì)、周會(huì)、月度工作會(huì)議）、專(zhuān)題會(huì)議及其他會(huì)議。2．總裁辦公會(huì)議總裁辦公會(huì)議是就集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)管理工作中的重要事項(xiàng)征求公司其他高級(jí)管理人員意見(jiàn)的一種主要方式，由集團(tuán)公司經(jīng)營(yíng)班子及有關(guān)部門(mén)人員組成。由總裁、副總裁或總裁委托人召集有關(guān)部門(mén)人員列席會(huì)議的，于會(huì)議前二天以書(shū)面或口頭形式通知全體與會(huì)人員。2.1下列事項(xiàng)須召開(kāi)總裁辦公會(huì)議：2.1.1研究年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方針、發(fā)展規(guī)劃；2.1.2審定集團(tuán)公司及下屬公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置方案；2.1.3審核重要規(guī)章制度；2.1.4審定集團(tuán)公司職工薪酬福利待遇和獎(jiǎng)懲方案；2.1.5研究決定集團(tuán)公司重大人事調(diào)整及任免事宜；2.1.6審定集團(tuán)公司重大投資項(xiàng)目方案和資本運(yùn)作方案；2.1.7審定各下屬公司和集團(tuán)公司本部職能部門(mén)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)和考核方案及考核結(jié)果；2.1.8總裁認(rèn)為應(yīng)當(dāng)召開(kāi)總裁辦會(huì)議審議的其他事項(xiàng)。2.1.9總裁辦公會(huì)原則上每個(gè)月召開(kāi)一次。3．集團(tuán)公司半年度、年度工作會(huì)議集團(tuán)公司半年度、年度工作會(huì)議，是集團(tuán)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理重要工作會(huì)議，既是總結(jié)表彰、動(dòng)員勵(lì)志的大會(huì)，又是承上啟下，開(kāi)拓進(jìn)取的會(huì)議。半年度、年度工作會(huì)議由集團(tuán)公司高管人員、所屬各公司高管人員，各職能部門(mén)主管及部分專(zhuān)業(yè)人員出席。于會(huì)議前五天以書(shū)面形式通知全體與會(huì)人員。3.1集團(tuán)半年度、年度工作會(huì)議，可以分產(chǎn)業(yè)分別召開(kāi)，也可以統(tǒng)一集中召開(kāi)，根據(jù)實(shí)際情況確定。3.2行政部全面負(fù)責(zé)會(huì)務(wù)安排，必須做好下列工作：3.3會(huì)議總結(jié)報(bào)告，會(huì)議文件資料準(zhǔn)備工作，包括集團(tuán)及所屬公司、各職能部門(mén)的工作總結(jié)，需提交會(huì)議討論的計(jì)劃、方案、措施、會(huì)議決定事項(xiàng)等；3.4會(huì)議議程安排；3.5正式出席會(huì)議人員、列席會(huì)議人員名單確定；3.6會(huì)議地點(diǎn)、人員住宿安排，會(huì)議設(shè)備、器材準(zhǔn)備工作（攝像、電腦、投影等）；3.7獎(jiǎng)品、紀(jì)念品準(zhǔn)備；3.8會(huì)議記錄，分組討論紀(jì)錄人員安排。3.9會(huì)議紀(jì)要下發(fā)。3.10對(duì)會(huì)議明確事項(xiàng)，行政部會(huì)后牽頭會(huì)同有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)督促檢查、落實(shí)工作，并將落實(shí)情況及時(shí)反饋集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)或總裁。4．集團(tuán)公司例會(huì)集團(tuán)公司例會(huì)旨在鼓舞斗志、激勵(lì)向上、凝聚人心，是集團(tuán)親和力的體現(xiàn)。公司例會(huì)分為早會(huì)（周一）、周會(huì)。4.1早會(huì)：每周一早上，由行政部主持，作一周工作總動(dòng)員，通知、通報(bào)有關(guān)事項(xiàng)，激發(fā)士氣，振奮精神，發(fā)揚(yáng)連續(xù)作戰(zhàn)精神，完成各項(xiàng)工作任務(wù)。并請(qǐng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)作指示。逢節(jié)假日相應(yīng)順延（即節(jié)后上班第一天），或由行政部事前通知。4.2周會(huì)（部門(mén)總經(jīng)理聯(lián)席會(huì)議）：每周五下午召開(kāi)，由行政部負(fù)責(zé)人主持，集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)副總級(jí)其以上人員、總裁秘書(shū)參加。周會(huì)主要內(nèi)容：4.2.1匯報(bào)一周以來(lái)的主要工作完成情況，本周工作計(jì)劃；4.2.2通報(bào)需要集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)的事項(xiàng)；4.2.3對(duì)集團(tuán)公司日常經(jīng)營(yíng)管理的意見(jiàn)和建議；4.3月度計(jì)劃與總結(jié)會(huì)議4.3.1月度計(jì)劃會(huì)議主要內(nèi)容：各部門(mén)（公司）匯報(bào)下月工作計(jì)劃，并在本會(huì)議上議定工作計(jì)劃事項(xiàng)。4.3.2月度總結(jié)會(huì)議主要內(nèi)容：各部門(mén)（公司）匯報(bào)上月工作完成情況，未完成事項(xiàng)的說(shuō)明，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)就未完成事項(xiàng)的指示，行政部做總結(jié)月度績(jī)效考核分。5．專(zhuān)題會(huì)議專(zhuān)題會(huì)議是集團(tuán)公司及職能部門(mén)就專(zhuān)項(xiàng)工作或?qū)I(yè)工作需要召開(kāi)的會(huì)議，只限于專(zhuān)業(yè)有關(guān)的人員參加的，屬于專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、內(nèi)容集中的會(huì)議。6．其他會(huì)議。其他會(huì)議是集團(tuán)公司根據(jù)工作需要召開(kāi)的會(huì)議。7．會(huì)議記錄7.1會(huì)議由各部門(mén)制作會(huì)議記錄。會(huì)議記錄必須使用公司會(huì)議紀(jì)要的模版。會(huì)議記錄應(yīng)記載會(huì)議所議事項(xiàng)。會(huì)議記錄待參會(huì)人員的簽名后一并保存。7.2會(huì)后要及時(shí)撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要必須準(zhǔn)確、清楚，充分表達(dá)會(huì)議討論的情況。7.3會(huì)議紀(jì)要的結(jié)論經(jīng)與會(huì)人員確認(rèn)無(wú)誤，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)。7.4會(huì)議紀(jì)要及有關(guān)文件，必須妥善保管，納入檔案管理，按檔案管理規(guī)定執(zhí)行。8．會(huì)議的會(huì)風(fēng)管理8.1會(huì)議必須準(zhǔn)時(shí)召開(kāi)，無(wú)特殊理由不得拖延或推遲；8.2會(huì)議應(yīng)集中于規(guī)定議題，不得跑題；8.3維護(hù)正常會(huì)議秩序，認(rèn)真聽(tīng)報(bào)告、保持會(huì)場(chǎng)安靜，不喧嘩、不交頭接耳，并將手機(jī)設(shè)置靜音狀態(tài)；8.4會(huì)議期間不可隨意中途離席；8.5會(huì)議參加人員需按規(guī)定保守會(huì)議秘密；8.6對(duì)無(wú)故缺席人員要在會(huì)議上通報(bào)，對(duì)遲到人員設(shè)遲到席。8.7會(huì)議禁忌事項(xiàng)：8.7.1發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論；8.7.2不可一直緘默；8.7.3不可取用不正確的資料；8.7.4不要只做期待性預(yù)測(cè)或只談抽象概念；8.7.5不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵，不可做人身攻擊；8.7.6不可隨意打斷他人發(fā)言；8.7.7不可不懂裝懂，不入正題；8.7.8遵守會(huì)議主持人的會(huì)議要求。9．議定事項(xiàng)的催辦和反饋9.1會(huì)議議定事項(xiàng)由會(huì)議主持人分解到相關(guān)部門(mén)落實(shí)辦理。9.2會(huì)議召集部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦并收集情況，可按照紀(jì)要，填寫(xiě)有關(guān)事項(xiàng)催辦聯(lián)系函。9.3辦結(jié)事項(xiàng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并在下次例會(huì)或按月做出總結(jié)報(bào)告，綜合向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。9.4重要事件可分多次反饋，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解辦理情況。10．視頻會(huì)議召開(kāi)需要以視頻形式召開(kāi)的各類(lèi)會(huì)議，其中定期召開(kāi)的會(huì)議由行政部直接統(tǒng)籌安排；要求臨時(shí)召開(kāi)視頻會(huì)議的部門(mén)，應(yīng)提前行政部提報(bào)預(yù)約，由行政部予以安排。11．附則本規(guī)定自發(fā)布之日起施行。檔案管理制度1．總則1.1為規(guī)范集團(tuán)公司檔案管理工作，使檔案管理工作水平不斷提高，有效地為集團(tuán)公司各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。1.2檔案管理工作包括分類(lèi)、歸檔、保管、借閱及調(diào)用、銷(xiāo)毀等方面的工作。1.3檔案管理工作遵循的原則是：服務(wù)企業(yè)、規(guī)范管理、認(rèn)真負(fù)責(zé)、實(shí)用方便、完備安全。1.4集團(tuán)公司檔案管理工作由集團(tuán)公司行政部具體負(fù)責(zé)。2．檔案的管理機(jī)構(gòu)檔案管理工作實(shí)行分級(jí)管理。2.1集團(tuán)公司的有關(guān)檔案管理工作由集團(tuán)公司檔案室具體承擔(dān)。集團(tuán)公司下屬各單位的檔案管理工作由各單位自行負(fù)責(zé)，其中各單位的基本檔案除自行保存以外，還應(yīng)報(bào)集團(tuán)公司檔案室存檔和管理。各下屬單位對(duì)常用的集團(tuán)公司基本材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）也應(yīng)保留一套備用。2.2集團(tuán)公司檔案室設(shè)專(zhuān)（兼）職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作；下屬各單位可設(shè)置專(zhuān)職或兼職檔案員，承擔(dān)日常檔案管理工作。3.檔案的種類(lèi)：3.1公司基本檔案3.1.1集團(tuán)公司開(kāi)業(yè)登記證件，包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、開(kāi)戶許可證等。3.1.2集團(tuán)公司設(shè)立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設(shè)立及變更歷次批準(zhǔn)文件）。3.1.3集團(tuán)公司章程（含歷次修正案）。3.2公司綜合檔案3.2.1法規(guī)性文件，包括上級(jí)發(fā)布、需集團(tuán)公司執(zhí)行的，或由集團(tuán)公司發(fā)布的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。3.2.2企業(yè)的重大決議，包括由集團(tuán)公司總裁辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。3.2.3計(jì)劃性文件，包括集團(tuán)公司發(fā)展戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。3.2.4總結(jié)性文件，包括集團(tuán)公司年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)、公司的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。3.2.5批示性文件，包括集團(tuán)公司各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等，以及各類(lèi)決定、命令、工作指示等。3.2.6憑證性文書(shū)材料，包括集團(tuán)公司各部門(mén)上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。3.2.7證件性文書(shū)資料，包括公司各類(lèi)資質(zhì)證書(shū)、企業(yè)和產(chǎn)品獲得的各類(lèi)榮譽(yù)證書(shū)和證明、集團(tuán)公司主要領(lǐng)導(dǎo)人獲得的各類(lèi)榮譽(yù)等。3.2.8匯報(bào)性文書(shū)資料，包括上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料；3.2.9聲像制品資料，包括集團(tuán)公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、重大慶典、企業(yè)文體活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。3.2.10題贈(zèng)性資料，包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。3.3專(zhuān)業(yè)檔案3.3.1人事檔案3.3.1.1職員基本材料，包括個(gè)人簡(jiǎn)歷及證明、面試、錄用、試用與轉(zhuǎn)正。3.3.1.2勞動(dòng)合同。3.3.1.3任免職、調(diào)崗調(diào)薪記錄。3.3.1.4考核與獎(jiǎng)懲記錄。3.3.1.5考勤與工資福利發(fā)放。3.3.1.6教育與培訓(xùn)記錄。3.3.1.7其他人事管理檔案。3.3.2財(cái)務(wù)檔案3.3.2.1歷年帳冊(cè)、憑證、報(bào)表、預(yù)算、審計(jì)、稅務(wù)等會(huì)計(jì)檔案。3.3.2.2財(cái)產(chǎn)目錄清單。3.3.2.3財(cái)產(chǎn)所有權(quán)證。3.3.2.4其他財(cái)產(chǎn)管理檔案。3.3.3法律檔案3.3.3.1各類(lèi)合同原件。3.3.3.2各類(lèi)案件的有關(guān)法律文書(shū)、行文。3.3.3.3其他法律方面檔案材料。3.3.4投資項(xiàng)目及工程檔案3.3.4.1投資項(xiàng)目的論證材料；3.3.4.2實(shí)施項(xiàng)目的前期材料（兩證一書(shū)等）及工程（含房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)）資料（勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工、驗(yàn)收等）。3.3.4.3其他有關(guān)投資項(xiàng)目及工程的檔案、材料。3.3.5購(gòu)銷(xiāo)業(yè)務(wù)檔案包括各類(lèi)購(gòu)銷(xiāo)合同，有關(guān)收發(fā)貨、收付款、信用證開(kāi)證與議付、結(jié)匯與核銷(xiāo)、開(kāi)票、托運(yùn)、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、商檢報(bào)關(guān)等憑證單據(jù)。3.3.6部門(mén)工作檔案3.3.6.1各職能部門(mén)（包括項(xiàng)目、商貿(mào)、國(guó)貿(mào)業(yè)務(wù)部門(mén)）在工作過(guò)程中所形成的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、匯總記錄及文件等。3.3.6.2其他有存檔價(jià)格的資料等。4．歸檔4.1歸檔范圍：凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第四條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)進(jìn)行整理、立卷、歸檔。4.2立卷歸檔要求4.2.1立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫(xiě)清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫(xiě)好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫(xiě)備考表，注明保管期限。4.2.2填寫(xiě)案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。4.2.3立卷應(yīng)以本部門(mén)形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。4.2.4立卷應(yīng)以部門(mén)為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。4.2.5立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外）按保管期限和文件年限分開(kāi)立卷。4.2.6立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。4.2.7文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。4.2.8歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、底稿、正文和附件必須立在一起。上述歸檔材料原則上要以原件或材料正本歸檔，常用上述材料的部門(mén)或人員必須將復(fù)印件或副本歸檔，并注明原件或正本的所在。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書(shū)、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。4.2.9聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。4.3歸檔時(shí)間要求：4.3.1文書(shū)檔案：每年第一季度，公司各職能部門(mén)及各公司將上一年度的需歸檔材料整理歸檔。4.3.2會(huì)計(jì)檔案：集團(tuán)公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)整理立卷，自行保管三年后向檔案室歸檔。4.3.3法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時(shí)歸檔。4.3.4工程項(xiàng)目檔案：工程項(xiàng)目前期手續(xù)辦完后即將有關(guān)證書(shū)、材料原件及時(shí)歸檔。工程設(shè)計(jì)、施工階段有關(guān)材料在工程竣工驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)整理歸檔。4.3.5音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時(shí)歸檔。4.3.6證書(shū)、重要文件等：在取得之后及時(shí)歸檔。4.3.7對(duì)于某些專(zhuān)門(mén)文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門(mén)的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。4.4歸檔時(shí)，歸檔人員應(yīng)將檔案材料整理清楚，開(kāi)列清單移交檔案室專(zhuān)職檔案員簽收。4.5檔案員應(yīng)負(fù)責(zé)催辦及接收登記工作，對(duì)各部門(mén)或各公司不及時(shí)辦理歸檔工作的，應(yīng)上報(bào)行政部協(xié)調(diào)處理。4.1.5人事檔案由集團(tuán)公司人資部門(mén)負(fù)責(zé)管理，并另行制定管理細(xì)則。5．檔案的保管5.1檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。5.2檔案員對(duì)重要檔案資料應(yīng)重點(diǎn)保管，嚴(yán)防丟失、損壞等現(xiàn)象發(fā)生。5.3檔案保密要求5.3.1檔案員要嚴(yán)守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內(nèi)容，嚴(yán)禁私自將檔案資料攜帶外出。5.3.2檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹(shù)立高度的責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。5.3.3檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類(lèi)。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。5.3.4有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案室工作規(guī)定另行制定執(zhí)行。5.3.5有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5.3.6對(duì)已到保密期限的檔案要提請(qǐng)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。5.3.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直至依法追究刑事責(zé)任。5.3